購(gòu)車合同保存管理制度

購(gòu)車合同保存管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司購(gòu)車合同的規(guī)范化管理，確保購(gòu)車合同的妥善保存，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及購(gòu)車合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的部門和人員。3.基本原則購(gòu)車合同的保存管理應(yīng)遵循及時(shí)、完整、安全、保密的原則，確保合同信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，防止合同丟失、損壞、泄露等情況的發(fā)生。二、職責(zé)分工1.合同簽訂部門負(fù)責(zé)購(gòu)車合同的起草、審核、簽訂，并在合同簽訂后及時(shí)將合同原件及相關(guān)附件提交給合同管理部門。2.合同管理部門（1）負(fù)責(zé)購(gòu)車合同的統(tǒng)一編號(hào)、登記、歸檔和保管，建立合同臺(tái)賬，定期對(duì)合同進(jìn)行清查和核對(duì)。（2）對(duì)合同的履行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)提醒相關(guān)部門和人員履行合同義務(wù)，處理合同履行過(guò)程中的問(wèn)題和糾紛。（3）負(fù)責(zé)合同檔案的借閱、查閱管理，按照規(guī)定辦理借閱、查閱手續(xù)，確保合同檔案的安全。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)根據(jù)購(gòu)車合同的約定，審核合同款項(xiàng)的支付申請(qǐng)，確保支付款項(xiàng)符合合同規(guī)定，并及時(shí)記錄合同款項(xiàng)的收付情況。4.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)購(gòu)車合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提供法律意見(jiàn)和建議，處理合同糾紛的法律事務(wù)。5.其他相關(guān)部門在各自職責(zé)范圍內(nèi)，配合合同管理部門做好購(gòu)車合同的保存管理工作，如提供合同履行過(guò)程中的相關(guān)資料和信息等。三、購(gòu)車合同的簽訂與審核1.合同簽訂流程（1）購(gòu)車業(yè)務(wù)發(fā)起部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，起草購(gòu)車合同初稿，明確合同雙方的權(quán)利義務(wù)、車輛信息、價(jià)格、付款方式、交付時(shí)間、違約責(zé)任等主要條款。（2）合同初稿提交給合同簽訂部門負(fù)責(zé)人審核，審核內(nèi)容包括合同條款的完整性、準(zhǔn)確性、合法性、合規(guī)性等。審核通過(guò)后，由合同簽訂部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（3）合同初稿經(jīng)合同簽訂部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，提交給法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審查，并出具審查意見(jiàn)。如審查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與合同簽訂部門溝通修改。（4）合同簽訂部門根據(jù)法務(wù)部門的審查意見(jiàn)，對(duì)合同初稿進(jìn)行修改完善后，提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并簽字確認(rèn)。（5）合同經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，由合同簽訂部門負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人簽訂正式合同。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同雙方當(dāng)事人的簽字（蓋章）齊全、有效，合同文本內(nèi)容與審批通過(guò)的合同文本一致。2.合同審核要點(diǎn)（1）合法性審核：合同內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定，不得違反法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定。（2）合規(guī)性審核：合同內(nèi)容應(yīng)符合公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，不得損害公司利益。（3）完整性審核：合同條款應(yīng)完整、明確，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或遺漏的情況。（4）準(zhǔn)確性審核：合同中的車輛信息、價(jià)格、付款方式、交付時(shí)間等關(guān)鍵條款應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或誤差。（5）違約責(zé)任審核：合同應(yīng)明確約定雙方的違約責(zé)任，確保在一方違約時(shí)，另一方能夠通過(guò)法律途徑維護(hù)自身權(quán)益。四、購(gòu)車合同的編號(hào)與登記1.合同編號(hào)規(guī)則購(gòu)車合同應(yīng)按照統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。合同編號(hào)格式為：[年份][月份][部門代碼][流水號(hào)]。其中，年份為合同簽訂年份的后兩位數(shù)字，月份為合同簽訂月份的兩位數(shù)字，部門代碼為合同簽訂部門的代碼，流水號(hào)為合同的順序號(hào)。