評(píng)估報(bào)告歸檔管理制度

評(píng)估報(bào)告歸檔管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司評(píng)估報(bào)告的歸檔管理工作，確保評(píng)估報(bào)告的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，便于公司內(nèi)部查閱、使用和管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類評(píng)估報(bào)告的歸檔管理，包括但不限于績(jī)效評(píng)估報(bào)告、項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則評(píng)估報(bào)告歸檔工作由公司指定的部門(mén)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保歸檔資料的一致性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)完整原則歸檔的評(píng)估報(bào)告應(yīng)真實(shí)反映評(píng)估過(guò)程和結(jié)果，資料應(yīng)齊全、完整，不得遺漏或偽造。3.便于利用原則歸檔的評(píng)估報(bào)告應(yīng)按照科學(xué)合理的分類方法進(jìn)行整理，便于公司內(nèi)部各級(jí)人員查閱和使用。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的保密制度，確保評(píng)估報(bào)告的安全與保密。二、歸檔職責(zé)（一）評(píng)估報(bào)告編制部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)按照評(píng)估計(jì)劃和相關(guān)要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地編制評(píng)估報(bào)告。2.對(duì)評(píng)估報(bào)告進(jìn)行內(nèi)部審核，確保報(bào)告內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.在評(píng)估報(bào)告編制完成后，按照本制度的規(guī)定進(jìn)行整理和初步分類，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交至檔案管理部門(mén)。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定評(píng)估報(bào)告歸檔管理的具體操作流程和規(guī)范。2.接收評(píng)估報(bào)告編制部門(mén)移交的評(píng)估報(bào)告，對(duì)其進(jìn)行審核、登記和編號(hào)。3.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)評(píng)估報(bào)告進(jìn)行整理、裝訂和上架存放。4.建立評(píng)估報(bào)告檔案檢索系統(tǒng)，方便公司內(nèi)部人員查閱和檢索。5.定期對(duì)評(píng)估報(bào)告檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。6.負(fù)責(zé)評(píng)估報(bào)告檔案的保管期限界定、鑒定銷毀等工作。（三）其他部門(mén)及人員職責(zé)1.公司各部門(mén)應(yīng)積極配合檔案管理部門(mén)的工作，及時(shí)提供與評(píng)估報(bào)告相關(guān)的資料和信息。2.公司員工因工作需要查閱評(píng)估報(bào)告檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。三、歸檔范圍（一）績(jī)效評(píng)估報(bào)告1.員工個(gè)人績(jī)效評(píng)估報(bào)告，包括年度、季度、月度績(jī)效評(píng)估結(jié)果、評(píng)估指標(biāo)完成情況、績(jī)效反饋面談?dòng)涗浀取?.部門(mén)績(jī)效評(píng)估報(bào)告，包括部門(mén)整體績(jī)效評(píng)估結(jié)果、關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)完成情況分析、績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃等。（二）項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告1.項(xiàng)目可行性研究報(bào)告，包括項(xiàng)目背景、目標(biāo)、可行性分析、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等。2.項(xiàng)目立項(xiàng)評(píng)估報(bào)告，包括項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)、評(píng)估意見(jiàn)、立項(xiàng)批復(fù)等。3.項(xiàng)目過(guò)程評(píng)估報(bào)告，包括項(xiàng)目進(jìn)展情況、質(zhì)量控制情況、成本控制情況、風(fēng)險(xiǎn)管理情況等。4.項(xiàng)目驗(yàn)收評(píng)估報(bào)告，包括項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收意見(jiàn)、驗(yàn)收結(jié)論等。（三）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告1.戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告，包括公司戰(zhàn)略目標(biāo)、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施等。2.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告，包括市場(chǎng)環(huán)境分析、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估及應(yīng)對(duì)等。3.財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告，包括財(cái)務(wù)狀況分析、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估及應(yīng)對(duì)等。4.運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告，包括內(nèi)部流程分析、運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估及應(yīng)對(duì)等。5.