購買中介服務管理制度

購買中介服務管理制度總則1.目的為規(guī)范公司購買中介服務的行為，確保中介服務的質量和效果，有效控制服務成本，防范相關風險，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司及各部門因業(yè)務需要購買各類中介服務的活動，包括但不限于財務審計、稅務咨詢、法律咨詢、資產(chǎn)評估、人力資源咨詢、市場調研、工程監(jiān)理等服務。3.基本原則合法合規(guī)原則：購買中介服務應嚴格遵守國家法律法規(guī)、政策規(guī)定以及公司內部規(guī)章制度。公平公正原則：遵循公平競爭機制，確保選擇中介服務機構的過程公開、公正，維護公司利益。質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇具備專業(yè)資質、良好信譽和豐富經(jīng)驗，能夠提供高質量服務的中介機構。成本效益原則：在保證服務質量的前提下，合理控制購買中介服務的成本，實現(xiàn)效益最大化。中介服務需求提出1.需求識別各部門根據(jù)業(yè)務開展需要，識別對中介服務的需求。需求應明確服務的內容、目的、時間要求、預期成果等關鍵要素。例如，財務部門在年度財務審計時，需明確審計范圍涵蓋的會計期間、重點關注的財務領域等；工程部門在項目建設過程中，若需要工程監(jiān)理服務，應確定監(jiān)理服務的具體階段、工程范圍、質量和進度控制要求等。2.需求審批部門負責人對提出的中介服務需求進行審核，確保需求合理、必要，并與部門業(yè)務目標相符。審核通過后，提交至公司管理層審批。公司管理層根據(jù)公司整體戰(zhàn)略、資源狀況和預算安排等因素，對需求進行最終審批。對于重大或特殊的中介服務需求，可能需要經(jīng)過公司決策層會議討論決定。中介服務機構選擇1.供應商庫建立信息收集：通過多種渠道收集潛在中介服務機構的信息，包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、以往合作機構介紹、專業(yè)協(xié)會提供等。收集的信息應涵蓋機構的基本情況（如成立時間、注冊資本、經(jīng)營范圍等）、資質證書、業(yè)績案例、專業(yè)人員配備、服務收費標準、客戶評價等方面。篩選與入庫：對收集到的信息進行整理和分析，篩選出符合公司要求的中介服務機構，建立公司的中介服務供應商庫。入庫機構應定期進行評估和更新，對于不符合要求或不再具備合作條件的機構及時清理出庫。2.采購方式確定根據(jù)中介服務的性質、金額大小、緊急程度等因素，確定合適的采購方式。公開招標：適用于金額較大、服務要求明確、潛在供應商較多的中介服務采購項目。通過發(fā)布招標公告，吸引眾多符合條件的中介服務機構參與投標，按照規(guī)定的評標標準進行評審，選擇最優(yōu)供應商。邀請招標：對于一些特定行業(yè)或領域，潛在供應商數(shù)量有限的情況，可采用邀請招標方式。向若干家在供應商庫中信譽良好、具備相應資質和能力的中介服務機構發(fā)出投標邀請，進行競爭性談判，確定中標單位。競爭性談判：當項目時間緊迫，需要快速確定中介服務機構時，可采用競爭性談判方式。與不少于三家符合條件的供應商進行談判，綜合比較其報價、服務方案、技術能力等因素，選擇最適合項目需求的供應商。單一來源采購：在以下特殊情況下，可采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采用單一來源采購方式時，應提供充分的理由和相關證明材料，并按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。3.選擇流程組建評審小組：根據(jù)采購方式的不同，組建相應的評審小組。評審小組應由公司內部相關部門人員組成，包括但不限于需求部門代表、財務部門代表、法務部門代表等，必要時可邀請外部專家參與。評審小組應具備專業(yè)知識和經(jīng)驗，能夠對中介服務機構的資質、服務方案、報價等進行全面評估。發(fā)布采購文件：對于公開招標和邀請招標項目，編制并發(fā)布招標文件。招標文件應明確項目基本情況、服務要求、投標文件格式、評標標準等內容。對于競爭性談判項目，制定談判文件，包括談判邀請書、項目需求、供應商應答文件格式、談判程序等。供應商應答：中介服務機構按照采購文件的要求編制應答文件，提交給公司。應答文件應包括公司簡介、資質證明文件、服務方案、項目團隊成員介紹、業(yè)績案例、報價明細等內容。評審與確定：評審小組對供應商的應答文件進行評審，按照既定的評標標準或談判規(guī)則進行打分或評估。根據(jù)評審結果，確定中標或成交的中介服務機構。評審過程應記錄詳細的評審意見和結果，確保評審的公正性和透明度。合同簽訂1.合同起草根據(jù)與中介服務機構達成的協(xié)議，由公司法務部門或相關專業(yè)人員起草服務合同。合同應明確雙方的權利和義務，包括服務內容、服務期限、服務費用及支付方式、質量標準、保密條款、違約責任等重要條款。例如，服務費用應明確具體金額、支付時間節(jié)點和支付方式（如分期支付的具體期數(shù)和每期金額）；質量標準應詳細描述服務應達到的具體要求和驗收方式；保密條款應規(guī)定雙方對在服務過程中知悉的對方商業(yè)秘密、技術秘密等信息的保密責任和期限。2.合同審核合同起草完成后，提交至公司法務部門進行合法性審核，確保合同內容符合法律法規(guī)要求。同時，財務部門對合同中的費用條款進行審核，評估費用的合理性和經(jīng)濟性。需求部門對合同中的服務內容和要求進行再次確認，確保與業(yè)務需求一致。審核通過后，合同提交至公司管理層審批簽字。3.