《文書學基礎(chǔ)知識》PPT課件.ppt

1、文書學基礎(chǔ)知識 一、 概述 1.文書的概念 文書是人們在社會實踐活動中，為了憑證、記載、公布、傳遞的需要，在一定載體材料上表達思想意圖的一種信息記錄，包括公務(wù)文書和私人文書。,2.文書與檔案的關(guān)系 一般來說，文書是檔案的前身，檔案是文書的歸宿。文書轉(zhuǎn)化為檔案需要具備三個條件： 1）使用完畢或承辦完畢的文書才能歸入檔案，正在使用和運行的文書材料不屬于檔案。 2）對日后實際工作具有一定查考利用價值的文件才有必要作為檔案保存。 3）按照一定規(guī)律集中保存起來的文件，才能最終成為檔案。,3我國文書和檔案工作的產(chǎn)生和發(fā)展概況 1899年在河南安陽小屯村出土的甲骨文，是迄今我國發(fā)現(xiàn)的最早的文書和檔案材料。

2、我國至少從公元前13世紀的殷商奴隸制國家機關(guān)開始就產(chǎn)生了最早的公務(wù)文書和文字檔案。 二十年代中期開始出現(xiàn)了系統(tǒng)研究文書工作的著作，徐望之的公牘通論是當時的代表作。三十年代初，公文改良辦法對公文提出了規(guī)范性要求；隨后，甘乃光又提出了“文書檔案連鎖法”，即把文書收發(fā)與檔案管理在某些環(huán)節(jié)上統(tǒng)一起來，實行統(tǒng)一編號、統(tǒng)一分類、統(tǒng)一登記的“三統(tǒng)一制度”。,1921年7月，中共一大產(chǎn)生了我黨第一批珍貴的綱領(lǐng)性文件，中共中央局成了當時中央領(lǐng)導人閱覽和保管文件的第一個場所。 1928年12月，黨中央發(fā)出關(guān)于文書工作的通知，是我黨歷史上第一個關(guān)于文書工作的專門文件；1931年初，由瞿秋白起草、周恩來批示轉(zhuǎn)發(fā)了文件

3、處置辦法，為中央機關(guān)文書和檔案工作的規(guī)范化奠定了良好基礎(chǔ)。,新中國成立以后，逐步建立了全國統(tǒng)一的新的文書工作制度。1951年4月，政務(wù)院頒布了公文處理暫行辦法；黨中央發(fā)布了關(guān)于糾正電報、報告、指示、決定等文字缺點的指示和關(guān)于學習標點符號的指示，進一步規(guī)范了黨和國家的文書和文書工作；1955年1月，黨中央頒布了中國共產(chǎn)黨中央和?。ㄊ校┘墮C關(guān)文書處理工作和檔案工作暫行條例；1956年4月，國務(wù)院發(fā)出關(guān)于加強國家檔案工作的決定，之后，我國的文書工作和檔案工作的分工更加科學和完善。,4文書學的體系及特征 （一）文書學的學科體系 目前，我國文書學的學科體系已發(fā)展成為四個較為成熟的科目即文書工作發(fā)展史、古

4、文書學、機關(guān)文書處理和專門文書處理，它們共同構(gòu)成文書學的骨干內(nèi)容。 （二）文書學的基本特征 1) 應(yīng)用性與理論性的統(tǒng)一 2) 綜合性與獨立性的統(tǒng)一,5學習和研究文書學的意義 （一）有利于繼承優(yōu)秀的文化遺產(chǎn) （二）有利于總結(jié)管理活動的經(jīng)驗 （三）有利于提高公務(wù)人員的技能,二、文書工作與檔案工作 1.聯(lián)系 1) 工作對象上的聯(lián)系。 2) 工作步驟上的聯(lián)系。 3) 整體工作的聯(lián)系。 2.區(qū)別 1) 工作目的不同。 2) 工作任務(wù)不同。,3文書學與檔案學的關(guān)系 文書學與檔案學是關(guān)系最為密切的姐妹學科。從我國文書學和檔案學研究的發(fā)展歷史來看，在民國初期對檔案管理的研究都萌芽于文書學之中。30年代以后，一

