大學會議室管理規(guī)范?

大學會議室管理規(guī)范?

大學會議室管理規(guī)范一、總則1.為加強大學會議室的規(guī)范化、科學化管理，提高會議室的使用效率，確保各項會議、活動的順利進行，特制定本管理規(guī)范。2.本規(guī)范適用于大學內(nèi)所有會議室的使用、管理和維護。二、管理部門及職責1.管理部門：大學會議室由學校[具體管理部門名稱]統(tǒng)一管理。2.職責分工-[具體管理部門名稱]：負責制定會議室管理制度并監(jiān)督執(zhí)行；統(tǒng)籌安排會議室的使用，協(xié)調(diào)解決使用過程中的沖突；負責會議室設(shè)備設(shè)施的維護、保養(yǎng)和更新；做好會議室使用記錄及統(tǒng)計工作。-使用部門：提前按規(guī)定程序申請使用會議室；在使用過程中遵守相關(guān)規(guī)定，愛護會議室設(shè)備設(shè)施；使用完畢后負責清理會議室衛(wèi)生，恢復(fù)原狀。三、會議室分類及功能1.會議室分類：根據(jù)會議室的規(guī)模、配置和用途，分為大型會議室（容納[X]人以上）、中型會議室（容納[X-X]人）、小型會議室（容納[X]人以下）以及具有特殊功能的會議室（如多媒體會議室、學術(shù)報告廳等）。2.功能說明-大型會議室：主要用于學校大型會議、學術(shù)講座、頒獎典禮等大型活動。配備先進的音響系統(tǒng)、投影設(shè)備、舞臺燈光等設(shè)施。-中型會議室：適用于部門間的工作會議、研討會、小型培訓等。具備常規(guī)的會議桌椅、投影儀、音響等設(shè)備。-小型會議室：常用于小組討論、小型辦公會議等。提供簡潔的會議桌椅、白板等基本設(shè)施。-特殊功能會議室：多媒體會議室具備高清視頻播放、遠程視頻會議等功能；學術(shù)報告廳配備專業(yè)的學術(shù)演講設(shè)備、同聲傳譯系統(tǒng)等，滿足學術(shù)交流、國際會議等需求。四、使用申請與安排1.申請方式：使用部門需提前[X]個工作日填寫《會議室使用申請表》，詳細注明使用部門、使用時間（開始時間和結(jié)束時間）、會議主題、參會人數(shù)等信息。申請表可通過學校辦公系統(tǒng)在線提交或到[具體管理部門名稱]現(xiàn)場填寫。2.審批流程-常規(guī)使用：由[具體管理部門名稱]根據(jù)會議室的使用情況進行審核和安排。如申請時間與其他安排無沖突，予以批準；如有沖突，[具體管理部門名稱]應(yīng)及時與申請部門溝通協(xié)調(diào)，確定新的使用時間。-特殊情況：對于緊急會議或特殊需求，使用部門可在會議前[X]小時內(nèi)直接向[具體管理部門名稱]提出申請，[具體管理部門名稱]應(yīng)在確保會議室可用的情況下，優(yōu)先安排使用。3.使用確認：申請獲得批準后，[具體管理部門名稱]將通過郵件、短信或辦公系統(tǒng)反饋等方式通知使用部門。使用部門應(yīng)在收到通知后[X]小時內(nèi)進行確認，如未按時確認，視為自動放棄本次使用申請。五、使用規(guī)范1.設(shè)備使用-使用部門在使用會議室設(shè)備前，應(yīng)提前向[具體管理部門名稱]了解設(shè)備的操作方法和注意事項。如需技術(shù)支持，可提前預(yù)約[具體管理部門名稱]的技術(shù)人員。-使用過程中應(yīng)嚴格按照操作規(guī)程使用設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備參數(shù)、拆卸設(shè)備部件。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或異常情況，應(yīng)及時通知[具體管理部門名稱]，不得自行處理。-使用完畢后，使用部門應(yīng)關(guān)閉所有設(shè)備電源，將設(shè)備恢復(fù)到初始狀態(tài)。2.衛(wèi)生與環(huán)境維護-使用部門應(yīng)保持會議室的整潔衛(wèi)生，不得在會議室內(nèi)吸煙、亂扔垃圾。會議結(jié)束后，將會議資料、文件等整理帶走，清理桌面、地面雜物。-如需在會議室內(nèi)擺放宣傳資料、展示物品等，應(yīng)提前向[具體管理部門名稱]報備，并在會議結(jié)束后及時清理。-不得隨意移動、損壞會議室的桌椅、窗簾等設(shè)施。如有損壞，使用部門應(yīng)照價賠償。3.安全管理-使用部門應(yīng)確保會議室內(nèi)人員的安全，遵守消防安全規(guī)定。不得在會議室內(nèi)使用明火、私拉亂接電線。-如遇緊急情況（如火災(zāi)、地震等），使用部門負責人應(yīng)組織參會人員按照應(yīng)急預(yù)案有序疏散，并及時通知[具體管理部門名稱]和相關(guān)安全管理部門。六、費用管理1.免費使用范圍：學校內(nèi)部正常的教學、科研、行政會議等活動，在規(guī)定的使用時間內(nèi)免費使用會議室。2.收費項目：對于以下情況，將收取一定的費用：-校外單位或個人使用會議室，根據(jù)會議室的類型、使用時間等因素收取場地費、設(shè)備使用費等。-學校內(nèi)部部門因特殊活動（如商業(yè)培訓、盈利性講座等）使用會議室，按照學校相關(guān)規(guī)定收取費用。-因使用不當造成會議室設(shè)備設(shè)施損壞的，使用部門需承擔維修或更換費用。3.費用標準：收費標準由學校[具體部門名稱]根據(jù)市場行情和實際成本進行制定，并報學校審批后執(zhí)行。費用明細將在會議室使用申請表中明確列出，使用部門在申請時應(yīng)仔細閱讀并確認。4.繳費方式：如需繳費，使用部門應(yīng)在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，按照學校財務(wù)規(guī)定的繳費方式完成費用繳納。逾期未繳費的，將影響該部門今后的會議室使用申請。七、監(jiān)督與檢查1.日常巡查：[具體管理部門名稱]應(yīng)安排專人對會議室進行日常巡查，檢查會議室的設(shè)備設(shè)施狀況、衛(wèi)生情況等，及時發(fā)現(xiàn)并處理問題。2.使用反饋：使用部門在會議結(jié)束后，可通過在線問卷、意見箱等方式對會議室的使用情況進行反饋，提出意見和建議。[具體管理部門名稱]應(yīng)定期收集整理反饋信息，不斷改進會議室的管理和服務(wù)。3.違規(guī)處理：對于違反本管理規(guī)范的行為，[具體管理部門名稱]將視情節(jié)輕重給予警告、暫停使用會議室等處理措施。對于造成嚴重損失或不良影響