tsa采購管理制度

tsa采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司TSA采購管理工作，確保采購活動的合法性、規(guī)范性、合理性和高效性，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與TSA采購相關(guān)的部門、人員及采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正的原則，確保所有供應商享有平等的參與機會。3.公開透明原則：采購信息應及時、準確地公開，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。4.效益優(yōu)先原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化和經(jīng)濟效益的最大化。二、采購組織與職責（一）采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負責人等組成。采購決策委員會負責審議和批準重大采購項目、采購政策及采購預算等事項。（二）采購執(zhí)行部門采購部作為公司采購的執(zhí)行部門，負責具體采購業(yè)務的實施。其主要職責包括：1.制定采購計劃和采購方案。2.尋找、篩選、評估和選擇供應商。3.組織采購談判，簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.建立和維護供應商檔案及采購信息數(shù)據(jù)庫。（三）需求部門各需求部門負責提出采購需求，明確采購物品或服務的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購需求的合理性和準確性負責。同時，協(xié)助采購部進行供應商的評估和選擇，參與采購合同的驗收工作。（四）質(zhì)量控制部門質(zhì)量控制部門負責對采購物品或服務的質(zhì)量進行檢驗和監(jiān)督，確保所采購的物資符合公司質(zhì)量標準和生產(chǎn)經(jīng)營要求。（五）財務部門財務部門負責審核采購預算、采購合同付款條款等，辦理采購款項的支付手續(xù)，并對采購成本進行核算和分析。三、采購流程（一）采購需求提出1.各需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、庫存狀況等，定期或不定期填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計到貨時間等信息。2.《采購申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購部。（二）采購計劃制定采購部收到《采購申請表》后，進行匯總分析，并結(jié)合公司庫存情況、采購周期等因素，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物品或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容。（三）供應商選擇與評估1.采購部根據(jù)采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、業(yè)績情況等相關(guān)資料，建立供應商信息檔案。3.采購部組織相關(guān)部門對符合基本條件的供應商進行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制能力、價格水平、交貨期、售后服務等方面。4.根據(jù)評估結(jié)果，對供應商進行打分排序，選擇得分較高的若干家供應商作為合格供應商，并建立合格供應商名錄。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部與選定的供應商進行采購談判，就采購物品或服務的價格、質(zhì)量、交貨期、付款方式、售后服務等條款進行協(xié)商，爭取最有利的采購條件。2.談判達成一致后，采購部起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務。采購合同應符合法律法規(guī)要求，條款清晰、準確、完整。3.采購合同經(jīng)采購部負責人審核后，提交至公司法律顧問進行合法性審查。法律顧問審查通過后，報公司領(lǐng)導審批。4.公司領(lǐng)導審批通過后，采購部與供應商簽訂采購合同。采購合同簽訂后，應及時將合同副本分發(fā)給需求部門、質(zhì)量控制部門、財務部門等相關(guān)部門。（五）采購訂單下達采購部根據(jù)采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物品或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息，并要求供應商簽字確認。（六）采購跟蹤與催貨1.采購部安排專人負責采購訂單的跟蹤，及時了解供應商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等，確保采購物品或服務按時、按質(zhì)、按量交付。2.如發(fā)現(xiàn)供應商存在交貨延遲、質(zhì)量問題等情況，采購部應及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決問題。