5、些學者開始對檔案管理進行比較系統(tǒng)的研究，成為檔案學研究的先聲。如周連寬的縣政府檔案處理法、程長源縣政府檔案管理法、何魯成檔案管理與整理、龍兆佛檔案管理法等相繼問世，標志著以檔案管理學為代表的中國檔案學的形成。,三、文件的性質(zhì)、特點與功能 1.文件的性質(zhì)： 1）文件的本質(zhì)屬性現(xiàn)實執(zhí)行性 2）文件的非本質(zhì)屬性則包括： 文件的政治性 文件的機密性 文件的信息內(nèi)容與載體的不可分割性 文件的信息內(nèi)容的獨立性,2.文件的特點 1）文件是由法定的作者制成和發(fā)布的 2）文件具有法定的權(quán)威性 3）文件具有現(xiàn)行的效用 4）文件具有規(guī)范的體式 5）文件具有特定的處理程序,3.文件的功能 文件的功能是指文件在公務(wù)活動

6、中發(fā)揮的實際效力。文件是在公務(wù)活動中產(chǎn)生的，其最大的優(yōu)勢在于突破了管理活動的地域、層次和時間的限制，更加準確、規(guī)范地傳遞管理指令以及各種信息。因此，文件的基本功能表現(xiàn)在兩個方面： 1）公務(wù)管理的工具 2）社會溝通的手段,四、文件的作用與分類 1.文件的作用 文件的作用，概括地說就是管理政務(wù)的工具和手段。具體包括以下幾方面： 1）策令作用 2）規(guī)范作用 3）宣傳作用 4）聯(lián)系作用 5）憑證作用,2.文件的分類 1）從文件的來源上劃分，有收到文件和本機關(guān)自制文件。 2）從行文關(guān)系和方向上劃分，有上行文、平行文、下行文。 3）從文件涉及的機密程度上劃分，有絕密文件、機密文件、秘密文件、內(nèi)部文件、公布

7、文件。 4）從文件的作用上劃分，有法規(guī)文件、行政文件、黨的文件。 5）從文件的使用范圍上劃分，有通用文件、事務(wù)文件、專用文件。,6）從物質(zhì)載體的角度劃分，有紙質(zhì)文書、感光介質(zhì)文件、磁介質(zhì)文件和電子文件。 7）從內(nèi)容性質(zhì)的角度劃分，有規(guī)范類文書、領(lǐng)導指導類文書、報請類文書、知照類文書、契約類文書和會議文書等。 8）從辦理時限的角度劃分，有特急件、急件、平件三種。 9）從機關(guān)授受公文的角度劃分，有發(fā)文與收文之別。 10）從公文摘本的角度劃分，有草稿、定稿、正本（包括試行本、暫行本、修訂本）、副本、不同文字的稿本。其中，草稿和定稿通稱為文稿，正本和副本通稱為文本。,五、文種及其選用規(guī)則 從不同的角度

8、可將文書劃分為不同的類別，而每一類文書按照性質(zhì)、用途等又可細分為若干種，每一種文書都有自己特定的作用和使用范圍。為便于人們識別和使用每一種文書，需要賦予每一種文書以固定的名稱，這就是文種，即：文種就是為概括表明文書的特性與使用范圍而賦予每種文書的統(tǒng)一、規(guī)范的名稱。,不同的文種有各自不同的特點，分別適用于不同的范圍。概括起來，文種可分為通用文種與專用文種兩大類。 通用文種指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位等各級各類社會組織在行政管理活動中普遍使用的文種。其最大特點是伴隨著所有社會組織的各項活動、為各行各業(yè)在日常工作中共同使用，使用范圍較為普遍。 專用文種指特定的、具有專門職能的社會組織在各自的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)根據(jù)專業(yè)的特殊需要而使用的具有特定內(nèi)容和格式的文種。它們只限用于特定的組織機構(gòu)及其特定的業(yè)務(wù)范圍之內(nèi)，不具備通用性。,（一）正確選擇文種的意義 第一，不同的文種具有不同的寫作特點和寫作要求，正確地選擇文種有助于促進公文寫作的規(guī)范化。 第二，不同的文種揭示了不同的發(fā)文意圖和不同的處理方式，正確地選擇