設(shè)備招標采購管理制度

設(shè)備招標采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司設(shè)備招標采購活動，加強對設(shè)備采購過程的管理與監(jiān)督，確保采購設(shè)備的質(zhì)量、性能符合公司需求，降低采購成本，提高采購效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有設(shè)備的招標采購活動，包括但不限于生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備、檢測設(shè)備等。（三）基本原則1.公開、公平、公正原則招標采購活動應公開透明，所有參與招標的供應商享有平等的機會，按照公正的程序進行評標和定標。2.質(zhì)量優(yōu)先原則在滿足公司需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的設(shè)備，確保設(shè)備能夠穩(wěn)定運行，滿足生產(chǎn)和工作要求。3.成本效益原則在保證設(shè)備質(zhì)量的基礎(chǔ)上，通過合理的采購策略和競爭機制，降低采購成本，提高采購效益。4.誠實守信原則參與招標采購活動的各方應誠實守信，嚴格履行合同義務(wù)，保證提供真實、準確的信息。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定設(shè)備采購計劃，明確采購需求和預算。2.組織實施設(shè)備招標采購活動，包括發(fā)布招標公告、編制招標文件、組織開標、評標、定標等工作。3.與供應商進行商務(wù)談判，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。4.建立供應商檔案，對供應商進行評價和管理。（二）使用部門1.根據(jù)生產(chǎn)和工作需要，提出設(shè)備采購申請，明確設(shè)備的技術(shù)規(guī)格、性能要求等。2.參與設(shè)備的技術(shù)評標工作，提供專業(yè)技術(shù)意見。3.負責設(shè)備的驗收工作，確保設(shè)備符合采購合同要求。（三）技術(shù)部門1.協(xié)助使用部門制定設(shè)備技術(shù)規(guī)格和性能要求。2.參與設(shè)備的技術(shù)評標工作，對設(shè)備的技術(shù)性能進行評估和審核。3.提供設(shè)備安裝、調(diào)試、技術(shù)培訓等方面的技術(shù)支持。（四）財務(wù)部門1.參與設(shè)備采購預算的編制和審核。2.負責采購資金的支付和結(jié)算管理。3.對采購成本進行核算和分析，提供財務(wù)方面的建議和支持。（五）審計部門1.對設(shè)備招標采購活動進行審計監(jiān)督，確保采購過程合法合規(guī)。2.審查采購合同的條款和內(nèi)容，防范合同風險。3.對采購項目進行績效審計，評價采購效益。三、設(shè)備采購計劃（一）計劃編制1.使用部門應根據(jù)生產(chǎn)和工作發(fā)展規(guī)劃、設(shè)備現(xiàn)狀及更新需求等，每年定期編制下一年度設(shè)備采購計劃。2.采購計劃應明確設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、預計采購時間等內(nèi)容，并詳細說明采購設(shè)備的用途和必要性。3.使用部門在編制采購計劃時，應充分考慮設(shè)備的兼容性、擴展性以及與現(xiàn)有生產(chǎn)流程和工作環(huán)境的適應性。（二）計劃審核與批準1.采購計劃編制完成后，由使用部門負責人簽字確認，報技術(shù)部門審核。2.技術(shù)部門應從技術(shù)角度對采購計劃進行審核，確保設(shè)備的技術(shù)規(guī)格和性能要求合理、可行，并提出審核意見。3.采購計劃經(jīng)技術(shù)部門審核通過后，報財務(wù)部門進行預算審核。財務(wù)部門根據(jù)公司財務(wù)狀況和資金安排，對采購預算進行審核，并提出預算調(diào)整建議。4.采購計劃最終報公司主管領(lǐng)導批準。主管領(lǐng)導根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、資金狀況等因素，對采購計劃進行綜合審批，批準后的采購計劃作為設(shè)備招標采購的依據(jù)。（三）計劃調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)經(jīng)營需要等原因，確需對采購計劃進行調(diào)整的，使用部門應提出書面申請，詳細說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及對相關(guān)工作的影響。2.采購計劃調(diào)整申請經(jīng)技術(shù)部門、財務(wù)部門審核后，報公司主管領(lǐng)導批準。未經(jīng)批準，不得擅自調(diào)整采購計劃。四、招標采購流程（一）招標方式選擇1.根據(jù)采購設(shè)備的性質(zhì)、金額、市場供應情況等因素，選擇合適的招標方式，包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等。2.公開招標適用于采購金額較大、技術(shù)復雜、潛在供應商較多的設(shè)備采購項目。邀請招標適用于具有特定資格要求或潛在供應商數(shù)量有限的項目。競爭性談判適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目。單一來源采購適用于只能從唯一供應商處采購、發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購等情形。（二）招標公告發(fā)布1.采用公開招標方式的，采購部門應在規(guī)定的媒體上發(fā)布招標公告，公告內(nèi)容應包括招標項目名稱、招標內(nèi)容、技術(shù)規(guī)格、投標人資格要求、投標截止時間、開標時間及地點等。2.采用邀請招標方式的，采購部門應向不少于三家具備承擔招標項目能力、資信良好的特定供應商發(fā)出投標邀請書。（三）招標文件編制1.采購部門負責編制招標文件，招標文件應包括招標公告、投標人須知、技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標標準、投標文件格式等內(nèi)容。2.招標文件中的技術(shù)規(guī)格應明確、具體，能夠準確反映采購設(shè)備的技術(shù)要求；商務(wù)條款應包括交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容；評標標準應客觀、公正，能夠合理評價投標人的投標文件。（四）投標報名與文件獲取1.潛在投標人應按照招標公告或投標邀請書的要求，在規(guī)定時間內(nèi)報名并獲取招標文件。2.采購部門應對報名的潛在投標人進行資格審查，符合資格要求的潛在投標人方可獲取招標文件。（五）投標文件編制與提交1.投標人應按照招標文件的要求編制投標文件，投標文件應包括商務(wù)部分、技術(shù)部分和價格部分等內(nèi)容。2.投標文件應密封包裝，并在規(guī)定的投標截止時間前送達指定地點。逾期送達的投標文件，采購部門不予受理。（六）開標1.