酒店商品調(diào)價通知流程細則

酒店商品調(diào)價通知流程細則

酒店商品調(diào)價通知流程細則一、總則1.目的：為規(guī)范酒店商品調(diào)價通知流程，確保價格調(diào)整信息準確、及時傳達給相關部門和人員，避免因價格調(diào)整引發(fā)的經(jīng)營混亂和客戶投訴，特制定本細則。2.適用范圍：本細則適用于酒店內(nèi)所有需要進行價格調(diào)整的商品，包括但不限于客房用品、餐飲食品、酒水飲料、迷你吧商品、酒店紀念品等。3.基本原則：調(diào)價通知應遵循準確、及時、全面、可追溯的原則，確保涉及價格調(diào)整的各個環(huán)節(jié)都能得到妥善處理。二、調(diào)價申請1.發(fā)起部門-酒店商品價格調(diào)整申請可由多個部門發(fā)起，主要包括采購部、銷售部、財務部、運營部門（如客房部、餐飲部等）。-采購部發(fā)起調(diào)價申請通常是由于供應商價格變動、市場原材料價格波動等原因，導致酒店采購成本發(fā)生變化，需要相應調(diào)整商品售價。-銷售部發(fā)起調(diào)價申請可能是基于市場競爭策略、客戶需求變化、產(chǎn)品定位調(diào)整等因素，認為當前商品價格不利于銷售業(yè)績提升，建議進行價格調(diào)整。-財務部發(fā)起調(diào)價申請可能是從成本核算、利潤分析等角度出發(fā)，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有商品價格無法滿足酒店盈利目標，提出價格調(diào)整建議。-運營部門發(fā)起調(diào)價申請可能是考慮到商品使用頻率、損耗情況、客戶反饋等因素，認為價格需要進行相應調(diào)整以更好地服務客戶和提升運營效率。2.申請內(nèi)容-發(fā)起部門需填寫《酒店商品調(diào)價申請表》，詳細說明調(diào)價商品的基本信息，包括商品名稱、規(guī)格型號、品牌、所屬類別等。-明確調(diào)價原因，如成本增加、市場競爭、促銷活動等，提供詳細的依據(jù)和數(shù)據(jù)支持。例如，若因供應商提價導致采購成本上升，需附上供應商的調(diào)價通知函；若因市場競爭需要調(diào)整價格，需提供競爭對手同類商品價格信息。-注明原價格和擬調(diào)整的新價格，以及價格調(diào)整的生效日期。生效日期應明確具體到年、月、日，確保各部門在執(zhí)行時有清晰的時間節(jié)點。-預估價格調(diào)整對酒店經(jīng)營可能產(chǎn)生的影響，包括但不限于銷售額、利潤、客戶滿意度等方面。例如，分析價格上調(diào)可能導致的銷售量下降幅度，以及價格下調(diào)可能帶來的市場份額增長預期等。-申請部門負責人需在申請表上簽字確認，并加蓋部門公章。三、申請審核1.初步審核-《酒店商品調(diào)價申請表》提交后，首先由行政辦公室進行初步審核。行政辦公室負責檢查申請表填寫是否完整、信息是否準確、附件是否齊全等。-若申請表存在填寫不規(guī)范或信息缺失的情況，行政辦公室應及時通知申請部門進行補充和修正，確保申請材料符合審核要求。2.部門會簽審核-初步審核通過后，行政辦公室將申請表分發(fā)給相關部門進行會簽審核。相關部門包括但不限于財務部、銷售部、運營部門、法務部等。-財務部從成本核算、利潤分析的角度對調(diào)價申請進行審核，評估價格調(diào)整對酒店財務狀況的影響，確保新價格能夠滿足酒店的盈利目標和財務預算要求。例如，財務部會核算價格調(diào)整后商品的毛利率、凈利率等指標，判斷價格調(diào)整是否合理。-銷售部從市場銷售的角度進行審核，分析價格調(diào)整對市場需求、客戶購買意愿、銷售渠道等方面的影響，確保價格調(diào)整不會對酒店的銷售業(yè)績產(chǎn)生負面影響。銷售部可能會參考過往銷售數(shù)據(jù)、市場調(diào)研結果等，提出關于價格調(diào)整幅度和時機的建議。-運營部門從實際運營的角度進行審核，考慮價格調(diào)整對本部門工作流程、員工操作、庫存管理等方面的影響。例如，客房部需評估客房用品價格調(diào)整后對客房服務流程和成本控制的影響；餐飲部需考慮食品酒水價格調(diào)整對菜品供應、點餐系統(tǒng)等方面的影響。-法務部從法律合規(guī)的角度進行審核，確保價格調(diào)整符合相關法律法規(guī)，避免因價格調(diào)整引發(fā)的法律糾紛。例如，檢查價格調(diào)整是否涉及價格欺詐、不正當競爭等違法行為。-各部門應在收到申請表后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并在申請表上簽署審核意見和部門負責人姓名。若部門對調(diào)價申請有異議，應詳細說明理由和建議。3.高層審批-部門會簽審核完成后，行政辦公室將匯總各部門意見，將申請表提交給酒店高層領導進行最終審批。高層領導綜合考慮各部門意見、酒店整體經(jīng)營戰(zhàn)略、市場形勢等因素，對調(diào)價申請做出審批決定。-若高層領導批準調(diào)價申請，應在申請表上簽署批準意見和姓名，并注明審批日期；若不批準調(diào)價申請，也應說明理由。四、調(diào)價通知制定1.通知起草-調(diào)價申請獲得批準后，由行政辦公室負責起草《酒店商品調(diào)價通知》。通知應包含以下關鍵信息：-調(diào)價商品的詳細清單，包括商品名稱、規(guī)格型號、品牌、原價格、新價格、價格調(diào)整生效日期等。