銀行會計檔案管理規(guī)定

1、bgy銀行會計檔案管理規(guī)定第二版1目的為加強(qiáng)我行會計檔案管理，確保會計檔案的安全完整，根據(jù)中國人民銀行頒布的中華人民共和國檔案法和銀行會計檔案管理辦法的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我行具體情況，制定本規(guī)定。2范圍2.1本規(guī)定規(guī)定了會計檔案管理的職責(zé)、內(nèi)容和要求。2.2本規(guī)定適用于xx銀行的會計檔案管理。3術(shù)語和定義3.1銀行會計檔案是銀行各項業(yè)務(wù)活動的會計記錄和重要史料，是財務(wù)檔案的重要組成部分。銀行會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料。3.2紙質(zhì)檔案是以紙質(zhì)形式保存的會計檔案，原始憑證、票據(jù)、合同等具有法律效力的資料應(yīng)保存在紙質(zhì)檔案中。3.3電子檔案是指由磁性、光盤、縮微膠片等電子信

2、息載體保存的會計檔案。3.4會計檔案縮微是指一種會計檔案管理方法，通過掃描、拍攝和壓縮，將紙質(zhì)會計檔案、會計報表、歷史交易明細(xì)等計算機(jī)會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的圖像和數(shù)字信息存儲在光盤或膠片上，實現(xiàn)會計業(yè)務(wù)信息的壓縮存儲和快速存取。4項職責(zé)4.1會計結(jié)算部負(fù)責(zé)會計檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查。4.2運(yùn)營部負(fù)責(zé)全行會計和儲蓄業(yè)務(wù)憑證的集中管理和檢查。4.3分行負(fù)責(zé)管理和檢查本行的會計賬簿、會計報表、財務(wù)會計報告、會計登記簿及其他會計檔案。5崗位設(shè)置和崗位職責(zé)檔案管理員的職責(zé)：5.1負(fù)責(zé)管理不同載體的會計檔案；5.2負(fù)責(zé)各種會計憑證、會計賬簿及其他文件資料的收集、整理、裝訂和歸檔；5.3負(fù)責(zé)會計檔案的登記、保管、

3、修復(fù)、查閱、復(fù)制、檢查、移交和銷毀；5.4負(fù)責(zé)編制各種會計檔案檢索工具，科學(xué)管理檔案；5.5負(fù)責(zé)檔案的保密工作，防止會計檔案的丟失和泄露。6工作內(nèi)容、要求和程序6.1會計檔案的整理和裝訂6.1.1各分行會計檔案的整理和裝訂6.1.1.1的會計檔案按日、月、季、年分別裝訂整理。6.1.1.2各營業(yè)網(wǎng)點和分支機(jī)構(gòu)的財務(wù)會計部門(縣支行綜合管理部)將整理本單位的會計賬簿、財務(wù)會計報告、會計登記簿等會計資料，填寫封面并裝訂在封底上，在裝訂處加蓋印章，用活頁夾加蓋個人姓名章，并提交營業(yè)網(wǎng)點或分支機(jī)構(gòu)的會計檔案管理員，會計檔案保管登記簿進(jìn)行登記。當(dāng)日6.1.1.3網(wǎng)點的會計憑證應(yīng)按柜員號和柜員流程從小到大

4、排列，附件應(yīng)加蓋“附件”章，該章跟隨主體部分。柜員應(yīng)在憑證封面上清點并注明主要文件和附件的數(shù)量，注明的主要文件和附件數(shù)量必須與實物相符。在整理憑證時，要把它們一個一個分開，避免粘在一起，并禁止各種金屬物品。6.1.1.4 xx區(qū)域支行營業(yè)網(wǎng)點應(yīng)于次日將前一個工作日整理好的業(yè)務(wù)憑證提交至運(yùn)營部崗位監(jiān)管部，由運(yùn)營部崗位監(jiān)管部統(tǒng)一監(jiān)管、掃描、封存。封存后的憑證不得丟棄。蓋章后的憑證應(yīng)在封面上蓋章并放入檔案盒，檔案盒應(yīng)注明分行名稱(所有營業(yè)銀行名稱應(yīng)在合并蓋章傳票中注明)、日期、柜員號等要素。6.1.1.5分行營業(yè)網(wǎng)點每天將前一個工作日整理好的業(yè)務(wù)憑證提交至傳票掃描崗，傳票掃描崗統(tǒng)一發(fā)放6.1.1.6

