行政辦公設(shè)備采購審批流程?

行政辦公設(shè)備采購審批流程?

行政辦公設(shè)備采購審批流程一、目的為了規(guī)范本高端賓館行政辦公設(shè)備的采購審批行為，確保采購流程的透明、高效、合規(guī)，合理控制采購成本，保證所采購的辦公設(shè)備能滿足賓館各部門工作需求，特制定本審批流程。二、適用范圍本流程適用于賓館內(nèi)所有行政辦公設(shè)備的采購審批，包括但不限于電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、辦公桌椅、文件柜等設(shè)備的采購。三、職責(zé)分工1.使用部門-負(fù)責(zé)根據(jù)工作實際需求，提出行政辦公設(shè)備采購申請，并詳細(xì)說明設(shè)備的規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息。-參與采購過程中的技術(shù)參數(shù)審核和供應(yīng)商評估，對采購設(shè)備的適用性和質(zhì)量負(fù)責(zé)。-在設(shè)備到貨后，負(fù)責(zé)組織設(shè)備的驗收工作。2.采購部門-負(fù)責(zé)收集、整理使用部門的采購申請，對申請的合理性和必要性進行初步審核。-根據(jù)采購申請，進行市場調(diào)研，尋找合適的供應(yīng)商，獲取報價、樣品等相關(guān)資料。-組織采購談判，擬定采購合同條款，選擇最優(yōu)供應(yīng)商并簽訂采購合同。-跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保設(shè)備按時、按質(zhì)、按量到貨。3.財務(wù)部門-負(fù)責(zé)對采購申請進行財務(wù)預(yù)算審核，確保采購資金的安排合理、合規(guī)。-參與采購合同的審核，重點審查合同中的付款條款、財務(wù)風(fēng)險等內(nèi)容。-負(fù)責(zé)采購款項的支付審核和賬務(wù)處理。4.行政部門-負(fù)責(zé)行政辦公設(shè)備采購申請的匯總和流轉(zhuǎn)，確保審批流程的順暢進行。-建立行政辦公設(shè)備采購檔案，對采購申請、審批文件、采購合同等資料進行歸檔管理。5.審批領(lǐng)導(dǎo)-根據(jù)采購金額和重要性，按照既定的審批權(quán)限，對采購申請進行審批，做出批準(zhǔn)、否決或要求進一步說明的決策。四、采購審批流程（一）采購申請1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《行政辦公設(shè)備采購申請表》（以下簡稱“申請表”）。申請表應(yīng)包含以下內(nèi)容：-申請部門、申請人、申請日期。-設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計單價、總價。-采購原因、用途及使用計劃。-擬采購品牌及參考供應(yīng)商信息（如有）。-申請部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.使用部門將填寫完整的申請表提交至行政部門。行政部門對申請表的格式、內(nèi)容完整性進行初步檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，及時反饋給使用部門進行補充或修改。（二）初步審核1.行政部門將通過初步檢查的申請表流轉(zhuǎn)至采購部門。采購部門收到申請表后，對申請的合理性和必要性進行審核，主要從以下幾個方面進行評估：-所申請的辦公設(shè)備是否符合賓館整體辦公設(shè)備配置規(guī)劃。-現(xiàn)有辦公設(shè)備是否無法滿足工作需求，是否存在通過調(diào)配現(xiàn)有設(shè)備解決問題的可能性。-申請的設(shè)備規(guī)格、型號是否合理，是否存在性能過?；虿蛔愕那闆r。-參考供應(yīng)商信息是否可靠，市場價格是否合理。2.采購部門審核后，在申請表上簽署審核意見。如審核通過，將申請表流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門；如存在疑問或不同意采購，應(yīng)詳細(xì)說明理由并反饋給行政部門，由行政部門與使用部門溝通協(xié)調(diào)。（三）財務(wù)預(yù)算審核1.財務(wù)部門收到采購申請表后，對采購資金進行預(yù)算審核，主要審查以下內(nèi)容：-采購申請是否在本年度部門預(yù)算范圍內(nèi)，如有預(yù)算外采購，需評估是否有合理的預(yù)算調(diào)整依據(jù)。-采購資金的來源是否明確、合規(guī)。-對采購申請中的預(yù)計單價和總價進行合理性評估，參考市場價格和歷史采購數(shù)據(jù)，判斷是否存在價格偏高的情況。2.財務(wù)部門審核完成后，在申請表上簽署審核意見。若預(yù)算審核通過，將申請表流轉(zhuǎn)至審批領(lǐng)導(dǎo)；若預(yù)算不通過，應(yīng)說明原因并反饋給行政部門，由行政部門與使用部門、采購部門協(xié)商解決方案，如調(diào)整采購預(yù)算、重新選擇設(shè)備或供應(yīng)商等。（四）審批1.根據(jù)采購金額和重要性，按照以下審批權(quán)限進行審批：-采購金額在[X]元以下的，由部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批。