廣告印務(wù)部管理制度

廣告印務(wù)部管理制度一、總則（一）目的為了加強廣告印務(wù)部的管理，規(guī)范部門工作流程，提高工作效率和質(zhì)量，確保廣告印務(wù)業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于廣告印務(wù)部全體員工。（三）基本原則1.遵守國家法律法規(guī)和公司各項規(guī)章制度。2.以客戶為中心，提供優(yōu)質(zhì)、高效、及時的服務(wù)。3.注重團隊協(xié)作，共同完成部門目標。4.持續(xù)改進，不斷提升工作水平和業(yè)務(wù)能力。二、部門職責(zé)（一）業(yè)務(wù)承接1.負責(zé)與客戶溝通，了解客戶需求，準確把握客戶意圖，為客戶提供專業(yè)的廣告印務(wù)解決方案。2.對客戶訂單進行評估，確保訂單的可行性和盈利性。3.簽訂業(yè)務(wù)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)，確保合同的合法性和有效性。（二）設(shè)計制作1.根據(jù)客戶需求和業(yè)務(wù)要求，組織設(shè)計團隊進行廣告印務(wù)的創(chuàng)意設(shè)計和制作。2.對設(shè)計方案進行審核，確保設(shè)計質(zhì)量符合客戶要求和公司標準。3.與客戶溝通設(shè)計方案，根據(jù)客戶意見進行修改和完善，直至客戶滿意。（三）印刷生產(chǎn)1.根據(jù)設(shè)計制作完成的稿件，安排印刷生產(chǎn)計劃，確保印刷任務(wù)按時完成。2.負責(zé)印刷設(shè)備的日常維護和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行，保證印刷質(zhì)量。3.對印刷過程進行監(jiān)控，及時處理印刷過程中出現(xiàn)的問題，確保印刷產(chǎn)品質(zhì)量合格。（四）質(zhì)量控制1.建立健全質(zhì)量控制體系，制定質(zhì)量標準和檢驗流程。2.對廣告印務(wù)產(chǎn)品進行全過程質(zhì)量檢驗，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合客戶要求和公司標準。3.對檢驗不合格的產(chǎn)品，及時進行返工處理，直至產(chǎn)品質(zhì)量合格。（五）物流配送1.根據(jù)客戶要求，安排廣告印務(wù)產(chǎn)品的物流配送，確保產(chǎn)品按時、安全送達客戶手中。2.負責(zé)物流運輸過程中的貨物跟蹤和信息反饋，及時處理物流運輸過程中出現(xiàn)的問題。（六）客戶服務(wù)1.建立客戶服務(wù)檔案，及時記錄客戶需求和反饋信息。2.定期回訪客戶，了解客戶對廣告印務(wù)產(chǎn)品和服務(wù)的滿意度，及時處理客戶投訴和建議。3.不斷改進客戶服務(wù)工作，提高客戶滿意度和忠誠度。三、工作流程（一）業(yè)務(wù)承接流程1.客戶咨詢：客戶通過電話、郵件、上門等方式咨詢廣告印務(wù)業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)人員應(yīng)熱情接待，詳細了解客戶需求。2.需求分析：業(yè)務(wù)人員對客戶需求進行分析，判斷是否屬于本部門業(yè)務(wù)范圍，如不屬于，應(yīng)及時告知客戶并提供相關(guān)建議。3.方案制定：根據(jù)客戶需求，業(yè)務(wù)人員組織設(shè)計團隊制定廣告印務(wù)解決方案，包括設(shè)計思路、制作工藝、價格預(yù)算等，并向客戶進行詳細介紹。4.合同簽訂：客戶對方案滿意后，業(yè)務(wù)人員與客戶簽訂業(yè)務(wù)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、工作內(nèi)容、交付時間、價格等條款。5.訂單下達：業(yè)務(wù)人員將簽訂好的合同提交給部門負責(zé)人審核，審核通過后下達訂單至相關(guān)崗位，安排后續(xù)工作。（二）設(shè)計制作流程1.任務(wù)分配：設(shè)計團隊負責(zé)人根據(jù)訂單要求，將設(shè)計任務(wù)分配給具體的設(shè)計人員。2.創(chuàng)意設(shè)計：設(shè)計人員根據(jù)客戶需求和業(yè)務(wù)要求，進行廣告印務(wù)的創(chuàng)意設(shè)計，形成初步設(shè)計方案。3.內(nèi)部審核：設(shè)計人員完成初步設(shè)計方案后，提交給團隊負責(zé)人進行內(nèi)部審核，審核內(nèi)容包括設(shè)計思路、表現(xiàn)形式、色彩搭配、文字內(nèi)容等是否符合客戶要求和公司標準。