高效會議與簡報技巧工作坊(ppt 95頁).ppt

1、EFFECTIVE MEETING & PRESENTATION SKILLS WORKSHOP 高效會議和簡報技巧工作坊,2007ZHU HAI,課程目標(biāo),了解會議管理的基本理論 掌握會議管理的基本技巧，提高會議效率 理解簡報設(shè)計的原則及設(shè)計的方法 掌握利用PPT作為高效視覺說服手段技巧 掌握如何在臺上能夠自信分享和展示自己的技能 通過現(xiàn)場演練，切實提高表達技巧,MEETINGS OFTEN SEEM LIKE A WASTER OF THE TIME，BUT FOR THE MANAGER WHO KNOWS HOW TO USE THEM， THEY ARE POWERFUL TOOLS

2、 INDEED,AN EFFECTIVE MEETING 高效會議,這些都是重要的有效會議要素,清晰的會議目標(biāo)及議程 良好的會議前溝通和確認(rèn) 合適的參會人員和會議日期及時間 會議的開場和氛圍的建立 會議原則（rules）和共同約定 會議中的角色定位 會議中的集思廣益和有效記錄 優(yōu)質(zhì)的會議簡報技術(shù),合適的會議問題處理 高效的會議促動技能 會議中的PARKING LOT（停車場） 有效的會議時間控制 會議總結(jié)技術(shù)和跟進計劃,會議的常見類型,基于解決問題的會議 Problem Solving Meeting 基于決策、決定的會議 Decision Meeting 基于溝通、報告和反饋的會議 Comm

3、unication 、Reporting 、Feedback,何時需要召開會議,需要整個相關(guān)團隊提供信息或者建議時 需要目標(biāo)群體參與制定一個決定和解決一個問題時 需要去分享一些特定信息、成功嘉獎、一些擔(dān)心顧慮或者需要在會每個人了解意識到一個特殊的進程或者情形時 需要通過團隊成員的不同視角去集思廣益來解決問題或者獻計獻策時 需要去解決工作中所遇到的角色不清 沖突或者有需要在一起澄清的時候,什么時候不需要召開會議,帶有個體性質(zhì)的事情或者主題，最好是需要一對一的方式溝通 你沒有時間準(zhǔn)備或者出席的 有比召開會議更有效果的溝通方式的 比如備忘錄 郵件 電話 問題已經(jīng)解決了的 不值得每個人花時間都參與主題

4、 的會議的相關(guān)人員在一種怒氣狀態(tài)并且需要時間去理智和了解原因,準(zhǔn)備一個會議,會議目的和目標(biāo)SMART(用動詞開頭的描述) 會議的日期和地點 會議的參與人員 會議的議程和時間長度 會議的角色定位 所需準(zhǔn)備的會議資料 會議中可能的意外情況預(yù)測和應(yīng)對措施 會議信息的發(fā)放渠道和確認(rèn)反饋,確定會議目的,通知信息 集思廣益 鎖定和分析問題 確定一個行動 探討事宜 澄清角色和責(zé)任 沖突或者協(xié)調(diào)會議 ,確定參與人員,是否是會議事項的主要決策者? 是否會議有合適的人數(shù)限制？（SMALL） 是否能夠給予相關(guān)的貢獻的（INPUTS）? 是否會議事項中的角色、承諾、支持者？ 是否是會議中的信息搜集和整理者？ 是否是需

5、要獲取相關(guān)信息和后期執(zhí)行者？,Key Players,單獨邀請，預(yù)約匹配的時間表 提供主動和積極的角色定位，或者強調(diào)會 議出席對其的利益和價值,會議日程需要思考的核心內(nèi)容,會議的目的 會議的期望目標(biāo)和產(chǎn)出 日期 時間 地點（人數(shù) 設(shè)備） 會議持續(xù)時間長度 會議的召集者 會議參與的名單或者團隊（如營運部） 會議參與的者的角色定位（提前獲悉角色） （主持 領(lǐng)導(dǎo) 嘉賓 促動者 記錄者 貢獻者 專家 列席者） 如有外來參與者，請詳細(xì)說明 具體日程中發(fā)言者的主題和時間分配（類型 復(fù)雜程度） 會議背景資料、相關(guān)資料或者所需資料的前期告知,需要準(zhǔn)備的HOMEWORK,搜集相關(guān)文件和信息 與相關(guān)參會者獲取他們

