erp相關(guān)管理制度

erp相關(guān)管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司ERP系統(tǒng)的使用與管理，確保系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、高效運(yùn)行，提高公司管理水平和運(yùn)營效率，實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)、準(zhǔn)確傳遞與共享，為公司決策提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括但不限于各部門管理人員、業(yè)務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員等。（三）基本原則1.合法性原則：ERP系統(tǒng)的使用與管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.安全性原則：確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失，采取必要的安全防護(hù)措施。3.準(zhǔn)確性原則：錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，保證系統(tǒng)信息與實(shí)際業(yè)務(wù)一致。4.及時(shí)性原則：及時(shí)錄入和更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，確保信息的時(shí)效性，以便為管理決策提供及時(shí)有效的支持。5.規(guī)范性原則：明確各崗位在ERP系統(tǒng)中的操作規(guī)范和流程，確保系統(tǒng)使用的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。二、職責(zé)分工（一）ERP管理小組1.由公司高層領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃公司ERP系統(tǒng)的建設(shè)、應(yīng)用與發(fā)展。2.定期召開會(huì)議，審議ERP系統(tǒng)相關(guān)的重大事項(xiàng)，如系統(tǒng)升級(jí)、功能調(diào)整、制度修訂等。3.協(xié)調(diào)各部門之間在ERP系統(tǒng)使用過程中的工作關(guān)系，解決出現(xiàn)的問題和矛盾。（二）信息部門1.負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的日常維護(hù)、技術(shù)支持和安全管理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.及時(shí)處理系統(tǒng)故障和技術(shù)問題，保障系統(tǒng)的正常使用。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和升級(jí)，提高系統(tǒng)性能和功能。4.制定系統(tǒng)備份與恢復(fù)方案，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）各部門1.部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門ERP系統(tǒng)使用的組織和協(xié)調(diào)工作，確保本部門員工按照規(guī)定使用系統(tǒng)。審核本部門錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。配合信息部門完成系統(tǒng)的相關(guān)測試和優(yōu)化工作，提出業(yè)務(wù)需求和改進(jìn)建議。2.系統(tǒng)操作人員按照系統(tǒng)操作規(guī)范和流程，負(fù)責(zé)本崗位相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入、查詢、修改等操作。及時(shí)反饋系統(tǒng)使用過程中出現(xiàn)的問題和異常情況。保守系統(tǒng)密碼和數(shù)據(jù)信息，不得擅自將系統(tǒng)賬號(hào)和密碼提供給他人使用。三、系統(tǒng)操作規(guī)范（一）賬號(hào)管理1.信息部門為每位員工創(chuàng)建唯一的ERP系統(tǒng)賬號(hào)，并分配初始密碼。員工首次登錄系統(tǒng)后，應(yīng)立即修改密碼，設(shè)置強(qiáng)度較高的密碼，包含字母、數(shù)字和特殊字符，且長度不少于規(guī)定位數(shù)。2.員工離職或崗位變動(dòng)時(shí)，所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)通知信息部門，信息部門在系統(tǒng)中進(jìn)行賬號(hào)停用或權(quán)限調(diào)整操作。3.嚴(yán)禁員工使用他人賬號(hào)登錄系統(tǒng)，如因工作需要借用他人賬號(hào)，需經(jīng)賬號(hào)所有者和所在部門負(fù)責(zé)人同意，并在借用期間妥善保管賬號(hào)信息，使用完畢后及時(shí)歸還。（二）數(shù)據(jù)錄入1.系統(tǒng)操作人員應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生后及時(shí)錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)與原始憑證、業(yè)務(wù)單據(jù)等保持一致，不得隨意編造或篡改數(shù)據(jù)。2.對于重復(fù)或批量的數(shù)據(jù)錄入，可使用系統(tǒng)提供的導(dǎo)入功能，但在導(dǎo)入前需仔細(xì)核對數(shù)據(jù)格式和內(nèi)容，確保導(dǎo)入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。3.在錄入數(shù)據(jù)過程中，如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或異常情況，應(yīng)及時(shí)停止錄入，并向所在部門負(fù)責(zé)人和信息部門報(bào)告，待問題解決后再進(jìn)行錄入操作。（三）數(shù)據(jù)查詢與使用1.員工根據(jù)工作需要，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人授權(quán)后，可查詢系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)。查詢的數(shù)據(jù)應(yīng)僅用于內(nèi)部工作使用，不得泄露給外部人員。2.在使用系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)或報(bào)表生成時(shí)，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性，不得對數(shù)據(jù)進(jìn)行不當(dāng)處理或歪曲解讀。3.如需將系統(tǒng)數(shù)據(jù)提供給外部單位或個(gè)人，必須經(jīng)過公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，并按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行提供，確保數(shù)據(jù)安全和公司利益不受損害。（四）系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)1.信息部門應(yīng)定期對ERP系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，包括檢查系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)、清理系統(tǒng)日志、優(yōu)化系統(tǒng)性能等，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求，信息部門負(fù)責(zé)制定系統(tǒng)升級(jí)計(jì)劃，并在升級(jí)前進(jìn)行充分的測試和備份工作，確保升級(jí)過程順利進(jìn)行，不影響公司正常業(yè)務(wù)開展。