質(zhì)量管理記錄管理制度

質(zhì)量管理記錄管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司質(zhì)量管理記錄的有效管理，規(guī)范記錄的標(biāo)識(shí)、收集、整理、歸檔、保存、檢索、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)，確保質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行，為產(chǎn)品質(zhì)量追溯、數(shù)據(jù)分析、持續(xù)改進(jìn)提供依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與質(zhì)量管理相關(guān)的記錄，包括但不限于原材料檢驗(yàn)記錄、生產(chǎn)過程記錄、成品檢驗(yàn)記錄、設(shè)備維護(hù)記錄、人員培訓(xùn)記錄、客戶反饋記錄等。（三）職責(zé)1.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)制定和修訂質(zhì)量管理記錄管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。指導(dǎo)和培訓(xùn)各部門正確填寫、收集、整理和歸檔質(zhì)量管理記錄。定期對(duì)質(zhì)量管理記錄進(jìn)行檢查和審核，確保記錄的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。負(fù)責(zé)質(zhì)量管理記錄的分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和檢索，建立記錄檔案庫。根據(jù)規(guī)定對(duì)過期或無用的質(zhì)量管理記錄進(jìn)行銷毀處理。2.各部門負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量管理記錄的填寫、收集、整理和初步審核，確保記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。按照規(guī)定的時(shí)間和方式將質(zhì)量管理記錄提交給質(zhì)量管理部門。配合質(zhì)量管理部門對(duì)質(zhì)量管理記錄進(jìn)行檢查和審核，對(duì)不符合要求的記錄及時(shí)進(jìn)行整改。負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量管理記錄的臨時(shí)保管，防止記錄丟失、損壞或泄露。二、記錄的標(biāo)識(shí)與編號(hào)（一）標(biāo)識(shí)1.質(zhì)量管理記錄應(yīng)具有清晰、明確的標(biāo)識(shí)，以便于識(shí)別和區(qū)分。標(biāo)識(shí)內(nèi)容應(yīng)包括記錄名稱、記錄日期、記錄部門、記錄編號(hào)等。2.記錄名稱應(yīng)準(zhǔn)確反映記錄的內(nèi)容，避免使用模糊或歧義的詞匯。3.記錄日期應(yīng)填寫記錄形成的具體日期，精確到年、月、日。4.記錄部門應(yīng)填寫產(chǎn)生該記錄的部門名稱。5.記錄編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于記錄的檢索和管理。（二）編號(hào)規(guī)則1.質(zhì)量管理記錄編號(hào)采用[具體編號(hào)規(guī)則]，例如：QRXXXXXXXX，其中“QR”表示質(zhì)量管理記錄的英文縮寫，第一個(gè)“XXXX”表示記錄類別代碼，第二個(gè)“XXXX”表示記錄順序號(hào)。2.記錄類別代碼根據(jù)記錄的性質(zhì)和用途進(jìn)行分類編制，具體如下：原材料檢驗(yàn)記錄：YL生產(chǎn)過程記錄：SC成品檢驗(yàn)記錄：CP設(shè)備維護(hù)記錄：SB人員培訓(xùn)記錄：RY客戶反饋記錄：KH其他：QT3.記錄順序號(hào)按照記錄產(chǎn)生的先后順序依次編排，從0001開始。三、記錄的填寫（一）基本要求1.記錄應(yīng)使用鋼筆、中性筆或簽字筆填寫，不得使用鉛筆或圓珠筆。填寫應(yīng)工整、清晰，不得潦草、涂改。2.記錄內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛假記錄或隱瞞事實(shí)。3.記錄中的數(shù)據(jù)應(yīng)填寫規(guī)范，數(shù)字和單位應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。4.記錄中的簽名應(yīng)真實(shí)有效，不得代簽或冒用他人簽名。（二）填寫方法1.記錄應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行填寫，不得擅自更改記錄格式或遺漏必填項(xiàng)目。2.對(duì)于記錄中的選擇項(xiàng)，應(yīng)在相應(yīng)的選項(xiàng)上打“√”或填寫具體內(nèi)容，不得出現(xiàn)空白或多個(gè)選擇。3.對(duì)于記錄中的備注欄，可填寫需要補(bǔ)充說明的事項(xiàng)，但應(yīng)簡潔明了，不得與記錄正文內(nèi)容重復(fù)或矛盾。4.記錄填寫完畢后，應(yīng)由填寫人在記錄的右下角簽名，并注明填寫日期。四、記錄的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)質(zhì)量管理記錄的收集工作，確保記錄按時(shí)、完整地收集。2.記錄收集人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和方式，從記錄產(chǎn)生的源頭收集記錄，不得遺漏或拖延。3.對(duì)于電子記錄，收集人員應(yīng)及時(shí)將電子文件備份，并確保備份文件的完整性和可讀性。（二）整理1.記錄收集后，應(yīng)進(jìn)行整理，使其條理清晰、便于查閱。整理內(nèi)容包括記錄的分類、排序、裝訂等。2.記錄應(yīng)按照記錄類別和編號(hào)順序進(jìn)行分類整理，同一類別的記錄應(yīng)放在一起，并按照編號(hào)從小到大的順序排列。3.對(duì)于紙張記錄，應(yīng)使用訂書機(jī)或膠水進(jìn)行裝訂，不得使用回形針或夾子裝訂，以免記錄散落。4.對(duì)于電子記錄，應(yīng)建立電子文件夾，并按照記錄類別和編號(hào)進(jìn)行命名，確保電子記錄的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)清晰、便于查找。五、記錄的歸檔與保存（一）歸檔1.整理后的質(zhì)量管理記錄應(yīng)及時(shí)歸檔，交質(zhì)量管理部門統(tǒng)一保管。