財務(wù)物資采購供應(yīng)商管理

財務(wù)物資采購供應(yīng)商管理

財務(wù)物資采購供應(yīng)商管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)本高端賓館財務(wù)物資采購供應(yīng)商的管理，規(guī)范采購行為，確保所采購物資的質(zhì)量、價格、交貨期等符合賓館運(yùn)營需求，降低采購風(fēng)險，提高采購效率和經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于賓館所有財務(wù)物資采購活動中涉及的供應(yīng)商管理，包括但不限于客房用品、餐飲食材、辦公用品、設(shè)備設(shè)施等物資采購的供應(yīng)商。3.管理原則-公平、公正、公開原則：在供應(yīng)商選擇、評估、合作等過程中，遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商有平等的機(jī)會參與競爭。-質(zhì)量優(yōu)先原則：把物資質(zhì)量放在首位，確保所采購物資符合賓館的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和運(yùn)營要求。-成本效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，綜合考慮采購成本、運(yùn)輸成本、售后服務(wù)成本等，追求成本效益的最大化。-長期合作原則：注重與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，共同發(fā)展，實現(xiàn)雙贏。二、供應(yīng)商開發(fā)與選擇1.供應(yīng)商信息收集-信息來源渠道：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商自薦、同行推薦、商業(yè)數(shù)據(jù)庫等。-信息收集內(nèi)容：詳細(xì)收集供應(yīng)商的基本信息，如公司名稱、注冊地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、資質(zhì)證書等；財務(wù)狀況信息，如資產(chǎn)負(fù)債情況、盈利能力等；質(zhì)量控制信息，如質(zhì)量管理體系認(rèn)證、產(chǎn)品質(zhì)量檢測報告等；生產(chǎn)與供應(yīng)能力信息，如生產(chǎn)設(shè)備、生產(chǎn)工藝、交貨能力、庫存水平等；以及售后服務(wù)信息，如售后服務(wù)團(tuán)隊規(guī)模、響應(yīng)時間、服務(wù)內(nèi)容等。2.供應(yīng)商初步篩選-篩選標(biāo)準(zhǔn)制定：采購部門根據(jù)賓館的物資采購需求和管理要求，制定供應(yīng)商初步篩選標(biāo)準(zhǔn)。篩選標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括但不限于供應(yīng)商的經(jīng)營資質(zhì)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證、價格水平、信譽(yù)狀況等方面。-初步篩選流程：采購人員對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和分析，按照篩選標(biāo)準(zhǔn)對供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，剔除明顯不符合要求的供應(yīng)商，形成潛在供應(yīng)商名單。3.供應(yīng)商實地考察-考察對象確定：對于潛在供應(yīng)商名單中較為重要或采購金額較大的物資供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織實地考察?？疾鞂ο笠话銥闈撛诠?yīng)商的生產(chǎn)基地、辦公場所等。-考察內(nèi)容：實地考察主要包括對供應(yīng)商的生產(chǎn)環(huán)境、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員素質(zhì)、物流配送等方面的考察?？疾烊藛T應(yīng)填寫實地考察報告，詳細(xì)記錄考察情況，并對供應(yīng)商的綜合實力進(jìn)行評價。-考察團(tuán)隊組成：實地考察團(tuán)隊由采購部門牽頭，會同質(zhì)量管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成。各部門根據(jù)自身職責(zé)對供應(yīng)商進(jìn)行全面評估。4.供應(yīng)商評估與選擇-評估指標(biāo)體系建立：建立科學(xué)合理的供應(yīng)商評估指標(biāo)體系，包括質(zhì)量（40%）、價格（30%）、交貨期（15%）、售后服務(wù)（15%）等一級指標(biāo)，每個一級指標(biāo)再細(xì)分若干二級指標(biāo)。例如，質(zhì)量指標(biāo)可細(xì)分為產(chǎn)品合格率、質(zhì)量穩(wěn)定性等；價格指標(biāo)可包括報價合理性、價格優(yōu)惠政策等；交貨期指標(biāo)涵蓋按時交貨率、緊急訂單響應(yīng)能力等；售后服務(wù)指標(biāo)包含售后服務(wù)態(tài)度、問題解決效率等。-評估流程：采購部門組織相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，根據(jù)評估指標(biāo)體系對供應(yīng)商進(jìn)行打分。評估過程中應(yīng)充分考慮實地考察情況、供應(yīng)商提供的樣品質(zhì)量、以往合作案例等因素。-選擇決策：根據(jù)評估結(jié)果，選擇綜合得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商。對于關(guān)鍵物資的供應(yīng)商選擇，需經(jīng)賓館管理層審批通過后方可確定。