美國(guó)公司費(fèi)用管理制度

美國(guó)公司費(fèi)用管理制度總則目的本費(fèi)用管理制度旨在規(guī)范美國(guó)公司各項(xiàng)費(fèi)用的支出，確保費(fèi)用使用的合理性、合規(guī)性和效益性，加強(qiáng)公司成本控制，提高公司財(cái)務(wù)管理水平，保障公司的正常運(yùn)營(yíng)和發(fā)展。適用范圍本制度適用于美國(guó)公司全體員工，包括全職員工、兼職員工、實(shí)習(xí)生等?；驹瓌t1.預(yù)算控制原則：各項(xiàng)費(fèi)用支出應(yīng)納入公司年度預(yù)算管理，嚴(yán)格按照預(yù)算額度進(jìn)行控制和審批。2.合規(guī)性原則：費(fèi)用支出必須符合國(guó)家法律法規(guī)、公司內(nèi)部規(guī)定以及相關(guān)財(cái)務(wù)制度的要求。3.真實(shí)性原則：費(fèi)用報(bào)銷憑證必須真實(shí)、合法、有效，嚴(yán)禁虛假報(bào)銷。4.效益性原則：在保證工作正常開(kāi)展的前提下，合理安排費(fèi)用支出，提高資金使用效益。費(fèi)用分類及管理規(guī)定差旅費(fèi)1.定義：差旅費(fèi)是指員工因公務(wù)需要，到公司所在地區(qū)以外的地方出差所發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費(fèi)用。2.報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)交通費(fèi)用：根據(jù)出差的實(shí)際情況，選擇合適的交通工具。乘坐飛機(jī)應(yīng)盡量選擇經(jīng)濟(jì)艙，特殊情況需乘坐商務(wù)艙或頭等艙的，需提前經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。乘坐火車應(yīng)選擇合適的車次，長(zhǎng)途列車可乘坐硬臥，特殊情況需乘坐軟臥的，需經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。市內(nèi)交通費(fèi)用根據(jù)實(shí)際情況實(shí)報(bào)實(shí)銷，但應(yīng)盡量選擇公共交通工具。住宿費(fèi)用：根據(jù)出差目的地的不同，分為不同的住宿標(biāo)準(zhǔn)。一線城市及經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)，住宿標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/天；二線城市及中等發(fā)達(dá)地區(qū)，住宿標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/天；三線及以下城市，住宿標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/天。兩人及以上同行的，應(yīng)合住標(biāo)準(zhǔn)間，如需單獨(dú)住宿，需經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。餐飲費(fèi)用：按照出差自然天數(shù)計(jì)算，每人每天的餐飲補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)為[X]元。如有宴請(qǐng)客戶等特殊情況，需提前經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并單獨(dú)報(bào)銷。3.報(bào)銷流程員工出差前應(yīng)填寫《出差申請(qǐng)表》，注明出差事由、目的地、預(yù)計(jì)出差時(shí)間等信息，經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后交至行政部門備案。出差結(jié)束后，員工應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)整理好出差期間的所有費(fèi)用報(bào)銷憑證，填寫《差旅費(fèi)報(bào)銷單》，并附上《出差申請(qǐng)表》復(fù)印件，按照公司財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行報(bào)銷。財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定的，有權(quán)拒絕報(bào)銷。業(yè)務(wù)招待費(fèi)1.定義：業(yè)務(wù)招待費(fèi)是指公司為開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)，招待客戶、合作伙伴等所發(fā)生的餐飲、住宿、禮品、娛樂(lè)等費(fèi)用。2.報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)招待費(fèi)應(yīng)嚴(yán)格控制在公司年度預(yù)算范圍內(nèi)，不得超支。招待客戶應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況合理安排，避免鋪張浪費(fèi)。招待費(fèi)用較高的，應(yīng)提前經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。禮品費(fèi)用應(yīng)控制在合理范圍內(nèi)，每次禮品費(fèi)用不得超過(guò)[X]元。禮品應(yīng)選擇具有公司特色或與業(yè)務(wù)相關(guān)的物品，并在禮品上注明公司名稱和標(biāo)識(shí)。娛樂(lè)費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格控制，原則上不得發(fā)生。如有特殊情況需要發(fā)生娛樂(lè)費(fèi)用的，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.報(bào)銷流程發(fā)生業(yè)務(wù)招待費(fèi)前，應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請(qǐng)表》，注明招待對(duì)象、事由、預(yù)計(jì)費(fèi)用等信息，經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。招待結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)取得合法有效的發(fā)票，并填寫《業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷單》，附上《業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請(qǐng)表》復(fù)印件，按照公司財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行報(bào)銷。