2.質(zhì)量管理部門應(yīng)按照記錄類別和編號(hào)，將記錄存放在專門的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立相應(yīng)的檔案目錄。3.檔案目錄應(yīng)包括記錄名稱、記錄編號(hào)、記錄日期、記錄部門、歸檔日期等信息，便于快速檢索和查閱記錄。（二）保存1.質(zhì)量管理記錄的保存期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，一般情況下，記錄應(yīng)保存[具體保存期限]年。2.保存期限自記錄形成之日起計(jì)算，超過保存期限的記錄，經(jīng)質(zhì)量管理部門審核批準(zhǔn)后，可進(jìn)行銷毀處理。3.記錄保存應(yīng)保證其安全性和完整性，防止記錄丟失、損壞、變質(zhì)或泄露。檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.對(duì)于涉及公司機(jī)密或商業(yè)秘密的質(zhì)量管理記錄，應(yīng)采取加密、限制訪問等措施進(jìn)行保護(hù)，確保信息安全。六、記錄的檢索與查閱（一）檢索1.公司內(nèi)部人員如需檢索質(zhì)量管理記錄，可通過質(zhì)量管理部門的檔案目錄或電子檢索系統(tǒng)進(jìn)行查詢。2.檢索時(shí)應(yīng)提供記錄名稱、記錄編號(hào)、記錄日期、記錄部門等相關(guān)信息，以便快速準(zhǔn)確地找到所需記錄。3.質(zhì)量管理部門應(yīng)定期更新檔案目錄和電子檢索系統(tǒng)，確保檢索信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。（二）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱質(zhì)量管理記錄，應(yīng)填寫《質(zhì)量管理記錄查閱申請(qǐng)表》，注明查閱記錄的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.《質(zhì)量管理記錄查閱申請(qǐng)表》提交給質(zhì)量管理部門后，質(zhì)量管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，及時(shí)提供相應(yīng)的記錄供查閱人員查閱。3.查閱人員應(yīng)在質(zhì)量管理部門指定的地點(diǎn)查閱記錄，不得擅自將記錄帶出指定地點(diǎn)或進(jìn)行復(fù)印、拍照等操作。如需復(fù)印或拍照，應(yīng)另行填寫申請(qǐng)，并經(jīng)質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.查閱人員查閱記錄時(shí)，應(yīng)愛護(hù)記錄，不得在記錄上涂改、標(biāo)記或損壞記錄。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將記錄歸還質(zhì)量管理部門，并在《質(zhì)量管理記錄查閱登記表》上簽字確認(rèn)。七、記錄的借閱（一）借閱申請(qǐng)1.公司外部人員因特殊原因需要借閱質(zhì)量管理記錄，應(yīng)提前向公司質(zhì)量管理部門提出書面申請(qǐng)，說明借閱記錄的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，并加蓋單位公章。2.質(zhì)量管理部門收到借閱申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱手續(xù)1.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，借閱人員應(yīng)與質(zhì)量管理部門簽訂《質(zhì)量管理記錄借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.借閱人員應(yīng)按照協(xié)議約定的時(shí)間和方式歸還記錄，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向質(zhì)量管理部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)。3.借閱人員借閱記錄時(shí)，應(yīng)在質(zhì)量管理部門指定的地點(diǎn)查閱記錄，不得擅自將記錄帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或拍照，應(yīng)另行填寫申請(qǐng)，并經(jīng)質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.借閱人員查閱記錄時(shí)，應(yīng)愛護(hù)記錄，不得在記錄上涂改、標(biāo)記或損壞記錄。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將記錄歸還質(zhì)量管理部門，并在《質(zhì)量管理記錄借閱登記表》上簽字確認(rèn)。八、記錄的銷毀（一）銷毀申請(qǐng)1.質(zhì)量管理記錄保存期限屆滿或因其他原因需要銷毀時(shí)，質(zhì)量管理部門應(yīng)填寫《質(zhì)量管理記錄銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀記錄的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，并附上需要銷毀記錄的清單。2.《質(zhì)量管理記錄銷毀申請(qǐng)表》提交給公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀處理。（二）銷毀方式1.質(zhì)量管理記錄的銷毀方式應(yīng)根據(jù)記錄的性質(zhì)和數(shù)量選擇合適的方法，如粉碎、焚燒、電子刪除等。2.對(duì)于紙張記錄，應(yīng)采用粉碎或焚燒的方式進(jìn)行銷毀，確保記錄無法恢復(fù)。3.對(duì)于電子記錄，應(yīng)采用電子刪除或格式化的方式進(jìn)行銷毀，確保數(shù)據(jù)徹底清除。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀方式、銷毀地點(diǎn)、銷毀人員等信息，并由銷毀人員簽字確認(rèn)。（三）監(jiān)督與審核1.質(zhì)量管理記錄銷毀時(shí)，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。2.銷毀完成后，質(zhì)量管理部門應(yīng)對(duì)銷毀情況進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括銷毀