展會(huì)管理規(guī)范

1、展會(huì)規(guī)范,目錄,第一部分 展會(huì)評估 第二部分 參展管理 第三部分 觀展管理,展會(huì)流程,展會(huì)評估,參展,觀展,參展管理,觀展管理,放棄,第一部分 展會(huì)評估,1、展會(huì)類型 食品展、包材展、設(shè)備展、面輔料展、其它類型展會(huì) 2、展會(huì)概況 展會(huì)主辦方：主辦方是否是權(quán)威機(jī)構(gòu)，了解其辦展經(jīng)驗(yàn)及在業(yè)界的影響力 展會(huì)規(guī)模：確定展會(huì)規(guī)模（展會(huì)舉辦時(shí)間和頻率） 參展商數(shù)量、來自區(qū)域、參展范圍 參展商規(guī)模：如：知名企業(yè)等，參展人員類型及數(shù)量 展會(huì)綜述效果 3、確定參展或觀展 根據(jù)展會(huì)類型及展會(huì)概況，綜合評估后，確定是否參展或觀展,第二部分 參展管理,一、展會(huì)分析 二、參展組織與管理,一、展會(huì)分析,分析展會(huì)背景 結(jié)合公

2、司的市場戰(zhàn)略確定參展目標(biāo)，參展分析包括：展會(huì)背景及概況、市場現(xiàn)狀分析、確定參展定位、設(shè)立參展目標(biāo),二、參展組織與管理,1、展會(huì)前期策劃 2、展會(huì)現(xiàn)場管理 3、展會(huì)后期總結(jié),1、展會(huì)前期策劃,1.1參展方案策劃 1.2方案審核 1.3執(zhí)行時(shí)間制定 1.4執(zhí)行時(shí)間表,1.1參展方案策劃,參展方案策劃(參展方案策劃由企劃部、市場部、銷售部充分溝通后，由企劃部負(fù)責(zé)展會(huì)策劃方案擬寫，市場部負(fù)責(zé)制定執(zhí)行計(jì)劃并負(fù)責(zé)展會(huì)組織。策劃方案包括內(nèi)容如下： 1.1.1展會(huì)宣傳計(jì)劃：制定展會(huì)宣傳計(jì)劃，選擇適合的媒體發(fā)布廣告 1.1.2展會(huì)活動(dòng)亮點(diǎn)：結(jié)合市場發(fā)展計(jì)劃，策劃展會(huì)現(xiàn)場活動(dòng) 1.1.3展會(huì)流程計(jì)劃：（附件一）

3、1.1.4展會(huì)人員規(guī)劃：（附件二） 1.1.5展會(huì)產(chǎn)品選擇：根據(jù)產(chǎn)品企劃方案，準(zhǔn)備展現(xiàn)品牌內(nèi)涵展品 1.1.6展會(huì)前期培訓(xùn)：展會(huì)現(xiàn)場管理培訓(xùn)，一方面是參展人員工作內(nèi)容培訓(xùn)，另一方面是針對客戶接待環(huán)節(jié)的培訓(xùn)，如銷售溝通技巧等方面的培訓(xùn)，以銷售部和市場部人員培訓(xùn)為主，熟悉整個(gè)參展展品特點(diǎn)及定價(jià) 1.1.7物料的準(zhǔn)備：包括宣傳單、名片、促銷禮品、銷售單據(jù)、客戶登記表、工作文具等 列出清單，檢查制作與到位 分配專人負(fù)責(zé) 考慮擺放和懸掛的難度并提前采取應(yīng)對措施 活動(dòng)所需物料必須保證規(guī)范、整潔 按活動(dòng)節(jié)點(diǎn)檢查物料準(zhǔn)備進(jìn)度 1.1.8客戶的邀約：邀約方式：電話、郵件和當(dāng)面邀請 用戶邀約應(yīng)注意以下幾點(diǎn)： 邀約

4、用戶應(yīng)該分布活動(dòng)地點(diǎn)周圍 邀約要進(jìn)行確認(rèn)，并估計(jì)客戶到達(dá)數(shù)和禮品配備 用戶邀約在確定展會(huì)后進(jìn)行 1.1.9展會(huì)預(yù)算：根據(jù)展會(huì)活動(dòng)策劃，制定展會(huì)預(yù)算，整個(gè)展會(huì)按照預(yù)算控制費(fèi)用（附件三：展會(huì)預(yù)算表）,附件一：展會(huì)流程計(jì)劃,確定展會(huì)方招展時(shí)間,與展會(huì)方聯(lián)系參展、廣告、活動(dòng)發(fā)布等事宜,設(shè)計(jì)展臺(tái)、禮品、畫冊準(zhǔn)備,銷售單據(jù)及各種資料信息表格的印刷,展臺(tái)搭建與布置,展會(huì)期間活動(dòng)安排,撤展與后期跟蹤聯(lián)絡(luò),附件二：展會(huì)人員規(guī)劃,附件三：展會(huì)預(yù)算表,1.2方案審核 參展策劃方案需要在企劃部、市場部、銷售部及公司管理層召開的展會(huì)專題會(huì)議上，經(jīng)過討論，由管理層審核通過后，方可實(shí)施 1.3執(zhí)行時(shí)間制定 根據(jù)審核通過的參

