老年體協(xié)資料管理制度

老年體協(xié)資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)老年體協(xié)資料的規(guī)范化管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高資料的利用效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于老年體協(xié)所有部門及工作人員在資料收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱和銷毀等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則老年體協(xié)資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的資料管理部門或指定專人負(fù)責(zé)，確保資料管理的規(guī)范性和一致性。2.分類科學(xué)原則按照資料的來(lái)源、內(nèi)容、性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于資料的整理、檢索和利用。3.安全保密原則加強(qiáng)資料的安全保密措施，防止資料泄露、丟失和損壞，確保資料的安全性和保密性。4.方便利用原則在確保資料安全保密的前提下，充分考慮資料利用的便利性，提高資料的服務(wù)水平。二、資料管理職責(zé)（一）資料管理部門職責(zé)1.制定和完善資料管理制度，明確資料管理的流程和規(guī)范。2.負(fù)責(zé)老年體協(xié)各類資料的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立資料數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資料的電子化管理，提高資料檢索和利用效率。4.定期對(duì)資料進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。5.加強(qiáng)與各部門的溝通協(xié)調(diào)，指導(dǎo)和督促各部門做好資料的收集和整理工作。6.負(fù)責(zé)資料的安全保密工作，制定安全保密措施，防止資料泄露、丟失和損壞。7.按照規(guī)定的程序和權(quán)限，辦理資料的查閱、借閱和銷毀手續(xù)。（二）各部門資料管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門資料的收集、整理和初步審核工作，確保資料的真實(shí)性和完整性。2.定期將本部門整理好的資料移交資料管理部門歸檔。3.協(xié)助資料管理部門做好資料的查閱、借閱和統(tǒng)計(jì)工作。4.負(fù)責(zé)本部門資料的安全保密工作，防止資料泄露、丟失和損壞。（三）資料管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守資料管理制度，認(rèn)真履行資料管理職責(zé)。2.熟練掌握資料管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，不斷提高資料管理水平。3.負(fù)責(zé)資料的日常管理工作，包括資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱和銷毀等。4.定期對(duì)資料進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決資料管理中存在的問題。5.保守資料機(jī)密，不得擅自將資料提供給無(wú)關(guān)人員或泄露資料內(nèi)容。6.積極為老年體協(xié)各項(xiàng)工作提供資料支持和服務(wù)，提高資料的利用效率。三、資料收集（一）收集范圍1.上級(jí)部門下發(fā)的各類文件、通知、指示、計(jì)劃、總結(jié)等。2.老年體協(xié)制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)方案等。3.各部門上報(bào)的工作報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、調(diào)研報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)材料等。4.老年體協(xié)組織的各類會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)的相關(guān)資料，包括會(huì)議通知、議程、簽到表、講話稿、培訓(xùn)教材、活動(dòng)照片、視頻等。5.老年體協(xié)與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目資料等。6.老年體協(xié)獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等相關(guān)資料。7.其他與老年體協(xié)工作有關(guān)的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料的收集工作，確保資料收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.資料收集人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將收集到的資料移交本部門資料管理員進(jìn)行整理。3.對(duì)于重要資料或緊急資料，應(yīng)及時(shí)收集并移交資料管理部門。4.資料收集人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)資料的內(nèi)容和格式，確保資料的完整性和規(guī)范性。四、資料整理（一）整理原則1.真實(shí)性原則資料整理應(yīng)確保資料內(nèi)容的真實(shí)性，不得篡改、偽造資料。2.完整性原則資料整理應(yīng)涵蓋資料的各個(gè)方面，確保資料的完整性。3.準(zhǔn)確性原則資料整理應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、文字錯(cuò)誤等。4.規(guī)范性原則資料整理應(yīng)按照統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保資料的規(guī)范性。（二）整理方法1.分類整理按照資料的來(lái)源、內(nèi)容、性質(zhì)等進(jìn)行分類，如分為綜合類、組織建設(shè)類、活動(dòng)開展類、宣傳推廣類等。2.編號(hào)登記對(duì)整理好的資料進(jìn)行編號(hào)登記，建立資料目錄，便于查閱和管理。3.裝訂成冊(cè)對(duì)于紙質(zhì)資料，應(yīng)按照一定的順序裝訂成冊(cè)，并在封面注明資料名稱、類別、年度、編號(hào)等信息。4.電子歸檔對(duì)于電子資料，應(yīng)按照分類要求進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立電子目錄，便于檢索和利用。（三）整理流程1.各部門資料管理員對(duì)收集到的資料進(jìn)行初步整理，按照分類要求進(jìn)行分類，并剔除重復(fù)、無(wú)效的資料。2.將初步整理好的資料移交資料管理部門。3.資料管理部門對(duì)接收的資料進(jìn)行再次整理，核對(duì)資料的完整性和準(zhǔn)確性，按照編號(hào)登記、裝訂成冊(cè)、電子歸檔等要求進(jìn)行整理。4.整理過程中發(fā)現(xiàn)資料存在問題的，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通核實(shí)，確保資料的質(zhì)量。五、資料歸檔（一）歸檔范圍經(jīng)過整理后的各類資料均應(yīng)進(jìn)行歸檔，包括紙質(zhì)資料和電子資料。（二）歸檔時(shí)間1.年度資料應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.臨時(shí)性資料應(yīng)在資料形成后的一個(gè)月內(nèi)完成歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔資料應(yīng)齊全完整，符合整理要求。2.歸檔資料應(yīng)按照分類要求進(jìn)行存放，便于查找和利用。3.紙質(zhì)資料應(yīng)裝訂整齊，編目清晰，電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立備份。4.歸檔資料應(yīng)填寫歸檔登記表，注明資料名稱、類別、年度、編號(hào)、歸檔日期等信息。（四）歸檔流程1.