4.修改完善：根據(jù)內(nèi)部審核意見，設(shè)計人員對設(shè)計方案進行修改完善，直至團隊負責(zé)人審核通過。5.客戶溝通：設(shè)計團隊負責(zé)人將審核通過的設(shè)計方案提交給業(yè)務(wù)人員，業(yè)務(wù)人員與客戶進行溝通，向客戶展示設(shè)計方案，并根據(jù)客戶意見進行修改，直至客戶滿意。6.定稿確認：客戶對設(shè)計方案滿意后，業(yè)務(wù)人員與客戶簽訂設(shè)計方案定稿確認書，作為后續(xù)印刷生產(chǎn)的依據(jù)。（三）印刷生產(chǎn)流程1.生產(chǎn)計劃安排：根據(jù)設(shè)計方案定稿確認書和客戶交付時間要求，生產(chǎn)主管制定印刷生產(chǎn)計劃，明確印刷任務(wù)、印刷工藝、印刷數(shù)量、交付時間等，并安排相應(yīng)的生產(chǎn)人員和設(shè)備。2.物料準備：生產(chǎn)人員根據(jù)印刷生產(chǎn)計劃，準備所需的印刷材料和輔料，如紙張、油墨、版材等，并確保物料質(zhì)量符合要求。3.印前準備：生產(chǎn)人員對印刷設(shè)備進行調(diào)試和維護，確保設(shè)備正常運行。同時，根據(jù)設(shè)計文件制作印刷版，進行印前檢查，確保印刷版質(zhì)量合格。4.印刷生產(chǎn)：印刷人員按照印刷生產(chǎn)計劃和操作規(guī)程進行印刷生產(chǎn)，嚴格控制印刷質(zhì)量，確保印刷產(chǎn)品符合設(shè)計要求和質(zhì)量標準。5.質(zhì)量檢驗：印刷完成后，質(zhì)量檢驗人員對印刷產(chǎn)品進行質(zhì)量檢驗，檢驗內(nèi)容包括外觀質(zhì)量、顏色偏差、套印精度、文字清晰度等。對檢驗不合格的產(chǎn)品，及時進行返工處理，直至產(chǎn)品質(zhì)量合格。6.成品包裝：質(zhì)量檢驗合格的印刷產(chǎn)品，由包裝人員進行成品包裝，確保產(chǎn)品在運輸過程中不受損壞。7.入庫存儲：包裝好的印刷產(chǎn)品入庫存儲，等待物流配送。（四）物流配送流程1.訂單接收：物流人員接收業(yè)務(wù)人員下達的物流配送訂單，明確客戶收貨地址、聯(lián)系電話、產(chǎn)品名稱、數(shù)量等信息。2.貨物分揀：物流人員根據(jù)訂單信息，對庫存的印刷產(chǎn)品進行分揀，確保所發(fā)貨物與訂單一致。3.包裝加固：對分揀好的貨物進行再次包裝加固，防止貨物在運輸過程中受損。4.運輸安排：根據(jù)客戶要求和貨物數(shù)量，選擇合適的運輸方式，如快遞、物流專線等，并安排運輸車輛或物流公司進行運輸。5.貨物跟蹤：物流人員對運輸過程進行貨物跟蹤，及時了解貨物運輸狀態(tài)，確保貨物按時、安全送達客戶手中。6.送貨簽收：貨物送達客戶后，物流人員與客戶進行送貨簽收，要求客戶在送貨單上簽字確認。如客戶發(fā)現(xiàn)貨物有損壞或數(shù)量不符等問題，物流人員應(yīng)及時與客戶溝通，并協(xié)助客戶解決問題。7.信息反饋：物流人員將送貨簽收情況及時反饋給業(yè)務(wù)人員，業(yè)務(wù)人員將相關(guān)信息錄入客戶服務(wù)檔案。（五）客戶服務(wù)流程1.客戶咨詢：客戶通過電話、郵件、上門等方式咨詢廣告印務(wù)業(yè)務(wù)，客戶服務(wù)人員應(yīng)熱情接待，詳細了解客戶需求，并及時回復(fù)客戶。2.需求記錄：客戶服務(wù)人員將客戶咨詢內(nèi)容進行詳細記錄，包括客戶基本信息、需求內(nèi)容、咨詢時間等，并錄入客戶服務(wù)檔案。3.問題解答：客戶服務(wù)人員根據(jù)客戶咨詢內(nèi)容，及時解答客戶疑問。如無法當(dāng)場解答，應(yīng)告知客戶會在規(guī)定時間內(nèi)給予答復(fù)，并及時與相關(guān)部門或人員溝通，獲取準確信息后回復(fù)客戶。4.訂單跟蹤：客戶服務(wù)人員對客戶訂單進行跟蹤，及時了解訂單執(zhí)行情況，如設(shè)計制作進度、印刷生產(chǎn)進度、物流配送進度等，并將相關(guān)信息及時反饋給客戶。5.客戶反饋處理：客戶對廣告印務(wù)產(chǎn)品和服務(wù)提出反饋意見或投訴時，客戶服務(wù)人員應(yīng)認真傾聽客戶意見，記錄客戶反饋內(nèi)容，并及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門或人員進行處理。處理結(jié)果應(yīng)及時反饋給客戶，并跟蹤客戶滿意度。6.