3.在系統(tǒng)升級(jí)過程中，信息部門應(yīng)及時(shí)向員工發(fā)布升級(jí)通知，說明升級(jí)內(nèi)容、時(shí)間安排和注意事項(xiàng)等。員工應(yīng)積極配合信息部門完成系統(tǒng)升級(jí)工作，在升級(jí)后及時(shí)檢查系統(tǒng)功能是否正常。四、數(shù)據(jù)安全管理（一）數(shù)據(jù)備份1.信息部門應(yīng)制定詳細(xì)的數(shù)據(jù)備份策略，明確備份的時(shí)間間隔、存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)地點(diǎn)等。每天對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行全量備份，每周進(jìn)行一次增量備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在多種存儲(chǔ)介質(zhì)上，如磁帶、硬盤等，同時(shí)異地存放一份備份數(shù)據(jù)，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性和完整性。如發(fā)現(xiàn)備份數(shù)據(jù)存在問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或重新備份。（二）數(shù)據(jù)訪問控制1.根據(jù)員工的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置不同的系統(tǒng)訪問級(jí)別和權(quán)限，嚴(yán)格限制對敏感數(shù)據(jù)的訪問。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問特定的數(shù)據(jù)模塊和功能。2.采用身份認(rèn)證技術(shù)，如用戶名和密碼、數(shù)字證書等，確保登錄系統(tǒng)的人員身份真實(shí)可靠。同時(shí)，定期更換系統(tǒng)密碼，提高賬號(hào)的安全性。3.對系統(tǒng)操作進(jìn)行審計(jì)跟蹤，記錄所有用戶的登錄時(shí)間、操作內(nèi)容和操作結(jié)果等信息，以便在出現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)追溯和調(diào)查。（三）數(shù)據(jù)保密1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守?cái)?shù)據(jù)保密制度，對在ERP系統(tǒng)中涉及的公司商業(yè)秘密、客戶信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等予以保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。2.在與外部單位或個(gè)人進(jìn)行數(shù)據(jù)交換時(shí)，必須簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保數(shù)據(jù)安全。3.如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露事件，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，及時(shí)通知信息部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并配合進(jìn)行調(diào)查和處理工作，追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.信息部門應(yīng)定期組織ERP系統(tǒng)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括系統(tǒng)操作流程、功能應(yīng)用、數(shù)據(jù)安全等方面，以提高員工的系統(tǒng)使用能力和水平。2.根據(jù)員工的崗位需求和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定個(gè)性化的培訓(xùn)計(jì)劃，確保培訓(xùn)內(nèi)容具有針對性和實(shí)用性。培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、現(xiàn)場演示等多種形式。3.新員工入職后，應(yīng)及時(shí)參加ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)培訓(xùn)，使其盡快熟悉系統(tǒng)操作流程和基本功能。對于系統(tǒng)升級(jí)或功能調(diào)整后，相關(guān)人員應(yīng)參加針對性的培訓(xùn)，確保能夠熟練掌握新的系統(tǒng)功能。（二）考核1.建立ERP系統(tǒng)使用考核機(jī)制，對員工的系統(tǒng)操作技能、數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確性、系統(tǒng)應(yīng)用效果等方面進(jìn)行考核?？己私Y(jié)果作為員工績效評(píng)估、崗位晉升、薪酬調(diào)整等的重要依據(jù)之一。2.定期對員工的ERP系統(tǒng)使用情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。對于違反系統(tǒng)操作規(guī)范和管理制度的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.鼓勵(lì)員工積極學(xué)習(xí)和應(yīng)用ERP系統(tǒng)，對于在系統(tǒng)使用過程中表現(xiàn)優(yōu)秀、提出合理化建議并取得顯著成效的員工，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和表彰。六、問題處理與反饋（一）問題發(fā)現(xiàn)1.系統(tǒng)操作人員在使用ERP系統(tǒng)過程中，如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、功能異常等問題，應(yīng)及時(shí)記錄問題發(fā)生的時(shí)間、現(xiàn)象、操作步驟等詳細(xì)信息，并向所在部門負(fù)責(zé)人和信息部門報(bào)告。2.各部門在日常工作中，如發(fā)現(xiàn)因ERP系統(tǒng)原因影響業(yè)務(wù)正常開展的情況，應(yīng)及時(shí)向信息部門反饋，以便及時(shí)解決問題。（二）問題處理1.信息部門接到問題報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)對問題進(jìn)行分析和診斷，確定問題的性質(zhì)和嚴(yán)重程度，并制定相應(yīng)的解決方案。對于一般性問題，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)解決；對于較為復(fù)雜的問題，應(yīng)組織相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行研究和處理，確保問題得到妥善解決。2.在問題處理過程中，信息部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)人員反饋處理進(jìn)度和結(jié)果，如問題處理涉及多個(gè)部門，應(yīng)協(xié)調(diào)各部門共同解決問題，確保問題處理的高效性和協(xié)同性。（三）反饋機(jī)制1.建立ERP系統(tǒng)問題反饋機(jī)制，定期收集員工對系統(tǒng)使用的意見和建議，包括系統(tǒng)功能優(yōu)化、操作流程改進(jìn)、用戶體驗(yàn)提升等方面。2.信息部門對收集到的反饋信息進(jìn)行整理和分析，對于合理的建議應(yīng)及時(shí)