酒店項目合同管理規(guī)定

酒店項目合同管理規(guī)定

酒店項目合同管理規(guī)定一、總則1.目的為加強酒店項目合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更及終止等行為，有效防范合同風險，維護酒店合法權(quán)益，提高酒店項目運營效率和經(jīng)濟效益，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于酒店所有項目合同的管理，包括但不限于工程建設(shè)合同、物資采購合同、服務(wù)合同、租賃合同等。3.管理原則-合法性原則：合同的簽訂和履行必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。-平等自愿原則：合同當事人在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，充分表達各自的真實意愿。-公平誠信原則：合同的內(nèi)容應(yīng)公平合理，當事人應(yīng)誠實守信，全面履行合同義務(wù)。-分級管理原則：根據(jù)合同的性質(zhì)、金額和重要程度，實行分級管理，明確各級管理部門和人員的職責。二、合同管理機構(gòu)及職責1.合同管理領(lǐng)導小組-組成：由酒店總經(jīng)理擔任組長，副總經(jīng)理擔任副組長，各相關(guān)部門負責人為成員。-職責：-審議酒店合同管理制度及相關(guān)規(guī)定。-對重大合同的簽訂、變更、終止等事項進行決策。-協(xié)調(diào)解決合同管理過程中的重大問題。2.合同管理部門-設(shè)立：酒店設(shè)立專門的合同管理部門（可設(shè)為法務(wù)部或綜合管理部等），負責合同管理的日常工作。-職責：-制定和完善合同管理制度、流程和標準文本。-對合同進行統(tǒng)一編號、登記、歸檔和保管。-審核合同的合法性、合規(guī)性和完整性，提出審核意見。-監(jiān)督合同的履行情況，定期檢查合同執(zhí)行進度，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。-組織合同糾紛的處理，參與協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟活動。3.業(yè)務(wù)部門-職責：-負責本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合同的起草、洽談和簽訂工作。-對合同相對方的主體資格、資質(zhì)、信譽等進行調(diào)查和評估。-按照合同約定組織實施項目，確保合同的履行。-及時向合同管理部門反饋合同履行過程中的問題和情況。三、合同的簽訂1.合同相對方的選擇與審查-選擇：業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)項目需求，通過招標、詢價、競爭性談判等方式，選擇具有相應(yīng)資質(zhì)、信譽良好的合同相對方。-審查：業(yè)務(wù)部門負責對合同相對方的主體資格、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽狀況等進行全面審查，并收集相關(guān)證明材料。合同管理部門應(yīng)協(xié)助業(yè)務(wù)部門進行審查，必要時可委托專業(yè)機構(gòu)進行調(diào)查。審查內(nèi)容包括但不限于：-營業(yè)執(zhí)照副本原件及復印件，核實其是否具有合法的經(jīng)營資格。-資質(zhì)證書，確認其是否具備履行合同所需的專業(yè)資質(zhì)。-業(yè)績證明材料，如類似項目的合同復印件等，評估其實際履約能力。-信譽情況，通過查詢信用記錄、向相關(guān)單位了解等方式，判斷其信譽狀況。2.合同的起草-起草主體：合同原則上由業(yè)務(wù)部門負責起草，涉及重大項目或復雜法律問題的合同，可邀請合同管理部門或法律顧問共同起草。-內(nèi)容要求：合同應(yīng)具備以下主要條款：-當事人的名稱或者姓名和住所。-標的，明確合同所涉及的項目、貨物或服務(wù)的具體內(nèi)容。-數(shù)量和質(zhì)量，詳細規(guī)定標的的數(shù)量和質(zhì)量標準。-價款或者報酬，明確金額及支付方式、支付時間等。-履行期限、地點和方式，確定合同履行的具體時間、地點和方式。-違約責任，明確雙方在違反合同約定時應(yīng)承擔的責任。-解決爭議的方法，約定爭議解決的途徑，如協(xié)商、仲裁或訴訟。-文本規(guī)范：合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，條款表述清晰、準確、完整，避免產(chǎn)生歧義。合同應(yīng)采用書面形式，并使用酒店統(tǒng)一的合同編號。3.合同的審核-內(nèi)部審核流程：合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織本部門內(nèi)部審核，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)要求。審核通過后，將合同文本提交合同管理部門進行審核。合同管理部門應(yīng)從合法性、合規(guī)性、完整性等方面進行審核，并提出書面審核意見。涉及財務(wù)、技術(shù)等專業(yè)內(nèi)容的，合同管理部門應(yīng)會同相關(guān)部門進行審核。-審核重點：-合法性審核：審查合同是否符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在違法違規(guī)條款。-合規(guī)性審核：檢查合同是否符合酒店的規(guī)章制度和內(nèi)部管理要求。-完整性審核：核實合同條款是否齊全，內(nèi)容是否完整，權(quán)利義務(wù)是否明確。-風險評估：對合同可能存在的風險進行評估，并提出防范措施。4.合同的審批-審批權(quán)限：根據(jù)合同的金額和重要程度，設(shè)定不同的審批權(quán)限。一般合同由業(yè)務(wù)部門負責人、合同管理部門負責人、分管副總經(jīng)理審批；重大合同需經(jīng)合同管理領(lǐng)導小組審議，報總經(jīng)理審批。