行政管理培訓課件.ppt

1、1,行政工作統(tǒng)籌實務,中國人的人格理想,神于天，圣于地,3,為人,處事,4,什么是管理,5,管理=管你？,6,管理自己的六力,組織、控制 創(chuàng)新,教導、感召 凝聚,7,我們對管理的態(tài)度,8,行政： 是指國家機能中立法和司法以外的全部機能的總稱。 “行政”指的是一定的社會組織 ，在其活動過程中所進行的各種組織、控制、協(xié)調、監(jiān)督 等活動的總稱。,什么是行政,9,行政管理： 就國家而言，就是依法行使國家權力的一種管理；就 機關組織或企業(yè)內部來說，就是一般的行政事務的職能管 理。,什么是行政管理？,企業(yè)行政管理的內容,企業(yè)的行政管理工作內容包括行政事務管理、辦公事務管理、人力資源管理。具體包括相關制度的

2、制定和執(zhí)行推動、日常辦公事務管理、辦公物品管理、文書資料管理、檔案管理、會議管理、涉外事務管理，生活福利、車輛、安全衛(wèi)生等。,10,11,包括機關、企事業(yè)、團體等內部負責管理、服務工作的行政人員、后勤人員、文秘人員等,所謂“行政管理人員”,行政部門工作內容,行政管理工作具有 以下六大特點： 一、綜合性強 二、政策性強 三、時間性強 四、工作內容繁雜 五、聯系廣泛 六、被動性和突破性強,行政部門范圍與特點,行政工作主要管理對象,行政工作團隊,理行政管理的基本原則,14,法制原則 服務原則 責任原則 效率原則 透明原則,15,什么樣的人適合做行政管理人員,個人條件 個性要求 品質要求,16,男人適

3、合做行政 文秘工作嗎？,討論：,如何獲取快速成長的能量,2：裂變式：學習，實踐，反思,能力能量獲得模式,1：累加式：學習，學習，學習,職位能量,能力能量,能量來源,80,20,50,50,20,80,一般 優(yōu)秀 卓越,18,知識類型 內 容 專業(yè)知識 財務管理、資本運作、投資、風險、 金融知識、政策法規(guī) 管理知識 戰(zhàn)略管理、公司治理、團隊、溝通 相關知識 企業(yè)所處的行業(yè)知識、市場營銷、 采購、供應鏈、庫存管理、生產管理,知識結構與管理,角色定位與行政管理,我們認識自己嗎？,怎樣利用了解之窗？,不知道,知道,盲目區(qū),知道,開放區(qū),未知區(qū),不知道,隱藏區(qū),別人,自己,相互尊重 共同交流,虛心聽取

4、認真回應,開誠布公 實話實說,相互尊重 共同探討,美國著名社會心理學家約瑟夫和哈瑞對如何提高人際交往成功的效率,提出了一個名為“約哈瑞窗戶”的理論,你的潛能都開發(fā)了嗎?,27,測試題如下： 一個記事本和一支鋼筆的總價格是.元，記事本比鋼筆貴元，請問鋼筆的價格是多少？,28,正確答案是鋼筆價格為分錢，記事本價格為塊。 研究人員發(fā)現，三分之一的人答對。那些答錯的人給出的答案是“塊錢”。 研究人員把答對者歸類為“思考型”。這類人用左腦思考，思維深入、細膩且有邏輯，理財意識和能力較強。 答錯者則屬于“直覺型”。他們通常用右腦思考，易沖動，信用卡經常欠賬，較少能存錢，不關心也不擅長理財。,29,“三位一

5、體”,上司,同事,下屬,30,是上級的窗口和橋梁,完成目標同時 實現自身的發(fā)展和提升,是上級的輔助者和補充者,是上級的執(zhí)行者和推動者,作為下屬的四項職業(yè)準則,31,內部客戶,是同事,是配合者,是競爭者,32,作為上司時的六大角色,業(yè)務骨干,計劃者,執(zhí)行者,教練員,團隊領袖,溝通者,33,角色定位與用人,序號 關系 忠誠 才能 命 名 1 親 忠 才 經營核心 2 親 忠 庸 事業(yè)輔佐 3 親 逆 才 恃才自傲 4 親 逆 庸 不肖子弟 5 疏 忠 才 事業(yè)伙伴 6 疏 忠 庸 耳目眼線 7 疏 逆 才 防范對象 8 疏 逆 庸 邊際人員,34,35,角色定位與用人,序號 關系 忠誠 才能 命