6、的觀點和期望 鼓勵相關(guān)參與者提前準(zhǔn)備 與你的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)溝通獲取他們的期望和建議 派發(fā)會議日程（包括目的 目標(biāo) 產(chǎn)出期望 主 題和所需時間等） 提前派發(fā)有助于縮短和提升會議效率的資料信息,會議團隊是如何達成決定的,投票贊同方式（Voting by Majority） 團隊共識（Group Consensus ） 領(lǐng)導(dǎo)決定方式(A Decision by the Leader) - 關(guān)鍵人員信息采集 - 召集會議搜集信息,會議舉行,準(zhǔn)時開始 快速介紹會議的背景和相關(guān)信息 重申和回顧會議的原則和共識 （為確保建設(shè)性的團隊共識而需要遵守的行 為和原則） 常用的為“五項基本原則”,會議中的重點Ground

7、 Rules,承諾準(zhǔn)時開始和結(jié)束 承諾愿意積極參與日程安排 同意決定或者行動的結(jié)果產(chǎn)生方式 同意采用“停車場”（PARKING LOT） 澄清現(xiàn)有的一些資源限制和相關(guān)政策對一些事項的決定限制 邀請每個人都能參與和貢獻觀點 同意如何處理會議中的“沖突方式” 同意如何去跟進行動計劃,如果你是會議FACILITATOR,鼓勵每個人都愿意積極參與和貢獻的氛圍 不要主導(dǎo)或者控制討論 用合適方式鼓勵一些內(nèi)向和內(nèi)斂的人發(fā)言 積極和鼓勵參與發(fā)言 及時干涉如果有語言上的人身攻擊跡象 保持小結(jié)和鞏固會議成員的共識 使用看得見的會議活頁夾（Flipchart）或者白板,會議中的常見問題,會議出現(xiàn)卡住 會議出現(xiàn)跑題

8、會議出現(xiàn)冷場 會議提出不同觀點 會議出現(xiàn)爭執(zhí) 會議出現(xiàn)超時 會議出現(xiàn)話題或已做決定的重復(fù)討論,九型人格在會議中的運用和體現(xiàn),1.改革者,2.幫助者,3.促動者,4.藝術(shù)家,9.和事佬,指導(dǎo)者 8.,樂觀者 7.,忠誠者 6.,思相家 5.,九型人格在會議中的思維模式分析,結(jié)束會議何時 ？,所有的目標(biāo)都已完成 時間已經(jīng)到了 特別是： 在最后時刻也很難達成收尾時 已經(jīng)開始有人離開或者不停看手表 有人提出提出時間已經(jīng)到了或者過了,重點 商量 延遲,結(jié)束會議如何 ？,重述或者總結(jié)已經(jīng)完成的內(nèi)容 澄清下一步的行動計劃和鞏固行動項目和溝通計劃的重要性 強調(diào)每個參與者觀點的重要性 如果有必要，通知下一次的會

9、議信息 征求會議意見和感謝大家的參與,會議跟進溝通計劃,Follow-up Memo,包括： 參與者 會議目標(biāo) 主要討論的事宜 主要的決定（問題 分析方法 方案 標(biāo)準(zhǔn)等） 下一步計劃或者行動計劃 下次會議或者跟進的時間 感謝參與,AN EFFECTIVE PRESENTATION 有效簡報技巧,重新定義簡報,管理溝通（級別越高， 用得越多） 正式如會議 不是真的你， 而是他人眼中的你,策略/目的,程序/形式,成功的簡報,人/風(fēng)格,事實/數(shù)據(jù),成功的簡報,策略性簡報技巧,成功簡報的框架 明確的簡報目的 周密的邏輯表達 策略的視覺材料 專業(yè)的表現(xiàn)形式,簡報目的類型 （形式）,簡報目的類型,說 明,

