酒店項目合同管理規(guī)定

酒店項目合同管理規(guī)定

酒店項目合同管理規(guī)定一、總則1.目的為加強酒店項目合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更及終止等行為，有效防范合同風險，維護酒店合法權益，保障酒店項目的順利實施，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于酒店在經(jīng)營管理過程中涉及的各類項目合同，包括但不限于工程建設合同、物資采購合同、服務合同、合作經(jīng)營合同等。3.管理原則-合法性原則：合同的簽訂和履行必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。-平等自愿原則：合同雙方應在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得強迫另一方簽訂合同。-公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害任何一方的合法權益。-誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，嚴格履行合同約定的義務。二、合同管理職責分工1.總經(jīng)理-全面負責酒店項目合同管理工作，對重大合同進行決策。-審批合同管理制度和流程。-協(xié)調(diào)解決合同管理過程中的重大問題。2.行政經(jīng)理-組織制定和完善酒店項目合同管理制度和流程。-對合同的簽訂、履行、變更及終止等過程進行監(jiān)督和管理。-組織合同評審工作，審核合同條款的合法性、合理性和完整性。-負責合同糾紛的處理和協(xié)調(diào)工作。3.法務部門（如有）-對合同進行法律審查，確保合同條款符合法律法規(guī)的規(guī)定，防范法律風險。-提供法律咨詢服務，參與重大合同的談判和起草工作。-協(xié)助處理合同糾紛，提供法律支持和指導。4.業(yè)務部門-負責本部門相關項目合同的發(fā)起、起草、談判和簽訂工作。-負責合同的履行和跟蹤，及時反饋合同履行過程中的問題。-配合行政經(jīng)理和法務部門（如有）進行合同評審、糾紛處理等工作。5.財務部門-參與合同的評審工作，對合同的財務條款進行審核，包括付款方式、結(jié)算周期、稅務等方面。-負責合同款項的收付和核算工作，監(jiān)控合同的財務執(zhí)行情況。-協(xié)助處理合同糾紛，提供財務方面的證據(jù)和支持。三、合同的簽訂1.合同主體資格審查-業(yè)務部門在簽訂合同前，應對合同相對方的主體資格進行審查，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等文件。-審查合同相對方是否具有簽訂和履行合同的能力和資質(zhì)，是否存在不良信用記錄。-對于重大合同或涉及特殊行業(yè)的合同，應要求合同相對方提供詳細的背景資料和業(yè)績證明。2.合同起草-合同起草應遵循本規(guī)定及相關法律法規(guī)的要求，明確雙方的權利和義務，條款應具體、明確、清晰，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。-業(yè)務部門應根據(jù)項目實際情況和需求，起草合同初稿。對于常用合同類型，可使用酒店制定的合同范本。-在起草合同過程中，應充分考慮各種可能出現(xiàn)的情況，并制定相應的應對措施，確保合同具有可操作性。3.合同評審-合同初稿完成后，業(yè)務部門應組織相關部門進行合同評審。評審內(nèi)容包括合同條款的合法性、合理性、完整性、可行性等方面。-行政經(jīng)理應組織法務部門（如有）、財務部門等對合同進行聯(lián)合評審，提出修改意見和建議。-業(yè)務部門應根據(jù)評審意見對合同進行修改完善，確保合同條款符合各方要求和法律法規(guī)的規(guī)定。4.合同談判-對于重大合同或復雜合同，業(yè)務部門應組織相關人員與合同相對方進行談判。談判過程中應保持良好的溝通和協(xié)商，爭取達成雙方都能接受的合同條款。-在談判過程中，應做好記錄，明確雙方的分歧和共識，為合同的簽訂提供參考。-談判結(jié)束后，業(yè)務部門應根據(jù)談判結(jié)果對合同進行進一步修改和完善。5.合同簽訂-合同經(jīng)評審和談判確定最終文本后，由業(yè)務部門負責辦理合同簽訂手續(xù)。合同應由雙方法定代表人或其授權代表簽字，并加蓋單位公章或合同專用章。-授權代表簽訂合同的，應提供法定代表人的授權委托書，授權委托書應明確授權范圍和有效期限。-合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本分發(fā)給行政經(jīng)理、法務部門（如有）、財務部門等相關部門，以便各部門履行相應的職責。四、合同的履行1.