資料管理部門整理好資料后，填寫歸檔登記表。2.將歸檔資料移交檔案庫(kù)管理人員。3.檔案庫(kù)管理人員按照歸檔要求對(duì)資料進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后進(jìn)行存放，并在歸檔登記表上簽字確認(rèn)。六、資料保管（一）保管方式1.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)中，檔案庫(kù)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放。3.對(duì)于重要資料，應(yīng)采用多種保管方式，如紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)保存等。（二）保管期限1.永久性保管涉及老年體協(xié)重大歷史事件、重要決策、核心機(jī)密等資料，應(yīng)進(jìn)行永久性保管。2.長(zhǎng)期保管一般的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等資料，保管期限為[X]年。3.短期保管臨時(shí)性的工作報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、會(huì)議通知等資料，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案庫(kù)應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合要求。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)損壞或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。4.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，防止檔案泄露、丟失和損壞。七、資料查閱（一）查閱范圍老年體協(xié)工作人員因工作需要，可查閱相關(guān)資料。（二）查閱流程1.查閱人員填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱資料的名稱、類別、查閱目的等信息。2.將查閱申請(qǐng)表提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。3.部門負(fù)責(zé)人審批通過后，將申請(qǐng)表提交資料管理部門。4.資料管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的資料，并做好查閱記錄。5.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案庫(kù)。6.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將資料歸還資料管理部門，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。（三）查閱要求1.查閱人員應(yīng)愛護(hù)資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損等。2.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守資料安全保密制度，不得泄露資料內(nèi)容。3.如需復(fù)印或摘錄資料，應(yīng)經(jīng)資料管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。八、資料借閱（一）借閱范圍因特殊工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)后可借閱相關(guān)資料。（二）借閱流程1.借閱人員填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱資料的名稱、類別、借閱期限、借閱目的等信息。2.將借閱申請(qǐng)表提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。3.部門負(fù)責(zé)人審批通過后，將申請(qǐng)表提交資料管理部門。4.資料管理部門根據(jù)借閱申請(qǐng)表，對(duì)借閱人員的借閱資格進(jìn)行審核，審核通過后辦理借閱手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.借閱人員歸還資料時(shí)，資料管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)資料的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賠償。（三）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。2.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守資料安全保密制度，不得泄露資料內(nèi)容。3.借閱資料應(yīng)在指定的地點(diǎn)使用，如需帶出老年體協(xié)，應(yīng)經(jīng)資料管理部門同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。九、資料銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無(wú)保存價(jià)值的資料。2.因機(jī)構(gòu)改革、工作變動(dòng)等原因不再使用的資料。3.經(jīng)鑒定確認(rèn)已失去利用價(jià)值的資料。（二）銷毀流程1.資料管理部門定期對(duì)保管的資料進(jìn)行清查和鑒定，確定需要銷毀的資料清單。2.填寫資料銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀資料的名稱、類別、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.將資料銷毀申請(qǐng)表提交老年體協(xié)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，資料管理部門組織實(shí)施資料銷毀工作。5.資料銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保資料無(wú)法恢復(fù)。6.資料銷毀過程中應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并填寫資料銷毀記錄，注明銷毀資料的名稱、類別、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。7.資料銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。（三）銷毀要求1.銷毀資料應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保銷毀工作的合法性和規(guī)范性。2.銷毀過程中應(yīng)注意安全，防止發(fā)生火災(zāi)、爆炸等事故。3.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的資料出售或贈(zèng)送他人。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門老年體協(xié)設(shè)立專門的監(jiān)督檢查部門，負(fù)責(zé)對(duì)資料管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.資料收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱和銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定要求。2.資料管理部門和各部門資料管理員的職責(zé)履行情況。3.資料管理制度的執(zhí)行效果，是否存在資料泄露、丟失、損壞等問題。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查監(jiān)督檢查部門定期對(duì)資料管理工作進(jìn)行檢查，檢查周期為[X]月/季度/年。2.不定期抽查監(jiān)督檢查部門不定期對(duì)資料管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.專項(xiàng)檢查針對(duì)資料管理中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項(xiàng)檢查，確保資