10、說 服,激 勵,娛 樂,知 道,行 動,分析聽眾,分析有哪些類型的人參加會議 人數(shù)/規(guī)模 年齡 知識水平 職位、其它背景資料 觀眾對你簡報主題的了解程度和態(tài)度,分析聽眾,分析有哪些關(guān)鍵人物對你的目標(biāo)有決定作用 聽眾，尤其是當(dāng)中的關(guān)鍵人物，期望什么 分析觀眾對簡報產(chǎn)生的興趣、顧慮和問題 參加簡報的聽眾受益/收益何在？ 有可能提出的問題或異議是什么？ 分析對你是否有利的觀眾支持者、反對者,標(biāo)題的技巧,關(guān)鍵技巧 底線式 風(fēng)格 激進 保守,邏輯順序的重要性,內(nèi)容安排必須集中圍繞客戶的需求 簡報中每個觀點、主張需要有事實、數(shù)據(jù)的支持 運用邏輯順序才能滿足聽眾的需求 邏輯錯誤會摧毀簡報 依靠邏輯訴求、情感

11、訴求來 獲得信任并產(chǎn)生影響,不同的邏輯表達方式,*Footnote Source:Source,解決問題,演繹推理 歸納推理 外展推理,分享信息,構(gòu)成關(guān)系 流程關(guān)系,簡報議程的邏輯表達,個體獨立性， 加總完整性 組織越有條理（因此清晰),越能完成至最好 將觀點融入同一層級的子類別 其它觀點另外歸類 比兩個多， 比五個少， 三個最好,介紹邏輯順序,把特定說明放在討論的后期,順序的重要性,你透過： 聽眾的互動效應(yīng) 權(quán)威/專家的演說 幻燈片或錄像帶的的運用 你的引導(dǎo)討論可以及早引起聽眾的興趣,并將話題引至特定的主題上。,引起注意 讓觀眾安定下來 建立和諧關(guān)系 介紹討論主題 介紹目的 說服觀眾你要講的

12、是值得一聽的,專業(yè)的開場白,專業(yè)的開場白-P.I.P.模式,Purpose(目的） 為什么要做這次簡報？ Importance（重要性） 與聽眾， 公司， 未來的聯(lián)系 Preview（預(yù)覽） 對簡報有個整體的了解 注重“I”的設(shè)計,專業(yè)的開場白形式,TELL THEM WHAT YOU WILL TELL THEM,故 事,開門見山,幽 默,提問,閑 聊,吸引聽眾注意力,邁 好 上 臺 的 第 一 步 說 好 簡 報 的 第 一 句 話 做 好 第 一 個 身 體 動 作 恰 如 其 分 使 用 禮 貌 用 語 以 提 問 的 方 式 吸 引 聽 眾 設(shè) 置 懸 念 制 造 高 潮 適 當(dāng) 的

13、 停 頓 運 用 視 覺 材 料 采 用 獨 特 的 方 式（ 如 朗 誦詩 歌， 講 故 事）,人類的感知,77 視 覺,14 聽 覺,9 觸 覺、 感 覺,簡報的特點,身 體 語 言 視覺 視 覺 材 料 視覺 聲 音 語 言 聽覺 個 人 形 象 感覺,資料來源：上海消費者協(xié)會19981999,案例：消費者投訴案統(tǒng)計,資料來源：上海消費者協(xié)會19981999,KISS 原 則,Keep It Simple, Stupid,KISS 原 則,Keep It Short and Simple,視覺材料設(shè)計與演示,諺語,I Hear and I Forget, I See and I Reme

14、mber,視覺材料的設(shè)計原則,簡潔 主題明確 易讀 所有文字按閱讀習(xí)慣排列 格式一致 形式多樣 用色彩增加效果,視覺材料的設(shè)計原則（續(xù)）,不要讓視覺材料取代你的的專業(yè)簡報 避免使用花哨/多種字體 盡量避免全部大寫,視覺材料的演示,說明材料中所示內(nèi)容（不要讓你的聽眾猜測） 說明圖例、軸線（如果材料上有這些標(biāo)識。同樣不要讓你的聽眾猜測） 直接指在輔助材料上 始終站在一側(cè) 音量比平常稍大。讓聲音更具表現(xiàn)力！,視覺材料的演示（續(xù)）,不要對著視覺材料說話 不要背對聽眾 不要玩指示物,分發(fā)材料,用于強調(diào)的專業(yè)簡報內(nèi)容 將所有材料編號，并留出記錄空間 可在的專業(yè)簡報之前、之中和之后分發(fā),專業(yè)的表現(xiàn)形式,建立

