行政檔案利用效果反饋制度?

行政檔案利用效果反饋制度?

行政檔案利用效果反饋制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本高端賓館行政檔案的管理與利用，充分發(fā)揮行政檔案在賓館運(yùn)營(yíng)管理中的重要作用，及時(shí)了解行政檔案利用情況及產(chǎn)生的效果，不斷提高行政檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本賓館內(nèi)所有涉及行政檔案利用及效果反饋的部門和人員。行政檔案涵蓋賓館在行政管理活動(dòng)中形成的各類文件、資料、記錄等，包括但不限于會(huì)議紀(jì)要、人事檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表、合同協(xié)議、政策法規(guī)文件等。（三）原則1.真實(shí)性原則：反饋信息必須真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映行政檔案利用的實(shí)際情況和效果。2.及時(shí)性原則：在行政檔案利用活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行效果反饋，確保信息的時(shí)效性。3.全面性原則：反饋內(nèi)容應(yīng)涵蓋行政檔案利用的各個(gè)方面，包括利用目的、利用方式、對(duì)工作的幫助、存在的問(wèn)題等，以提供全面的信息參考。二、反饋主體與職責(zé)（一）利用部門1.指定反饋責(zé)任人：各利用行政檔案的部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)行政檔案利用效果的反饋工作。該責(zé)任人需熟悉本部門的檔案利用情況，具備良好的溝通和文字表達(dá)能力。2.收集反饋信息：責(zé)任人負(fù)責(zé)收集本部門員工在行政檔案利用過(guò)程中的意見和建議，了解檔案利用對(duì)各項(xiàng)工作產(chǎn)生的實(shí)際影響。3.整理反饋內(nèi)容：將收集到的反饋信息進(jìn)行整理和歸納，按照規(guī)定的反饋格式和要求進(jìn)行填寫，確保反饋內(nèi)容完整、清晰。4.按時(shí)提交反饋報(bào)告：按照本制度規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，將整理好的反饋報(bào)告提交給賓館的檔案管理部門。（二）檔案管理部門1.接收反饋報(bào)告：負(fù)責(zé)接收各利用部門提交的行政檔案利用效果反饋報(bào)告，并進(jìn)行初步審核，檢查反饋報(bào)告的完整性和規(guī)范性。2.分析反饋信息：對(duì)反饋報(bào)告中的信息進(jìn)行深入分析，總結(jié)行政檔案利用過(guò)程中存在的問(wèn)題、取得的成效以及潛在的改進(jìn)方向。3.反饋處理與跟蹤：根據(jù)反饋信息，提出相應(yīng)的處理措施和改進(jìn)建議，并及時(shí)反饋給相關(guān)部門。對(duì)處理措施的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保問(wèn)題得到有效解決。4.建立反饋檔案：將反饋報(bào)告及相關(guān)處理記錄進(jìn)行整理歸檔，建立行政檔案利用效果反饋檔案，為后續(xù)的檔案管理工作提供參考依據(jù)。（三）其他相關(guān)部門1.配合反饋工作：其他相關(guān)部門在接到檔案管理部門關(guān)于行政檔案利用效果反饋的溝通需求時(shí)，應(yīng)積極配合，提供必要的信息和支持。2.落實(shí)改進(jìn)措施：對(duì)于檔案管理部門提出的涉及本部門的改進(jìn)措施，應(yīng)認(rèn)真落實(shí)，確保行政檔案管理和利用工作得到持續(xù)優(yōu)化。三、反饋內(nèi)容與格式（一）反饋內(nèi)容1.利用基本信息：包括檔案利用的日期、利用人姓名、所在部門、聯(lián)系方式等。2.檔案信息：檔案名稱、檔案編號(hào)、檔案形成時(shí)間、檔案來(lái)源等。3.利用目的：詳細(xì)說(shuō)明利用行政檔案的具體目的，如決策參考、業(yè)務(wù)辦理、問(wèn)題解決、歷史資料查詢等。4.利用方式：記錄獲取檔案的方式，如查閱、借閱、復(fù)印、掃描等，以及利用過(guò)程中是否借助了特殊的工具或技術(shù)手段。5.利用效果評(píng)估：-對(duì)工作的幫助：闡述行政檔案對(duì)具體工作任務(wù)的完成、業(yè)務(wù)流程的推進(jìn)、決策的制定等方面產(chǎn)生的積極影響。例如，是否提供了關(guān)鍵的數(shù)據(jù)支持、是否幫助解決了工作中的難題、是否為新業(yè)務(wù)的開展提供了參考等。-存在的問(wèn)題：指出在行政檔案利用過(guò)程中遇到的問(wèn)題，如檔案內(nèi)容不完整、信息不準(zhǔn)確、檔案查找不便、檔案利用手續(xù)繁瑣等。