5、省外分行根據(jù)檔案管理的要求管理自己的業(yè)務(wù)傳票，轄內(nèi)分行傳票掃描崗負(fù)責(zé)掃描和保管業(yè)務(wù)傳票，并于每年12月20日前報送財務(wù)會計部統(tǒng)一管理。6.2會計檔案的移交6.2.1移交會計檔案時，應(yīng)編制移交會計檔案清單，并辦理移交手續(xù)。會計檔案接收部門根據(jù)會計檔案移交清單進(jìn)行統(tǒng)計和分類。計數(shù)后，登記交接登記簿，由轉(zhuǎn)讓方和接收方簽字確認(rèn)。上級負(fù)責(zé)人監(jiān)督轉(zhuǎn)移并簽字確認(rèn)。6.2.2各級會計檔案保管部門應(yīng)將保管的會計檔案逐一登記在會計檔案保管登記簿中。6.2.3檔案管理員離開或調(diào)動時，必須在完成檔案調(diào)動程序后離開崗位。6.3會計檔案的保存期限6.3.1銀行會計檔案的保管期限分為3年、5年、15年和永久保管。會計檔案的

6、保存期限從會計檔案形成的下一年開始，必要時可以延長，但不能縮短。同一介質(zhì)上不同保存期限的會計檔案，保存期限最長。會計檔案由6.3.1.1永久保存a)年度財務(wù)會計報告b)資本、股本和權(quán)益的詳細(xì)信息c)掛失登記并補(bǔ)發(fā)憑證收據(jù)d)保管和銷毀會計檔案的清單e)存款和貸款費(fèi)用賬戶的記錄f)機(jī)構(gòu)變更移交清單g)主管當(dāng)局的查詢、凍結(jié)和扣減h)銷戶記錄(一)本行認(rèn)為應(yīng)當(dāng)永久保存的其他會計資料6.3.1.2保存會計檔案15年a)會計憑證及附件b)總賬和明細(xì)會計數(shù)據(jù)c)中期財務(wù)會計報告d)重要文件和印章的簽發(fā)、保管和注銷記錄e)移交會計人員名單和會計檔案f)本行認(rèn)為應(yīng)保存15年的其他會計資料6.3.1.3保存會計

7、檔案5年a)下屬銀行提交的財務(wù)會計報告2)銀行間交易會計數(shù)據(jù)c)保密表的使用和保存記錄d)對賬收據(jù)e)處置固定資產(chǎn)卡片f)本行認(rèn)為應(yīng)保存5年的其他會計資料6.3.1.4保存會計檔案三年a)每日報告b)計算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行日志c)運(yùn)行帳戶d)不定期報告e)本行認(rèn)為應(yīng)保存3年的其他會計資料6.3.2電子會計系統(tǒng)開發(fā)和修改的文件應(yīng)作為會計檔案進(jìn)行管理，保存期限為系統(tǒng)停止使用或發(fā)生重大修改后的5年。6.4會計檔案倉庫管理6.4.1倉庫設(shè)施和環(huán)境的管理在6.4.1.1存放會計檔案的倉庫應(yīng)按規(guī)定保持干燥、封閉、整潔、安全，不得放置無關(guān)雜物，以保證妥善保管、有序歸檔和方便查找。6.4.1.2的倉庫應(yīng)該由兩個人