15、你的形象 有效運用體態(tài)語言 互動方式 關(guān)鍵技巧,建立你的形象,儀表及著裝 處理緊張情緒,著裝原則,幫助建立你的形象 而不是奪去對你的注意力,最常見的害怕,54%,處理緊張情緒,充分的準(zhǔn)備 積極的思想 小技巧,充分的準(zhǔn)備,了解會議場地 了解你的聽眾 了解你的材料 充分的彩排,練習(xí),充分的準(zhǔn)備,練習(xí),1小時的簡報需要 30小時的準(zhǔn)備,你知道的比聽眾多 聽眾希望你成功 你相信你所講的內(nèi)容 每個人都會緊張，這很正常,積極的思想狀態(tài),使自己輕松的小技巧,不斷練習(xí)開場白 坐姿，吸氣，放松臉部肌肉 尋找一張友好的臉 小卡片 服裝,充分的準(zhǔn)備,練習(xí),不可以為自己的緊張道歉,簡報的影響力,55%肢體語言,7%用

16、詞,38%我們說話的方式和語調(diào),專業(yè)的表現(xiàn)形式,建立你的形象 有效運用體態(tài)語言 互動方式 關(guān)鍵技巧,有效運用體態(tài)語言,面部表情 眼神交流 手勢 站姿 移動,面部表情 微笑,保持輕松，易于交流的表情 微笑是有用的交流工具 切忌面無表情,與每一位聽眾眼神交流,與聽眾的紐帶 參與 興趣,眼神交流,目光必須 注視某個人3秒鐘，然后轉(zhuǎn)向別人 分布全場、角落或后排的觀眾接觸 注意那些不住點頭的積極的聽眾 注視人群中的關(guān)鍵人物 用眼睛來傾聽聽眾的心聲,眼神交流,目光避免 盯著準(zhǔn)備好的講稿 注視房間后面的墻壁 關(guān)注天花板或地板 注視某人的時間過長 不與任何人接觸,手勢,自然，就像平時與人交談的樣子 配合與內(nèi)容

17、相應(yīng)的手勢 以肩關(guān)節(jié)帶動的動作為好,手勢,避免 不自主小動作 祈禱手勢 雙手背后 雙手叉腰 雙臂胸前交叉 雙手插兜 玩弄小物品,正確的站姿,雙腳同肩寬 牢牢著地 身體自然挺直，保持平衡,我應(yīng)該站在哪兒？,面對觀眾 大家都能看見你 不要站在屏幕、揭紙板前 兩臂自然下垂,放于褲袋外面 避免將身體一直貼在講桌上,移動,改變情緒或節(jié)奏 吸引注意力 強調(diào)觀點 避免盲目走動,動則有意,強調(diào)、要聽眾參與時，走近聽眾 每一次移動至少走三步 移動的速度不緊不慢 在一個地方停留5-6分鐘,移動的原則,簡報的影響力,55%肢體語言,7%用詞,38%我們說話的方式和語調(diào),發(fā)音(Enunciation) 停頓(Paus

18、e) 語速(Pace) 音高(Pitch) 語氣(Tone) 音量(Volume) 抑揚(Intonation),聲音的七個元素,需要控制什么,音量 語調(diào) 語速,讓每個人都聽得到 根據(jù)會議室大小調(diào)節(jié) 不要太強或太弱,音量,聲調(diào)與文字意思所代表的感情配合 需要觀眾思考，把聲線放低，放慢 需要觀眾激昂時，把聲線提高，加力 小心緊張時語調(diào)變高,語 調(diào),緩慢而清晰 不時改變講話的速度，以求簡報效果 速度加快 激情 速度減低 強調(diào) 適時停頓能引起注意，觀眾思考,語速,錄象,聲音語言,準(zhǔn)確性 簡潔性 通俗性,聲音語言,熱 情, 自 信 幽 默, 面 帶 笑 容 吐 字 清 楚、 準(zhǔn) 確、 流 利 聲 音 清 亮、 圓 潤、 甜 美， 語 氣、 語 調(diào)、 聲 音、 節(jié) 奏 富 于 變 化 強 調(diào) 重 點（如 數(shù) 字） 適 當(dāng) 運 用 停 頓 交 談 式 地 講 話 使 用 短 句 子,聲音語言,講 話 速 度 太 快 講 話 速 度 太 慢 聲 音 在 句 子 開 頭 時 響 亮， 結(jié) 尾 時 細(xì)小 口 頭 禪 反 復(fù) 重 復(fù) 同一 句 子 或 內(nèi) 容,專業(yè)的表現(xiàn)形式,建