圖書(shū)館檔案管理制度

圖書(shū)館檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)圖書(shū)館檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于圖書(shū)館全體工作人員及與圖書(shū)館相關(guān)的各類(lèi)檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所指檔案是圖書(shū)館在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善圖書(shū)館檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理圖書(shū)館各類(lèi)檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類(lèi)檔案檢索工具，方便檔案的查詢(xún)和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，確保檔案的安全與完整。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。6.積極開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為圖書(shū)館的各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，定期將本部門(mén)整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的查詢(xún)、利用等工作。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常保管和安全保密工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、編目、保管、統(tǒng)計(jì)等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.積極為檔案的利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施加以解決。5.不斷學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.圖書(shū)館行政管理工作中形成的文件、報(bào)告、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等。2.圖書(shū)館業(yè)務(wù)工作中形成的圖書(shū)采購(gòu)清單、編目數(shù)據(jù)、讀者借閱記錄、館藏統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.圖書(shū)館舉辦各類(lèi)活動(dòng)的方案、通知、照片、視頻等資料。4.圖書(shū)館工作人員的人事檔案、考核材料、培訓(xùn)記錄等。5.圖書(shū)館資產(chǎn)設(shè)備的采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、維修記錄等。6.其他與圖書(shū)館工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全。3.對(duì)重要的文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，以防丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類(lèi)。圖書(shū)館檔案可分為行政管理類(lèi)、業(yè)務(wù)工作類(lèi)、活動(dòng)類(lèi)、人事檔案類(lèi)、資產(chǎn)設(shè)備類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查詢(xún)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，以便于快速查找檔案。4.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的檔案材料進(jìn)行修整和裝訂，保持檔案的整齊美觀。四、檔案的保管（一）庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠的地點(diǎn)。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)施等。3.庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案架（柜），檔案架（柜）應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序存放，不同類(lèi)別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。2.檔案應(yīng)豎放，避免檔案平放導(dǎo)致變形或損壞。3.對(duì)珍貴檔案、易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、復(fù)制備份等。（三）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫(kù)房。2.庫(kù)房管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。3.保持庫(kù)房的清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。4.嚴(yán)格控制庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合圖書(shū)館的實(shí)際情況進(jìn)行鑒定。2.對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行全面、客觀、準(zhǔn)確的評(píng)估，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、各部門(mén)兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，判斷其價(jià)值。2.分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合評(píng)估其價(jià)值。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映圖書(shū)館主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)圖書(shū)館工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映圖書(shū)館一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)圖書(shū)館工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映圖書(shū)館一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)圖書(shū)館工作有參考價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（五）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)圖書(shū)館負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的安全和徹底。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和圖書(shū)館檔案管理制度。2.服務(wù)至上原則：積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。3.保密安全原則：在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全。（二）利用范圍1.圖書(shū)館工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)主管部門(mén)、相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)等因辦案需要查閱檔案。4.其他符合規(guī)定的單位或個(gè)人因特殊需要查閱檔案。（三）利用手續(xù)1.本館工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)圖書(shū)館負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。查閱重要檔案還需經(jīng)上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)等因辦案需要查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明材料，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)圖書(shū)館負(fù)責(zé)人簽字同意后，按照規(guī)定的程序查閱。（四）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)印手續(xù)。（五）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢(xún)。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將形成的電子文件收集齊全，并進(jìn)行整理、分類(lèi)。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。（二）電子檔案的整理1.按照電子檔案的分類(lèi)方案，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)整理。2.為電子檔案編制唯一的標(biāo)識(shí)符，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）電子檔案的存儲(chǔ)1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防數(shù)據(jù)丟失。（四）電子檔案的利用1.建立電子檔案查閱系統(tǒng)，方便利用者查閱電子檔案。2.利用電子檔案時(shí)，應(yīng)遵循與紙質(zhì)檔