廚房原材料采購規(guī)定

廚房原材料采購規(guī)定

廚房原材料采購規(guī)定一、總則1.目的：為規(guī)范本酒店廚房原材料采購工作，確保所采購的原材料質(zhì)量合格、價格合理、供應(yīng)及時，滿足酒店餐飲業(yè)務(wù)的需求，同時保障食品安全，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于酒店廚房所有原材料的采購活動，包括但不限于蔬菜、肉類、禽類、海鮮、糧油、調(diào)味品等。3.職責分工-采購部門：負責尋找合格供應(yīng)商、進行采購談判、簽訂采購合同、下達采購訂單、跟進采購進度、驗收貨物以及處理采購相關(guān)的退換貨等事宜。-廚房部門：負責根據(jù)營業(yè)情況和菜品需求，準確制定原材料采購計劃，對采購回來的原材料進行質(zhì)量檢驗和數(shù)量核對，提供采購反饋信息。-財務(wù)部門：負責審核采購合同、采購發(fā)票等相關(guān)財務(wù)文件，監(jiān)控采購資金的使用情況，對采購成本進行核算和分析。-質(zhì)量監(jiān)督部門：對采購的原材料進行定期或不定期的抽檢，確保原材料符合食品安全標準和酒店要求，對不合格原材料提出處理意見。二、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇標準-資質(zhì)要求：供應(yīng)商必須具備合法的經(jīng)營資格，提供有效的營業(yè)執(zhí)照、食品生產(chǎn)許可證、食品經(jīng)營許可證等相關(guān)證件。對于肉類、禽類供應(yīng)商，還需具備動物檢疫合格證明等相關(guān)文件。-質(zhì)量保證：供應(yīng)商應(yīng)能提供符合國家食品安全標準和酒店質(zhì)量要求的原材料，具有完善的質(zhì)量控制體系，能提供原材料的檢驗報告或合格證明。-價格合理：在保證質(zhì)量的前提下，供應(yīng)商提供的原材料價格應(yīng)具有市場競爭力，采購部門應(yīng)通過市場調(diào)研、比價等方式，確保采購價格合理。-供應(yīng)能力：供應(yīng)商應(yīng)具備穩(wěn)定的供應(yīng)能力，能夠按照酒店的采購需求及時供貨，確保原材料的持續(xù)供應(yīng)。-信譽良好：供應(yīng)商應(yīng)具有良好的商業(yè)信譽，無不良經(jīng)營記錄和質(zhì)量投訴，在合作過程中能夠遵守合同約定，誠實守信。2.供應(yīng)商開發(fā)流程-信息收集：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、參加展會、實地考察等方式，建立供應(yīng)商信息庫。-初步篩選：采購部門根據(jù)供應(yīng)商選擇標準，對收集到的供應(yīng)商信息進行初步篩選，排除明顯不符合要求的供應(yīng)商。-實地考察：對于初步篩選合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員（包括廚房人員、質(zhì)量監(jiān)督人員等）進行實地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)環(huán)境、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、倉儲物流等情況，評估其實際供應(yīng)能力和質(zhì)量保障水平。-樣品評估：要求供應(yīng)商提供原材料樣品，由廚房部門、質(zhì)量監(jiān)督部門等相關(guān)人員對樣品進行質(zhì)量檢驗和評估，包括外觀、口感、品質(zhì)等方面的測試，確保樣品符合酒店要求。-綜合評審：采購部門根據(jù)實地考察和樣品評估結(jié)果，組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進行綜合評審，填寫《供應(yīng)商評審表》，確定是否選擇該供應(yīng)商。-合同簽訂：對于評審合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂正式的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括原材料的品種、規(guī)格、質(zhì)量標準、價格、交貨方式、交貨時間、付款方式、違約責任等條款。3.供應(yīng)商考核與管理-建立考核機制：采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商考核制度，定期對供應(yīng)商進行考核評價?？己酥笜税ㄔ牧腺|(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。-日?？己耍涸谌粘２少忂^程中，采購部門、廚房部門和質(zhì)量監(jiān)督部門應(yīng)及時記錄供應(yīng)商的表現(xiàn)情況，如原材料質(zhì)量問題、交貨延遲、售后服務(wù)響應(yīng)等，并將相關(guān)信息反饋給采購部門。-定期考核：采購部門每季度或半年對供應(yīng)商進行一次全面考核，根據(jù)考核指標和日常記錄，對供應(yīng)商進行評分。