定期回訪：客戶服務(wù)人員定期對客戶進行回訪，了解客戶對廣告印務(wù)產(chǎn)品和服務(wù)的滿意度，收集客戶意見和建議，不斷改進客戶服務(wù)工作。四、人員管理（一）招聘與錄用1.根據(jù)部門業(yè)務(wù)發(fā)展需要，制定招聘計劃，明確招聘崗位、招聘人數(shù)、任職要求等。2.通過多種渠道發(fā)布招聘信息，如招聘網(wǎng)站、社交媒體、校園招聘、人才市場等，吸引符合條件的人員應(yīng)聘。3.對應(yīng)聘人員進行簡歷篩選、面試、筆試、背景調(diào)查等環(huán)節(jié)，確定錄用人員。4.辦理錄用手續(xù)，簽訂勞動合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。（二）培訓(xùn)與發(fā)展1.制定部門培訓(xùn)計劃，根據(jù)員工崗位需求和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，定期組織內(nèi)部培訓(xùn)和外部培訓(xùn)，提升員工業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。2.內(nèi)部培訓(xùn)包括業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)、技能培訓(xùn)、溝通技巧培訓(xùn)、團隊協(xié)作培訓(xùn)等；外部培訓(xùn)根據(jù)實際情況參加行業(yè)研討會、專業(yè)課程培訓(xùn)等。3.鼓勵員工自主學(xué)習(xí)和自我提升，對取得相關(guān)職業(yè)資格證書或在工作中有突出表現(xiàn)的員工給予一定的獎勵。4.建立員工培訓(xùn)檔案，記錄員工培訓(xùn)情況和學(xué)習(xí)成果，為員工職業(yè)發(fā)展提供參考依據(jù)。（三）績效考核1.建立科學(xué)合理的績效考核體系，明確考核指標、考核標準、考核周期等。2.績效考核指標包括工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面，具體指標根據(jù)不同崗位特點進行設(shè)定。3.考核周期為月度考核和年度考核相結(jié)合，月度考核主要對員工當(dāng)月工作表現(xiàn)進行評價，年度考核綜合全年工作表現(xiàn)進行評價。4.績效考核結(jié)果與員工薪酬、晉升、獎勵等掛鉤，激勵員工積極工作，提高工作績效。（四）薪酬福利1.制定合理的薪酬體系，根據(jù)員工崗位、工作業(yè)績、工作能力等因素確定薪酬水平。2.薪酬結(jié)構(gòu)包括基本工資、績效工資、獎金等部分，基本工資根據(jù)崗位等級確定，績效工資與績效考核結(jié)果掛鉤，獎金根據(jù)部門業(yè)績和個人貢獻發(fā)放。3.按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定，為員工繳納社會保險、住房公積金等福利。4.提供其他福利，如帶薪年假、病假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等法定假期，節(jié)日福利、生日福利、定期體檢等。（五）考勤管理1.嚴格執(zhí)行公司考勤制度，員工應(yīng)按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.員工請假應(yīng)提前按照規(guī)定程序辦理請假手續(xù)，經(jīng)批準后方可休假。請假分為病假、事假、年假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等，不同類型的請假有相應(yīng)的審批流程和規(guī)定。3.部門負責(zé)人負責(zé)對本部門員工的考勤情況進行監(jiān)督和管理，每月按時將考勤情況報送給人力資源部門。4.對遲到、早退、曠工等違反考勤制度的行為，按照公司規(guī)定進行相應(yīng)的處罰。五、財務(wù)管理（一）預(yù)算管理1.根據(jù)部門業(yè)務(wù)發(fā)展計劃和工作目標，制定年度預(yù)算計劃，包括收入預(yù)算、成本預(yù)算、費用預(yù)算等。2.預(yù)算編制應(yīng)遵循實事求是、科學(xué)合理、統(tǒng)籌兼顧的原則，確保預(yù)算的準確性和可執(zhí)行性。3.年度預(yù)算計劃經(jīng)公司審批后，嚴格按照預(yù)算執(zhí)行，不得隨意調(diào)整。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定程序進行申請和審批。（二）成本控制1.