各公司合同管理制度

各公司合同管理制度一、總則1.目的本合同管理制度旨在規(guī)范公司合同管理流程，保障公司合法權(quán)益，提高合同管理效率，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)的順利開展。通過明確合同管理的職責(zé)、流程和要求，確保合同的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)得到有效控制，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須遵守國家法律法規(guī)和政策的規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國家利益、社會(huì)公共利益和對(duì)方的合法權(quán)益。誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理職責(zé)1.合同管理部門及職責(zé)法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的法律審查，對(duì)合同條款的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，提出法律意見和建議。參與重大合同的談判、起草和簽訂工作，為公司提供法律支持。處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。定期對(duì)公司合同管理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，提出改進(jìn)意見和建議。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的前期調(diào)研、談判、起草等工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求和公司利益。負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時(shí)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。配合法務(wù)部門進(jìn)行合同的法律審查，根據(jù)法律意見對(duì)合同進(jìn)行修改和完善。負(fù)責(zé)合同資料的整理、歸檔和保管工作。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保合同的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控。參與合同的付款審核，按照合同約定及時(shí)辦理付款手續(xù)。負(fù)責(zé)對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為公司決策提供財(cái)務(wù)支持。2.合同承辦人職責(zé)負(fù)責(zé)合同的具體經(jīng)辦工作，包括合同的調(diào)研、談判、起草、送審、簽訂、履行等環(huán)節(jié)。對(duì)合同的真實(shí)性、合法性、完整性負(fù)責(zé)，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門匯報(bào)合同簽訂、履行過程中的重大事項(xiàng)和問題。負(fù)責(zé)合同資料的整理、歸檔和保管工作，確保合同資料的安全和完整。三、合同簽訂流程1.合同立項(xiàng)業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出合同立項(xiàng)申請(qǐng)，填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明合同的名稱、標(biāo)的、金額、對(duì)方當(dāng)事人、合同期限等基本信息。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同立項(xiàng)申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，對(duì)合同立項(xiàng)申請(qǐng)進(jìn)行審批，同意立項(xiàng)的，交由業(yè)務(wù)部門辦理。2.合同起草業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同立項(xiàng)申請(qǐng)，指定合同承辦人負(fù)責(zé)合同的起草工作。合同承辦人應(yīng)充分了解業(yè)務(wù)需求和對(duì)方當(dāng)事人的情況，收集相關(guān)資料，起草合同文本。合同文本應(yīng)內(nèi)容完整、條款清晰、權(quán)利義務(wù)明確，符合法律法規(guī)和公司利益要求。合同承辦人在起草合同過程中，應(yīng)與法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保合同條款的合法性、合規(guī)性和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控性。3.合同審核合同承辦人將起草好的合同文本提交給業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)合同的業(yè)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求和公司利益。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人初審?fù)ㄟ^后，將合同文本提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對(duì)合同條款進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等方面，提出法律意見和建議。法務(wù)部門審核通過后，合同承辦人將合同文本提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)從財(cái)務(wù)角度對(duì)合同條款進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查合同的付款方式、付款期限、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等方面，提出財(cái)務(wù)意見和建議。根據(jù)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門的審核意見，合同承辦人對(duì)合同文本進(jìn)行修改和完善，確保合同條款符合各方要求。4.合同審批合同承辦人將修改完善后的合同文本提交給分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果和審核意見，對(duì)合同進(jìn)行審批，簽署審批意見。對(duì)于重大合同或涉及金額較大的合同，需提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)進(jìn)行審議批準(zhǔn)。公司總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)應(yīng)根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果和審核意見，對(duì)合同進(jìn)行審議批準(zhǔn)，簽署審議批準(zhǔn)意見。5.合同簽訂合同經(jīng)審批通過后，由合同承辦人負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同前，合同承辦人應(yīng)再次核對(duì)合同條款，確保合同內(nèi)容與審批意見一致。合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，由雙方當(dāng)事人簽字（蓋章）確認(rèn)。簽字（蓋章）應(yīng)清晰、完整，符合法律法規(guī)和公司規(guī)定要求。合同簽訂后，合同承辦人應(yīng)及時(shí)將合同副本分送法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。四、合同履行管理1.合同履行跟蹤業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，定期檢查合同履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。合同承辦人應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同的簽訂時(shí)間、履行期限、履行進(jìn)度、付款情況等信息，確保合同履行情況可追溯。