erp相關(guān)管理制度

erp相關(guān)管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司ERP系統(tǒng)的使用與管理，確保系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、高效運行，提高公司管理水平和運營效率，實現(xiàn)信息的及時、準確傳遞與共享，為公司決策提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括但不限于各部門管理人員、業(yè)務(wù)人員、財務(wù)人員等。（三）基本原則1.合法性原則：ERP系統(tǒng)的使用與管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.安全性原則：確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失，采取必要的安全防護措施。3.準確性原則：錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準確、完整，保證系統(tǒng)信息與實際業(yè)務(wù)一致。4.及時性原則：及時錄入和更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，確保信息的時效性，以便為管理決策提供及時有效的支持。5.規(guī)范性原則：明確各崗位在ERP系統(tǒng)中的操作規(guī)范和流程，確保系統(tǒng)使用的標準化和規(guī)范化。二、職責分工（一）ERP管理小組1.由公司高層領(lǐng)導擔任組長，各部門負責人為成員，負責統(tǒng)籌規(guī)劃公司ERP系統(tǒng)的建設(shè)、應(yīng)用與發(fā)展。2.定期召開會議，審議ERP系統(tǒng)相關(guān)的重大事項，如系統(tǒng)升級、功能調(diào)整、制度修訂等。3.協(xié)調(diào)各部門之間在ERP系統(tǒng)使用過程中的工作關(guān)系，解決出現(xiàn)的問題和矛盾。（二）信息部門1.負責ERP系統(tǒng)的日常維護、技術(shù)支持和安全管理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.及時處理系統(tǒng)故障和技術(shù)問題，保障系統(tǒng)的正常使用。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，對系統(tǒng)進行優(yōu)化和升級，提高系統(tǒng)性能和功能。4.制定系統(tǒng)備份與恢復方案，定期進行數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）各部門1.部門負責人負責本部門ERP系統(tǒng)使用的組織和協(xié)調(diào)工作，確保本部門員工按照規(guī)定使用系統(tǒng)。審核本部門錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的準確性和完整性。配合信息部門完成系統(tǒng)的相關(guān)測試和優(yōu)化工作，提出業(yè)務(wù)需求和改進建議。2.系統(tǒng)操作人員按照系統(tǒng)操作規(guī)范和流程，負責本崗位相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入、查詢、修改等操作。及時反饋系統(tǒng)使用過程中出現(xiàn)的問題和異常情況。保守系統(tǒng)密碼和數(shù)據(jù)信息，不得擅自將系統(tǒng)賬號和密碼提供給他人使用。三、系統(tǒng)操作規(guī)范（一）賬號管理1.信息部門為每位員工創(chuàng)建唯一的ERP系統(tǒng)賬號，并分配初始密碼。員工首次登錄系統(tǒng)后，應(yīng)立即修改密碼，設(shè)置強度較高的密碼，包含字母、數(shù)字和特殊字符，且長度不少于規(guī)定位數(shù)。2.員工離職或崗位變動時，所在部門負責人應(yīng)及時通知信息部門，信息部門在系統(tǒng)中進行賬號停用或權(quán)限調(diào)整操作。3.嚴禁員工使用他人賬號登錄系統(tǒng)，如因工作需要借用他人賬號，需經(jīng)賬號所有者和所在部門負責人同意，并在借用期間妥善保管賬號信息，使用完畢后及時歸還。（二）數(shù)據(jù)錄入1.系統(tǒng)操作人員應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生后及時錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的及時性和準確性。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)與原始憑證、業(yè)務(wù)單據(jù)等保持一致，不得隨意編造或篡改數(shù)據(jù)。2.對于重復或批量的數(shù)據(jù)錄入，可使用系統(tǒng)提供的導入功能，但在導入前需仔細核對數(shù)據(jù)格式和內(nèi)容，確保導入數(shù)據(jù)的準確性。3.在錄入數(shù)據(jù)過程中，如發(fā)現(xiàn)錯誤或異常情況，應(yīng)及時停止錄入，并向所在部門負責人和信息部門報告，待問題解決后再進行錄入操作。（三）數(shù)據(jù)查詢與使用1.員工根據(jù)工作需要，經(jīng)所在部門負責人授權(quán)后，可查詢系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)。查詢的數(shù)據(jù)應(yīng)僅用于內(nèi)部工作使用，不得泄露給外部人員。2.在使用系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行分析、統(tǒng)計或報表生成時，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的真實性和可靠性，不得對數(shù)據(jù)進行不當處理或歪曲解讀。3.如需將系統(tǒng)數(shù)據(jù)提供給外部單位或個人，必須經(jīng)過公司相關(guān)領(lǐng)導審批，并按照規(guī)定的程序和要求進行提供，確保數(shù)據(jù)安全和公司利益不受損害。（四）系統(tǒng)維護與升級1.