合同簽訂與存檔經(jīng)公司管理層審批通過后，由公司法定代表人或其授權代表與中介服務機構簽訂合同。合同簽訂后，由公司行政部門負責合同的存檔管理，建立合同臺賬，記錄合同的簽訂時間、服務內容、服務期限、服務費用、履行情況等信息，以便跟蹤和查詢。服務過程管理1.溝通協(xié)調機制建立公司與中介服務機構之間的定期溝通協(xié)調機制，確保服務過程中的信息及時傳遞和問題有效解決。一般情況下，每月或每季度召開一次溝通會議，由需求部門、中介服務機構和相關部門參加。會議上，中介服務機構匯報服務進展情況、遇到的問題及解決方案，公司各部門提出意見和建議，共同協(xié)商確定下一步工作計劃。對于服務過程中出現(xiàn)的緊急問題，應及時通過電話、郵件等方式進行溝通協(xié)調，確保問題得到及時處理。2.服務監(jiān)督與檢查定期檢查：公司相關部門定期對中介服務機構的工作進行檢查，檢查內容包括服務進度、服務質量、人員配備等方面。例如，財務審計服務過程中，檢查審計人員是否按照審計計劃開展工作，審計程序是否合規(guī)，審計工作底稿是否完整等；工程監(jiān)理服務中，檢查監(jiān)理人員是否按時到崗，對工程質量和進度的監(jiān)督是否到位等。不定期抽查：除定期檢查外，公司還可根據(jù)實際情況對中介服務機構進行不定期抽查。抽查方式包括現(xiàn)場檢查、資料查閱、客戶反饋收集等。通過不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)服務過程中存在的問題，督促中介服務機構及時整改，保證服務質量。3.變更管理在中介服務過程中，如因客觀原因需要變更服務內容、服務期限、服務費用等合同條款，應按照以下流程進行：提出變更申請：由中介服務機構或公司需求部門提出變更申請，詳細說明變更的原因、內容及對項目的影響。評估與審核：公司組織相關部門對變更申請進行評估，包括對變更的必要性、可行性、費用影響等方面進行分析。評估通過后，提交至公司管理層進行審核。簽訂變更協(xié)議：經(jīng)公司管理層審核同意后，雙方簽訂變更協(xié)議，明確變更后的合同條款。變更協(xié)議作為原服務合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。服務驗收1.驗收準備在中介服務完成前，公司需求部門應根據(jù)合同要求和服務目標，制定詳細的驗收方案，明確驗收標準、驗收流程、驗收人員等內容。驗收標準應具體、可量化，能夠準確衡量中介服務機構是否按照合同約定完成服務任務。例如，對于財務審計服務，驗收標準可包括審計報告的準確性、合規(guī)性，審計發(fā)現(xiàn)問題的整改情況等；對于市場調研服務，驗收標準可包括調研報告的內容完整性、數(shù)據(jù)分析準確性、結論對公司決策的參考價值等。2.驗收實施資料審查：中介服務機構提交服務成果后，驗收人員首先對相關資料進行審查，包括服務報告、工作底稿、數(shù)據(jù)文件等。審查資料的完整性、真實性和合規(guī)性，確保資料能夠支持服務成果的有效性。實地檢查（如有需要）：對于一些涉及實地操作或現(xiàn)場服務的中介服務項目，驗收人員可進行實地檢查。例如，工程監(jiān)理服務驗收時，實地檢查工程質量是否符合標準要求，工程進度是否與計劃一致等。綜合評估：驗收人員根據(jù)資料審查和實地檢查情況，結合驗收標準，對中介服務機構的服務成果進行綜合評估。評估結果分為合格、不合格兩個等級。對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，要求中介服務機構限期整改，直至達到驗收標準。3.驗收報告驗收完成后，驗收人員編寫驗收報告，詳細記錄驗收過程、驗收結果、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況等內容。驗收報告經(jīng)驗收人員簽字確認后，提交至公司管理層。驗收報告作為支付服務費用、評價中介服務機構服務質量的重要依據(jù)。服務費用支付1.支付申請中介服務機構按照合同約定完成服務任務并通過驗收后，向公司提交服務費用支付申請。支付申請應包括服務合同編號、服務內容、服務期限、已完成工作量、應支付金額等信息，并附上驗收報告、發(fā)票等相關證明材料。2.支付審核公司財務部門收到支付申請后，對申請內容進行審核。審核內容包括合同條款的執(zhí)行情況、服務費用的計算準確性、發(fā)票的真實性和合規(guī)性等。財務部門在審核過程中，如有疑問可與需求部門或中介服務機構進行溝通核實。審核通過后，提交至公司管理層審批。3.支付執(zhí)行經(jīng)公司管理層審批同意后，財務部門按照合同約定的支付方式和時間節(jié)點，辦理服務費用支付手續(xù)。支付過程應嚴格遵守公司財務管理制度和相關法律法規(guī)要求，確保支付的準確性和安全性。監(jiān)督與考核1.內部監(jiān)督公司內部審計部門定期對購買中介服務的活動進行審計監(jiān)督，檢查中介服務采購流程的合規(guī)性、合同執(zhí)行情況、服務費用支付情況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。內部審計部門應定期向公司管理層匯報審計結果，為公司決策提供參考依據(jù)。2.供應商考核建立中介服務機構考核評價機制，對合作過的中介服務機構進行年度考核?？己藘热莅ǚ召|量、服務效率、合同履行情況、客戶滿意度等方面。根據(jù)考核結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的中介服務機構給予表彰和獎勵，如增加合作機會、提高服務費用標準等；對表現(xiàn)不佳的中介服務機構進行警告、限制合作范圍或終止合作等處理?？己私Y果