騰訊內(nèi)部溝通管理制度

騰訊內(nèi)部溝通管理制度總則目的本制度旨在規(guī)范騰訊內(nèi)部溝通行為，確保信息傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確、高效，促進(jìn)公司各部門之間的協(xié)作與溝通，提升工作效率，營造良好的工作氛圍，推動(dòng)公司整體業(yè)務(wù)的順利開展。適用范圍本制度適用于騰訊全體員工，包括正式員工、實(shí)習(xí)生及外包人員等?；驹瓌t1.準(zhǔn)確性原則：溝通信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，避免模糊不清或誤導(dǎo)性內(nèi)容。2.及時(shí)性原則：及時(shí)傳遞信息，確保接收方能夠在規(guī)定時(shí)間內(nèi)獲取并處理相關(guān)信息，避免因信息延誤導(dǎo)致工作失誤。3.完整性原則：溝通內(nèi)容應(yīng)完整，涵蓋必要的細(xì)節(jié)和背景信息，以便接收方全面理解。4.清晰性原則：表達(dá)清晰、簡潔，避免使用過于復(fù)雜或生僻的詞匯和語句，確保信息易于理解。5.保密性原則：涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密及個(gè)人隱私的信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行傳遞和管理。溝通渠道與方式即時(shí)通訊工具1.騰訊通（RTX）作為公司內(nèi)部主要的即時(shí)通訊工具，用于員工之間的日常溝通交流。員工應(yīng)保持RTX在線狀態(tài)，及時(shí)接收和回復(fù)消息。設(shè)立不同的群組，如部門群、項(xiàng)目群、跨部門協(xié)作群等，方便員工在相應(yīng)群組中進(jìn)行信息共享和工作溝通。在RTX中，員工應(yīng)使用真實(shí)姓名或規(guī)范的昵稱，以便識(shí)別和溝通。發(fā)送消息時(shí)，應(yīng)確保內(nèi)容簡潔明了，避免無關(guān)話題和刷屏行為。2.企業(yè)微信企業(yè)微信是公司對(duì)外溝通的重要工具，同時(shí)也用于部分內(nèi)部工作場景。員工應(yīng)及時(shí)更新個(gè)人信息，確保聯(lián)系方式準(zhǔn)確無誤。通過企業(yè)微信建立客戶群、項(xiàng)目群等，與外部合作伙伴及客戶進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。在與外部人員溝通時(shí)，應(yīng)注意言行舉止，維護(hù)公司形象。利用企業(yè)微信的日程管理、會(huì)議功能等，合理安排工作時(shí)間和會(huì)議安排，提高工作效率。電子郵件1.公司郵箱騰訊為員工配備了公司郵箱，員工應(yīng)使用公司郵箱進(jìn)行與工作相關(guān)的正式溝通。郵箱賬號(hào)應(yīng)妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。發(fā)送郵件時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確填寫收件人、抄送人和主題，確保郵件內(nèi)容與主題相符。郵件正文應(yīng)條理清晰，內(nèi)容完整，必要時(shí)可附上相關(guān)附件。對(duì)于重要郵件，應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)收件人的閱讀和回復(fù)情況，確保工作事項(xiàng)得到有效處理。定期清理郵箱，避免郵件積壓影響工作。2.外部郵箱在與外部合作伙伴、客戶等進(jìn)行溝通時(shí)，可根據(jù)實(shí)際情況使用外部郵箱。但在使用外部郵箱時(shí)，應(yīng)注意郵件內(nèi)容的保密性和合規(guī)性，避免泄露公司機(jī)密信息。如因工作需要使用外部郵箱發(fā)送涉及公司重要信息的郵件，應(yīng)提前向部門負(fù)責(zé)人報(bào)備，并采取必要的加密措施。會(huì)議溝通1.定期會(huì)議部門例會(huì)：各部門每周應(yīng)定期召開部門例會(huì)，總結(jié)上周工作進(jìn)展，安排本周工作計(jì)劃，溝通解決部門內(nèi)部存在的問題。會(huì)議由部門負(fù)責(zé)人主持，全體部門成員參加。項(xiàng)目周會(huì)：針對(duì)公司重點(diǎn)項(xiàng)目，每周召開項(xiàng)目周會(huì)，匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)度、遇到的問題及解決方案，協(xié)調(diào)項(xiàng)目資源，確保項(xiàng)目按計(jì)劃推進(jìn)。