合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告，包括法律法規(guī)遵循情況分析、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估及應(yīng)對(duì)等。（四）其他評(píng)估報(bào)告根據(jù)公司實(shí)際情況，其他需要?dú)w檔的評(píng)估報(bào)告，如專項(xiàng)工作評(píng)估報(bào)告、供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告、客戶滿意度評(píng)估報(bào)告等。四、歸檔要求（一）報(bào)告內(nèi)容要求1.評(píng)估報(bào)告應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求編制，結(jié)構(gòu)完整，邏輯清晰。2.報(bào)告內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、客觀，數(shù)據(jù)來(lái)源可靠，分析論證充分。3.報(bào)告中涉及的相關(guān)資料、數(shù)據(jù)、圖表等應(yīng)齊全、完整，并具有可追溯性。（二）報(bào)告格式要求1.評(píng)估報(bào)告應(yīng)采用統(tǒng)一的格式模板，包括封面、目錄、正文、附件等部分。2.封面應(yīng)注明評(píng)估報(bào)告的名稱、編號(hào)、編制部門(mén)、編制日期等信息。3.目錄應(yīng)詳細(xì)列出報(bào)告各章節(jié)的標(biāo)題及頁(yè)碼。4.正文應(yīng)按照評(píng)估內(nèi)容的邏輯順序進(jìn)行編寫(xiě)，包括引言、評(píng)估目的、評(píng)估范圍、評(píng)估方法、評(píng)估過(guò)程、評(píng)估結(jié)果、分析與建議等部分。5.附件應(yīng)包括與評(píng)估報(bào)告相關(guān)的各類證明材料、數(shù)據(jù)表格、圖表等，應(yīng)與正文內(nèi)容相互印證，且標(biāo)注清晰、規(guī)范。（三）報(bào)告簽署要求1.評(píng)估報(bào)告應(yīng)由評(píng)估項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、審核人、批準(zhǔn)人等相關(guān)人員簽署，并注明簽署日期。2.評(píng)估報(bào)告的簽署應(yīng)確保簽署人對(duì)報(bào)告內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。（四）報(bào)告裝訂要求1.評(píng)估報(bào)告應(yīng)采用A4紙張打印，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。2.報(bào)告頁(yè)面應(yīng)設(shè)置規(guī)范的頁(yè)邊距，正文內(nèi)容應(yīng)清晰可讀，圖表應(yīng)清晰、準(zhǔn)確。五、歸檔流程（一）編制部門(mén)整理評(píng)估報(bào)告編制完成后，編制部門(mén)應(yīng)按照本制度的要求對(duì)報(bào)告進(jìn)行整理，確保報(bào)告內(nèi)容完整、格式規(guī)范、簽署齊全。（二）移交申請(qǐng)編制部門(mén)填寫(xiě)《評(píng)估報(bào)告歸檔移交申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明評(píng)估報(bào)告的名稱、編號(hào)、編制日期、歸檔期限等信息，并提交至檔案管理部門(mén)。（三）檔案管理部門(mén)審核檔案管理部門(mén)收到《評(píng)估報(bào)告歸檔移交申請(qǐng)表》后，對(duì)評(píng)估報(bào)告進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核報(bào)告內(nèi)容的完整性、格式的規(guī)范性、簽署的齊全性等。如審核通過(guò)，檔案管理部門(mén)在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并安排接收評(píng)估報(bào)告；如審核不通過(guò)，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)反饋編制部門(mén)，要求其進(jìn)行修改完善，直至審核通過(guò)。（四）移交歸檔編制部門(mén)按照檔案管理部門(mén)的要求，將整理好的評(píng)估報(bào)告移交至檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)對(duì)接收的評(píng)估報(bào)告進(jìn)行登記和編號(hào)，并按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、裝訂和上架存放。六、分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)評(píng)估報(bào)告檔案按照評(píng)估類型進(jìn)行分類，具體分類如下：1.績(jī)效評(píng)估檔案2.項(xiàng)目評(píng)估檔案3.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估檔案4.其他評(píng)估檔案（二）編號(hào)規(guī)則評(píng)估報(bào)告檔案的編號(hào)采用“年份+評(píng)估類型代碼+順序號(hào)”的格式，具體如下：1.年份：采用公元紀(jì)年，四位數(shù)字表示，如“2023”。2.評(píng)估類型代碼：績(jī)效評(píng)估檔案代碼為“J”，項(xiàng)目評(píng)估檔案代碼為“X”，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估檔案代碼為“F”，其他評(píng)估檔案代碼為“Q”。3.順序號(hào)：按照檔案接收的先后順序，從001開(kāi)始依次編號(hào)。例如，2023年第5份績(jī)效評(píng)估報(bào)告的編號(hào)為“2023J005”。七、保管期限與鑒定銷毀（一）保管期限評(píng)估報(bào)告檔案的保管期限根據(jù)其重要性和使用價(jià)值確定，具體如下：1.績(jī)效評(píng)估報(bào)告檔案：?jiǎn)T工個(gè)人績(jī)效評(píng)估報(bào)告保管期限為3年，部門(mén)績(jī)效評(píng)估報(bào)告保管期限為5年。2.項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告檔案：項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)評(píng)估報(bào)告、驗(yàn)收評(píng)估報(bào)告保管期限為長(zhǎng)期，項(xiàng)目過(guò)程評(píng)估報(bào)告保管期限為項(xiàng)目結(jié)束后3年。3.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告檔案：戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告保管期限為長(zhǎng)期。