-審批流程：業(yè)務(wù)部門將經(jīng)過審核的合同文本及相關(guān)資料按照審批權(quán)限提交審批。審批人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審批，并簽署明確的審批意見。對于審批意見為不同意的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)意見進行修改后重新提交審批。5.合同的簽訂-簽訂主體：合同應(yīng)由酒店法定代表人或其授權(quán)代理人簽訂。授權(quán)代理人簽訂合同前，應(yīng)取得法定代表人的書面授權(quán)委托書，并在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同。-簽訂程序：合同經(jīng)審批通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與合同相對方就合同條款進行最終確認，確保雙方達成一致意見。確認無誤后，雙方在合同文本上簽字蓋章。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同原件一份交合同管理部門存檔，同時留存副本供本部門使用。四、合同的履行1.履行責任合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門作為合同履行的責任主體，應(yīng)按照合同約定組織實施項目，確保合同的全面履行。業(yè)務(wù)部門負責人應(yīng)指定專人負責合同的跟蹤和執(zhí)行，及時協(xié)調(diào)解決履行過程中出現(xiàn)的問題。2.履行監(jiān)督-合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進行檢查和監(jiān)督，建立合同履行臺賬，記錄合同履行的進度、質(zhì)量、付款等情況。-業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向合同管理部門匯報合同履行情況，如發(fā)現(xiàn)合同履行出現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時報告并采取措施加以解決。3.付款管理-財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和時間，審核付款申請，并辦理付款手續(xù)。付款申請應(yīng)附合同復印件、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)證明材料。-業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同約定的付款節(jié)點前，及時向財務(wù)部門提交付款申請，并確保相關(guān)證明材料的真實性和完整性。財務(wù)部門在付款前，應(yīng)核實合同履行情況，對不符合合同約定的付款申請有權(quán)拒絕支付。4.變更與轉(zhuǎn)讓-變更：合同履行過程中，如需對合同內(nèi)容進行變更，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提出書面申請，說明變更的原因、內(nèi)容及對合同履行的影響。變更申請經(jīng)合同管理部門審核，報原審批人審批后，與合同相對方簽訂變更協(xié)議。-轉(zhuǎn)讓：未經(jīng)酒店書面同意，合同相對方不得擅自轉(zhuǎn)讓合同權(quán)利和義務(wù)。如因特殊情況需要轉(zhuǎn)讓合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)進行調(diào)查評估，并報合同管理領(lǐng)導小組審批。經(jīng)審批同意后，與合同相對方及受讓方簽訂三方轉(zhuǎn)讓協(xié)議。5.終止與解除-終止：合同履行完畢，雙方權(quán)利義務(wù)全部實現(xiàn)后，合同自然終止。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理部門提交合同履行完畢的報告，合同管理部門核實后辦理合同終止手續(xù)。-解除：在合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知合同相對方，并按照法律規(guī)定和合同約定辦理解除手續(xù)。解除合同的通知應(yīng)以書面形式送達對方，并留存相關(guān)證據(jù)。合同解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與合同相對方辦理相關(guān)結(jié)算和清理手續(xù)。五、合同的檔案管理1.檔案建立合同管理部門負責建立合同檔案，對合同從簽訂到終止的全過程資料進行收集、整理和歸檔。合同檔案應(yīng)包括合同文本、審批文件、相對方資質(zhì)證明材料、往來函件、驗收報告、結(jié)算憑證等與合同相關(guān)的資料。2.分類保管合同檔案應(yīng)按照合同的類型、簽訂時間等進行分類保管，建立電子和紙質(zhì)檔案目錄，便于查詢和檢索。合同檔案應(yīng)存放在安全、保密的場所，防止檔案資料的損壞、丟失和泄露。3.借閱與查閱因工作需要借閱或查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱/查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和合同管理部門負責人審批后，到合同管理部門辦理借閱或查閱手續(xù)。借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印或損壞檔案資料。4.檔案銷毀合同檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)和酒店的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。保管期限屆滿后，合同管理部門應(yīng)會同相關(guān)部門對檔案進行鑒定，對確無保存價值的檔案，編制《合同檔案銷毀清單》，報酒店領(lǐng)導審批后進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)督，確保檔案資料徹底銷毀。