5、展策劃案，由市場部負(fù)責(zé)制定展會(huì)組織執(zhí)行計(jì)劃，落實(shí)與組織展會(huì)工作,1.4執(zhí)行時(shí)間表（附件四）,2、展會(huì)現(xiàn)場管理,2.1布展 2.1.1根據(jù)展臺(tái)設(shè)計(jì)圖，監(jiān)督管理展臺(tái)搭建與內(nèi)部陳列 2.1.2現(xiàn)場規(guī)范、合理，體現(xiàn)活動(dòng)的專業(yè)，積聚人氣 2.1.3區(qū)域劃分明確，前臺(tái)、服務(wù)接待區(qū)、產(chǎn)品展示區(qū)、銷售接待區(qū)等 2.1.4相關(guān)物品的擺放 2.1.5DVD及背景音樂準(zhǔn)備 2.2現(xiàn)場人員管理 參與活動(dòng)人員，統(tǒng)一著裝，佩戴工作牌、根據(jù)分工備好工作用品，堅(jiān)守崗位，按照各自的職責(zé)和分工履行職責(zé) 2.3信息收集 信息搜集通過潛在用戶信息、競品用戶信息、問卷調(diào)查，獲取更多行業(yè)信息與產(chǎn)品信息 2.4現(xiàn)場管理 現(xiàn)場服務(wù)，主要以提

6、升服務(wù)形象為目的，以營造口碑，通過樹立專業(yè)的形象來體現(xiàn)，同時(shí)具備較強(qiáng)語言表達(dá)能力和溝通能力，注重現(xiàn)場溝通效果 2.5展會(huì)現(xiàn)場活動(dòng)組織 通過展示和互動(dòng)活動(dòng)，有助于提升公眾對品牌的認(rèn)識(shí)和了解，從而達(dá)到擴(kuò)大知名度的目的,3、展會(huì)后期總結(jié),3.1展會(huì)報(bào)告擬寫 公司參展人員擬寫參展總結(jié)報(bào)告，從各自的工作職責(zé)出發(fā)，總結(jié)參展工作落實(shí)情況，經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，在展會(huì)上獲得的有價(jià)值的信息。 3.2展會(huì)總結(jié)會(huì)議 展會(huì)結(jié)束后一周內(nèi)召開展會(huì)總結(jié)會(huì)議，所有參展人員及公司企劃、市場部分別匯報(bào)展會(huì)總結(jié)報(bào)告，共同討論和總結(jié)展會(huì)，以便下一次更好策劃與組織，并落實(shí)后續(xù)跟進(jìn)工作。 3.3客戶跟進(jìn)計(jì)劃 3.3.1市場部與銷售部整理好展會(huì)收集

7、的客戶信息并進(jìn)行客戶分類，按客戶的潛在性，建立客戶檔案 3.3.2向所有參觀客戶發(fā)送感謝信 3.3.3制定周密的客戶跟進(jìn)計(jì)劃，落實(shí)到人員，分工負(fù)責(zé)客戶跟進(jìn) 3.4參展資料歸檔 歸檔的參展資料包括圖文資料、參展拍攝的圖片及收集的宣傳冊歸檔，展會(huì)調(diào)查問卷由企劃部和市場部整理分析匯總后，擬寫調(diào)查報(bào)告后歸檔，作為公司決策和下次參展計(jì)劃參考。 3.5展會(huì)效果評估 根據(jù)觀展人員對展會(huì)服務(wù)效果、展品、展臺(tái)設(shè)計(jì)方面的意見以及客戶跟進(jìn)情況（詢問與下單情況），綜合評估展會(huì)效果，會(huì)議上匯報(bào)客戶跟進(jìn)情況。,第三部分 觀展管理,一、觀展流程 二、觀展目的 三、觀展執(zhí)行 四、后期總結(jié),一、觀展流程,展會(huì)信息資料收集與甄別

8、,確認(rèn)要參觀的展會(huì)，提前索票,到達(dá)展會(huì)現(xiàn)場，購買會(huì)刊,現(xiàn)場收集資料，獲取一手資料，包括圖片、文字資料、公司及產(chǎn)品信息等,與目標(biāo)合作者建立初步合作意向，確認(rèn)有效的聯(lián)系方式,展會(huì)結(jié)束，及時(shí)總結(jié)報(bào)告，梳理信息,與各意向合作展商后期的跟蹤聯(lián)絡(luò),二、觀展目的,制定觀展目標(biāo)，制定觀展執(zhí)行計(jì)劃。 展會(huì)現(xiàn)場目標(biāo) 1、收集潛在客戶和競爭對手的真實(shí)有效資料 2、收集行業(yè)信息 3、收集流行趨勢 4、了解競爭者的運(yùn)營模式,三、觀展執(zhí)行,1、行程及人員安排 1.1確定展會(huì)召開時(shí)間，提前索票 1.2根據(jù)參展目標(biāo)及展會(huì)性質(zhì)，安排相關(guān)的人選參加 1.3提前做好車輛安排及行車路線安排，確保準(zhǔn)時(shí)到達(dá)展會(huì) 2、所攜帶物品準(zhǔn)備 準(zhǔn)備照相機(jī)的設(shè)備 3、現(xiàn)場人員分工與信息搜集 3.1參與活動(dòng)根據(jù)個(gè)人分工，選擇調(diào)查區(qū)域 3.2收集展臺(tái)裝修設(shè)計(jì)、畫冊、圖片、競爭對手產(chǎn)品信息、競爭對手銷售情況等詳細(xì)信息 3.3搜集與行業(yè)相關(guān)的其他行業(yè)信息，如信息技術(shù)、包裝材料等，積累產(chǎn)品資源 3.4搜集媒體廣告信息，積累媒介資源 3.5與意向展商建立初步接洽 4、觀展費(fèi)用預(yù)算 制定觀展費(fèi)用預(yù)算，嚴(yán)格按照預(yù)算控制成本。,四、后期總結(jié),1、整合搜集信息 1.1將搜集到的資料分類整理，圖片畫冊、文字資料、各種表格單據(jù)、競爭對手公司簡介、產(chǎn)品介紹、銷售狀況等都是有效信息 1.2行業(yè)相關(guān)的