考核結(jié)果分為優(yōu)秀、合格、不合格三個等級。-激勵與淘汰：對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，酒店可以給予增加采購量、優(yōu)先付款等獎勵；對于考核合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)要求其持續(xù)改進，保持良好的供應(yīng)狀態(tài)；對于考核不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)終止合作關(guān)系，并從供應(yīng)商信息庫中刪除。三、采購計劃制定1.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集-歷史銷售數(shù)據(jù)：廚房部門應(yīng)收集和分析酒店餐飲業(yè)務(wù)的歷史銷售數(shù)據(jù)，包括不同菜品的每日、每周、每月銷售量，了解菜品的銷售規(guī)律和季節(jié)性變化，為制定采購計劃提供參考。-庫存數(shù)據(jù)：倉庫管理人員應(yīng)定期盤點廚房原材料庫存，及時更新庫存數(shù)據(jù)，確保庫存信息的準確性。廚房部門根據(jù)庫存數(shù)據(jù)，了解現(xiàn)有原材料的數(shù)量和種類，確定需要采購的原材料品種和數(shù)量。-營業(yè)預(yù)測：市場營銷部門應(yīng)根據(jù)酒店的預(yù)訂情況、活動安排、市場動態(tài)等因素，對未來一段時間的營業(yè)情況進行預(yù)測，并將預(yù)測結(jié)果及時反饋給廚房部門。廚房部門結(jié)合營業(yè)預(yù)測，預(yù)估原材料的需求量。2.采購計劃制定流程-每日采購計劃：廚房各崗位廚師根據(jù)當天的營業(yè)情況和第二天的營業(yè)預(yù)測，結(jié)合原材料庫存情況，填寫《每日原材料采購申請表》，詳細列出所需采購的原材料品種、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)廚房主管審核后提交給采購部門。-每周采購計劃：廚房主管每周根據(jù)本周的營業(yè)情況、下周的營業(yè)預(yù)測以及庫存情況，綜合考慮各類原材料的使用量和儲備需求，制定《每周原材料采購計劃》，明確下周每天需要采購的原材料品種、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等內(nèi)容，經(jīng)廚師長審核后交采購部門。-月度采購計劃：廚師長每月初根據(jù)上月的原材料使用情況、本月的營業(yè)計劃以及庫存狀況，制定《月度原材料采購計劃》，對本月內(nèi)各類原材料的采購總量、采購時間節(jié)點等進行規(guī)劃，報酒店餐飲部經(jīng)理審批后，交采購部門執(zhí)行。3.采購計劃調(diào)整-臨時需求調(diào)整：在營業(yè)過程中，如因特殊訂單、菜品調(diào)整等原因出現(xiàn)臨時原材料需求，廚房部門應(yīng)及時填寫《臨時原材料采購申請表》，說明采購原因、所需原材料品種、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)廚房主管和廚師長審批后，提交給采購部門。采購部門應(yīng)根據(jù)實際情況，盡快安排采購。-市場變化調(diào)整：如因市場原材料價格波動、供應(yīng)短缺等原因，采購部門認為需要對采購計劃進行調(diào)整，應(yīng)及時與廚房部門溝通協(xié)商。經(jīng)雙方達成一致后，對采購計劃進行相應(yīng)修改，并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。四、采購流程1.采購申請審批：采購部門收到廚房部門提交的采購計劃或采購申請后，采購專員應(yīng)首先對申請內(nèi)容進行審核，包括原材料品種、規(guī)格、數(shù)量是否合理，是否符合庫存管理要求等。審核無誤后，按照酒店的審批流程，報采購經(jīng)理、餐飲部經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購訂單下達：采購申請經(jīng)審批通過后，采購專員根據(jù)審批結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，制作《采購訂單》?！恫少徲唵巍窇?yīng)明確原材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準等詳細信息，并與供應(yīng)商進行確認。采購訂單經(jīng)采購經(jīng)理審核后，正式下達給供應(yīng)商。3.采購跟進與催貨：采購專員應(yīng)及時跟進采購訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，了解原材料的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等。