-價格調(diào)整的原因說明，盡量簡潔明了地向相關人員傳達價格變動的背景和依據(jù)。-對相關部門和人員的要求和提示，如庫存盤點、系統(tǒng)更新、客戶溝通等方面的注意事項。-通知的發(fā)布日期和發(fā)布部門信息。2.通知審核-《酒店商品調(diào)價通知》起草完成后，由行政辦公室負責人進行審核。審核內(nèi)容包括通知內(nèi)容的準確性、完整性、語言表達的規(guī)范性、格式的一致性等。-審核通過后，將通知提交給酒店總經(jīng)理進行最終審定?？偨?jīng)理對通知的整體質量和對酒店運營的影響進行把關，確保通知能夠準確傳達價格調(diào)整信息，不會對酒店的正常經(jīng)營和形象造成不利影響。五、通知發(fā)布1.內(nèi)部發(fā)布-經(jīng)總經(jīng)理審定通過的《酒店商品調(diào)價通知》，由行政辦公室通過酒店內(nèi)部辦公系統(tǒng)、郵件、公告欄等多種渠道向各部門發(fā)布。-行政辦公室應確保通知發(fā)送到各部門負責人，并要求部門負責人及時將通知內(nèi)容傳達給本部門所有相關員工。各部門需在收到通知后的[X]個工作日內(nèi)，向行政辦公室反饋員工的知曉情況。-對于涉及多個營業(yè)區(qū)域或不同層級員工的價格調(diào)整通知，行政辦公室可組織專門的內(nèi)部培訓會議，由相關負責人詳細解讀價格調(diào)整的內(nèi)容、原因和影響，確保員工準確理解和掌握。2.外部發(fā)布-對于需要向客戶、合作伙伴等外部單位傳達的價格調(diào)整信息，由銷售部根據(jù)《酒店商品調(diào)價通知》的內(nèi)容，制定相應的對外溝通話術和通知函。-銷售部通過郵件、電話、短信等方式，將價格調(diào)整信息及時通知重要客戶和合作伙伴，并解答他們的疑問。對于長期合作的大客戶，銷售部可安排專人上門溝通，確?？蛻舫浞掷斫鈨r格調(diào)整的原因和影響，爭取客戶的理解和支持。-酒店官方網(wǎng)站、社交媒體平臺等對外宣傳渠道上的商品價格信息，由市場營銷部負責及時更新，確保對外展示的價格與實際調(diào)整后的價格一致。市場營銷部在更新價格信息時，應同步發(fā)布相關的解釋說明，引導客戶正確看待價格調(diào)整。六、執(zhí)行與監(jiān)督1.執(zhí)行部門職責-各相關部門在收到《酒店商品調(diào)價通知》后，應按照通知要求和各自職責范圍，迅速開展價格調(diào)整的執(zhí)行工作。-采購部負責與供應商溝通價格調(diào)整事宜，確保采購合同中的價格條款得到相應修改，并跟蹤采購成本的變化情況。-財務部負責調(diào)整財務系統(tǒng)中的商品價格信息，更新成本核算和財務報表，確保財務數(shù)據(jù)的準確性和一致性。-運營部門（如客房部、餐飲部等）負責對本部門涉及的商品進行實物盤點和價格標識更新，確保實際提供給客戶的商品價格與調(diào)整后的價格一致。例如，客房部需更換客房內(nèi)迷你吧商品的價格標簽；餐飲部需更新菜單、點餐系統(tǒng)等上的菜品價格。-信息技術部門負責及時更新酒店內(nèi)部的銷售系統(tǒng)、收銀系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)等相關軟件中的商品價格信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性和實時性，避免因系統(tǒng)價格與實際價格不符導致的交易錯誤。2.監(jiān)督機制-為確保價格調(diào)整工作的順利執(zhí)行，酒店建立監(jiān)督機制。行政辦公室作為監(jiān)督主體，定期對各部門的價格調(diào)整執(zhí)行情況進行檢查和評估。-行政辦公室檢查的內(nèi)容包括但不限于：各部門是否按照通知要求的生效日期及時調(diào)整價格；系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否準確更新；商品實物價格標識是否清晰準確；員工是否熟悉價格調(diào)整情況等。-在檢查過程中，若發(fā)現(xiàn)執(zhí)行不到位的情況，行政辦公室應及時記錄問題，并向相關部門發(fā)出整改通知。相關部門需在規(guī)定的時間內(nèi)完成整改，并向行政辦公室反饋整改結果。-對于因執(zhí)行不力導致的價格錯誤、客戶投訴等問題，酒店將根據(jù)情節(jié)輕重，對相關責任人進行相應的處罰，以強化制度的嚴肅性和執(zhí)行力。七、記錄與存檔1.記錄內(nèi)容-在整個酒店商品調(diào)價通知流程中，各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的相關文件和記錄都應進行妥善保存。記錄內(nèi)容包括但不限于：-《酒店商品調(diào)價申請表》及各部門的審核意見、高層審批意見。-《酒店商品調(diào)價通知》的起草稿、審核稿和最終發(fā)布稿。-內(nèi)部發(fā)布通知的相關記錄，如辦公系統(tǒng)發(fā)送記錄、郵件發(fā)送記錄、公告欄張貼照片等。-外部發(fā)布通知的相關記錄，如給客戶和合作伙伴的郵件、短信發(fā)送記錄，官方網(wǎng)站和社交媒體平臺價格信息更新記錄等。-各部門價格調(diào)整執(zhí)行情況的檢查記錄、整改通知及整改結果反饋記錄。2.存檔方式-上述記錄應按照酒店檔案管理的相關規(guī)定，進行分類整理、編號歸檔。電子文件應存儲在指定的服務器文件夾中，并