自主備案采購管理制度

自主備案采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司自主備案采購行為，加強采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門自主備案采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設備、低值易耗品、服務類采購等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動應嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。4.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，維護公司利益和形象。二、采購職責分工（一）采購需求部門1.負責提出采購需求，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預算金額、預計到貨時間等信息。2.對采購物品或服務的質(zhì)量負責，參與采購過程中的驗收工作。3.配合采購部門進行供應商選擇、談判等工作。（二）采購部門1.負責根據(jù)采購需求部門提交的《采購申請表》進行審核，確保采購需求合理、合規(guī)。2.組織實施采購活動，包括供應商選擇、詢價、比價、議價、簽訂采購合同等。3.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。4.定期對采購工作進行總結和分析，不斷優(yōu)化采購流程和方法。（三）財務部門1.負責審核采購預算，確保采購資金的合理安排。2.參與采購合同的審核，對合同中的付款條款等進行把關。3.負責采購款項的支付和賬務處理。（四）審計部門1.對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購過程的合規(guī)性、合法性。2.對采購項目進行績效審計，評估采購效益。三、采購流程（一）采購申請1.采購需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，經(jīng)部門負責人審批后提交至采購部門。2.《采購申請表》應詳細注明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預算金額、預計到貨時間等內(nèi)容，并附上相關的技術資料或說明。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進行審核。審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、合規(guī)性、預算金額的準確性等。2.對于金額較小的采購項目（具體金額標準由公司根據(jù)實際情況確定），采購部門審核通過后可直接組織采購。3.對于金額較大的采購項目，采購部門審核通過后，需提交公司分管領導審批。分管領導根據(jù)公司相關規(guī)定和實際情況進行審批，審批通過后方可組織采購。（三）供應商選擇1.采購部門根據(jù)采購需求，通過多種渠道選擇供應商?？赏ㄟ^公司供應商庫篩選、網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等方式獲取供應商信息。2.對潛在供應商進行資格審查，審查內(nèi)容包括供應商的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽狀況等。3.建立供應商評估機制，定期對供應商進行評估。評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據(jù)評估結果，對供應商進行分類管理，優(yōu)先選擇優(yōu)質(zhì)供應商。（四）采購實施1.采購部門向選定的供應商發(fā)送詢價函或采購邀請，要求供應商提供報價單或詳細的采購方案。2.采購人員對供應商的報價進行比較和分析，選擇性價比最優(yōu)的供應商。對于復雜的采購項目，可組織相關部門人員進行談判，爭取更有利的采購條件。3.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務等條款。（五）采購驗收1.采購物品到貨前，采購部門應通知采購需求部門和相關人員做好驗收準備。2.采購需求部門和相關人員按照采購合同和相關標準對采購物品進行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。3.對于驗收合格的采購物品，采購需求部門應在驗收報告上簽字確認。對于驗收不合格的采購物品，采購需求部門應及時通知采購部門與供應商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等。（六）采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫《付款申請表》，提交至財務部門。2.財務部門對《付款申請表》進行審核，審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告的真實性、付款金額的準確性等。3.審核通過后，財務部門按照公司財務制度和采購合同約定的付款方式進行付款。四、采購備案管理（一）備案范圍公司內(nèi)部各部門自主備案采購的所有項目，無論金額大小，均應進行備案管理。（二）備案流程1.采購部門在采購活動完成后，應及時將采購相關信息進行備案。備案信息包括采購申請表、采購合同、驗收報告、發(fā)票等。2.采購部門將備案信息整理成冊，填寫《采購備案登記表》，注明采購項目名稱、采購時間、采購金額、供應商名稱等信息，并提交至公司指定的備案管理部門。3.備案管理部門對采購備案信息進行審核，審核通過后進行存檔。（三）備案信息查詢與使用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查詢采購備案信息。查詢時應填寫《采購備案信息查詢申請表》，經(jīng)部門負責人審批后提交至備案管理部門。2.備案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應的采購備案信息。采購備案信息僅供公司內(nèi)部使用，未經(jīng)公司同意，不得對外泄露。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購過程中可能存在的風險包括供應商選擇不當、采購價格不合理、采購質(zhì)量不合格、交貨期延誤、合同糾紛等。2.采購部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，及時發(fā)現(xiàn)潛在風險。（二）風險應對1.針對供應商選擇不當?shù)娘L險，加強供應商資格審查和評估，建立供應商庫，優(yōu)先選擇優(yōu)質(zhì)供應商。2.針對采購價格不合理的風險，加強市場調(diào)研，進行詢價、比價、議價，選擇性價比最優(yōu)的供應商。3.針對采購質(zhì)量不合格的風險，加強采購合同管理，明確質(zhì)量標準和驗收條款，嚴格進行驗收。4.針對交貨期延誤的風險，在采購合同中明確交貨期和違約責任，加強與供應商的溝通和跟蹤。5.針對合同糾紛的風險，加強合同審核，確保合同條款合法、合規(guī)、明確，避免合同漏洞。（三）風險監(jiān)控1.建立采購風險監(jiān)控機制，定期對采購風險進行監(jiān)控和評估。2.對已識別的風險采取應對措施后，跟蹤措施的執(zhí)行效果，及時調(diào)整應對策略。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督管理1.審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購過程的合規(guī)性、合法性。2.公司內(nèi)部設立舉報郵箱和舉報電話，接受員工對采購活動中違規(guī)行為的舉報。對舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵。（二）考核評價1.建立采購部門和采購人員考核評價機制，考核內(nèi)容包括采購任務完成情況、采購質(zhì)量、采購成本控制、供應商管理、合同執(zhí)行情況等方面。2.根據(jù)考核評價結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的采購部門和采購人員進行表彰和獎勵；對存