-采購金額在[X]元至[X]元之間的，由賓館副總經(jīng)理審批。-采購金額在[X]元以上的，由賓館總經(jīng)理審批。2.審批領(lǐng)導(dǎo)收到申請表后，根據(jù)采購申請的內(nèi)容、各部門的審核意見以及賓館的實際情況進行綜合審批。審批領(lǐng)導(dǎo)可做出以下決策：-批準(zhǔn)：在申請表上簽署“批準(zhǔn)”意見，并簽字確認(rèn)。-否決：在申請表上簽署“否決”意見，并詳細(xì)說明理由。-要求進一步說明：在申請表上簽署“要求進一步說明”意見，并指出需要補充或澄清的問題。行政部門應(yīng)及時將申請表反饋給相關(guān)部門，要求其在規(guī)定時間內(nèi)提供詳細(xì)說明，然后重新提交審批。（五）采購實施1.采購申請獲得批準(zhǔn)后，采購部門根據(jù)審批意見開展采購工作。具體步驟如下：-市場調(diào)研：采購人員通過多種渠道，如網(wǎng)絡(luò)搜索、供應(yīng)商推薦、實地考察等，對所需采購的辦公設(shè)備進行市場調(diào)研，收集不同供應(yīng)商的產(chǎn)品信息、價格、售后服務(wù)等資料。-供應(yīng)商選擇：采購部門根據(jù)市場調(diào)研結(jié)果，從眾多供應(yīng)商中篩選出至少三家符合要求的供應(yīng)商，并向其發(fā)出采購詢價函，要求提供詳細(xì)的報價單、產(chǎn)品規(guī)格參數(shù)、交貨期、付款方式等信息。-采購談判：采購部門組織使用部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員與供應(yīng)商進行采購談判。談判內(nèi)容包括價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、付款方式等條款。在談判過程中，應(yīng)充分了解供應(yīng)商的優(yōu)勢和劣勢，爭取最有利的采購條件。-合同簽訂：采購部門根據(jù)談判結(jié)果，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并擬定采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同擬定完成后，需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、使用部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和賓館的利益要求。審核通過后，由采購部門代表賓館與供應(yīng)商簽訂采購合同。（六）設(shè)備驗收1.采購設(shè)備到貨前，采購部門應(yīng)提前通知使用部門做好驗收準(zhǔn)備工作。使用部門組織相關(guān)人員成立驗收小組，驗收小組應(yīng)包括使用部門人員、技術(shù)人員（如有需要）、采購部門人員等。2.設(shè)備到貨時，驗收小組按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對設(shè)備進行驗收，主要驗收內(nèi)容包括：-設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號是否與合同一致。-設(shè)備的外觀是否有損壞、缺陷等情況。-設(shè)備的性能是否符合合同約定的技術(shù)參數(shù)要求，通過開機測試、功能檢驗等方式進行驗證。-隨機附件、工具、資料是否齊全。3.驗收過程中，驗收小組應(yīng)詳細(xì)記錄驗收情況，并填寫《行政辦公設(shè)備驗收報告》（以下簡稱“驗收報告”）。驗收報告應(yīng)包括設(shè)備基本信息、驗收時間、驗收地點、驗收人員、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)果等內(nèi)容。4.如驗收合格，驗收小組全體成員在驗收報告上簽字確認(rèn)，設(shè)備方可正式投入使用。如驗收不合格，驗收小組應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取換貨、補貨、維修等措施，直至設(shè)備驗收合格。如因設(shè)備質(zhì)量問題導(dǎo)致無法按時投入使用或給賓館造成損失的，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（七）付款與報銷1.設(shè)備驗收合格后，采購部門將采購合同、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)資料整理齊全，提交給財務(wù)部門進行付款審核。2.財務(wù)部門對提交的資料進行審核，重點審查發(fā)票的真實性、合法性、完整性，采購合同的執(zhí)行情況，驗收報告的準(zhǔn)確性等。審核通過后，按照合同約定的付款方式和時間安排付款。3.采購人員在完成付款后，按照賓館的財務(wù)報銷制度，填寫報銷單，附上采購合同、發(fā)票、驗收報告、付款憑證等相關(guān)資料，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、審批領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后，到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)。