加強成本意識，嚴格控制各項成本費用支出，降低運營成本。2.對印刷材料、輔料、設(shè)備維護、辦公用品等成本費用進行精細化管理，優(yōu)化采購流程，降低采購成本。3.合理安排生產(chǎn)計劃，提高生產(chǎn)效率，減少浪費，降低生產(chǎn)成本。（三）費用報銷1.員工因工作需要發(fā)生的費用，按照公司費用報銷制度進行報銷。2.費用報銷應(yīng)提供真實、合法、有效的票據(jù)，并填寫完整的報銷單，經(jīng)部門負責(zé)人審核、財務(wù)部門審批后報銷。3.嚴格控制費用報銷標準，不得超標準報銷費用。對不符合報銷規(guī)定的費用，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷。（四）應(yīng)收賬款管理1.業(yè)務(wù)人員負責(zé)客戶應(yīng)收賬款的催收工作，及時與客戶溝通，確保應(yīng)收賬款按時收回。2.建立應(yīng)收賬款臺賬，詳細記錄客戶應(yīng)收賬款的發(fā)生時間、金額、還款情況等信息，定期對應(yīng)收賬款進行清理和分析。3.對逾期未收回的應(yīng)收賬款，應(yīng)及時采取措施進行催收，如發(fā)送催款函、電話催收、上門催收等。如仍無法收回，應(yīng)及時報告部門負責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)，并按照相關(guān)規(guī)定進行處理。六、設(shè)備與物料管理（一）設(shè)備管理1.建立印刷設(shè)備臺賬，詳細記錄設(shè)備名稱、型號、購置時間、使用部門、維護保養(yǎng)記錄等信息。2.制定設(shè)備操作規(guī)程和維護保養(yǎng)計劃，定期對設(shè)備進行維護保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。3.設(shè)備操作人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，熟悉設(shè)備操作規(guī)程，嚴格按照操作規(guī)程操作設(shè)備。4.對設(shè)備故障應(yīng)及時進行維修，維修記錄應(yīng)詳細填寫，包括故障現(xiàn)象、維修時間、維修人員、維修費用等信息。5.定期對設(shè)備進行檢查和評估，根據(jù)設(shè)備使用情況和技術(shù)發(fā)展，及時更新設(shè)備，提高設(shè)備性能和生產(chǎn)效率。（二）物料管理1.建立物料臺賬，詳細記錄物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、入庫時間、領(lǐng)用情況等信息。2.制定物料采購計劃，根據(jù)業(yè)務(wù)需求和庫存情況，合理采購物料，確保物料供應(yīng)及時、充足。3.物料采購應(yīng)選擇合格供應(yīng)商，簽訂采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)，確保物料質(zhì)量符合要求。4.物料入庫時應(yīng)進行嚴格檢驗，檢驗合格后方可辦理入庫手續(xù)。物料存儲應(yīng)分類存放，做好防潮、防火、防盜等措施。5.物料領(lǐng)用應(yīng)填寫領(lǐng)料單，經(jīng)部門負責(zé)人審批后領(lǐng)取。領(lǐng)用物料應(yīng)按照規(guī)定用途使用，不得隨意浪費。6.定期對物料進行盤點，確保賬實相符。對盤盈、盤虧的物料應(yīng)及時查明原因，按照規(guī)定進行處理。七、安全與保密管理（一）安全管理1.建立健全安全管理制度，加強安全教育培訓(xùn)，提高員工安全意識。2.對印刷生產(chǎn)過程中的安全隱患進行定期排查和整改，確保生產(chǎn)環(huán)境安全。3.加強對印刷設(shè)備、電氣設(shè)備、消防設(shè)施等的安全管理，定期進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行，消防設(shè)施完好有效。4.制定安全應(yīng)急預(yù)案，如火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案、設(shè)備故障應(yīng)急預(yù)案等，定期組織演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。（二）保密管理1.加強保密意識教育，提高員工保密意識，確保公司商業(yè)秘密和客戶信息安全。2.明確保密范圍，包括客戶資料、設(shè)計文件、業(yè)務(wù)合同、財務(wù)信息等。