-改進(jìn)建議：針對(duì)存在的問(wèn)題，提出具體的改進(jìn)建議，包括檔案管理方式的優(yōu)化、檔案內(nèi)容的完善、服務(wù)流程的簡(jiǎn)化等方面。6.滿意度評(píng)價(jià)：對(duì)本次行政檔案利用服務(wù)進(jìn)行滿意度評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)等級(jí)分為非常滿意、滿意、一般、不滿意、非常不滿意五個(gè)等級(jí)，并簡(jiǎn)要說(shuō)明理由。（二）反饋格式1.反饋報(bào)告應(yīng)采用統(tǒng)一的模板：模板應(yīng)包括上述反饋內(nèi)容的各個(gè)項(xiàng)目，以確保反饋信息的規(guī)范性和一致性。2.文本格式要求：反饋報(bào)告應(yīng)使用A4紙張，字體為宋體，字號(hào)為小四，行間距為1.5倍。報(bào)告應(yīng)按照規(guī)定的項(xiàng)目順序填寫，內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、條理清晰。3.電子文檔要求：反饋報(bào)告應(yīng)以電子文檔形式提交，文檔格式為.doc或.docx。電子文檔應(yīng)命名為“[部門名稱]行政檔案利用效果反饋報(bào)告-[反饋日期]”，以便于檔案管理部門進(jìn)行識(shí)別和管理。四、反饋流程（一）利用前登記1.利用部門在使用行政檔案前，需填寫《行政檔案利用登記表》，詳細(xì)記錄利用人信息、利用目的、擬利用檔案清單等內(nèi)容。該登記表由檔案管理部門提供，并負(fù)責(zé)保存。2.檔案管理部門對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，按照規(guī)定的程序?yàn)槔貌块T提供檔案。（二）利用過(guò)程溝通1.在行政檔案利用過(guò)程中，利用部門如有任何問(wèn)題或特殊需求，可隨時(shí)與檔案管理部門進(jìn)行溝通。檔案管理部門應(yīng)及時(shí)解答疑問(wèn)，提供必要的協(xié)助。2.檔案管理部門可定期對(duì)利用部門的檔案利用情況進(jìn)行回訪，了解利用過(guò)程中是否存在困難，收集相關(guān)意見和建議。（三）利用后反饋1.定期反饋：利用部門應(yīng)在每次檔案利用活動(dòng)結(jié)束后的[具體時(shí)間周期，如一周]內(nèi)，將填寫好的行政檔案利用效果反饋報(bào)告提交給檔案管理部門。對(duì)于長(zhǎng)期或持續(xù)利用行政檔案的項(xiàng)目，利用部門應(yīng)至少每月提交一次反饋報(bào)告。2.重大利用事項(xiàng)及時(shí)反饋：如果行政檔案的利用對(duì)賓館的重大決策、重要業(yè)務(wù)項(xiàng)目等產(chǎn)生了重要影響，利用部門應(yīng)在利用活動(dòng)結(jié)束后的[具體時(shí)間，如24小時(shí)]內(nèi)，及時(shí)向檔案管理部門提交反饋報(bào)告。3.反饋報(bào)告審核：檔案管理部門收到反饋報(bào)告后，應(yīng)在[具體時(shí)間，如三個(gè)工作日]內(nèi)進(jìn)行審核。如反饋報(bào)告存在內(nèi)容不完整、格式不規(guī)范等問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)通知利用部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（四）反饋處理與跟蹤1.分析與評(píng)估：檔案管理部門對(duì)審核通過(guò)的反饋報(bào)告進(jìn)行深入分析和評(píng)估，確定反饋問(wèn)題的性質(zhì)和嚴(yán)重程度，評(píng)估反饋效果的重要性和影響力。2.制定處理措施：根據(jù)反饋分析結(jié)果，檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門制定針對(duì)性的處理措施。對(duì)于一般性問(wèn)題，可直接由檔案管理部門自行處理；對(duì)于涉及多個(gè)部門或較為復(fù)雜的問(wèn)題，應(yīng)組織相關(guān)部門召開專題會(huì)議進(jìn)行研究，確定解決方案。3.處理措施執(zhí)行：相關(guān)部門按照制定的處理措施認(rèn)真組織實(shí)施，明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保問(wèn)題得到有效解決。檔案管理部門對(duì)處理措施的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.反饋結(jié)果公示：檔案管理部門定期將行政檔案利用效果反饋的處理結(jié)果在賓館內(nèi)部進(jìn)行公示，接受全體員工的監(jiān)督。