藥業(yè)原料采購管理制度

藥業(yè)原料采購管理制度一、總則1.目的為加強公司藥業(yè)原料采購管理，規(guī)范采購工作流程，確保采購的原料符合質(zhì)量要求，降低采購成本，提高采購工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有藥業(yè)原料的采購活動，包括但不限于中藥材、化學(xué)原料藥、藥用輔料等。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)計劃和銷售需求，合理確定原料采購數(shù)量和時間，避免積壓和浪費。質(zhì)量優(yōu)先原則：嚴(yán)格把控原料質(zhì)量，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購的原料符合國家藥品標(biāo)準(zhǔn)和公司質(zhì)量要求。價格合理原則：在保證原料質(zhì)量的前提下，通過市場調(diào)研、招標(biāo)采購、談判等方式，尋求合理的采購價格，降低采購成本。誠實守信原則：在采購活動中，采購人員應(yīng)誠實守信，遵守法律法規(guī)和公司規(guī)章制度，維護(hù)公司利益。二、采購部門及職責(zé)1.采購部門設(shè)置公司設(shè)立采購部，負(fù)責(zé)藥業(yè)原料的采購工作。采購部設(shè)采購經(jīng)理一名，采購專員若干名，具體負(fù)責(zé)不同類別原料的采購任務(wù)。2.采購經(jīng)理職責(zé)全面負(fù)責(zé)采購部的日常管理工作，制定采購部工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。組織制定和完善采購管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評估、管理和維護(hù)，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價。組織開展采購市場調(diào)研，掌握原料市場價格動態(tài)和供求信息，為采購決策提供依據(jù)。審核采購訂單，確保采購訂單的準(zhǔn)確性、合理性和合規(guī)性，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。負(fù)責(zé)與其他部門的溝通協(xié)調(diào)，及時了解生產(chǎn)、銷售等部門的需求變化，調(diào)整采購策略。定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作進(jìn)展情況，提出改進(jìn)建議和措施。3.采購專員職責(zé)在采購經(jīng)理的指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)具體原料的采購工作，按照采購計劃和流程進(jìn)行采購操作。負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系、洽談采購業(yè)務(wù)，收集供應(yīng)商報價、樣品等資料，進(jìn)行比價、議價工作。根據(jù)采購訂單要求，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂和執(zhí)行，及時處理合同執(zhí)行過程中的變更、糾紛等問題。協(xié)助采購經(jīng)理進(jìn)行供應(yīng)商管理工作，參與供應(yīng)商的評估、考核等活動。整理和歸檔采購業(yè)務(wù)相關(guān)資料，建立采購臺賬，定期進(jìn)行采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，通過多種渠道開發(fā)潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證、產(chǎn)品檢驗報告等相關(guān)資質(zhì)文件，并進(jìn)行審核。組織對符合基本條件的潛在供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理水平、研發(fā)能力、信譽狀況等，填寫《供應(yīng)商考察報告》。根據(jù)考察結(jié)果，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，確定合格供應(yīng)商名單，報采購經(jīng)理審核后納入供應(yīng)商檔案管理。2.供應(yīng)商評估與考核采購部定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估與考核，評估周期為每年一次。評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)等方面。采購專員負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，如產(chǎn)品檢驗報告、交貨記錄、發(fā)票等，并填寫《供應(yīng)商評估表》。采購經(jīng)理組織相關(guān)人員對《供應(yīng)商評估表》進(jìn)行審核和綜合評價，根據(jù)評估結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理：A類供應(yīng)商：評估得分在90分以上，產(chǎn)品質(zhì)量優(yōu)秀，交貨期準(zhǔn)時，價格合理，服務(wù)良好，與公司合作關(guān)系緊密，為重點合作供應(yīng)商。B類供應(yīng)商：評估得分在7089分之間，產(chǎn)品質(zhì)量較好，交貨期基本準(zhǔn)時，價格較合理，服務(wù)較好，保持正常合作關(guān)系。C類供應(yīng)商：評估得分在6069分之間，產(chǎn)品質(zhì)量一般，交貨期有時延遲，價格或服務(wù)存在一定問題，需加強管理和監(jiān)督。D類供應(yīng)商：評估得分在60分以下，產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定，交貨期經(jīng)常延遲，價格或服務(wù)較差，應(yīng)考慮淘汰或更換。