如遇供應(yīng)商可能無法按時交貨的情況，采購專員應(yīng)及時采取措施，如要求供應(yīng)商提供書面說明、協(xié)商調(diào)整交貨時間或?qū)ふ姨娲?yīng)商等，并將相關(guān)情況及時反饋給廚房部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。對于臨近交貨期仍未發(fā)貨的供應(yīng)商，采購專員應(yīng)進行催貨，確保原材料按時到達酒店。4.貨物驗收-驗收準備：在原材料預(yù)計到達時間前，采購部門應(yīng)通知廚房部門、質(zhì)量監(jiān)督部門和倉庫管理人員做好驗收準備工作。倉庫管理人員應(yīng)清理驗收場地，準備好驗收工具和設(shè)備；廚房部門應(yīng)安排專業(yè)人員負責對原材料的質(zhì)量進行檢驗；質(zhì)量監(jiān)督部門應(yīng)按照相關(guān)標準和要求，準備好檢驗檢測工具和記錄表格。-驗收流程-數(shù)量驗收：原材料到貨后，倉庫管理人員首先核對送貨單與采購訂單的一致性，包括原材料的品種、規(guī)格、數(shù)量等信息。然后對原材料進行點數(shù)或稱重，確保實際到貨數(shù)量與送貨單和采購訂單一致。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通核實，并在送貨單上注明實際到貨數(shù)量。-質(zhì)量驗收：廚房專業(yè)人員和質(zhì)量監(jiān)督人員按照質(zhì)量標準對原材料進行質(zhì)量檢驗。檢驗內(nèi)容包括原材料的外觀、色澤、氣味、口感、新鮮度、有無變質(zhì)等方面。對于需要檢驗檢疫證明的原材料，如肉類、禽類、海鮮等，應(yīng)檢查供應(yīng)商提供的相關(guān)證明文件是否齊全、有效。對于部分原材料，如蔬菜、水果等，還可以采用農(nóng)藥殘留檢測等方法進行檢驗。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)立即停止驗收，并對不合格原材料進行標識和隔離，避免混入合格原材料中。-包裝驗收：檢查原材料的包裝是否完好無損，包裝標識是否清晰、準確，是否符合食品安全要求。對于包裝破損或標識不清的原材料，應(yīng)要求供應(yīng)商進行更換或提供合理說明。-驗收記錄與報告：驗收過程中，驗收人員應(yīng)認真填寫《原材料驗收記錄表》，詳細記錄原材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、驗收時間、驗收結(jié)果等信息。對于驗收不合格的原材料，應(yīng)注明不合格原因。驗收結(jié)束后，驗收人員應(yīng)將驗收記錄和報告提交給采購部門、廚房部門和質(zhì)量監(jiān)督部門存檔。5.入庫與結(jié)算-入庫手續(xù)辦理：驗收合格的原材料，倉庫管理人員應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，將原材料按照規(guī)定的存放位置和方式進行存放，并在庫存管理系統(tǒng)中錄入入庫信息，更新庫存數(shù)據(jù)。-結(jié)算流程：采購部門根據(jù)采購合同和驗收合格的原材料數(shù)量，核對供應(yīng)商提供的發(fā)票信息，確保發(fā)票內(nèi)容與采購訂單、送貨單、驗收記錄一致。審核無誤后，采購部門將發(fā)票、采購訂單、送貨單、驗收記錄等相關(guān)文件提交給財務(wù)部門進行結(jié)算。財務(wù)部門按照酒店的財務(wù)制度和付款流程，辦理付款手續(xù)。五、采購價格管理1.價格調(diào)研：采購部門應(yīng)定期（每周或每月）開展市場價格調(diào)研，了解各類原材料的市場價格動態(tài)和價格走勢。調(diào)研渠道包括實地走訪批發(fā)市場、超市、供應(yīng)商，查詢相關(guān)行業(yè)網(wǎng)站、價格資訊平臺等。采購人員應(yīng)詳細記錄調(diào)研到的價格信息，并進行分析比較。2.價格談判：在與供應(yīng)商進行采購談判時，采購人員應(yīng)依據(jù)市場調(diào)研結(jié)果，爭取合理的采購價格。談判過程中，采購人員應(yīng)向供應(yīng)商明確酒店對價格的要求和期望，同時了解供應(yīng)商的成本構(gòu)成和價格底線，通過協(xié)商達成雙方都能接受的價格。對于采購價格較高的原材料，采購部門可以組織相關(guān)人員進行成本分析，與供應(yīng)商共同探討降低成本的方法。3.價格調(diào)整：如因市場原材料價格波動較大，供應(yīng)商提出價格調(diào)整要求時，采購部門應(yīng)及時進行調(diào)查核實。如市場價格確實發(fā)生變化，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商進行協(xié)商，根據(jù)市場行情和酒店實際情況，確定合理的價格調(diào)整幅度和調(diào)整時間。價格調(diào)整應(yīng)經(jīng)采購經(jīng)理、餐飲部經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可執(zhí)行。同時，采購部門應(yīng)將價格調(diào)整情況及時通知廚房部門和其他相關(guān)部門。