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文檔簡介
購買中介服務管理制度總則1.目的為規(guī)范公司購買中介服務的行為,確保中介服務的質量和效果,有效控制服務成本,防范相關風險,特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司及各部門因業(yè)務需要購買各類中介服務的活動,包括但不限于財務審計、稅務咨詢、法律咨詢、資產(chǎn)評估、人力資源咨詢、市場調研、工程監(jiān)理等服務。3.基本原則合法合規(guī)原則:購買中介服務應嚴格遵守國家法律法規(guī)、政策規(guī)定以及公司內部規(guī)章制度。公平公正原則:遵循公平競爭機制,確保選擇中介服務機構的過程公開、公正,維護公司利益。質量優(yōu)先原則:優(yōu)先選擇具備專業(yè)資質、良好信譽和豐富經(jīng)驗,能夠提供高質量服務的中介機構。成本效益原則:在保證服務質量的前提下,合理控制購買中介服務的成本,實現(xiàn)效益最大化。中介服務需求提出1.需求識別各部門根據(jù)業(yè)務開展需要,識別對中介服務的需求。需求應明確服務的內容、目的、時間要求、預期成果等關鍵要素。例如,財務部門在年度財務審計時,需明確審計范圍涵蓋的會計期間、重點關注的財務領域等;工程部門在項目建設過程中,若需要工程監(jiān)理服務,應確定監(jiān)理服務的具體階段、工程范圍、質量和進度控制要求等。2.需求審批部門負責人對提出的中介服務需求進行審核,確保需求合理、必要,并與部門業(yè)務目標相符。審核通過后,提交至公司管理層審批。公司管理層根據(jù)公司整體戰(zhàn)略、資源狀況和預算安排等因素,對需求進行最終審批。對于重大或特殊的中介服務需求,可能需要經(jīng)過公司決策層會議討論決定。中介服務機構選擇1.供應商庫建立信息收集:通過多種渠道收集潛在中介服務機構的信息,包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、以往合作機構介紹、專業(yè)協(xié)會提供等。收集的信息應涵蓋機構的基本情況(如成立時間、注冊資本、經(jīng)營范圍等)、資質證書、業(yè)績案例、專業(yè)人員配備、服務收費標準、客戶評價等方面。篩選與入庫:對收集到的信息進行整理和分析,篩選出符合公司要求的中介服務機構,建立公司的中介服務供應商庫。入庫機構應定期進行評估和更新,對于不符合要求或不再具備合作條件的機構及時清理出庫。2.采購方式確定根據(jù)中介服務的性質、金額大小、緊急程度等因素,確定合適的采購方式。公開招標:適用于金額較大、服務要求明確、潛在供應商較多的中介服務采購項目。通過發(fā)布招標公告,吸引眾多符合條件的中介服務機構參與投標,按照規(guī)定的評標標準進行評審,選擇最優(yōu)供應商。邀請招標:對于一些特定行業(yè)或領域,潛在供應商數(shù)量有限的情況,可采用邀請招標方式。向若干家在供應商庫中信譽良好、具備相應資質和能力的中介服務機構發(fā)出投標邀請,進行競爭性談判,確定中標單位。競爭性談判:當項目時間緊迫,需要快速確定中介服務機構時,可采用競爭性談判方式。與不少于三家符合條件的供應商進行談判,綜合比較其報價、服務方案、技術能力等因素,選擇最適合項目需求的供應商。單一來源采購:在以下特殊情況下,可采用單一來源采購方式:只能從唯一供應商處采購;發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購;必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求,需要繼續(xù)從原供應商處添購,且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采用單一來源采購方式時,應提供充分的理由和相關證明材料,并按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。