項(xiàng)目周會(huì)由項(xiàng)目經(jīng)理主持，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及相關(guān)支持部門人員參加?？绮块T溝通會(huì)：根據(jù)工作需要，不定期召開跨部門溝通會(huì)，加強(qiáng)部門之間的協(xié)作與溝通，解決跨部門工作中存在的問題?？绮块T溝通會(huì)由相關(guān)負(fù)責(zé)人或協(xié)調(diào)人組織，涉及的部門人員參加。2.臨時(shí)會(huì)議因工作緊急情況或需要臨時(shí)溝通協(xié)調(diào)的事項(xiàng)，可召開臨時(shí)會(huì)議。發(fā)起臨時(shí)會(huì)議的人員應(yīng)提前確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)和參會(huì)人員，并通過RTX、郵件等方式通知相關(guān)人員。會(huì)議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備好會(huì)議資料，明確會(huì)議議程，確保會(huì)議高效進(jìn)行。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，發(fā)送給參會(huì)人員，并跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況。面對(duì)面溝通1.一對(duì)一溝通員工之間因工作需要進(jìn)行一對(duì)一溝通時(shí)，應(yīng)選擇合適的時(shí)間和地點(diǎn)，確保溝通環(huán)境安靜、無干擾。溝通時(shí)應(yīng)專注于問題本身，尊重對(duì)方意見，積極尋求解決方案。2.小組討論在項(xiàng)目推進(jìn)、問題解決等場景下，可組織小組討論。小組成員應(yīng)充分發(fā)表自己的觀點(diǎn)和意見，共同探討解決方案。討論過程中應(yīng)注意傾聽他人意見，避免打斷他人發(fā)言，確保討論有序進(jìn)行。3.部門活動(dòng)通過組織部門活動(dòng)，如聚餐、團(tuán)建等，增進(jìn)員工之間的了解和溝通，營造良好的團(tuán)隊(duì)氛圍。在活動(dòng)中，員工應(yīng)積極參與，加強(qiáng)交流互動(dòng)，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作。信息傳遞與管理信息發(fā)布流程1.信息來源公司各部門、各崗位員工均可作為信息發(fā)布的來源。信息發(fā)布者應(yīng)確保所發(fā)布信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。對(duì)于涉及公司重要決策、政策調(diào)整、業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)等信息，應(yīng)由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或指定人員進(jìn)行審核后發(fā)布。2.信息審核一般信息由信息發(fā)布者所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保信息符合公司規(guī)定和部門工作要求。重要信息、敏感信息及涉及多個(gè)部門的信息，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽審核后，報(bào)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批通過后方可發(fā)布。3.信息發(fā)布審核通過的信息，根據(jù)信息的性質(zhì)和受眾范圍，選擇合適的溝通渠道進(jìn)行發(fā)布。如通過RTX群組、郵件、公司內(nèi)部網(wǎng)站、公告欄等方式發(fā)布。在信息發(fā)布時(shí)，應(yīng)明確信息的發(fā)布時(shí)間、有效期等相關(guān)信息，確保接收方能夠及時(shí)了解信息的時(shí)效性。信息接收與反饋1.信息接收員工應(yīng)及時(shí)關(guān)注公司內(nèi)部溝通渠道發(fā)布的信息，確保不遺漏重要工作安排和通知。對(duì)于通過RTX、郵件等方式發(fā)送的信息，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行查看和處理。