4.其他評(píng)估報(bào)告檔案：根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般為3至10年。（二）鑒定銷毀1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)超過(guò)保管期限的評(píng)估報(bào)告檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要銷毀。2.鑒定工作由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)和人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)對(duì)擬銷毀檔案的內(nèi)容、價(jià)值等進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的評(píng)估報(bào)告檔案，由檔案管理部門(mén)填寫(xiě)《評(píng)估報(bào)告檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。4.銷毀評(píng)估報(bào)告檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的安全、徹底。銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《評(píng)估報(bào)告檔案銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。八、查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱評(píng)估報(bào)告檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《評(píng)估報(bào)告檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審批，對(duì)于涉及公司機(jī)密或敏感信息的評(píng)估報(bào)告檔案，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱程序1.申請(qǐng)人持經(jīng)審批后的《評(píng)估報(bào)告檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門(mén)查閱檔案。2.檔案管理部門(mén)工作人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)人的申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的評(píng)估報(bào)告檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保申請(qǐng)人按照規(guī)定查閱檔案，不得私自復(fù)印、拍照、記錄或傳播檔案內(nèi)容。3.查閱完畢后，申請(qǐng)人應(yīng)在《評(píng)估報(bào)告檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，檔案管理部門(mén)工作人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還原位。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱評(píng)估報(bào)告檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《評(píng)估報(bào)告檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限、歸還日期等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審批，對(duì)于涉及公司機(jī)密或敏感信息的評(píng)估報(bào)告檔案，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。3.借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。（四）借閱程序1.申請(qǐng)人持經(jīng)審批后的《評(píng)估報(bào)告檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)工作人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，將評(píng)估報(bào)告檔案原件交給申請(qǐng)人，并在《評(píng)估報(bào)告檔案借閱登記表》上詳細(xì)記錄借閱人姓名、部門(mén)、借閱日期、歸還日期等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的評(píng)估報(bào)告檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、拍照或傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前將評(píng)估報(bào)告檔案歸還至檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還的檔案，確認(rèn)無(wú)誤后在《評(píng)估報(bào)告檔案借閱登記表》上簽字注明歸還日期。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人按照本制度的規(guī)定進(jìn)行賠償。九、保密與安全管理（一）保密措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的保密制度，對(duì)評(píng)估報(bào)告檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密。2.檔案管理部門(mén)工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，不得泄露評(píng)估報(bào)告檔案的任何信息。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全存放。4.對(duì)涉及公司機(jī)密或敏感信息的評(píng)估報(bào)告檔案，應(yīng)實(shí)行專人專管，嚴(yán)格限制查閱和借閱范圍。（二）安全管理1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)評(píng)估報(bào)告檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全完整。檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、借閱歸還情況、保密措施落實(shí)情況等。2.加強(qiáng)對(duì)檔案保管場(chǎng)所的安全