財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定的，有權(quán)拒絕報(bào)銷。辦公用品費(fèi)1.定義：辦公用品費(fèi)是指公司為滿足日常辦公需要，購(gòu)買的文具、紙張、電腦耗材、辦公設(shè)備等費(fèi)用。2.采購(gòu)管理公司設(shè)立辦公用品采購(gòu)清單，各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要，定期填寫辦公用品申購(gòu)單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后交至行政部門。行政部門根據(jù)申購(gòu)單進(jìn)行匯總，統(tǒng)一采購(gòu)辦公用品。采購(gòu)應(yīng)選擇正規(guī)的供應(yīng)商，確保所購(gòu)物品的質(zhì)量和價(jià)格合理。行政部門應(yīng)建立辦公用品庫(kù)存管理制度，定期對(duì)庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。3.報(bào)銷流程辦公用品采購(gòu)?fù)瓿珊?，行政部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，并將發(fā)票及入庫(kù)清單交至財(cái)務(wù)部門。各部門領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用登記表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后領(lǐng)取。財(cái)務(wù)部門根據(jù)發(fā)票及入庫(kù)清單，按照公司財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行報(bào)銷。通訊費(fèi)1.定義：通訊費(fèi)是指員工因工作需要，使用公司配備的通訊工具或個(gè)人通訊工具所發(fā)生的費(fèi)用。2.報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)公司為員工配備通訊工具的，按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)給予通訊補(bǔ)貼，補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/月。員工應(yīng)將通訊工具用于工作用途，不得挪作他用。員工使用個(gè)人通訊工具的，按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)給予通訊補(bǔ)貼，補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)員工職級(jí)分為不同檔次，具體如下：[職級(jí)1]：[X]元/月；[職級(jí)2]：[X]元/月；……通訊補(bǔ)貼應(yīng)在每月工資中發(fā)放，員工無(wú)需再單獨(dú)報(bào)銷通訊費(fèi)用。如有特殊情況需要額外報(bào)銷通訊費(fèi)用的，需提前經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.報(bào)銷流程員工無(wú)需單獨(dú)填寫報(bào)銷申請(qǐng)，公司按照規(guī)定的補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)在每月工資中發(fā)放通訊補(bǔ)貼。車輛使用費(fèi)1.定義：車輛使用費(fèi)是指公司車輛因公務(wù)需要所發(fā)生的燃油費(fèi)、過(guò)路費(fèi)、停車費(fèi)、維修保養(yǎng)費(fèi)等費(fèi)用。2.車輛管理公司設(shè)立車輛管理制度，明確車輛的使用范圍、調(diào)度原則、維修保養(yǎng)流程等。車輛使用應(yīng)提前預(yù)約，填寫《車輛使用申請(qǐng)表》，經(jīng)車輛管理部門批準(zhǔn)后使用。車輛管理部門應(yīng)建立車輛檔案，記錄車輛的使用情況、維修保養(yǎng)記錄等信息。3.費(fèi)用報(bào)銷車輛使用過(guò)程中發(fā)生的燃油費(fèi)、過(guò)路費(fèi)、停車費(fèi)等費(fèi)用，由駕駛員在費(fèi)用發(fā)生后及時(shí)收集發(fā)票，并填寫《車輛費(fèi)用報(bào)銷單》，按照公司財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行報(bào)銷。車輛維修保養(yǎng)費(fèi)應(yīng)按照公司規(guī)定的維修保養(yǎng)流程進(jìn)行，維修保養(yǎng)前應(yīng)填寫《車輛維修保養(yǎng)申請(qǐng)表》，經(jīng)車輛管理部門批準(zhǔn)后進(jìn)行維修保養(yǎng)。維修保養(yǎng)完成后，維修保養(yǎng)單位應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票及維修保養(yǎng)清單，由車輛管理部門審核后交至財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。費(fèi)用審批流程一般費(fèi)用審批流程1.員工填寫費(fèi)用報(bào)銷單，詳細(xì)注明費(fèi)用發(fā)生的事由、金額、報(bào)銷憑證等信息。2.將費(fèi)用報(bào)銷單及相關(guān)憑證提交給部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人對(duì)費(fèi)用的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核，并簽字確認(rèn)。3.部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將費(fèi)用報(bào)銷單提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷憑證的合規(guī)性、金額的準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，有權(quán)要求員工補(bǔ)充或更正相關(guān)憑證。4.財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，將費(fèi)用報(bào)銷單提交給公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。公司高層領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況和費(fèi)用管理制度，對(duì)費(fèi)用進(jìn)行最終審批。5.費(fèi)用報(bào)銷單經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門按照審批金額進(jìn)行報(bào)銷支付。