各公司印章管理制度

各公司印章管理制度總則1.目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司。3.印章定義本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、部門(mén)章及其他專用章等。印章的刻制與啟用1.印章刻制公司各類印章的刻制須由行政部門(mén)統(tǒng)一辦理。行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際需要，填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明印章名稱、規(guī)格、材質(zhì)等信息，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人審批后，到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位進(jìn)行刻制。印章刻制完成后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)與刻章單位核對(duì)印章內(nèi)容，確保印章清晰、規(guī)范、無(wú)誤。同時(shí)，行政部門(mén)應(yīng)留存印章印模，一式兩份，一份交檔案室存檔，一份交財(cái)務(wù)部門(mén)備案。2.印章啟用新印章啟用前，行政部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《印章啟用申請(qǐng)表》，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人審批后，發(fā)布印章啟用通知。通知應(yīng)明確印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，并加蓋公司公章。印章啟用通知應(yīng)發(fā)送至公司各部門(mén)、下屬子公司、分公司及相關(guān)業(yè)務(wù)單位，確保相關(guān)人員知曉印章啟用事宜。同時(shí)，行政部門(mén)應(yīng)將印章啟用通知復(fù)印件交檔案室存檔。印章的保管1.保管原則公司印章應(yīng)實(shí)行專人保管制度，確保印章安全。印章保管人員應(yīng)具備責(zé)任心強(qiáng)、保密意識(shí)高、熟悉印章使用流程等條件。印章保管人員不得擅自將印章交予他人保管或使用。2.保管職責(zé)公司公章、法定代表人章由公司法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人指定專人保管；合同專用章由合同管理部門(mén)指定專人保管；財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章由財(cái)務(wù)部門(mén)指定專人保管；部門(mén)章及其他專用章由各部門(mén)指定專人保管。印章保管人員應(yīng)建立印章使用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄印章使用日期、使用部門(mén)、使用事項(xiàng)、批準(zhǔn)人等信息。印章使用臺(tái)賬應(yīng)妥善保存，以備查閱。印章保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞或遺失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。3.保管要求印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、鐵皮柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。印章保管人員因工作需要臨時(shí)離崗時(shí)，應(yīng)將印章妥善保管，不得隨意放置。如因特殊情況需將印章交予他人代管，應(yīng)經(jīng)印章保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理交接手續(xù)。印章保管人員離職時(shí)，應(yīng)將印章及印章使用臺(tái)賬等相關(guān)資料交予公司指定的接收人員，并辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)包括印章實(shí)物、印章使用臺(tái)賬、鑰匙等物品的清點(diǎn)及簽字確認(rèn)。印章的使用1.使用范圍公司公章用于公司對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等的簽署；法定代表人章用于公司法定代表人授權(quán)的相關(guān)文件、信函、合同、協(xié)議等的簽署；合同專用章用于公司簽訂各類合同、協(xié)議等；財(cái)務(wù)專用章用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具等；發(fā)票專用章用于公司開(kāi)具發(fā)票；部門(mén)章及其他專用章用于各部門(mén)內(nèi)部的文件、信函、報(bào)表等的簽署。印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍進(jìn)行，不得超出范圍使用。2.使用流程申請(qǐng)：使用印章時(shí)，使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明印章名稱、使用日期、使用部門(mén)、使用事項(xiàng)、文件名稱及編號(hào)、份數(shù)等信息，并由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。審批：《印章使用申請(qǐng)表》應(yīng)按照公司審批流程進(jìn)行審批。一般事項(xiàng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；重要事項(xiàng)由公司法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)后，申請(qǐng)表上應(yīng)加蓋審批人印章或簽字。用印：印章保管人員應(yīng)根據(jù)審批后的《印章使用申請(qǐng)表》進(jìn)行用印。用印時(shí)，應(yīng)確保印章清晰、端正，與文件內(nèi)容一致。同時(shí)，印章保管人員應(yīng)在《印章使用申請(qǐng)表》上記錄用印日期、用印人等信息，并簽字確認(rèn)。登記：印章使用完成后，印章保管人員應(yīng)及時(shí)將《印章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)文件資料進(jìn)行整理歸檔，并在印章使用臺(tái)賬上進(jìn)行登記。3.特殊情況處理如遇緊急情況，無(wú)法按照正常流程進(jìn)行審批時(shí)，使用部門(mén)可通過(guò)電話、郵件等方式向公司法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人請(qǐng)示，經(jīng)同意后可先使用印章，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。對(duì)于涉及金額較大、風(fēng)險(xiǎn)較高的合同或協(xié)議，在使用印章前，公司法律事務(wù)部門(mén)應(yīng)進(jìn)行審核，確保合同或協(xié)議的合法性、有效性。印章的停用與銷(xiāo)毀1.停用因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時(shí)，印章保管部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《印章停用申請(qǐng)表》，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人審批后，發(fā)布印章停用通知。通知應(yīng)明確印章名稱、停用日期等信息，并加蓋公司公章。印章停用通知應(yīng)發(fā)送至公司各部門(mén)、下屬子公司、分公司及相關(guān)業(yè)務(wù)單位，確保相關(guān)人員知曉印章停用事宜。同時(shí)，印章保管部門(mén)應(yīng)將印章停用通知復(fù)印件交檔案室存檔。2.銷(xiāo)毀停用的印章應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀印章時(shí)，應(yīng)由行政部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)人員共同監(jiān)督，確保印章徹底銷(xiāo)毀，防止印章流失。印章銷(xiāo)毀后，行政部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《印章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)記錄印章名稱、銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀方式等信息，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)?！队≌落N(xiāo)毀申請(qǐng)表》應(yīng)妥善保存，以備查閱。印章管理的監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督部門(mén)公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)印章管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保印章管理制度的有效執(zhí)行。2.檢查內(nèi)容印章保管情況，包括印章存放是否安全、保管人員是否符合要求等。印章使用情況，包括使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、使用記錄是否完整等。印章停用與銷(xiāo)毀情況，包括停用印章是否及時(shí)通知、銷(xiāo)毀印章是否符合規(guī)定等。3.檢查方式定期檢查：行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)印章管理情況進(jìn)行全面檢查，檢查周期為每季度一次。檢查結(jié)束后，應(yīng)形成檢查報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。不定期抽查：行政部門(mén)可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)印章管理情況進(jìn)行抽查。抽查結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)和人員，并督促其整改。印章管理的責(zé)任追究1.責(zé)任界定因印章保管人員保管不善，導(dǎo)致印章遺失、被盜用、損壞等情況，給公司造成損失的，印章保管人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。因印章使用部門(mén)或使用人員違反印章使用流程，擅自使用印章，給公司造成損失的，印章使用部門(mén)或使用人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。因?qū)徟藛T把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致印章使用不當(dāng)，給公司造成損失的，審批人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.責(zé)任追究方式對(duì)于