3.選擇流程組建評審小組:根據(jù)采購方式的不同,組建相應的評審小組。評審小組應由公司內部相關部門人員組成,包括但不限于需求部門代表、財務部門代表、法務部門代表等,必要時可邀請外部專家參與。評審小組應具備專業(yè)知識和經(jīng)驗,能夠對中介服務機構的資質、服務方案、報價等進行全面評估。發(fā)布采購文件:對于公開招標和邀請招標項目,編制并發(fā)布招標文件。招標文件應明確項目基本情況、服務要求、投標文件格式、評標標準等內容。對于競爭性談判項目,制定談判文件,包括談判邀請書、項目需求、供應商應答文件格式、談判程序等。供應商應答:中介服務機構按照采購文件的要求編制應答文件,提交給公司。應答文件應包括公司簡介、資質證明文件、服務方案、項目團隊成員介紹、業(yè)績案例、報價明細等內容。評審與確定:評審小組對供應商的應答文件進行評審,按照既定的評標標準或談判規(guī)則進行打分或評估。根據(jù)評審結果,確定中標或成交的中介服務機構。評審過程應記錄詳細的評審意見和結果,確保評審的公正性和透明度。合同簽訂1.合同起草根據(jù)與中介服務機構達成的協(xié)議,由公司法務部門或相關專業(yè)人員起草服務合同。合同應明確雙方的權利和義務,包括服務內容、服務期限、服務費用及支付方式、質量標準、保密條款、違約責任等重要條款。例如,服務費用應明確具體金額、支付時間節(jié)點和支付方式(如分期支付的具體期數(shù)和每期金額);質量標準應詳細描述服務應達到的具體要求和驗收方式;保密條款應規(guī)定雙方對在服務過程中知悉的對方商業(yè)秘密、技術秘密等信息的保密責任和期限。2.合同審核合同起草完成后,提交至公司法務部門進行合法性審核,確保合同內容符合法律法規(guī)要求。同時,財務部門對合同中的費用條款進行審核,評估費用的合理性和經(jīng)濟性。需求部門對合同中的服務內容和要求進行再次確認,確保與業(yè)務需求一致。審核通過后,合同提交至公司管理層審批簽字。3.合同簽訂與存檔經(jīng)公司管理層審批通過后,由公司法定代表人或其授權代表與中介服務機構簽訂合同。合同簽訂后,由公司行政部門負責合同的存檔管理,建立合同臺賬,記錄合同的簽訂時間、服務內容、服務期限、服務費用、履行情況等信息,以便跟蹤和查詢。服務過程管理1.溝通協(xié)調機制建立公司與中介服務機構之間的定期溝通協(xié)調機制,確保服務過程中的信息及時傳遞和問題有效解決。一般情況下,每月或每季度召開一次溝通會議,由需求部門、中介服務機構和相關部門參加。會議上,中介服務機構匯報服務進展情況、遇到的問題及解決方案,公司各部門提出意見和建議,共同協(xié)商確定下一步工作計劃。對于服務過程中出現(xiàn)的緊急問題,應及時通過電話、郵件等方式進行溝通協(xié)調,確保問題得到及時處理。2.服務監(jiān)督與檢查定期檢查:公司相關部門定期對中介服務機構的工作進行檢查,檢查內容包括服務進度、服務質量、人員配備等方面。例如,財務審計服務過程中,檢查審計人員是否按照審計計劃開展工作,審計程序是否合規(guī),審計工作底稿是否完整等;工程監(jiān)理服務中,檢查監(jiān)理人員是否按時到崗,對工程質量和進度的監(jiān)督是否到位等。不定期抽查:除定期檢查外,公司還可根據(jù)實際情況對中介服務機構進行不定期抽查。抽查方式包括現(xiàn)場檢查、資料查閱、客戶反饋收集等。通過不定期抽查,及時發(fā)現(xiàn)服務過程中存在的問題,督促中介服務機構及時整改,保證服務質量。3.變更管理在中介服務過程中,如因客觀原因需要變更服務內容、服務期限、服務費用等合同條款,應按照以下流程進行:提出變更申請:由中介服務機構或公司需求部門提出變更申請,詳細說明變更的原因、內容及對項目的影響。