對于評估結(jié)果為D類的供應(yīng)商，采購部應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)終止合作，并從供應(yīng)商檔案中刪除。3.供應(yīng)商檔案管理采購部負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)文件、考察報告、評估記錄、合作記錄等進(jìn)行詳細(xì)登記和管理。供應(yīng)商檔案應(yīng)定期更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。嚴(yán)格保密供應(yīng)商檔案信息，未經(jīng)授權(quán)不得泄露給第三方。四、采購計劃管理1.采購計劃制定采購專員應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)計劃、銷售預(yù)測、庫存狀況等信息，編制月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確原料名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等內(nèi)容。采購計劃編制完成后，需經(jīng)采購專員所在部門負(fù)責(zé)人審核，確保計劃的合理性和可行性。審核通過后的采購計劃報采購經(jīng)理審批。采購經(jīng)理根據(jù)公司整體運營情況和資源配置要求，對采購計劃進(jìn)行審批。如采購計劃存在重大問題或不合理之處，采購經(jīng)理應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，提出修改意見。2.采購計劃調(diào)整在采購計劃執(zhí)行過程中，如因生產(chǎn)計劃變更、銷售訂單增加或減少、原料市場價格波動等原因，需要調(diào)整采購計劃時，采購專員應(yīng)及時填寫《采購計劃調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等。《采購計劃調(diào)整申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報采購經(jīng)理審批。采購經(jīng)理審批通過后，采購專員按照調(diào)整后的采購計劃執(zhí)行采購任務(wù)。五、采購流程管理1.采購申請公司各部門根據(jù)生產(chǎn)、銷售等工作需要，如需采購藥業(yè)原料，應(yīng)填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明原料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間、用途等信息，并提交給采購部。《采購申請表》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字確認(rèn)，確保申請內(nèi)容真實、合理、必要。2.采購審批采購專員收到《采購申請表》后，對其進(jìn)行初步審核，檢查申請內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，是否符合采購計劃和公司相關(guān)規(guī)定。對于金額較小的采購申請（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實際情況另行規(guī)定），采購專員審核通過后可直接安排采購；對于金額較大的采購申請，需報采購經(jīng)理審批。采購經(jīng)理對采購申請進(jìn)行審批，重點審核采購的必要性、預(yù)算合理性、供應(yīng)商選擇等方面。審批通過后，采購專員方可開展采購工作。3.采購詢價與比價根據(jù)采購申請內(nèi)容，采購專員通過電話、郵件、傳真等方式向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品報價、交貨期、付款方式等信息。采購專員收集整理各供應(yīng)商的報價資料，進(jìn)行比價分析。在比價過程中，應(yīng)綜合考慮原料質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇性價比最優(yōu)的供應(yīng)商。對于重要原料或采購金額較大的項目，采購專員應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行商務(wù)談判，爭取更優(yōu)惠的采購條件。商務(wù)談判應(yīng)做好記錄，并形成《商務(wù)談判紀(jì)要》。4.采購合同簽訂確定供應(yīng)商后，采購專員負(fù)責(zé)起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括原料名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同初稿完成后，提交給采購經(jīng)理審核。采購經(jīng)理對合同條款進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、合理，符合公司利益。采購合同經(jīng)采購經(jīng)理審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂后的采購合同應(yīng)加蓋公司合同專用章，并及時交采購專員存檔。5.采購訂單下達(dá)采購專員根據(jù)簽訂的采購合同，在公司采購管理系統(tǒng)中下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)與采購合同內(nèi)容一致，明確訂單編號、原料信息、交貨時間、交貨地點、包裝要求等。采購訂單下達(dá)后，采購專員應(yīng)及時通知供應(yīng)商確認(rèn)訂單內(nèi)容，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。6.采購驗收原料到貨前，采購專員應(yīng)通知質(zhì)量控制部門安排驗收人員進(jìn)行驗收準(zhǔn)備。