如供應商無法按時解決問題，采購部應及時向上級領(lǐng)導匯報，并采取相應的應急措施。（七）到貨驗收1.采購物品或服務到貨前，采購部應通知需求部門和質(zhì)量控制部門做好驗收準備工作。2.到貨后，質(zhì)量控制部門按照相關(guān)標準和合同要求對采購物品或服務進行質(zhì)量檢驗。檢驗合格的，由質(zhì)量控制部門出具《驗收報告》；檢驗不合格的，質(zhì)量控制部門應及時通知采購部與供應商協(xié)商解決。3.需求部門負責對采購物品或服務的數(shù)量、規(guī)格、型號等進行核對驗收。核對無誤后，需求部門在《驗收報告》上簽字確認。（八）采購付款1.采購部根據(jù)采購合同和《驗收報告》，填寫《付款申請表》，注明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、合同金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息。2.《付款申請表》經(jīng)采購部負責人審核簽字后，提交至財務部門。3.財務部門對《付款申請表》進行審核，核對采購合同、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)資料，確保付款手續(xù)齊全、金額準確無誤。審核通過后，報公司領(lǐng)導審批。4.公司領(lǐng)導審批通過后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間辦理采購款項的支付手續(xù)。四、采購方式（一）招標采購1.適用范圍：對于金額較大、技術(shù)復雜、潛在供應商較多的采購項目，應采用招標采購方式。2.招標程序：采購部發(fā)布招標公告，明確招標項目的名稱、內(nèi)容、要求、投標截止時間等信息。供應商報名參加投標，采購部對報名供應商進行資格審查，確定符合條件的投標供應商名單。采購部向符合條件的投標供應商發(fā)放招標文件，招標文件應包括招標項目的技術(shù)規(guī)格、商務條款、評標標準等內(nèi)容。投標供應商按照招標文件要求編制投標文件，并在規(guī)定時間內(nèi)提交投標文件。采購部組織開標、評標會議，按照評標標準對投標文件進行評審，確定中標供應商。采購部向中標供應商發(fā)出中標通知書，并與中標供應商簽訂采購合同。（二）競爭性談判采購1.適用范圍：對于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的采購項目，以及技術(shù)復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的采購項目，可采用競爭性談判采購方式。2.談判程序：采購部成立談判小組，談判小組由采購部、需求部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)人員組成。采購部向符合條件的供應商發(fā)出談判邀請書，邀請書應明確談判項目的名稱、內(nèi)容、要求、談判時間、地點等信息。供應商按照談判邀請書要求參加談判，談判小組與供應商就采購項目的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務等條款進行談判。談判結(jié)束后，談判小組要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)提交最后報價。談判小組根據(jù)談判情況和供應商最后報價，確定成交供應商，并與成交供應商簽訂采購合同。（三）詢價采購1.適用范圍：對于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可采用詢價采購方式。2.詢價程序：采購部向至少三家符合條件的供應商發(fā)出詢價通知書，詢價通知書應明確采購項目的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點等信息。供應商按照詢價通知書要求進行報價，采購部對供應商的報價進行比較和分析。采購部根據(jù)報價情況，選擇報價最低且符合要求的供應商作為成交供應商，并與成交供應商簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的。發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采購程序：采購部填寫《單一來源采購申請表》，詳細說明采用單一來源采購方式的原因、采購項目的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預算金額等信息。《單一來源采購申請表》經(jīng)采購部負責人審核簽字后，提交至公司采購決策委員會審批。公司采購決策委員會審批通過后，采購部與單一供應商進行談判，簽訂采購合同。五、采購預算管理（一）預算編制1.采購部根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和采購需求預測，編制年度采購預算草案。年度采購預算草案應明確采購項目的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預算金額等內(nèi)容。2.