評估與審核:公司組織相關部門對變更申請進行評估,包括對變更的必要性、可行性、費用影響等方面進行分析。評估通過后,提交至公司管理層進行審核。簽訂變更協(xié)議:經(jīng)公司管理層審核同意后,雙方簽訂變更協(xié)議,明確變更后的合同條款。變更協(xié)議作為原服務合同的補充文件,與原合同具有同等法律效力。服務驗收1.驗收準備在中介服務完成前,公司需求部門應根據(jù)合同要求和服務目標,制定詳細的驗收方案,明確驗收標準、驗收流程、驗收人員等內容。驗收標準應具體、可量化,能夠準確衡量中介服務機構是否按照合同約定完成服務任務。例如,對于財務審計服務,驗收標準可包括審計報告的準確性、合規(guī)性,審計發(fā)現(xiàn)問題的整改情況等;對于市場調研服務,驗收標準可包括調研報告的內容完整性、數(shù)據(jù)分析準確性、結論對公司決策的參考價值等。2.驗收實施資料審查:中介服務機構提交服務成果后,驗收人員首先對相關資料進行審查,包括服務報告、工作底稿、數(shù)據(jù)文件等。審查資料的完整性、真實性和合規(guī)性,確保資料能夠支持服務成果的有效性。實地檢查(如有需要):對于一些涉及實地操作或現(xiàn)場服務的中介服務項目,驗收人員可進行實地檢查。例如,工程監(jiān)理服務驗收時,實地檢查工程質量是否符合標準要求,工程進度是否與計劃一致等。綜合評估:驗收人員根據(jù)資料審查和實地檢查情況,結合驗收標準,對中介服務機構的服務成果進行綜合評估。評估結果分為合格、不合格兩個等級。對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題,要求中介服務機構限期整改,直至達到驗收標準。3.驗收報告驗收完成后,驗收人員編寫驗收報告,詳細記錄驗收過程、驗收結果、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況等內容。驗收報告經(jīng)驗收人員簽字確認后,提交至公司管理層。驗收報告作為支付服務費用、評價中介服務機構服務質量的重要依據(jù)。服務費用支付1.支付申請中介服務機構按照合同約定完成服務任務并通過驗收后,向公司提交服務費用支付申請。支付申請應包括服務合同編號、服務內容、服務期限、已完成工作量、應支付金額等信息,并附上驗收報告、發(fā)票等相關證明材料。2.支付審核公司財務部門收到支付申請后,對申請內容進行審核。審核內容包括合同條款的執(zhí)行情況、服務費用的計算準確性、發(fā)票的真實性和合規(guī)性等。財務部門在審核過程中,如有疑問可與需求部門或中介服務機構進行溝通核實。審核通過后,提交至公司管理層審批。3.支付執(zhí)行經(jīng)公司管理層審批同意后,財務部門按照合同約定的支付方式和時間節(jié)點,辦理服務費用支付手續(xù)。支付過程應嚴格遵守公司財務管理制度和相關法律法規(guī)要求,確保支付的準確性和安全性。監(jiān)督與考核1.內部監(jiān)督公司內部審計部門定期對購買中介服務的活動進行審計監(jiān)督,檢查中介服務采購流程的合規(guī)性、合同執(zhí)行情況、服務費用支付情況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題,及時提出整改意見,并跟蹤整改落實情況。內部審計部門應定期向公司管理層匯報審計結果,為公司決策提供參考依據(jù)。2.供應商考核建立中介服務機構考核評價機制,對合作過的中介服務機構進行年度考核??己藘热莅ǚ召|量、服務效率、合同履行情況、客戶滿意度等方面。根據(jù)考核結果,對表現(xiàn)優(yōu)秀的中介服務機構給予表彰和獎勵,如增加合作機會、提高服務費用標準等;對表現(xiàn)不佳的中介服務機構進行警告、限制合作范圍或終止合作等處理??己私Y果
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