三、供應(yīng)商合同管理1.合同簽訂-合同起草：采購部門根據(jù)與供應(yīng)商達(dá)成的合作意向，起草采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)、違約責(zé)任等條款。-合同審核：合同起草完成后，提交給法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門重點審核合同的合法性、合規(guī)性，財務(wù)部門審核合同的付款條款、稅務(wù)條款等。各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出審核意見，采購部門根據(jù)審核意見對合同進(jìn)行修改完善。-合同簽訂：經(jīng)審核通過的合同，由采購部門代表賓館與供應(yīng)商簽訂。合同簽訂應(yīng)采用書面形式，并加蓋雙方單位公章或合同專用章。合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財務(wù)部門、倉庫管理部門、使用部門等，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。2.合同執(zhí)行與跟蹤-合同執(zhí)行：采購部門負(fù)責(zé)跟蹤合同的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按照合同約定的時間、地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求交付物資。供應(yīng)商應(yīng)在發(fā)貨前提前通知采購部門，以便采購部門安排接收工作。-交貨驗收：物資到貨后，倉庫管理部門會同質(zhì)量管理部門、使用部門等按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收程序進(jìn)行驗收。驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的物資應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。-付款管理：財務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款方式和驗收情況進(jìn)行付款。采購部門應(yīng)及時向財務(wù)部門提交付款申請，并提供相關(guān)的發(fā)票、驗收報告等憑證。財務(wù)部門審核無誤后，按照規(guī)定的付款流程進(jìn)行付款。3.合同變更與解除-合同變更：在合同執(zhí)行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、對交貨期、價格等方面的影響，并經(jīng)雙方簽字蓋章確認(rèn)。合同變更協(xié)議簽訂后，采購部門應(yīng)將相關(guān)信息及時通知各相關(guān)部門。-合同解除：若出現(xiàn)供應(yīng)商嚴(yán)重違約、不可抗力等導(dǎo)致合同無法繼續(xù)履行的情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解除合同。合同解除應(yīng)按照法律規(guī)定和合同約定的程序進(jìn)行，并辦理相關(guān)的手續(xù)。解除合同后，雙方應(yīng)妥善處理善后事宜，如物資退貨、貨款結(jié)算、違約責(zé)任追究等。四、供應(yīng)商質(zhì)量管理1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定-物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：質(zhì)量管理部門會同采購部門、使用部門等根據(jù)賓館的運(yùn)營需求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定各類物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確物資的規(guī)格型號、性能指標(biāo)、外觀要求、包裝要求等具體內(nèi)容。-質(zhì)量檢驗規(guī)范：制定詳細(xì)的質(zhì)量檢驗規(guī)范，包括檢驗方法、檢驗工具、檢驗頻率等。對于關(guān)鍵物資或質(zhì)量不穩(wěn)定的物資，應(yīng)增加檢驗頻率和檢驗項目。2.供應(yīng)商質(zhì)量控制-供應(yīng)商資質(zhì)審核：在與供應(yīng)商合作前，嚴(yán)格審核供應(yīng)商的資質(zhì)證書，如質(zhì)量管理體系認(rèn)證、生產(chǎn)許可證等，確保供應(yīng)商具備生產(chǎn)符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)物資的能力。-樣品檢驗：要求供應(yīng)商提供物資樣品，質(zhì)量管理部門按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對樣品進(jìn)行檢驗。樣品檢驗合格后方可進(jìn)行批量采購。-生產(chǎn)過程監(jiān)控：對于重要物資的供應(yīng)商，質(zhì)量管理部門可定期或不定期對供應(yīng)商的生產(chǎn)過程進(jìn)行監(jiān)控，檢查供應(yīng)商的生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制措施等是否符合要求。3.物資檢驗與驗收-到貨檢驗：物資到貨后，倉庫管理部門應(yīng)及時通知質(zhì)量管理部門進(jìn)行檢驗。檢驗人員按照質(zhì)量檢驗規(guī)范對物資進(jìn)行檢驗，填寫檢驗報告。-驗收流程：驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的物資應(yīng)及時標(biāo)識、隔離，并通知采購部門與供應(yīng)商聯(lián)系處理。