例如，2023年5月銷售部門簽訂的第10份購(gòu)車合同，編號(hào)為：2305XS010。2.合同登記合同簽訂部門在合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同編號(hào)、合同名稱、合同雙方當(dāng)事人、合同簽訂時(shí)間、合同金額、車輛信息、付款方式、交付時(shí)間等基本信息錄入合同管理系統(tǒng)，并提交給合同管理部門。合同管理部門應(yīng)在收到合同簽訂部門提交的合同信息后，及時(shí)進(jìn)行審核和登記，建立合同臺(tái)賬。合同臺(tái)賬應(yīng)包括合同編號(hào)、合同名稱、合同雙方當(dāng)事人、合同簽訂時(shí)間、合同金額、車輛信息、付款方式、交付時(shí)間、履行情況、備注等內(nèi)容。五、購(gòu)車合同的歸檔與保管1.歸檔要求（1）合同管理部門應(yīng)在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同原件及相關(guān)附件進(jìn)行歸檔。歸檔的合同應(yīng)包括合同正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、終止協(xié)議等相關(guān)文件。（2）歸檔的合同應(yīng)按照合同編號(hào)順序進(jìn)行排列，同一合同編號(hào)的合同應(yīng)將合同原件、副本及相關(guān)附件放在一起。（3）歸檔的合同應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒或文件夾進(jìn)行裝訂，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)明合同編號(hào)、合同名稱、合同雙方當(dāng)事人、合同簽訂時(shí)間等信息。2.保管方式（1）購(gòu)車合同應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。（2）電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（3）合同管理部門應(yīng)建立合同檔案借閱登記制度，對(duì)合同檔案的借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。借閱登記制度應(yīng)包括借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、借閱合同編號(hào)、歸還時(shí)間等內(nèi)容。3.保管期限購(gòu)車合同的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，購(gòu)車合同的保管期限為自合同履行完畢之日起[X]年。對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或法律糾紛的合同，保管期限應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)。六、購(gòu)車合同的借閱與查閱1.借閱權(quán)限（1）因工作需要借閱購(gòu)車合同的，應(yīng)填寫《購(gòu)車合同借閱申請(qǐng)表》，注明借閱合同編號(hào)、借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、借閱原因等信息，并提交給合同管理部門負(fù)責(zé)人審批。（2）合同管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)借閱人的借閱原因和工作需要，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，在《購(gòu)車合同借閱申請(qǐng)表》上簽字批準(zhǔn)，并將申請(qǐng)表交還給借閱人。（3）借閱人憑批準(zhǔn)后的《購(gòu)車合同借閱申請(qǐng)表》到合同管理部門辦理借閱手續(xù)。合同管理部門應(yīng)在核對(duì)申請(qǐng)表信息無(wú)誤后，將借閱的合同原件及相關(guān)附件交給借閱人，并在合同臺(tái)賬上注明借閱情況。2.查閱權(quán)限（1）因工作需要查閱購(gòu)車合同的，應(yīng)填寫《購(gòu)車合同查閱申請(qǐng)表》，注明查閱合同編號(hào)、查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱原因等信息，并提交給合同管理部門負(fù)責(zé)人審批。（2）合同管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)查閱人的查閱原因和工作需要，對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，在《購(gòu)車合同查閱申請(qǐng)表》上簽字批準(zhǔn)，并將申請(qǐng)表交還給查閱人。（3）查閱人憑批準(zhǔn)后的《購(gòu)車合同查閱申請(qǐng)表》到合同管理部門辦理查閱手續(xù)。合同管理部門應(yīng)在核對(duì)申請(qǐng)表信息無(wú)誤后，安排查閱人在指定的地點(diǎn)查閱合同，并在合同臺(tái)賬上注明查閱情況。查閱人不得將合同原件及相關(guān)附件帶出合同管理部門指定的查閱地點(diǎn)。3.借閱與查閱期限借閱人應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還所借閱的合同原件及相關(guān)附件。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向合同管理部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱人應(yīng)在查閱期限內(nèi)完成查閱工作，并將查閱情況反饋給合同管理部門。查閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)查閱期限的，應(yīng)提前向合同管理部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.歸還要求借閱人或查閱人歸還所借閱或查閱的合同原件及相關(guān)附件時(shí)，合同管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保歸還的合同原件及相關(guān)附件完整、無(wú)損，與借出時(shí)的情況一致。如發(fā)現(xiàn)合同原件及相關(guān)附件有損壞、丟失等情況，借閱人或查閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、購(gòu)車合同的變更與終止1.變更程序（1）購(gòu)車合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，合同雙方當(dāng)事人應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面的變更協(xié)議。（2）變更協(xié)議簽訂后，合同簽訂部門應(yīng)及時(shí)將變更協(xié)議原件及相關(guān)附件提交給合同管理部門。合同管理部門應(yīng)在收到變更協(xié)議后，及時(shí)進(jìn)行編號(hào)、登記、歸檔，并對(duì)合同臺(tái)賬進(jìn)行更新。2.終止程序（1）購(gòu)車合同履行完畢或因其他原因需要終止合同的，合同雙方當(dāng)事人應(yīng)簽訂書面的終止協(xié)議。（2）終止協(xié)議簽訂后，合同簽訂部門應(yīng)及時(shí)將終止協(xié)議原件及相關(guān)附件提交給合同管理部門。合同管理部門應(yīng)在收到終止協(xié)議后，及時(shí)進(jìn)行編號(hào)、登記、歸檔，并對(duì)合同臺(tái)賬進(jìn)行更新。同時(shí)，合同管理部門應(yīng)將合同原件及相關(guān)附件從檔案庫(kù)房中取出，進(jìn)行單獨(dú)存放，以備后續(xù)查閱。八、購(gòu)車合同的清查與核對(duì)1.清查頻率合同管理部門應(yīng)定期對(duì)購(gòu)車合同進(jìn)行清查和核對(duì)，清查頻率一般為每年一次。清查時(shí)間應(yīng)安排在每年的[具體時(shí)間]進(jìn)行。2.清查內(nèi)容（1）核對(duì)合同臺(tái)賬與合同檔案是否一致，包括合同編號(hào)、合同名稱、合同雙方當(dāng)事人、合同簽訂時(shí)間、合同金額、車輛信息、付款方式、交付時(shí)間、履行情況、備注等內(nèi)容。（2）檢查合同檔案的完整性和準(zhǔn)確性，包括合同原件及相關(guān)附件是否齊全、合同文本內(nèi)容是否清晰、合同簽字（蓋章）是否有效等。（3）核實(shí)合同的履行情況，包括合同款項(xiàng)的收付情況、車輛的交付情況、售后服務(wù)情況等。3.清查結(jié)果處理（1）如清查發(fā)現(xiàn)合同臺(tái)賬與合同檔案不一致的情況，合同管理部門應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整和更正。（2）如清查發(fā)現(xiàn)合同檔案存在完整性或準(zhǔn)確性問(wèn)題的，合同管理部門應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)充或更正。（3）如清查發(fā)現(xiàn)合同履行過(guò)程中存在問(wèn)題或糾紛的，合同管理部門應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門和人員溝通協(xié)調(diào)，采取措施解決問(wèn)題或糾紛，并將處理情況記錄在案。九、購(gòu)車合同的保密管理1.保密范圍購(gòu)車合同涉及公司的商業(yè)秘密和客戶信息，合同管理部門及相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)合同內(nèi)容及相關(guān)信息予以保密。保密范圍包括合同雙方當(dāng)事人的名稱、地址、聯(lián)系方式、車輛信息、價(jià)格、付款方式、交付時(shí)間、違約責(zé)任等合同條款，以及合同履行過(guò)程中涉及的商業(yè)秘密和客戶信息。2.保密措施（1）合同管理部門應(yīng)將合同檔案存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，檔案庫(kù)房應(yīng)具備保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。（2）合同管理部門及相關(guān)人員在處理合同事務(wù)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得將合同內(nèi)容及相關(guān)信息泄露給無(wú)關(guān)人員。（3）合同管理部門及相關(guān)人員在使用合同檔案時(shí)，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制查閱范圍、使用加密存儲(chǔ)設(shè)備等，防止合同內(nèi)容及相關(guān)信息被泄露。（4）合同管理部門及相關(guān)人員在離職或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)將所保管的合同檔案及相關(guān)信息移交給公司指定的人員，并辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)包括交接清單、交接時(shí)間、交接人簽字等內(nèi)容。十、違約責(zé)任1.合同簽訂部門、合同管理部門及其他相關(guān)部門和人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本管理制度的規(guī)定，認(rèn)真履行各自的職責(zé)。如因違反本管理制度的規(guī)定，導(dǎo)致購(gòu)車合同丟失、損壞、泄露等