第一章 秘書的職業(yè)角色.ppt

1、第一章 商務(wù)秘書的職業(yè)角色,教學(xué)策劃,教學(xué)目標(biāo)：、了解秘書的涵義和職業(yè)特征 、了解秘書工作的內(nèi)容、要 求、特點(diǎn)和作用 教學(xué)重點(diǎn)：秘書工作的要求和特點(diǎn) 教學(xué)難點(diǎn)：怎樣發(fā)揮秘書的特點(diǎn)、作用， 做個(gè)合格的秘書、成功的秘書,第一節(jié) 秘書的涵義和職業(yè)特征,一、秘書的涵義 商務(wù)秘書，既是指職位（職業(yè)），也是指人。 職位：前臺(tái)、文員、文秘、助理 秘書職業(yè)資格考試(上崗證)分五級(jí)： 卷冊(cè)一：職業(yè)道德、理論知識(shí)（選擇題） 卷冊(cè)二：案例分析、工作實(shí)務(wù)情景錄象(判斷題)、任務(wù)解決（說(shuō)明題）-機(jī)試 考試時(shí)間：上半年月中旬、下半年11月中旬,秘書職業(yè)資格考試內(nèi)容,各級(jí)要考的基本要求：文書基礎(chǔ)、 辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)、溝通基礎(chǔ)

2、、速記基礎(chǔ)、企業(yè)管理基礎(chǔ)、法律與法規(guī)；秘書職業(yè)道德。 三級(jí)、四級(jí)要考的工作要求：會(huì)議管理、事務(wù)管理（接待、環(huán)境、日常事務(wù)、辦公用品與設(shè)備）、信息管理、文書擬寫與處理、文檔管理。 涉外秘書：加考英語(yǔ)（選擇、填空、翻譯、寫作等）。 國(guó)外的秘書職業(yè)考試：英國(guó)的劍橋秘書證書考試、英國(guó)的NVQs秘書考試。,商務(wù)秘書,人： “從事為他人起草信件、保管檔案、安排會(huì)晤等工作的人?！?（朗曼當(dāng)代英語(yǔ)詞典） 國(guó)際秘書聯(lián)合會(huì)對(duì)秘書的職業(yè)要求：“秘書應(yīng)是上司的一位特殊助手，她們掌握有關(guān)辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示出主動(dòng)性和判斷能力，并且在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)作出決定?！?

3、二、秘書的類別和層次,類別：從組織形式上看：公務(wù)秘書、私人秘書; 從行業(yè)類型上看：行政秘書、經(jīng)理（廠長(zhǎng)）秘書、科技秘書、醫(yī)藥秘書 、法律秘書 、教育秘書、旅游秘書、商務(wù)秘書、涉外秘書、軍事秘書等； 從秘書工作的性質(zhì)內(nèi)容上看：行政事務(wù)秘書、文字秘書、機(jī)要秘書、翻譯秘書、生活秘書、 會(huì)議秘書、信訪秘書、公關(guān)秘書等； 從秘書服務(wù)的時(shí)間來(lái)看：日常工作秘書、臨時(shí)秘書、鐘點(diǎn)秘書等。 層次：初級(jí)秘書、中級(jí)秘書、高級(jí)秘書。,三、秘書的特征,1直接性。（工作方式） 2穩(wěn)定性。（工作特點(diǎn)） 3知識(shí)性。（工作內(nèi)容） 4年輕化。（年齡構(gòu)成） 5女性化。（性別比例）,第二節(jié) 秘書工作的內(nèi)容、要求、特點(diǎn)和作用,一、主要工

4、作內(nèi)容（信息工作接收信息、 記錄信息、整理信息、發(fā)出信息） 1）文書工作（記錄、撰寫、制作、處理等）； 打字（快、 準(zhǔn)、格式正確 ） 速記（手寫、電腦） 校對(duì)；復(fù)制 2）檔案管理（歸檔、鑒定、管理、提供等）； 3）會(huì)議組織（準(zhǔn)備、記錄、文件、善后等）； 4）調(diào)查研究（計(jì)劃、實(shí)施、分析、研究等）； （高級(jí)秘書）,5）信息資料（收集、整理、提供、儲(chǔ)存等）； 6）信訪工作（群眾來(lái)信來(lái)訪或投訴處理等）； 7）接待工作（來(lái)訪接待、安排、服務(wù)等）； 8）協(xié)調(diào)工作（政策、工作、部門、人際關(guān)系等） 9）督查工作（政策推行的督促、檢查等）； 10）日程安排（工作日程、會(huì)晤、差旅安排等） 11）日常事務(wù)（電話、郵

5、件、值班、生活等）； 12）辦公室管理（環(huán)境、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等）； 13） 其他臨時(shí)交辦的事項(xiàng)。 公關(guān)宣傳；后勤保障；保衛(wèi)；駕車 ；保密；協(xié)助 ；金融、保險(xiǎn)、稅務(wù)；生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理 ,二、秘書工作的要求（重點(diǎn)）,現(xiàn)代秘書與傳統(tǒng)秘書實(shí)質(zhì)的區(qū)別？ 智能服務(wù)是根本區(qū)別 有思想、懂管理、能參謀的高級(jí)智能型秘書人才。它是以調(diào)查研究為方法，以信息工作為基礎(chǔ)，以參謀咨詢?yōu)榉绞?，以輔助管理、輔佐決策為根本內(nèi)容。 主動(dòng)服務(wù)是重要區(qū)別 輔佐決策中的主動(dòng)性服務(wù)、 日常工作中的主動(dòng)性服務(wù) 。（信息工作 、文書工作 、查辦工作 、信訪、協(xié)調(diào)等工作中 ）,秘書工作的“四個(gè)轉(zhuǎn)變”：,、由單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀獻(xiàn)策； 、由單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息； 、由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)； 、由憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理。,三、秘書工作的屬性（性質(zhì)和特點(diǎn)）（重點(diǎn)）,1、輔助性。 2、綜合性。 3、機(jī)密性