采購部將年度采購預算草案提交至財務部門，財務部門結(jié)合公司年度財務預算，對采購預算草案進行審核和調(diào)整，形成年度采購預算方案。3.年度采購預算方案經(jīng)公司領(lǐng)導審批后，下達至采購部執(zhí)行。（二）預算執(zhí)行與控制1.采購部應嚴格按照年度采購預算方案組織采購活動，確保采購支出控制在預算范圍內(nèi)。2.如因生產(chǎn)經(jīng)營需要調(diào)整采購預算，采購部應填寫《采購預算調(diào)整申請表》，詳細說明調(diào)整的原因、調(diào)整的項目、調(diào)整的金額等信息。3.《采購預算調(diào)整申請表》經(jīng)采購部負責人審核簽字后，提交至財務部門。財務部門對采購預算調(diào)整申請進行審核，報公司領(lǐng)導審批。4.公司領(lǐng)導審批通過后，采購部按照調(diào)整后的采購預算執(zhí)行采購活動。（三）預算分析與考核1.財務部門定期對采購預算的執(zhí)行情況進行分析，對比實際采購支出與預算金額的差異，分析差異產(chǎn)生的原因。2.公司將采購預算執(zhí)行情況納入部門績效考核體系，對采購預算執(zhí)行情況較好的部門給予獎勵，對采購預算執(zhí)行情況較差的部門進行通報批評，并追究相關(guān)人員的責任。六、供應商管理（一）供應商準入管理1.采購部負責制定供應商準入標準，明確供應商應具備的資質(zhì)條件、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制能力、價格水平、交貨期、售后服務等方面的要求。2.潛在供應商向采購部提交《供應商準入申請表》，并提供相關(guān)證明材料。采購部對潛在供應商提交的申請和材料進行初審，符合基本條件的，組織相關(guān)部門進行實地考察和評估。3.經(jīng)實地考察和評估合格的供應商，由采購部將其納入合格供應商名錄，并報公司領(lǐng)導審批。（二）供應商日常管理1.采購部定期對合格供應商進行評估和考核，評估內(nèi)容包括供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務等方面。評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。2.對于評估結(jié)果為優(yōu)秀的供應商，采購部在采購業(yè)務中給予優(yōu)先考慮，并在合作中給予一定的優(yōu)惠政策；對于評估結(jié)果為良好的供應商，采購部繼續(xù)保持與其合作關(guān)系；對于評估結(jié)果為合格的供應商，采購部要求其限期整改，整改后仍不符合要求的，取消其合格供應商資格；對于評估結(jié)果為不合格的供應商，采購部立即取消其合格供應商資格，并停止與其合作。3.采購部建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估考核結(jié)果、合作情況等內(nèi)容。供應商檔案應定期更新，確保信息的準確性和完整性。（三）供應商淘汰管理1.如供應商出現(xiàn)下列情形之一的，采購部應及時將其從合格供應商名錄中淘汰：提供虛假資料，騙取合格供應商資格的。產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)嚴重問題，給公司造成重大損失的。交貨期嚴重延誤，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的。價格不合理，嚴重高于市場同類產(chǎn)品價格的。售后服務不到位，客戶投訴較多的。2.采購部填寫《供應商淘汰申請表》，詳細說明淘汰供應商的原因、淘汰供應商的名稱等信息?！豆烫蕴暾埍怼方?jīng)采購部負責人審核簽字后，提交至公司領(lǐng)導審批。3.公司領(lǐng)導審批通過后，采購部向被淘汰供應商發(fā)出通知，告知其被淘汰的原因和結(jié)果，并停止與其合作。七、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，風險識別的內(nèi)容包括供應商風險、市場風險、質(zhì)量風險、合同風險、付款風險等方面。2.采購部采用定性與定量相結(jié)合的方法對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。（二）風險應對措施1.針對不同類型的風險，采購部制定相應的風險應對措施。例如，對于供應商風險，采購部應加強供應商管理，選擇多家合格供應商，分散采購風險；對于市場風險，采購部應密切關(guān)注市場動態(tài)，及時調(diào)整采購策略；對于質(zhì)量風險，采購部應加強質(zhì)量檢驗和監(jiān)督，嚴格把控采購物品或服務的質(zhì)量；對于合同風險，采購部應加強合同管理，規(guī)范合同簽訂和履行流程；對于付款風險，采購部應加強財務審核，確保付款手續(xù)齊全、金額準確無誤。2.采購部定期對風險應對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決風險應對過程中存在的問題，確保風險應對措施的有效性。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購業(yè)務進行審計監(jiān)督，檢查采購活動是否符合法律法規(guī)、公司制度要求，采購流程是否規(guī)范，采購合同是否履行等。