6、名 1 親 忠 才 經營核心 2 親 忠 庸 事業(yè)輔佐 3 親 逆 才 恃才自傲 4 親 逆 庸 不肖子弟 5 疏 忠 才 事業(yè)伙伴 6 疏 忠 庸 耳目眼線 7 疏 逆 才 防范對象 8 疏 逆 庸 邊際人員,不同層次人員的工作重點,37,A（態(tài)度）德,S（技能）才,你是屬于什么樣的人才？,38,輔助決策工作 信息工作 文書工作 會務工作 文書立卷和檔案管理工作 查辦工作 行政事務工作 上司交辦的其他工作,行政人員的日常工作,39,行政人員的日常工作（表一）,40,行政人員的日常工作（表二）,41,行政管理人員日常工作的三大特征,日常工作的時效性 計劃性與針對性 利益的誘導性,42,辦公室事

7、務,辦公室管理,氣派 個性,舒適 美觀,和諧 便利,環(huán)保 健康,實用、方便,良好辦公環(huán)境五大標準,辦公室布置的環(huán)境要求,44,公文寫作基礎,45,公文的含義？,我國現行黨政機關使用的文種,我國現行黨和各級領導機關使用的文件有14個： 決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要。 國家行政機關使用的公文種類有13個: 命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。 上述文件共27個，其中9個是相同的，即：決定、意見、通知、通報、請示、報告、批復、函、會議紀要； 不同的有9個，其中屬黨的機關的有5個，即：公報、指示、

8、決議、條例、規(guī)定；屬國家行政機關有4個，即：命令（令）、議案、通告、公告。由于這18個文件是黨和國家在公文管理法規(guī)中明確規(guī)定的，一般稱為法定文種。,公文的分類 按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。 按其時限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文。 按其密級要求，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文。,48,寫作特點,簡明 準確 樸實 莊重 規(guī)范,49,分清寫作文類,指揮性 規(guī)范性 報請性 通知性 記錄性 報道性,50,寫作程序,公文的作用,51,領導和指導作用 行為規(guī)范作用 宣傳教育作用 聯系與知照作用 依據與憑證作用,52,通 知,會議性通知 任免通知 指示性通知,53,會

9、議通知的時效性強，應提前發(fā)文，估計有足夠的時間收文，以便與會人員做好準備，按時到會。 會議原因要寫得簡短。會議內容、安排、要求要寫得具體,會議性通知,54,通知*（發(fā)文機關名稱）關于召開*的通知 資訊部員工： 鑒于資訊部員工目前對業(yè)務還不熟練，決定星期六進行培訓。詳情請見下表： 其他事項：提供午餐 與會過程中不得大聲喧嘩，不得無故遲到早退， 需做好筆記 特此通知！ *公司資訊部（公章） 2009年3月3日,55,任免通知,任免根據 任免日期 被任免人員的姓名和職務,56,通 知 經董事會決定，王某某在其任職期間內，貪污公款，情節(jié)嚴重，從2009年3月7日始，罷免其總經理職務。 *公司董事會（簽

10、章） 2009年3月7日,57,通知的依據：為什么發(fā)此通知，然后一句話作過渡語，如“現通知如下”，轉入主題內容。 主題內容：具體事項 結尾部分：一般寫執(zhí)行要求“以上事項 望認真執(zhí)行”。,指示性通知,58,通 知 由于近來公司員工不太注意形象，為優(yōu)化公司形象，現通知如下： 周一至周四，所有員工按員工手冊上的要求著裝，周五可穿休閑一些的服裝上班，但不得濃妝艷抹和奇裝異服。 以上通知，望認真執(zhí)行！ *公司行政部（蓋公章） 2009年3月5日,59,公文寫作注意事項,名稱 數字規(guī)范 計量單位的規(guī)范,練習,請找出下列哪一個成文日期標注是正確的? 二零零九年六月十二日 二00九年一月拾二日 0九年八月二十

11、日 二00九年.伍月. 十二日 12/9/09,60,應用到公文寫作中的數字表述下列哪個是正確的?,5萬6千人 97年12月 出席十人,缺席子6人 56000人,61,規(guī)范簡稱示例：中共深圳市委員會,62,63,練習,中共深圳市黨委。,關于舉辦老年秧歌比賽事項,64,*管理處關于舉辦端午節(jié)龍舟比賽的請示報告,65,公文簽發(fā)人示例：胡錦濤主席,66,標題示例：*股份有限公司關于企業(yè)文化建設的通知,67,68,親愛的： 親密關系的私人之間 小張： 集體 資訊部所有員工： 上級 張經理： 同事 劉林： 下屬,小練習：稱呼連線題,69,下行、平行公文首頁格式,70,上報公文首頁版式,71,公文處理方法