原料到貨時，采購專員應(yīng)會同質(zhì)量控制部門驗收人員共同對原料的數(shù)量、規(guī)格、外觀等進(jìn)行檢查，并核對送貨清單、發(fā)票等相關(guān)憑證。質(zhì)量控制部門驗收人員按照公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗規(guī)程對原料進(jìn)行抽樣檢驗，出具檢驗報告。檢驗合格的原料辦理入庫手續(xù)，檢驗不合格的原料由采購專員負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。7.采購付款采購專員根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫《付款申請單》，注明付款金額、付款方式、收款單位等信息，并附上采購合同、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)憑證。《付款申請單》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報財務(wù)部門審核。財務(wù)部門重點審核付款金額是否準(zhǔn)確、付款方式是否符合合同約定、相關(guān)憑證是否齊全等。財務(wù)部門審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財務(wù)部門按照審批意見辦理付款手續(xù)。六、采購風(fēng)險管理1.市場風(fēng)險采購部應(yīng)密切關(guān)注藥業(yè)原料市場動態(tài)，及時了解市場價格波動、供求變化等信息，制定應(yīng)對市場風(fēng)險的策略。通過與多家供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系、簽訂框架協(xié)議、套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。加強市場調(diào)研和分析，提前預(yù)測市場趨勢，合理安排采購計劃，避免因市場供應(yīng)短缺導(dǎo)致原料采購困難。2.質(zhì)量風(fēng)險嚴(yán)格按照質(zhì)量優(yōu)先原則選擇供應(yīng)商，加強對供應(yīng)商的質(zhì)量管理和監(jiān)督，確保所采購的原料符合質(zhì)量要求。要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量保證文件和檢驗報告，在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和違約責(zé)任。加強原料驗收環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗，確保不合格原料不入庫、不使用。建立質(zhì)量追溯機制，對采購的原料質(zhì)量問題進(jìn)行跟蹤和處理，及時采取措施防止問題擴大。3.供應(yīng)商風(fēng)險加強對供應(yīng)商的管理和評估，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價，及時淘汰不合格供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約束供應(yīng)商的行為。建立供應(yīng)商應(yīng)急管理機制，在供應(yīng)商出現(xiàn)突發(fā)情況（如停產(chǎn)、倒閉、質(zhì)量事故等）時，能夠迅速采取應(yīng)對措施，確保原料供應(yīng)不受影響。4.內(nèi)部風(fēng)險加強采購人員的培訓(xùn)和教育，提高其業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德素養(yǎng)，防范采購人員因違規(guī)操作給公司帶來損失。建立健全采購內(nèi)部控制制度，加強對采購流程各環(huán)節(jié)的監(jiān)督和制約，防止采購過程中的舞弊行為。定期對采購工作進(jìn)行內(nèi)部審計，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，不斷完善采購管理制度和流程。七、采購信息管理1.采購文件管理采購部負(fù)責(zé)采購文件的收集、整理、歸檔和保管工作，采購文件包括采購申請表、采購計劃、詢價函、報價單、商務(wù)談判紀(jì)要、采購合同、采購訂單、驗收報告、付款申請單等。采購文件應(yīng)按照類別和時間順序進(jìn)行分類整理，建立電子和紙質(zhì)檔案，確保檔案的完整性和可追溯性。采購文件的查閱和借閱應(yīng)履行相應(yīng)的審批手續(xù)，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查閱、復(fù)印或借閱采購文件。2.采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析采購專員定期對采購業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計和分析，如采購金額、采購數(shù)量、供應(yīng)商分布、采購價格變動等。通過采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析，及時發(fā)現(xiàn)采購工作中存在的問題，如采購成本過高、供應(yīng)商交貨延遲、質(zhì)量問題等，并提出改進(jìn)措施和建議。采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析結(jié)果應(yīng)定期向采購經(jīng)理匯報，為采購決策提供依據(jù)。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對采購部的采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購行為是否規(guī)范、采購成本是否合理等。采購部應(yīng)定期對采購工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將整