行政財務票據管理歸檔制度?

行政財務票據整理歸檔制度?

行政財務票據整理歸檔制度一、總則1.目的：為加強本賓館行政財務票據的管理，保證票據資料的完整性、真實性和系統(tǒng)性，規(guī)范票據整理歸檔工作流程，提高財務管理水平，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于賓館行政財務部門涉及的所有票據，包括但不限于發(fā)票、收據、報銷單、付款申請單等。3.職責分工：-財務人員：負責票據的初步審核、分類整理，并按照規(guī)定進行歸檔操作。對票據的真實性、合法性、完整性負責審核。-行政人員：協助財務人員進行部分票據的收集、傳遞工作，并確保所提供票據信息的準確性。-財務負責人：對票據整理歸檔工作進行監(jiān)督和指導，定期檢查票據管理情況，確保制度的有效執(zhí)行。二、票據收集1.日常業(yè)務票據收集-對外業(yè)務：賓館在采購商品、接受服務等對外經濟活動中，業(yè)務經辦人員應及時取得對方開具的合法有效票據。票據內容必須包含開票單位名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號，以及商品或服務名稱、規(guī)格、數量、單價、金額等信息，確保票據真實、準確、完整。-內部業(yè)務：行政部門在辦理費用報銷、資金支付等內部業(yè)務時，應按照規(guī)定填寫相應的報銷單、付款申請單等，并附上相關的原始票據。報銷單、付款申請單等應填寫清晰，注明業(yè)務內容、金額、審批人等信息。2.特殊票據收集-電子票據：隨著電子票據的廣泛應用，財務人員應及時下載并打印電子票據。打印的電子票據應清晰可辨，具備電子簽名、發(fā)票監(jiān)制章等有效要素。同時，應妥善保存電子票據的源文件，確保其可追溯性。-境外票據：對于涉及境外業(yè)務取得的票據，業(yè)務經辦人員應提供相關的翻譯件，并說明票據的用途、支付方式等信息。財務人員應按照國家相關規(guī)定和財務制度進行審核和處理。三、票據初步審核1.合法性審核-票據類型：檢查票據是否為國家稅務部門或財政部門監(jiān)制的正規(guī)票據，如增值稅發(fā)票、財政非稅收入收據等。對于不符合規(guī)定的票據，應拒收并要求開票單位重新開具。-票據內容：審核票據上的各項內容是否符合法律法規(guī)的要求，包括票據的開具日期、付款單位名稱、納稅人識別號等信息是否正確，票據的填寫是否規(guī)范，有無涂改、偽造等情況。-票據印章：檢查票據上是否加蓋了開票單位的發(fā)票專用章或財務專用章，印章是否清晰、完整。印章不符合規(guī)定的票據視為無效票據。2.真實性審核-業(yè)務真實性：結合賓館的實際業(yè)務情況，審核票據所反映的經濟業(yè)務是否真實發(fā)生。對于虛構業(yè)務、虛假報銷等行為，應嚴肅查處。-發(fā)票真?zhèn)危和ㄟ^國家稅務總局官方網站、發(fā)票查驗平臺等渠道，對取得的發(fā)票進行真?zhèn)尾轵?。對于無法查驗或查驗結果為假的發(fā)票，應及時與開票單位聯系核實，并拒絕報銷。3.完整性審核-票據要素：審核票據的各項要素是否齊全，包括發(fā)票的基本信息、明細清單、備注欄等內容。對于要素不全的票據，應要求開票單位補充完整或提供相關說明。-附件資料：對于一些需要附件資料支持的票據，如大額采購發(fā)票需附采購合同、驗收報告等，審核附件資料是否完整、有效。四、票據分類1.按票據性質分類-發(fā)票類：包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票等。增值稅專用發(fā)票應單獨存放，以便進行進項稅額抵扣認證。-收據類：分為財政非稅收入收據、內部往來收據等。財政非稅收入收據用于行政事業(yè)性收費等項目，內部往來收據用于賓館內部各部門之間的資金往來。-其他票據類：如報銷單、付款申請單、差旅費報銷單等自制票據，應按照業(yè)務類型進行分類。2.按業(yè)務類型分類-采購業(yè)務票據：包括原材料采購發(fā)票、設備采購發(fā)票、辦公用品采購發(fā)票等，與采購相關的合同、驗收單等附件應一并整理。-費用報銷票據：如差旅費、業(yè)務招待費、水電費、物業(yè)費等報銷票據，應按照費用項目分別歸類。-收入業(yè)務票據：賓館對外提供服務取得收入開具的發(fā)票、收款收據等，應按照收入來源進行分類。五、票據整理1.