采購部門應按照招標文件規(guī)定的時間和地點組織開標會議，開標會議應由采購部門主持，使用部門、技術(shù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員參加。2.開標時，應首先檢查投標文件的密封情況，經(jīng)確認無誤后，由工作人員當眾拆封，宣讀投標人名稱、投標價格、交貨期等主要內(nèi)容。（七）評標1.采購部門應組織成立評標委員會，評標委員會由技術(shù)、經(jīng)濟等方面的專家組成，成員人數(shù)應為五人以上單數(shù)。2.評標委員會應按照招標文件規(guī)定的評標標準和方法，對投標文件進行評審和比較，推薦中標候選人。3.評標過程中，評標委員會可以要求投標人對投標文件中含義不明確的內(nèi)容進行澄清或說明，但不得超出投標文件的范圍或改變投標文件的實質(zhì)性內(nèi)容。（八）定標1.公司根據(jù)評標委員會推薦的中標候選人，按照規(guī)定的程序確定中標人。2.采購部門應向中標人發(fā)出中標通知書，并同時將中標結(jié)果通知所有未中標的投標人。3.中標通知書對采購人和中標人具有法律效力，中標人應按照中標通知書的要求與采購人簽訂采購合同。五、合同簽訂與執(zhí)行（一）合同簽訂1.采購部門應在中標通知書發(fā)出之日起三十日內(nèi)，與中標人簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括設(shè)備規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.采購合同簽訂前，應提交公司法律事務(wù)部門進行審核，確保合同條款合法合規(guī)，避免合同風險。3.采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務(wù)。（二）合同執(zhí)行跟蹤1.采購部門應建立合同執(zhí)行跟蹤臺賬，及時掌握合同執(zhí)行情況，包括設(shè)備生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況、到貨時間等。2.如發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決問題，確保合同順利執(zhí)行。3.對于因供應商原因?qū)е潞贤瑹o法按時履行或出現(xiàn)質(zhì)量問題的，采購部門應按照合同約定追究供應商的違約責任。（三）合同變更與解除1.在合同執(zhí)行過程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要變更或解除合同的，雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議應明確變更或解除的原因、內(nèi)容、雙方的權(quán)利和義務(wù)等，并按照合同簽訂的審批程序進行審批。六、驗收管理（一）驗收準備1.設(shè)備到貨前，使用部門應組織相關(guān)人員熟悉設(shè)備技術(shù)資料，制定驗收方案，明確驗收標準和驗收流程。2.采購部門應通知供應商在設(shè)備到貨前提供設(shè)備的質(zhì)量證明文件、操作手冊、維修手冊等相關(guān)資料。（二）驗收實施1.設(shè)備到貨后，采購部門應及時通知使用部門進行驗收。使用部門應按照驗收方案組織技術(shù)人員、質(zhì)量管理人員等對設(shè)備進行驗收。2.驗收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、技術(shù)性能、運行狀況等。驗收過程中，應嚴格按照合同要求和相關(guān)標準進行檢查，并做好驗收記錄。3.對于大型、復雜設(shè)備或關(guān)鍵設(shè)備，可邀請專業(yè)機構(gòu)或?qū)＜疫M行驗收。（三）驗收報告1.驗收完成后，驗收人員應填寫驗收報告，驗收報告應包括設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、驗收日期、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)論等內(nèi)容。2.驗收報告經(jīng)驗收人員簽字確認后，報使用部門負責人審核。使用部門負責人審核通過后，報采購部門存檔。3.如驗收不合格，采購部門應及時與供應商溝通，要求供應商限期整改或更換設(shè)備。整改或更換完成后，重新進行驗收，直至驗收合格為止。七、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應建立供應商選擇標準和評價體系，從供應商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等方面進行綜合評價。2.對于新供應商，采購部門應進行實地考察，了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、技術(shù)研發(fā)能力等情況，并要求供應商提供相關(guān)證明材料。3.根據(jù)供應商評價結(jié)果，選擇合格的供應商列入公司供應商名錄。（二）供應商評價與考核1.采購部門應定期對供應商進行評價和考核，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格水平等方面。2.評價方式可采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等方法。采購部門應根據(jù)評價結(jié)果對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對于表現(xiàn)不佳的供應商進行警告或淘汰。3.采購部門應建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評價考核結(jié)果、合作項目等內(nèi)容，為供應商管理提供依據(jù)。（三）供應商合作與溝通1.采購部門應與供應商保持密切的合作與溝通，及時了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況和產(chǎn)品質(zhì)量情況，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.對于重大采購項目，采購部門應組織供應商召開項目協(xié)調(diào)會，明確各方的責任和義務(wù)，確保項目順利實施。3.采購部門應定期向供應商反饋公司的采購需求和質(zhì)量要求，促進供應商不斷改進產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門應定期對設(shè)備招標采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序是否合規(guī)、采購文件是否齊全、采購合同是否履行等情況。2.審計部門應及時發(fā)現(xiàn)和糾正采購過程中存在的問題，對違規(guī)行為提出處理建議，并跟蹤整改情況。3.公司內(nèi)部其他部門有權(quán)對設(shè)備招標采購活動進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題可及時向采購部門或相關(guān)領(lǐng)導反映。（二）外部監(jiān)督1.公司應積