12、和程序,三大環(huán)節(jié)： 1、發(fā)文處理： 擬稿-審核-簽發(fā)-登記-繕印-用印-分發(fā) 2、收文處理： 簽收-登記-分辦-擬辦-批辦-承辦-催辦-督辦-辦復 3、公文管理： 制定立卷類目表-歸卷-調用-立卷-歸檔-銷毀,72,什么是檔案？ 檔案的作用及種類 檔案的管理部門 檔案的分類及點收 檔案的保存期 檔案的歸檔要求及借閱,檔案管理,文檔管理與處理,文檔的歸檔原則： 一、是在本企業(yè)活動中直接形成的； 二、是在當前或一定時期內具有依 據憑證作用的； 三、是對企業(yè)具有長遠的歷史查考 價值的。,文檔的歸檔方法： 1、按問題組卷 2、按名稱組卷 3、按時間組卷 4、按地區(qū)組卷 5、按收發(fā)文機關組卷 6、按作者

13、組卷 7、按結構組卷 8、按工作階段組卷 9、按專業(yè)組卷,歸檔案卷內的基本排列方法： 一、上級機關文件在前，本企業(yè)和下屬單位形成的文件后； 二、來文和復文，復文在前，來文在后； 三、正文和附件，正文在前，附件在后； 四、正本和原稿，正文在前，原稿在后； 五、成果性、結論性文件在前，原始性、過程性文件在后。,74,會議的概念,75,會議的種類？,投入,效能,會議價值,會議收益,會議成本,人力成本 物料成本 機會成本,情感收益 認識收益 任務收益,應當開什么樣會議？,如何提升會議價值？,會議弊端與防治,78,會議的籌劃與管理,會前的準備工作 會間的組織服務 會后的善后處理,79,明確參會人員 選擇

14、開會地點 選擇會議時間 制定會議議事日程 會議現場布置 會議的通知 會前的審核 會議經費,會前的準備工作,80,會議簽到 會場服務 會議記錄,會中事務,81,會議簡報 會務總結 會議紀要 會議文件資料的收退 會后的檢查催辦,會后工作,82,面對面就座 當你在討論問題或試圖作出決定時，安排持相反觀點的兩派成員坐在長桌的相對的兩邊,主席坐在團隊成員之間,83,顯示等級 如果你希望顯示等級，讓主席坐在長方桌子的頂端，其他與會者座位按資歷遞降順序就坐,主席坐在長桌的頂端,資歷最淺者坐在離主席最遠處,84,自由討論 如果坦誠的討論比與會者的地位更值得關注，在會議中用一張圓桌,主席可坐在任何一個位置上,8

15、5,小組討論,設計會議記錄表格,86,87,有效能集思廣益，達成目標； 和諧信任、認同、暢所欲言； 參與參與的人全神貫注； 效率能在預定的時間內達成會議的目的； 學習參與者有更多的學習機會；,成功會議的標準,89,90,91,92,溝通是人們通過語言和非語言方式傳遞并理解信息、知識的過程，是人們了解他人思想、情感、見解和價值觀的一種雙向的途徑,溝通的含意：,93,溝通的理解,管理溝通的要訣,工作溝通要訣： 上行：理解為主 下行：說服為先 橫向：協(xié)調為上 斜向：借權為用,95,溝通的五大原則(基礎) 真誠：信任： 理解： 自制： 寬容：,溝通基礎,真誠,寬容,信任,自制,理解,96,97,地位差

16、異,語義,無反饋,認知,情緒,性格,溝通中的障礙,98,溝通的三個方式,口頭語言、書面語言、圖片或者圖形,動作、表情、眼神,距離、持物,99,溝通三要素的比例,美國心理學家阿爾皮特,100,與部屬溝通的藝術,1、尊重 2、批評分先后天要素 3、讓對方說出期望 4、布置任務明確具體,101,與上司溝通的法則,1、讀懂上司的心思 2、充分尊重上司 3、絕不出賣部屬 4、善用資訊 5、假想上司質疑,102,別人行動的 20%,別人聽懂的40%,別人聽到的60%,你嘴上說的 80%,你心里想的 100%,溝通的漏斗,指令不能有效執(zhí)行的真正原因！,溝通的漏斗,103,案例:視頻,104,綠色,性格,黃色

17、,藍色,紅色,四色人格與管理風格,105,紅色特質,活潑型,特點: 真心誠意，好客，樂觀，喜歡交友，口才流暢，熱心，喜社交。,需要: 公開贊揚，名望，朋友和友情回饋，金錢回饋。,害怕: 失去朋友，嚴肅的，神秘的，縝密思考者。,106,黃色特質,特點: 有自信的，不怕競爭，果斷，組織者，權威的，擅于分析，目標性強。,需要: 挑戰(zhàn)及高報酬，實干，結果，喜歡能力強的人，說話講重點。,害怕: 猶豫不決，順從的，多慮的，溫和的。,力量型,107,藍色特質,特點: 注意細節(jié)，尊重制度，完美主義，條理分明，忠心耿耿，批判，關心的。,需要: 對所有變化希望有完整報告，程序化制度化，小心的，事必躬親。,害怕:

18、不拘小節(jié)，自由主義，彈性處事，直言不諱。,完美型,108,綠色特質,特點: 柔順，持續(xù)性，有規(guī)律有節(jié)奏的，避免沖突，親切，可依靠的，藝術的。,需要: 愉快和諧，充足的時間計劃，經過公正認可的，穩(wěn)定和可預測的環(huán)境。,害怕: 快節(jié)奏，勿忙急智，缺乏耐心，激烈沖突，變化多端。,和平型,鄧煜,克瑞希穆快速識人法,瘦高：不善交際、安靜、靦腆、認真 肥胖：善交際、善良、親切、熱情 肌肉：誠實、規(guī)矩、忍耐、頑固、易怒,111,眼睛一閉一睜一天兒過去了,哈.,眼睛一閉不睜，一輩子就過去了,哈,113,時間的定義 時間的特征？ 時間的意義,114,115,所謂的時間管理不是去管理時間本

19、 身,而是管理單位時間內的事件；,116,列單 組織 冊除 習慣,時間管理的步驟,117,時間管理的象限,118,心態(tài)與行政管理,不求有功、 但求無過,三心二意、 敷衍了事,A,B,職場常見心態(tài),一味抱怨、 不思解決,D,明哲保身、 怕負責任,C,做自己的主人 用老板的心態(tài)為自己打工,愛 上 你 的 工 作,122,123,笑對人生 戰(zhàn)無不勝,老 鷹 的 啟 示,你對待工作的態(tài)度，就是你發(fā)展的高度,130,你認為上司可以搶你的“功”嗎？,影響力與職業(yè),影響力是一種不運用權力就使他人或下屬做事的能力,什么是影響力？,雙圈理論的啟示,關注圈,134,影響圈的不斷擴大,情商與管理,全世界最牛的秘書,

20、世界上最昂貴的按摩,我們是否該給上司一個“驚喜”,139,62-63=1,140,日常事務管理,141,目標統(tǒng)一 權責一致 指揮統(tǒng)一 分工協(xié)作 利益原則 精干高效,日常事務管理的工作原則,142,食堂管理的特點 食堂管理的內容 食堂的計劃管理 食堂的財務管理 食堂原材料管理 食堂服務質量管理,企業(yè)食堂管理,143,宿舍分類 單身、倒班、家屬 宿舍管理的內容 宿舍的管理方法、宿舍設備物品、宿舍服務、宿舍安全,企業(yè)宿舍管理,144,文體場館的建設管理 切合實際、量力而行、適當滿足、專人負責、 文體活動的組織管理 積極、及時、有效、有計劃、結合本企業(yè)特性、,文體生活管理,145,車輛的使用管理（車輛

21、的使用、車輛的調度、制定使用和管理制定） 車輛的保養(yǎng)與維修管理（車輛的保養(yǎng)、車輛的維修） 車輛的油料與材料管理,車輛的日常管理,146,改進服務態(tài)度，提高業(yè)務水平 保養(yǎng)、節(jié)油、安全教育、職業(yè)道德教育、遵章守紀教育 嚴守交通規(guī)則，確保行車安全 加強車輛道路管理,司機管理,147,接待客人 社交細節(jié),男人著西服的八忌,單擊此處添加標題,不許不穿襯裙,不隨意搭配,不亂配鞋,過大或過小,衣扣不到位,不內衣外穿,女士著 西裝的六不,149,坐姿,行姿,站姿,儀態(tài)禮儀,手勢,蹲姿,電話禮儀,電話禮儀三要素,聲音,態(tài)度,言詞,電話形象三要素,同事家里電話,遲到、請假,外出辦事,延誤拜訪,用傳真機機傳文件,借用他人或單位電話,讓工作更順利的電話術,你是如何鼓掌的?,你會握手嗎？,握 手 禮 儀 禁 忌,握手時，左手拿著東西或插在兜里 不按順序，爭先恐后 男士戴手套（社交場合女士可戴薄手套） 戴墨鏡（有眼疾病或眼有缺陷除外） 用左手或用雙手與異性握手 交叉握手（與西方人握手視為十字架，不敬） 拉來、推去或上下左右抖個不停 長篇大論、點頭哈腰、過度客套 只握指尖或只遞指尖 手臟、濕、當場搓揩 三心二意、面無表情、目光游移或旁觀,介紹集體： 介紹雙方時先卑后尊 介紹其中一方時先尊后卑,介 紹 禮 儀,介 紹 他