六、合同的風險管理1.風險識別與評估-合同管理部門應(yīng)定期組織業(yè)務(wù)部門對合同管理過程中的風險進行識別和評估，分析可能存在的風險因素，如法律風險、市場風險、信用風險等。-針對識別出的風險，應(yīng)進行評估，確定風險的等級和影響程度，為制定風險應(yīng)對措施提供依據(jù)。2.風險應(yīng)對措施-根據(jù)風險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。風險應(yīng)對措施包括但不限于：-風險規(guī)避：對于高風險的合同項目，如法律法規(guī)不明確、合同相對方信譽極差等情況，應(yīng)考慮放棄簽訂合同。-風險降低：通過完善合同條款、加強合同履行監(jiān)督、要求提供擔保等方式，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。-風險轉(zhuǎn)移：對于一些無法通過自身措施降低的風險，可考慮通過購買保險、要求對方提供擔保等方式將風險轉(zhuǎn)移給第三方。-風險接受：對于風險等級較低、影響程度較小的風險，在采取一定的防范措施后，可考慮接受風險。3.應(yīng)急處理機制-建立合同風險應(yīng)急處理機制，制定應(yīng)急預案。當合同履行過程中出現(xiàn)突發(fā)風險事件時，如合同相對方違約、不可抗力等，業(yè)務(wù)部門應(yīng)立即啟動應(yīng)急預案，采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，減少損失。-合同管理部門應(yīng)會同相關(guān)部門對風險事件進行調(diào)查和分析，評估損失情況，并及時與合同相對方進行溝通協(xié)商，尋求解決方案。如協(xié)商無果，可根據(jù)合同約定和法律規(guī)定，通過仲裁或訴訟等方式維護酒店的合法權(quán)益。七、合同糾紛處理1.糾紛處理原則-酒店在處理合同糾紛時，應(yīng)遵循合法、公正、及時的原則，積極維護酒店的合法權(quán)益，盡量減少糾紛對酒店經(jīng)營活動的影響。-合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決，爭取達成雙方都能接受的解決方案。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。2.糾紛處理程序-糾紛報告：合同履行過程中發(fā)生糾紛時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理部門報告，詳細說明糾紛的起因、經(jīng)過、現(xiàn)狀及可能的解決方案。-內(nèi)部協(xié)調(diào)：合同管理部門接到報告后，應(yīng)組織相關(guān)部門進行討論和分析，制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應(yīng)明確處理方式、責任人員、時間節(jié)點等內(nèi)容。-協(xié)商解決：根據(jù)糾紛處理方案，由業(yè)務(wù)部門或指定的人員與合同相對方進行協(xié)商。協(xié)商過程中，應(yīng)做好記錄，及時向合同管理部門反饋協(xié)商進展情況。如協(xié)商達成一致意見，應(yīng)簽訂書面協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)。-仲裁或訴訟：如協(xié)商不成，需要通過仲裁或訴訟方式解決糾紛的，合同管理部門應(yīng)會同法律顧問制定仲裁或訴訟策略，準備相關(guān)證據(jù)材料，并委托專業(yè)的律師或仲裁代理人參與仲裁或訴訟活動。在仲裁或訴訟過程中，相關(guān)部門應(yīng)積極配合，提供必要的支持和協(xié)助。3.糾紛處理結(jié)果的執(zhí)行-合同糾紛處理結(jié)果生效后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)負責執(zhí)行。如對方未按照處理結(jié)果履行義務(wù)，應(yīng)及時申請強制執(zhí)行。-合同管理部門應(yīng)跟蹤糾紛處理結(jié)果的執(zhí)行情況，確保酒店的合法權(quán)益得到有效維護。同時，應(yīng)對糾紛處理過程進行總結(jié)分析，針對存在的問題提出改進措施，完善合同管理制度和流程。八、責任追究1.責任界定在合同管理過程中，因相關(guān)人員故意或重大過失導致合同出現(xiàn)問題，給酒店造成損失的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責任。責任界定包括以下方面：-合同起草人員對合同條款的完整性、準確性負責，因起草失誤導致合同出現(xiàn)漏洞或歧義，給酒店造成損失的，應(yīng)承擔相應(yīng)責任。-合同審核人員對合同的合法性、合規(guī)性和風險評估負責，因?qū)徍瞬粐缹е潞贤嬖诜娠L險或其他重大問題，給酒店造成損失的，應(yīng)承擔相應(yīng)責任。-合同審批人員對合同的審批決策負責，因?qū)徟д`導致合同簽訂或履行出現(xiàn)問題，給酒店造成損失的，應(yīng)承擔相應(yīng)責任。-合同履行責任人對合同的履行情況負責，因未按照合同約定履行義務(wù)或?qū)β男羞^程監(jiān)管不力，導致合同出現(xiàn)糾紛或給酒店造成損失的，應(yīng)承擔相應(yīng)責任。2.責任追究方式根據(jù)責任的性質(zhì)和程度，對相關(guān)責任人采取以下責任追究方式：-批評教育：對情節(jié)較輕的責任人，給予批評教育，責令其改正錯誤。-經(jīng)濟處罰：根據(jù)損失情況，對責任人處以一定金額的罰款，賠償酒店的部分損失。-崗位調(diào)整：對情節(jié)較為嚴重的責任人，視情況進行崗位調(diào)整，降低其工作權(quán)限和職責。-解除勞動合同：對情節(jié)嚴重、給酒店造成重大損失的責任人，依法解除勞動合同，并追究其法律責任。3.責任追究程序-發(fā)現(xiàn)問題：合同管理部門在日常監(jiān)督檢查或處理合同糾紛過程中，發(fā)現(xiàn)相關(guān)人員存在責任問題時，應(yīng)及