排序整理-時間順序：對于同類型的票據，按照票據的開具日期先后順序進行排列，便于查詢和統(tǒng)計。-業(yè)務關聯順序：對于與同一業(yè)務相關的多張票據，如采購業(yè)務中的發(fā)票、合同、驗收單等，應按照業(yè)務流程的先后順序進行整理，確保票據之間的關聯性和邏輯性。2.粘貼要求-粘貼工具：使用膠水或膠棒進行票據粘貼，避免使用訂書釘、大頭針等金屬物品，防止票據損壞和生銹。-粘貼方式：將票據整齊地粘貼在粘貼單上，從右至左、從上至下依次粘貼，確保票據不重疊、不遮擋，便于審核和查閱。票據較多時，可分張粘貼或分頁粘貼。-粘貼規(guī)范：票據應粘貼牢固，不得有松動、翹起等現象。粘貼單上應注明票據的張數、金額合計等信息。六、票據歸檔1.歸檔方式-紙質檔案：經過整理的票據應按照分類標準進行裝訂成冊，每冊應編制目錄，注明票據的種類、期間、張數、金額等信息。裝訂成冊的票據檔案應存放在專門的檔案柜中，按照年份、月份等順序進行排列，便于查找和管理。-電子檔案：利用財務軟件或專門的檔案管理系統(tǒng)，將票據的電子影像資料進行掃描、存儲。電子檔案應與紙質檔案相對應，建立索引目錄，方便快速檢索。掃描的電子影像應清晰、完整，具備可打印性。2.歸檔標識-紙質檔案標識：在檔案盒的側面和正面應標明檔案的年份、月份、票據類型等信息，便于識別和查找。-電子檔案標識：電子檔案的文件名應按照規(guī)范的命名規(guī)則進行命名，如“[年份][月份][票據類型].pdf”，同時在文件夾中建立索引文件，詳細說明檔案內容。七、票據保管1.保管期限-一般票據：按照國家財務制度和稅收法規(guī)的要求，一般票據的保管期限為10年。保管期限從票據所屬會計年度終了后的第一天算起。-特殊票據：對于涉及重要經濟業(yè)務、法律糾紛等特殊票據，應根據實際情況適當延長保管期限，確保在需要時能夠提供有效的證據。2.保管環(huán)境-紙質檔案保管：檔案保管場所應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防鼠等條件。檔案柜應定期檢查，確保檔案的安全存放。-電子檔案保管：電子檔案應存儲在安全的服務器或存儲設備上，定期進行備份，防止數據丟失。備份數據應異地存放，以應對自然災害等突發(fā)情況。八、票據查閱與調閱1.查閱申請：賓館內部人員因工作需要查閱票據檔案時，應填寫《票據查閱申請表》，注明查閱目的、查閱時間、查閱票據范圍等信息，經部門負責人和財務負責人審批后，方可到檔案保管部門查閱。2.查閱規(guī)定-查閱地點：票據檔案的查閱應在檔案保管部門指定的地點進行，不得將檔案帶出保管場所。-查閱方式：查閱人員應遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、標記、抽取、撕毀票據檔案。如需復印或拍照，應另行申請并經審批同意。3.調閱流程：對于因特殊原因需要調閱票據檔案的，調閱人員應填寫《票據調閱申請表》，詳細說明調閱原因、調閱期限等信息，經財務負責人、賓館主管領導審批后，辦理調閱手續(xù)。調閱期限屆滿后，調閱人員應及時歸還票據檔案。九、票據銷毀1.銷毀申請：對于超過保管期限且無保存價值的票據檔案，由財務部門提出銷毀申請，填寫《票據檔案銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀票據檔案的名稱、年份、月份、數量等信息。2.銷毀審批：《票據檔案銷毀申請表》經財務負責人審核后，報賓館主管領導審批。對于涉及重要經濟業(yè)務或法律糾紛的票據檔案，銷毀申請還需征求相關部門和法律顧問的意見。3.銷毀實施：經審批同意后，由財務部門和檔案保管部門共同組織票據檔案的銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保票據檔案徹底銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息，銷毀記錄應保存?zhèn)洳?。十、監(jiān)督與檢查1.定期檢查：財務負責人應定期對票據整理歸檔工作進行檢查，每月至少進行一次自查，每季度進行一次全面檢查。檢查內容包括票據的收集、審核、分類、整理、歸檔、保管等環(huán)節(jié)，確保制度的有效執(zhí)行。2.內部審計：賓館內部審計部門應定期對行政財務票據管理情況進行審計監(jiān)督，每年至少開展一次專項審計。審計過程中發(fā)現的問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.