4.價格監(jiān)督與審計：財務(wù)部門應(yīng)定期對采購價格進行監(jiān)督和審計，對比采購價格與市場價格的差異，檢查采購價格的合理性和合規(guī)性。如發(fā)現(xiàn)采購價格異常偏高或存在價格欺詐等問題，應(yīng)及時進行調(diào)查處理，并追究相關(guān)人員的責任。同時，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)價格審計結(jié)果，提出改進采購價格管理的建議和措施。六、質(zhì)量控制1.原材料質(zhì)量標準制定：質(zhì)量監(jiān)督部門應(yīng)會同廚房部門、采購部門，根據(jù)國家食品安全標準和酒店餐飲業(yè)務(wù)的實際需求，制定詳細的廚房原材料質(zhì)量標準。質(zhì)量標準應(yīng)明確各類原材料的感官指標、理化指標、微生物指標、農(nóng)藥殘留、獸藥殘留等具體要求，以及原材料的包裝、標識、儲存條件等方面的規(guī)定。2.檢驗檢測方法：質(zhì)量監(jiān)督部門應(yīng)配備必要的檢驗檢測設(shè)備和工具，如農(nóng)藥殘留檢測儀、肉類水分測定儀、電子秤等，按照規(guī)定的檢驗檢測方法對采購的原材料進行檢驗檢測。對于一些無法自行檢測的項目，如重金屬含量、獸藥殘留等，可以委托有資質(zhì)的第三方檢測機構(gòu)進行檢測。3.不合格原材料處理：對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的不合格原材料，采購部門應(yīng)立即與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進行處理。處理方式包括退貨、換貨、補貨等。如因不合格原材料給酒店造成損失的，采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同的約定，要求供應(yīng)商承擔相應(yīng)的賠償責任。同時，質(zhì)量監(jiān)督部門應(yīng)分析不合格原材料產(chǎn)生的原因，提出改進措施和預(yù)防建議，防止類似問題再次發(fā)生。4.供應(yīng)商質(zhì)量改進：對于多次提供不合格原材料的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)暫停與其合作，并要求供應(yīng)商進行整改。供應(yīng)商整改完成后，應(yīng)提交整改報告，經(jīng)采購部門、質(zhì)量監(jiān)督部門和廚房部門聯(lián)合審核通過后，方可恢復(fù)合作。同時，采購部門應(yīng)加強對供應(yīng)商的日常質(zhì)量監(jiān)督和管理，確保供應(yīng)商提供的原材料質(zhì)量穩(wěn)定可靠。七、采購風險管理1.風險識別與評估：采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估，包括市場風險（如原材料價格波動、供應(yīng)短缺等）、供應(yīng)商風險（如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題等）、合同風險（如合同條款不完善、法律糾紛等）、質(zhì)量風險（如食品安全事故等）等。通過風險識別和評估，確定風險的可能性和影響程度，為制定風險應(yīng)對措施提供依據(jù)。2.風險應(yīng)對措施-市場風險應(yīng)對：采購部門應(yīng)加強市場監(jiān)測和分析，及時掌握原材料市場動態(tài)和價格走勢，通過與供應(yīng)商簽訂長期合同、套期保值、分散采購等方式，降低市場價格波動和供應(yīng)短缺帶來的風險。-供應(yīng)商風險應(yīng)對：嚴格供應(yīng)商選擇和考核管理，建立供應(yīng)商備份機制，與多家供應(yīng)商保持合作關(guān)系，降低對單一供應(yīng)商的依賴。加強與供應(yīng)商的溝通和合作，及時了解供應(yīng)商的經(jīng)營狀況和生產(chǎn)情況，提前防范供應(yīng)商違約風險。-合同風險應(yīng)對：采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，合同條款應(yīng)詳細、嚴謹、規(guī)范，避免出現(xiàn)模糊不清或容易引起爭議的條款。在簽訂合同前，應(yīng)組織法律專業(yè)人員或法律顧問對合同進行審核，確保合同的合法性和有效性。同時，加強合同執(zhí)行過程中的監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。-質(zhì)量風險應(yīng)對：嚴格執(zhí)行原材料質(zhì)量檢驗制度，加強對原材料采購、運輸、儲存、加工等環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制，確保食品安全。建立食品安全應(yīng)急預(yù)案，一旦發(fā)生食品安全事故，能夠迅速采取措施進行處理，降低事故對酒店的影響。3.風險監(jiān)控與預(yù)警：采購部門應(yīng)建立風險監(jiān)控機制