在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人未按照合同約定履行義務(wù)，合同承辦人應(yīng)及時(shí)與對(duì)方溝通協(xié)商，要求對(duì)方履行義務(wù)，并采取相應(yīng)的措施防止損失擴(kuò)大。2.合同變更管理合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)提出合同變更申請(qǐng)，填寫《合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明合同變更的原因、內(nèi)容、金額等信息。合同變更申請(qǐng)經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對(duì)合同變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查合同變更的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等方面，提出法律意見和建議。法務(wù)部門審核通過后，合同變更申請(qǐng)?zhí)峤唤o分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果和審核意見，對(duì)合同變更申請(qǐng)進(jìn)行審批，簽署審批意見。合同變更申請(qǐng)經(jīng)審批通過后，由合同承辦人負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同變更協(xié)議。簽訂合同變更協(xié)議前，合同承辦人應(yīng)再次核對(duì)合同變更條款，確保合同變更內(nèi)容與審批意見一致。3.合同終止管理合同履行完畢或提前終止的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)辦理合同終止手續(xù)，填寫《合同終止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明合同終止的原因、時(shí)間等信息。合同終止申請(qǐng)經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對(duì)合同終止申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查合同終止的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等方面，提出法律意見和建議。法務(wù)部門審核通過后，合同終止申請(qǐng)?zhí)峤唤o分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果和審核意見，對(duì)合同終止申請(qǐng)進(jìn)行審批，簽署審批意見。合同終止申請(qǐng)經(jīng)審批通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人辦理合同終止手續(xù)，清理合同資料，進(jìn)行財(cái)務(wù)結(jié)算等工作。五、合同檔案管理1.合同檔案的收集與整理合同承辦人負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作，在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中，及時(shí)收集相關(guān)的合同文本、審批文件、往來信函、會(huì)議紀(jì)要、財(cái)務(wù)憑證等資料。合同承辦人應(yīng)對(duì)收集到的合同檔案資料進(jìn)行整理，按照合同類別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行分類編號(hào)，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.合同檔案的歸檔與保管合同承辦人將整理好的合同檔案資料移交公司檔案室進(jìn)行歸檔保管。檔案室應(yīng)建立合同檔案臺(tái)賬，對(duì)合同檔案的歸檔、借閱、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。檔案室應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和清理，確保檔案資料的安全和完整。3.合同檔案的查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。查閱人員應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)查閱合同檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。公司外部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室安排專人陪同查閱。查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露合同檔案內(nèi)容。因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還合同檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或延長借閱期限。六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估法務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)公司合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析合同在簽訂、履行、變更、終止等過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)等。業(yè)務(wù)部門應(yīng)配合法務(wù)部門進(jìn)行合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估工作，提供相關(guān)的業(yè)務(wù)信息和資料，協(xié)助法務(wù)部門分析合同風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估結(jié)果，法務(wù)部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，明確風(fēng)險(xiǎn)防控責(zé)任人和防控期限，確保合同風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。2.風(fēng)險(xiǎn)防控措施法律風(fēng)險(xiǎn)防控：加強(qiáng)合同的法律審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求；建立健全合同糾紛處理機(jī)制，及時(shí)處理合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控：加強(qiáng)合同的財(cái)務(wù)審核，確保合同的財(cái)務(wù)條款合理、可行；建立健全財(cái)務(wù)管理制度，加強(qiáng)對(duì)合同執(zhí)行情況的財(cái)務(wù)監(jiān)督，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)防控：加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和分析，及時(shí)了解市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況，合理確定合同價(jià)格和條款；建立健全市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和應(yīng)對(duì)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)公司合同管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂和履行情況、合同檔案管理情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見和建議。法務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)公司合同管理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，分析合同管理中存在的問題和風(fēng)險(xiǎn)，提出改進(jìn)意見和建議，不斷