公示內(nèi)容包括反饋問(wèn)題、處理措施、執(zhí)行情況等。五、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織培訓(xùn)活動(dòng)：檔案管理部門應(yīng)定期組織行政檔案利用效果反饋制度的培訓(xùn)活動(dòng)，向各部門的反饋責(zé)任人及相關(guān)員工詳細(xì)介紹反饋制度的內(nèi)容、要求和流程，提高員工對(duì)反饋工作的認(rèn)識(shí)和理解。2.培訓(xùn)內(nèi)容：培訓(xùn)內(nèi)容包括反饋制度的解讀、反饋報(bào)告的填寫規(guī)范、反饋信息的收集方法等。同時(shí)，可結(jié)合實(shí)際案例進(jìn)行分析，讓員工更好地掌握反饋工作的要點(diǎn)和技巧。3.培訓(xùn)方式：培訓(xùn)方式可采用集中授課、線上學(xué)習(xí)、現(xiàn)場(chǎng)演示等多種形式，以滿足不同員工的學(xué)習(xí)需求。培訓(xùn)結(jié)束后，可通過(guò)考核等方式檢驗(yàn)員工的學(xué)習(xí)效果，確保員工能夠熟練掌握反饋工作的相關(guān)知識(shí)和技能。（二）宣傳1.內(nèi)部宣傳渠道：利用賓館內(nèi)部的宣傳欄、內(nèi)部網(wǎng)站、電子郵件等渠道，宣傳行政檔案利用效果反饋制度的重要性和意義，提高全體員工對(duì)反饋工作的重視程度。2.宣傳內(nèi)容：宣傳內(nèi)容包括反饋制度的主要條款、反饋工作的流程和方法、反饋對(duì)賓館發(fā)展的積極作用等。通過(guò)通俗易懂的語(yǔ)言和生動(dòng)形象的案例，讓員工充分認(rèn)識(shí)到反饋工作與自身工作的緊密聯(lián)系。3.定期宣傳活動(dòng)：定期開展行政檔案利用效果反饋制度的宣傳活動(dòng)，如舉辦主題宣傳周、發(fā)放宣傳手冊(cè)等，營(yíng)造良好的反饋工作氛圍。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各利用部門的行政檔案利用效果反饋工作進(jìn)行日常監(jiān)督，檢查反饋報(bào)告的提交情況、反饋內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性等。對(duì)于未按照規(guī)定進(jìn)行反饋的部門，應(yīng)及時(shí)督促整改。2.審計(jì)監(jiān)督：賓館內(nèi)部審計(jì)部門可定期對(duì)行政檔案利用效果反饋制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，檢查反饋工作是否符合制度要求，反饋信息是否得到有效處理和利用。審計(jì)結(jié)果應(yīng)向賓館管理層報(bào)告，并提出改進(jìn)建議。（二）考核機(jī)制1.納入績(jī)效考核：將行政檔案利用效果反饋工作納入各部門的績(jī)效考核體系，明確考核指標(biāo)和權(quán)重?？己酥笜?biāo)包括反饋報(bào)告的提交及時(shí)性、反饋內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性、反饋問(wèn)題的解決情況等。2.獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰措施：-獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)于在行政檔案利用效果反饋工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，賓館將給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如表彰通報(bào)、績(jī)效加分、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等。表現(xiàn)突出的標(biāo)準(zhǔn)包括反饋報(bào)告質(zhì)量高、提出的改進(jìn)建議被采納并取得顯著成效等。-懲罰：對(duì)于未按照本制度要求開展反饋工作的部門和個(gè)人，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的懲罰，如績(jī)效扣分、警告、通報(bào)批評(píng)等。對(duì)于因反饋工作不力導(dǎo)致嚴(yán)重后果的，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、附則（一）制度修訂本制度將根據(jù)賓館的發(fā)展和實(shí)際工作需要進(jìn)行定期修訂和完善。修訂工作由檔案管理部門負(fù)責(zé)，征求各相關(guān)部門意見后，報(bào)賓館管理層審批通過(guò)后實(shí)施。（二）解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸本賓館檔案管理