特殊費(fèi)用審批流程對(duì)于超出公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)或預(yù)算的費(fèi)用，以及涉及重大項(xiàng)目、特殊業(yè)務(wù)等的費(fèi)用，除按照一般費(fèi)用審批流程進(jìn)行審批外，還需經(jīng)過(guò)以下特殊審批環(huán)節(jié)：1.員工填寫《特殊費(fèi)用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明費(fèi)用發(fā)生的事由、金額、超出標(biāo)準(zhǔn)或預(yù)算的原因等信息。2.將《特殊費(fèi)用申請(qǐng)表》及相關(guān)憑證提交給部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人對(duì)費(fèi)用的必要性、合理性進(jìn)行審核，并簽字確認(rèn)。3.部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將《特殊費(fèi)用申請(qǐng)表》提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)費(fèi)用的合規(guī)性、對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況的影響等進(jìn)行評(píng)估，并提出審核意見(jiàn)。4.財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，將《特殊費(fèi)用申請(qǐng)表》提交給公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。公司高層領(lǐng)導(dǎo)組織相關(guān)部門進(jìn)行專題討論，對(duì)費(fèi)用進(jìn)行最終審批。5.費(fèi)用報(bào)銷單經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門按照審批金額進(jìn)行報(bào)銷支付。費(fèi)用報(bào)銷憑證要求基本要求1.費(fèi)用報(bào)銷憑證必須是合法有效的發(fā)票或財(cái)政監(jiān)制的收據(jù)，發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，收據(jù)應(yīng)加蓋財(cái)務(wù)專用章。2.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)填寫完整，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、購(gòu)買方名稱、銷售方名稱、服務(wù)內(nèi)容、金額等信息。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，不得虛開(kāi)發(fā)票。3.報(bào)銷憑證應(yīng)粘貼整齊，使用膠水或膠棒粘貼，不得使用訂書(shū)釘、回形針等。粘貼時(shí)應(yīng)按照費(fèi)用類別、時(shí)間順序進(jìn)行排列，便于審核。特殊要求1.差旅費(fèi)報(bào)銷憑證應(yīng)包括機(jī)票、火車票、汽車票、住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票、市內(nèi)交通發(fā)票等，以及《出差申請(qǐng)表》復(fù)印件。2.業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷憑證應(yīng)包括餐飲發(fā)票、住宿發(fā)票、禮品發(fā)票、娛樂(lè)發(fā)票等，以及《業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請(qǐng)表》復(fù)印件。3.辦公用品費(fèi)報(bào)銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、入庫(kù)清單、領(lǐng)用登記表等。4.通訊費(fèi)報(bào)銷憑證應(yīng)提供話費(fèi)發(fā)票或繳費(fèi)記錄。5.車輛使用費(fèi)報(bào)銷憑證應(yīng)包括燃油發(fā)票、過(guò)路費(fèi)發(fā)票、停車費(fèi)發(fā)票、維修保養(yǎng)發(fā)票等，以及《車輛使用申請(qǐng)表》復(fù)印件、《車輛維修保養(yǎng)申請(qǐng)表》復(fù)印件。費(fèi)用報(bào)銷時(shí)間規(guī)定日常費(fèi)用報(bào)銷員工應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后的[X]個(gè)工作日內(nèi)整理好報(bào)銷憑證，填寫費(fèi)用報(bào)銷單，并按照公司財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行報(bào)銷。如遇特殊情況無(wú)法及時(shí)報(bào)銷的，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門說(shuō)明原因。差旅費(fèi)報(bào)銷員工出差結(jié)束后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)整理好出差期間的所有費(fèi)用報(bào)銷憑證，填寫《差旅費(fèi)報(bào)銷單》，并附上《出差申請(qǐng)表》復(fù)印件，按照公司財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行報(bào)銷。費(fèi)用監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)公司費(fèi)用支出情況進(jìn)行審計(jì)，檢查費(fèi)用支出是否符合公司費(fèi)用管理制度的要求，是否存在違規(guī)報(bào)銷、浪費(fèi)等問(wèn)題。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。財(cái)務(wù)監(jiān)督財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)公司費(fèi)用報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，對(duì)費(fèi)用支出的合理性、合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督。如發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定的費(fèi)用報(bào)銷，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)銷，并及時(shí)向相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。員工監(jiān)督公司鼓勵(lì)全體員工對(duì)費(fèi)用支出