信息部門應(yīng)定期對ERP系統(tǒng)進行維護，包括檢查系統(tǒng)運行狀態(tài)、清理系統(tǒng)日志、優(yōu)化系統(tǒng)性能等，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求，信息部門負責制定系統(tǒng)升級計劃，并在升級前進行充分的測試和備份工作，確保升級過程順利進行，不影響公司正常業(yè)務(wù)開展。3.在系統(tǒng)升級過程中，信息部門應(yīng)及時向員工發(fā)布升級通知，說明升級內(nèi)容、時間安排和注意事項等。員工應(yīng)積極配合信息部門完成系統(tǒng)升級工作，在升級后及時檢查系統(tǒng)功能是否正常。四、數(shù)據(jù)安全管理（一）數(shù)據(jù)備份1.信息部門應(yīng)制定詳細的數(shù)據(jù)備份策略，明確備份的時間間隔、存儲介質(zhì)和存儲地點等。每天對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行全量備份，每周進行一次增量備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在多種存儲介質(zhì)上，如磁帶、硬盤等，同時異地存放一份備份數(shù)據(jù)，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.定期對備份數(shù)據(jù)進行檢查和恢復測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性和完整性。如發(fā)現(xiàn)備份數(shù)據(jù)存在問題，應(yīng)及時采取措施進行修復或重新備份。（二）數(shù)據(jù)訪問控制1.根據(jù)員工的工作職責和權(quán)限，設(shè)置不同的系統(tǒng)訪問級別和權(quán)限，嚴格限制對敏感數(shù)據(jù)的訪問。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問特定的數(shù)據(jù)模塊和功能。2.采用身份認證技術(shù)，如用戶名和密碼、數(shù)字證書等，確保登錄系統(tǒng)的人員身份真實可靠。同時，定期更換系統(tǒng)密碼，提高賬號的安全性。3.對系統(tǒng)操作進行審計跟蹤，記錄所有用戶的登錄時間、操作內(nèi)容和操作結(jié)果等信息，以便在出現(xiàn)問題時能夠及時追溯和調(diào)查。（三）數(shù)據(jù)保密1.公司全體員工應(yīng)嚴格遵守數(shù)據(jù)保密制度，對在ERP系統(tǒng)中涉及的公司商業(yè)秘密、客戶信息、財務(wù)數(shù)據(jù)等予以保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。2.在與外部單位或個人進行數(shù)據(jù)交換時，必須簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保數(shù)據(jù)安全。3.如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露事件，應(yīng)立即采取措施進行處理，及時通知信息部門和相關(guān)領(lǐng)導，并配合進行調(diào)查和處理工作，追究相關(guān)人員的責任。五、培訓與考核（一）培訓1.信息部門應(yīng)定期組織ERP系統(tǒng)培訓，培訓內(nèi)容包括系統(tǒng)操作流程、功能應(yīng)用、數(shù)據(jù)安全等方面，以提高員工的系統(tǒng)使用能力和水平。2.根據(jù)員工的崗位需求和業(yè)務(wù)特點，制定個性化的培訓計劃，確保培訓內(nèi)容具有針對性和實用性。培訓方式可采用集中授課、在線學習、現(xiàn)場演示等多種形式。3.新員工入職后，應(yīng)及時參加ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)培訓，使其盡快熟悉系統(tǒng)操作流程和基本功能。對于系統(tǒng)升級或功能調(diào)整后，相關(guān)人員應(yīng)參加針對性的培訓，確保能夠熟練掌握新的系統(tǒng)功能。（二）考核1.建立ERP系統(tǒng)使用考核機制，對員工的系統(tǒng)操作技能、數(shù)據(jù)錄入準確性、系統(tǒng)應(yīng)用效果等方面進行考核。考核結(jié)果作為員工績效評估、崗位晉升、薪酬調(diào)整等的重要依據(jù)之一。2.定期對員工的ERP系統(tǒng)使用情況進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。對于違反系統(tǒng)操作規(guī)范和管理制度的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。3.鼓勵員工積極學習和應(yīng)用ERP系統(tǒng)，對于在系統(tǒng)使用過程中表現(xiàn)優(yōu)秀、提出合理化建議并取得顯著成效的員工，給予適當?shù)莫剟詈捅碚谩Ａ?、問題處理與反饋（一）問題發(fā)現(xiàn)1.系統(tǒng)操作人員在使用ERP系統(tǒng)過程中，如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)錯誤、功能異常等問題，應(yīng)及時記錄問題發(fā)生的時間、現(xiàn)象、操作步驟等詳細信息，并向所在部門負責人和信息部門報告。2.各部門在日常工作中，如發(fā)現(xiàn)因ERP系統(tǒng)原因影響業(yè)務(wù)正常開展的情況，應(yīng)及時向信息部門反饋，以便及時解決問題。（二）問題處理1.信息部門接到問題報告后，應(yīng)及時對問題進行分析和診斷，確定問題的性質(zhì)和嚴重程度，并制定相應(yīng)的解決方案。對于一般性問題，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)解決；對于較為復雜的問題，應(yīng)組織相關(guān)技術(shù)人員進行研究和處理，確保問題得到妥善解決。2.在問題處理過程中，信息部門應(yīng)及時向相關(guān)人員反饋處理進度和結(jié)果，如問題處理涉及多個部門，應(yīng)協(xié)調(diào)各部門共同解決問題，確保問題處理的高效性和協(xié)同性。（三）反饋機制1.建立ERP系統(tǒng)問題反饋機制，定期收集員工對系統(tǒng)使用的意見和建議，包括系統(tǒng)功能優(yōu)化、操作流程改進、用戶體驗提升等方面。2.信息部門對收集到的反饋信息進行整理和分析，對于合理的建議應(yīng)及時