（八）檔案管理1.行政部門負(fù)責(zé)建立行政辦公設(shè)備采購檔案，對采購申請、審批文件、采購合同、驗收報告、發(fā)票、付款憑證等資料進行歸檔管理。2.采購檔案應(yīng)按照時間順序和項目類別進行分類整理，便于查詢和查閱。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案資料的完整性和安全性。3.對于涉及商業(yè)機密的采購合同和供應(yīng)商信息等資料，應(yīng)嚴(yán)格按照賓館的保密制度進行管理，防止信息泄露。五、特殊情況處理1.緊急采購：如因突發(fā)事件或緊急工作需要，必須立即采購行政辦公設(shè)備的，使用部門可填寫《緊急行政辦公設(shè)備采購申請表》，說明緊急采購的原因、設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計單價、總價等信息，并經(jīng)部門分管領(lǐng)導(dǎo)、賓館副總經(jīng)理或總經(jīng)理（根據(jù)緊急情況和采購金額確定審批領(lǐng)導(dǎo)）特批后，直接提交給采購部門進行采購。采購部門在完成采購后，應(yīng)及時補辦相關(guān)審批手續(xù)和檔案歸檔工作。2.采購變更：在采購合同簽訂后，如因特殊原因需要對采購設(shè)備的規(guī)格型號、數(shù)量、交貨期等內(nèi)容進行變更的，由使用部門提出書面變更申請，說明變更原因和變更內(nèi)容。采購部門收到變更申請后，與供應(yīng)商協(xié)商變更事宜，并將協(xié)商結(jié)果反饋給使用部門。如變更事項涉及金額較大或?qū)Σ少徍贤兄卮笥绊懙?，需重新按照審批流程進行審批。經(jīng)審批通過后，采購部門與供應(yīng)商簽訂采購變更協(xié)議，并將變更協(xié)議及相關(guān)資料歸檔。3.供應(yīng)商違約處理：如供應(yīng)商未能按照采購合同約定履行義務(wù)，如延遲交貨、提供的設(shè)備質(zhì)量不符合要求等，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其承擔(dān)違約責(zé)任。如溝通無果，采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定和法律法規(guī)，采取法律手段維護賓館的合法權(quán)益。同時，采購部門應(yīng)將供應(yīng)商違約情況及時反饋給行政部門，行政部門將其記錄在供應(yīng)商檔案中，作為今后供應(yīng)商選擇和評價的重要參考依據(jù)。六、監(jiān)督與評估1.行政部門負(fù)責(zé)對行政辦公設(shè)備采購審批流程的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，定期檢查采購申請、審批文件、采購合同、驗收報告等資料的完整性和合規(guī)性，確保采購審批流程嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對采購資金的使用情況進行監(jiān)督，定期對采購成本進行分析和評估，審查是否存在浪費、超預(yù)算等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出改進建議。3.賓館內(nèi)部審計部門定期對行政辦公設(shè)備采購審批流程進行審計，重點審查采購流程的合法性、合規(guī)性，采購決策的合理性，供應(yīng)商選擇的公正性，以及采購合同的執(zhí)行情況等。審計部門根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。4.各部門應(yīng)積極配合監(jiān)督和審計工作，如實提供相關(guān)資料和信息。對于在監(jiān)督和審計過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，將按照賓館的相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究責(zé)任。七、培訓(xùn)與宣貫1.行政部門負(fù)責(zé)組織對本制度的培訓(xùn)工作，定期對各部門相關(guān)人員進行培訓(xùn)，確保其熟悉行政辦公設(shè)備采購審批流程的各項規(guī)定和要求。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括制度條款解讀、實際操作演示、案例分析等，通過多種形式提高培訓(xùn)效果，使相關(guān)人員能夠熟練掌握采購審批流程的操作方法。3.采購部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)在日常工作中加強對制度的宣貫，及時解答其他部門在采購審批過程中遇到的問題，確保制度的有效執(zhí)行。八、制度更新與完善1.本制度應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、賓館經(jīng)營管理的需要以及實際執(zhí)行情況，適時進行更新和完善。2.行政部門負(fù)責(zé)收集各部門對制度執(zhí)行過程中提出的意見和建議，定期對制度進行評估和審查