對于不合格物資，應(yīng)分析原因，要求供應(yīng)商采取改進(jìn)措施，防止類似問題再次發(fā)生。4.質(zhì)量問題處理-問題反饋：在物資使用過程中，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，使用部門應(yīng)及時向采購部門和質(zhì)量管理部門反饋。采購部門應(yīng)立即通知供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)做出響應(yīng)。-處理措施：根據(jù)質(zhì)量問題的嚴(yán)重程度，采購部門與供應(yīng)商協(xié)商采取相應(yīng)的處理措施，如換貨、退貨、補(bǔ)貨、賠償損失等。對于頻繁出現(xiàn)質(zhì)量問題或質(zhì)量問題嚴(yán)重影響賓館運(yùn)營的供應(yīng)商，應(yīng)采取暫停合作、終止合作等措施。五、供應(yīng)商價格管理1.價格調(diào)研-市場價格調(diào)研：采購部門定期開展市場價格調(diào)研，了解同類物資的市場價格水平、價格波動趨勢等信息。調(diào)研渠道包括但不限于網(wǎng)絡(luò)查詢、實地走訪供應(yīng)商、參加行業(yè)價格研討會等。-價格分析：對調(diào)研收集到的價格信息進(jìn)行分析，對比不同供應(yīng)商的價格差異，分析價格形成的原因，如原材料成本、生產(chǎn)工藝、運(yùn)輸成本等，為價格談判提供依據(jù)。2.價格談判-談判準(zhǔn)備：采購人員在與供應(yīng)商進(jìn)行價格談判前，應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)、價格底線等信息，制定合理的談判策略。同時，明確談判的目標(biāo)、重點和讓步空間。-談判過程：采購人員與供應(yīng)商就物資價格進(jìn)行談判，在保證物資質(zhì)量的前提下，爭取最優(yōu)惠的價格。談判過程中應(yīng)注重溝通技巧，充分闡述賓館的采購需求和合作誠意，同時了解供應(yīng)商的訴求，尋求雙方都能接受的價格方案。-價格確定：經(jīng)過談判達(dá)成一致的價格，應(yīng)在采購合同中明確約定。對于價格波動較大的物資，可在合同中約定價格調(diào)整條款，明確價格調(diào)整的條件、方式和時間。3.價格監(jiān)控與調(diào)整-價格監(jiān)控：采購部門建立價格監(jiān)控機(jī)制，定期對采購價格進(jìn)行跟蹤和分析，與市場價格進(jìn)行對比。如發(fā)現(xiàn)采購價格偏離市場合理水平，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，了解原因。-價格調(diào)整：如因原材料價格波動、市場供求關(guān)系變化等原因?qū)е鹿?yīng)商要求調(diào)整價格，采購部門應(yīng)進(jìn)行評估。如確有必要調(diào)整價格，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整協(xié)議。六、供應(yīng)商交貨期管理1.交貨期約定-合同約定：在采購合同中明確約定物資的交貨期，包括具體的交貨日期或交貨時間段。同時，明確交貨地點、運(yùn)輸方式等相關(guān)條款，確保雙方對交貨要求達(dá)成一致。-緊急訂單處理：對于賓館的緊急訂單需求，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商確定緊急訂單的交貨期，并在合同中或通過補(bǔ)充協(xié)議明確相關(guān)責(zé)任和要求。2.交貨期跟蹤-定期溝通：采購人員在合同執(zhí)行過程中，定期與供應(yīng)商溝通，了解物資的生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨安排，及時掌握交貨期的執(zhí)行情況。對于可能影響交貨期的問題，提前與供應(yīng)商協(xié)商解決。-預(yù)警機(jī)制：建立交貨期預(yù)警機(jī)制，當(dāng)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的交貨期可能延遲時，采購人員應(yīng)及時發(fā)出預(yù)警通知，告知相關(guān)部門，并督促供應(yīng)商采取措施加快生產(chǎn)和發(fā)貨，確保按時交貨。3.延遲交貨處理-原因調(diào)查：如供應(yīng)商出現(xiàn)延遲交貨的情況，采購部門應(yīng)及時調(diào)查原因，區(qū)分是供應(yīng)商自身原因還是不可抗力等外部原因?qū)е碌难舆t。-責(zé)任追究：對于因供應(yīng)商自身原因?qū)е碌难舆t交貨，按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任，如扣除違約金、要求供應(yīng)商承擔(dān)額外的運(yùn)輸費(fèi)用等。同時，要求供應(yīng)商制定改進(jìn)措施，防止類似問題再次發(fā)生。對于因不可抗力等不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е碌难舆t交貨，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，如調(diào)整交貨期、尋求替代物資等。七、供應(yīng)商售后服務(wù)管理1.售后服務(wù)條款約定-合同條款明確：在采購合同中明確供應(yīng)商的售后服務(wù)條款，包括售后服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、服務(wù)響應(yīng)時間、售后服務(wù)費(fèi)用等。售后服務(wù)內(nèi)容應(yīng)涵蓋物資的安裝調(diào)試、維修保養(yǎng)、技術(shù)支持、退換貨等方面。-培訓(xùn)服務(wù)：對于一些復(fù)雜的設(shè)備設(shè)施或物資，要求供應(yīng)商提供培訓(xùn)服務(wù)，確保賓館相關(guān)人員能夠正確使用和維護(hù)物資。