8、管理和進(jìn)入。鑰匙必須由兩個人保管，不得交叉使用。出入境登記出入庫登記簿應(yīng)注明出入境時間、原因、人員、事項及其他因素。6.4.1.3檔案館是保存檔案的重要場所。會計檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真遵守保密制度，做好檔案庫房的管理工作。非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案庫房。6.4.1.4銀行會計檔案的存放地點應(yīng)為“六注意”、“五不”和“二不”六項預(yù)防措施：防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防蟲五注意：無昆蟲、老鼠、霉菌、損傷和化學(xué)氣味2.不：沒有損失或披露。6.4.1.5倉庫嚴(yán)禁煙火。易燃易爆物品不準(zhǔn)帶入倉庫，也不準(zhǔn)堆放在倉庫附近。6.4.1.6倉庫的燈在使用后應(yīng)立即關(guān)閉，每天下班后應(yīng)切斷電源，并仔細(xì)檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時

9、處理。隨時注意倉庫門窗的開關(guān)，嚴(yán)格管理鑰匙。消防設(shè)備6.4.2.1會計檔案庫房必須堅持24小時雙崗，不得擅離崗位或擅離崗位；認(rèn)真使用和維護(hù)倉庫內(nèi)的保安設(shè)備及附屬設(shè)施，每月對設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，并進(jìn)行檢查和登記。6.4.2.2會計檔案庫房人員必須認(rèn)真檢查登記業(yè)務(wù)查詢?nèi)藛T和進(jìn)出庫房的車輛，嚴(yán)格防止無關(guān)人員和易燃易爆危險品進(jìn)入庫房區(qū)域。6.4.2.3會計檔案庫房工作人員應(yīng)每天做好巡視和防范工作，及時檢查，及時向有關(guān)部門報告突發(fā)事件，妥善處理，不留隱患。6.5會計檔案的保管6.5.1檔案管理人員應(yīng)在交接手續(xù)完成后對檔案進(jìn)行分類、編號和登記，并建立會計檔案保管登記薄，按內(nèi)容和形成時間進(jìn)行分類和索引，以方

10、便查閱。6.5.2已入庫保管的文件應(yīng)按行、類別、時間順序及時放在密集架上，不得存放在手提箱、紙箱等不方便查找的物品中。6.5.3支行名稱、憑證時間、貨架號等。應(yīng)在放置會計檔案的架子上標(biāo)明。6.5.4檔案管理人員應(yīng)定期檢查會計檔案，對損壞或變質(zhì)的會計檔案及時進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)或其他技術(shù)處理。6.6訪問會計檔案6.6.1當(dāng)內(nèi)部人員、法律法規(guī)授權(quán)部門和客戶需要查閱、提取和復(fù)制財務(wù)會計部的會計檔案時，讀者應(yīng)提出申請，填寫會計檔案查詢申請書，持有個人或單位的有效證件及相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)營業(yè)網(wǎng)點負(fù)責(zé)人、財務(wù)會計部經(jīng)理和主管行長批準(zhǔn)，由營業(yè)網(wǎng)點自行登記會計檔案借閱登記簿，查詢?nèi)穗x開檔案庫房后，檔案管理人員應(yīng)及時將查

11、閱憑證歸檔。6.6.2對于運(yùn)營部保存的會計檔案，總行各部門、分支機(jī)構(gòu)應(yīng)首先了解業(yè)務(wù)系統(tǒng)中查詢到的相關(guān)信息，包括發(fā)生日期、柜臺員工號、業(yè)務(wù)流水號、賬戶名稱、金額等信息，并填寫會計檔案查詢申請書一式兩份(一份用于查詢部門或分支機(jī)構(gòu)備案，另一份用于倉庫備案)。分行財務(wù)核算后，6.6.3各分行如需查詢和閱讀分行內(nèi)部賬戶，必須由管理行主管行長和財務(wù)會計部經(jīng)理簽字并加蓋公章。6.6.4各分行如需查詢和閱讀其他銀行的賬戶，必須經(jīng)被查詢銀行主管行長和財務(wù)會計部經(jīng)理簽字同意，或報運(yùn)營部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。6.6.5銀監(jiān)局、人民銀行等監(jiān)管部門進(jìn)行查詢時，經(jīng)營部負(fù)責(zé)人簽字同意后，被查詢的支行或總行相關(guān)部門將派專人陪同到