在接收信息時(shí)，如對(duì)信息內(nèi)容有疑問或不清楚的地方，應(yīng)及時(shí)與信息發(fā)布者或相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通確認(rèn)，避免誤解或工作失誤。2.信息反饋對(duì)于需要回復(fù)或反饋的信息，員工應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予明確的答復(fù)。如因特殊情況無法及時(shí)回復(fù)，應(yīng)向信息發(fā)布者說明原因，并告知預(yù)計(jì)回復(fù)時(shí)間。信息反饋應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，針對(duì)信息中提出的問題或要求，提供具體的解決方案或工作進(jìn)展情況。對(duì)于涉及工作任務(wù)安排的信息，應(yīng)明確反饋是否能夠按時(shí)完成任務(wù)，如有困難應(yīng)及時(shí)提出協(xié)調(diào)需求。信息存檔與檢索1.信息存檔公司應(yīng)建立完善的信息存檔制度，對(duì)重要的會(huì)議紀(jì)要、文件、郵件等信息進(jìn)行分類存檔。存檔信息應(yīng)包括信息的標(biāo)題、日期、來源、內(nèi)容摘要等關(guān)鍵信息，以便于查詢和追溯。信息存檔可采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行管理。電子文檔應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。紙質(zhì)文檔應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理和存放。2.信息檢索為方便員工查詢和使用存檔信息，公司應(yīng)建立信息檢索系統(tǒng)。員工可通過關(guān)鍵詞、日期、信息類型等條件進(jìn)行信息檢索，快速獲取所需信息。信息檢索系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)員工的工作職責(zé)和權(quán)限，限制對(duì)部分敏感信息的訪問和檢索。溝通規(guī)范與紀(jì)律語言規(guī)范1.在內(nèi)部溝通中，應(yīng)使用文明、禮貌、規(guī)范的語言，避免使用粗俗、侮辱性或攻擊性語言。尊重他人的意見和感受，保持良好的溝通態(tài)度。2.表達(dá)觀點(diǎn)時(shí)應(yīng)清晰、簡潔，避免冗長、復(fù)雜的表述。使用簡單易懂的詞匯和語句，確保信息能夠準(zhǔn)確傳達(dá)給對(duì)方。3.在溝通中，應(yīng)注意語音語調(diào)的平穩(wěn)和適中，避免過于激動(dòng)或冷漠的語氣，以免影響溝通效果。行為規(guī)范1.參加會(huì)議時(shí)，應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得在會(huì)議期間隨意接聽電話或處理其他事務(wù)，確保會(huì)議秩序。2.在面對(duì)面溝通或小組討論中，應(yīng)積極參與，認(rèn)真傾聽他人發(fā)言，不得隨意打斷他人。如有不同意見，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后，禮貌地表達(dá)自己的觀點(diǎn)。3.與同事溝通時(shí)，應(yīng)保持適當(dāng)?shù)木嚯x和身體語言，尊重他人的個(gè)人空間，避免過于親密或不當(dāng)?shù)纳眢w接觸。保密紀(jì)律1.嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密及個(gè)人隱私的信息，不得隨意泄露給無關(guān)人員。2.在使用即時(shí)通訊工具、電子郵件等溝通渠道時(shí)，應(yīng)注意信息的保密性。對(duì)于敏感信息，應(yīng)采取加密、限制訪問等措施進(jìn)行保護(hù)。3.如因工作需要接觸到公司機(jī)密信息，應(yīng)簽署保密協(xié)議，并嚴(yán)格按照協(xié)議要求進(jìn)行信息管理和使用。違規(guī)處理1.對(duì)于違反本溝通管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。2.如因員工違反溝通紀(jì)律導(dǎo)致公司利益受損或造成不良影響的，公司將依法追究其法律責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。附則制度解釋本制度由騰訊人力資源部負(fù)責(zé)解釋。如有未盡事宜或?qū)χ贫葍?nèi)容存在疑問，可向人力