合同執(zhí)行計劃制定-合同簽訂后，業(yè)務部門應根據(jù)合同約定，制定詳細的合同執(zhí)行計劃，明確各項工作的責任人、時間節(jié)點和質(zhì)量要求。-合同執(zhí)行計劃應報行政經(jīng)理審核批準后實施。2.合同履行跟蹤-業(yè)務部門應定期對合同履行情況進行跟蹤和檢查，及時掌握合同執(zhí)行進度和質(zhì)量情況。-如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中出現(xiàn)問題或偏差，應及時采取措施進行調(diào)整和糾正，并向行政經(jīng)理報告。3.合同款項支付-財務部門應根據(jù)合同約定的付款方式和時間節(jié)點，及時辦理合同款項的支付手續(xù)。-在支付合同款項前，財務部門應審核相關憑證，確保付款符合合同約定和財務制度的要求。-業(yè)務部門應協(xié)助財務部門做好合同款項的催收工作，對于逾期未支付的款項，應及時采取措施進行催款。4.合同變更與解除-合同履行過程中，如因客觀原因需要變更或解除合同的，業(yè)務部門應及時提出申請，并說明變更或解除合同的原因和內(nèi)容。-合同變更或解除申請應報行政經(jīng)理審核批準，并經(jīng)法務部門（如有）進行法律審查。-合同變更或解除應簽訂書面協(xié)議，明確變更或解除的內(nèi)容、雙方的權利和義務等。五、合同的歸檔與保管1.合同歸檔-合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同正本及相關資料整理歸檔，交酒店檔案室統(tǒng)一保管。-歸檔的合同資料應包括合同文本、評審意見、談判記錄、授權委托書、相關憑證等。2.合同保管-檔案室應建立合同檔案管理制度，對合同檔案進行分類、編號、登記和保管，確保合同檔案的完整性和安全性。-合同檔案應按照規(guī)定的期限進行保管，保管期限屆滿后，應按照檔案管理規(guī)定進行銷毀或處理。3.合同查閱與借閱-因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應填寫查閱或借閱申請表，經(jīng)行政經(jīng)理批準后，到檔案室辦理相關手續(xù)。-查閱或借閱合同檔案時，應遵守檔案室的相關規(guī)定，不得擅自涂改、復制、損壞合同檔案。六、合同風險管理1.風險識別與評估-行政經(jīng)理應組織相關部門定期對合同管理過程中的風險進行識別和評估，分析可能出現(xiàn)的風險因素和風險后果。-風險識別和評估應涵蓋合同簽訂、履行、變更及終止等各個環(huán)節(jié)，重點關注法律風險、財務風險、信用風險等。2.風險應對措施-根據(jù)風險識別和評估的結(jié)果，行政經(jīng)理應組織制定相應的風險應對措施，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。-風險應對措施應包括風險規(guī)避、風險減輕、風險轉(zhuǎn)移、風險接受等方式，具體措施應根據(jù)風險的性質(zhì)和特點進行選擇。3.風險監(jiān)控與預警-業(yè)務部門和行政經(jīng)理應加強對合同風險的監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況，并采取相應的措施進行調(diào)整。-建立合同風險預警機制，當出現(xiàn)可能影響合同履行的重大風險因素時，應及時發(fā)出預警信號，提醒相關部門采取應對措施。七、合同糾紛處理1.糾紛處理原則-合同糾紛發(fā)生后，應遵循合法、公正、及時、有效的原則進行處理，維護酒店的合法權益。-盡量通過協(xié)商、調(diào)解等方式解決糾紛，避免通過訴訟或仲裁等方式解決糾紛，以降低糾紛處理成本和對酒店經(jīng)營的影響。2.糾紛處理流程-合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務部門應及時向行政經(jīng)理報告，并提供相關資料和情況說明。-行政經(jīng)理應組織法務部門（如有）、財務部門等相關部門對糾紛進行分析和評估，制定糾紛處理方案。-如通過協(xié)商、調(diào)解等方式解決糾紛，業(yè)務部門應負責與合同相對方進行溝通和協(xié)商，爭取達成一致解決方案。-如協(xié)商、調(diào)解不成，需要通過訴訟或仲裁等方式解決糾紛的，法務部門（如有）應負責辦理相關法律事務，包括起草法律文書、參加庭審等。3.糾紛處理結(jié)果反饋-合同糾紛處理結(jié)束后，業(yè)務部門應及時將糾紛處理結(jié)果反饋給行政經(jīng)理和相關部門。-行政經(jīng)理應組織相關部門對糾紛處理過程進行總結(jié)和分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓，提出改進措施，避免類似糾紛再次發(fā)生。八、附則1.本規(guī)定由酒店行政經(jīng)理負責解釋和修訂。2.本規(guī)