12、倉庫進(jìn)行查詢。倉庫工作人員會登記會計檔案借閱登記簿，登記時會注明支行名稱、查詢項目、查詢?nèi)诵彰?、查詢前是否?fù)制憑證等因素。6.6.6各分行查詢?nèi)藛T不得進(jìn)入倉庫，倉庫人員在轉(zhuǎn)賬后應(yīng)在查詢接待室核對憑證。倉庫工作人員在檢查憑證時應(yīng)在室內(nèi)提供協(xié)助。6.6.7審核人可對會計檔案進(jìn)行抄錄、拍照、復(fù)印或復(fù)制，但不得拆封或出借，不得丟失、泄露或污損所查閱的會計檔案，不得復(fù)制、涂改或勾畫。6.6.8各分行在流程再造后訪問會計檔案時，可以在影像系統(tǒng)中訪問收款業(yè)務(wù)的憑證。倉庫中需要讀取的憑證可以按照6.6.1-6.6.7進(jìn)行處理。6.6.9詢價結(jié)束后，會計檔案庫房人員將詢價記錄在會計檔案查詢申請書中，并由審核人簽

13、字確認(rèn)。查詢?nèi)穗x開倉庫后，倉庫工作人員應(yīng)及時將出入憑證歸檔。6.7會計檔案的銷毀會計檔案有完整的儲存期6.7.1各分行需要銷毀會計檔案時，財會部應(yīng)準(zhǔn)備會計檔案借閱登記簿和會計檔案借閱登記簿，經(jīng)分行財會部經(jīng)理、分行行長、經(jīng)營部負(fù)責(zé)人、會計結(jié)算部負(fù)責(zé)人、總行負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可銷毀。6.7.2在銷毀支行保存的會計檔案時，分行會計結(jié)算部、保衛(wèi)部、運(yùn)行部、檔案管理部和財務(wù)會計部應(yīng)共同派人到現(xiàn)場監(jiān)督銷售，并在銷毀申請上簽字確認(rèn)。6.7.3銀行銷毀會計檔案時，應(yīng)銷毀檔案信息及其保存介質(zhì)。6.7.4保管期限屆滿但涉及未清債權(quán)債務(wù)或其他未清事項的原始會計資料不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)保存至未清事項處理完畢，并按規(guī)定銷毀。

14、6.7.5銷毀電子文件必須消磁、粉碎或腐蝕，以確保磁介質(zhì)上的文件不會泄露或丟失。6.8機(jī)構(gòu)分立、合并和撤銷的檔案管理6.8.1如果銀行機(jī)構(gòu)分立，原機(jī)構(gòu)存在，會計報表、子賬戶等會計檔案由原機(jī)構(gòu)保存；獨(dú)立機(jī)構(gòu)客戶的印鑒、開戶資料等會計檔案由原機(jī)構(gòu)移交獨(dú)立機(jī)構(gòu)管理。6.8.2銀行機(jī)構(gòu)合并時，會計檔案由合并后的銀行機(jī)構(gòu)保存。銀行分行關(guān)閉，會計檔案由其上級銀行管理。銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)撤銷或者破產(chǎn)清算時，會計檔案應(yīng)當(dāng)移交給相關(guān)檔案機(jī)構(gòu)代管。法律法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。7檢查分行、營業(yè)部門會計檔案管理檢查的頻次參照會計檔案銷毀清單嚴(yán)格執(zhí)行。8罰分總行分支機(jī)構(gòu)和部門違反本規(guī)定的，按照會計檔案銷毀申請書、xx銀行會計業(yè)務(wù)管理規(guī)定和中華人民共和國會計法的相關(guān)規(guī)定追究相關(guān)人員的責(zé)任。9證明文件9.1中華人民共和國檔案法9.2銀行會計檔案管理辦法9.3中華人民共和國會計法10份支持記錄10.1 xx銀行會計記錄保存登記簿bgy-質(zhì)量控制-編號-3103-0110.2 xx銀行會計檔案借出登記簿bgy-qc-n-3103-0310.3 xx銀行會計檔案銷毀清單