培訓(xùn)服務(wù)的內(nèi)容、方式、時間等應(yīng)在合同中明確約定。2.售后服務(wù)響應(yīng)與處理-響應(yīng)機(jī)制：建立供應(yīng)商售后服務(wù)響應(yīng)機(jī)制，明確供應(yīng)商的售后服務(wù)聯(lián)系方式。當(dāng)賓館遇到物資質(zhì)量問題或需要售后服務(wù)時，相關(guān)部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商，供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)做出響應(yīng)。-問題處理流程：供應(yīng)商接到售后服務(wù)通知后，應(yīng)按照合同約定的服務(wù)流程和標(biāo)準(zhǔn)處理問題。對于一般性問題，應(yīng)盡快解決；對于復(fù)雜問題，應(yīng)制定解決方案，并告知賓館預(yù)計解決時間。售后服務(wù)完成后，供應(yīng)商應(yīng)提交售后服務(wù)報告，由賓館相關(guān)部門進(jìn)行驗收。3.售后服務(wù)評估-定期評估：采購部門會同使用部門等相關(guān)部門定期對供應(yīng)商的售后服務(wù)進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括服務(wù)響應(yīng)速度、問題解決效果、服務(wù)態(tài)度等方面。-結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)售后服務(wù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先合作等；對售后服務(wù)不達(dá)標(biāo)、客戶投訴較多的供應(yīng)商，采取警告、暫停合作、終止合作等措施。八、供應(yīng)商檔案管理1.檔案建立-檔案內(nèi)容：采購部門為每個合格供應(yīng)商建立獨立的檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證書、實地考察報告、評估報告、采購合同、往來函件、質(zhì)量檢驗記錄、交貨記錄、售后服務(wù)記錄等。-檔案編號：對供應(yīng)商檔案進(jìn)行編號管理，方便查詢和統(tǒng)計。檔案編號應(yīng)遵循一定的編碼規(guī)則，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.檔案維護(hù)與更新-定期維護(hù)：采購部門定期對供應(yīng)商檔案進(jìn)行維護(hù)，檢查檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案信息有變更，應(yīng)及時更新檔案內(nèi)容。-動態(tài)管理：隨著供應(yīng)商合作情況的變化，及時將新的評估報告、合同執(zhí)行情況、質(zhì)量問題處理情況等信息納入檔案，實現(xiàn)供應(yīng)商檔案的動態(tài)管理。3.檔案查閱與借閱-查閱權(quán)限：明確供應(yīng)商檔案的查閱權(quán)限，不同部門和人員根據(jù)工作需要在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)查閱檔案。一般情況下，采購部門、質(zhì)量管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員可查閱供應(yīng)商檔案的相關(guān)內(nèi)容。-借閱流程：如需借閱供應(yīng)商檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，按時歸還。九、供應(yīng)商評估與激勵1.定期評估-評估周期：采購部門會同質(zhì)量管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門每半年或一年對供應(yīng)商進(jìn)行一次全面評估。評估應(yīng)基于供應(yīng)商在質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面的實際表現(xiàn)。-評估方法：采用定量與定性相結(jié)合的評估方法。定量評估主要依據(jù)各項指標(biāo)的實際數(shù)據(jù)進(jìn)行打分，定性評估則結(jié)合供應(yīng)商的合作態(tài)度、創(chuàng)新能力等方面進(jìn)行綜合評價。-評估報告：評估結(jié)束后，編制供應(yīng)商評估報告，報告內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息、評估指標(biāo)完成情況、綜合得分、評估結(jié)論等。評估報告應(yīng)向供應(yīng)商反饋，同時報送賓館管理層。2.激勵措施-優(yōu)秀供應(yīng)商獎勵：對于評估結(jié)果優(yōu)秀的供應(yīng)商，賓館給予一定的獎勵，如頒發(fā)優(yōu)秀供應(yīng)商證書、增加采購份額、提前支付貨款、給予價格優(yōu)惠等。通過獎勵措施，激勵供應(yīng)商不斷提高服務(wù)質(zhì)量和合作水平。-改進(jìn)措施督促：對于評估結(jié)果不理想的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)與其溝通，分析存在的問題，提出改進(jìn)要求和期限。督促供應(yīng)商制定切實可行的改進(jìn)措施，并跟蹤改進(jìn)措施的執(zhí)行情況。3.淘汰機(jī)制-淘汰標(biāo)準(zhǔn)制定：制定明確的供應(yīng)商淘汰標(biāo)準(zhǔn)，如連續(xù)多次評估不達(dá)標(biāo)、出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題、多次延遲交貨、商業(yè)信譽(yù)不佳等情況，應(yīng)列入淘汰