外貿(mào)函電日語(yǔ)2課.ppt

1、第一單元 商務(wù)文書(shū)的格式,第二課 書(shū)寫商業(yè)函件的注意事項(xiàng),商務(wù)函件的基本原則,（一） 在忙碌的商務(wù)活動(dòng)中，商務(wù)函件最重要的 作用就是：把事件準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、明了的傳達(dá)給 對(duì)方。在此主要講幾點(diǎn)必須遵守的基本原則和 注意事項(xiàng)。,1、結(jié)論優(yōu)先原則 要先寫結(jié)論、主要內(nèi)容，其次寫原因、經(jīng)過(guò)、最后寫意見(jiàn)、 建議。要先擬定一個(gè)能吸引對(duì)方，概括內(nèi)容的標(biāo)題，才能讓對(duì) 方一目了然。 2、簡(jiǎn)潔原則 注意語(yǔ)句要簡(jiǎn)短。如果遇到內(nèi)容復(fù)雜的情況，應(yīng)該分成條 目來(lái)寫，以便于閱讀理解。 3、重事實(shí)原則 不要使用摻雜個(gè)人感情的，模糊的表達(dá)方式。特別是數(shù)字、 日期、金額、數(shù)量等有關(guān)數(shù)字類的表達(dá)，必須經(jīng)過(guò)確認(rèn)，準(zhǔn)確 無(wú)誤，不能含糊了事。

2、 4、遵守基本格式原則 各種形式和類型的函件都有固定的模式，為了尊重對(duì)方， 便于閱讀理解應(yīng)遵循基本的書(shū)寫格式來(lái)寫。,5、正確使用敬語(yǔ)原則 商務(wù)函件中的敬語(yǔ)表達(dá)，既是表明自身同對(duì)方的關(guān)系，又為 表達(dá)誠(chéng)意。所以盡量避免使用招致誤解的表達(dá)，注重各種敬語(yǔ) 表達(dá)的區(qū)分運(yùn)用。 6、6W2H原則 不建議貿(mào)然動(dòng)手去寫商務(wù)函件。一般會(huì)依照以下原則來(lái)整理 文章。所謂的6W2H原則，包括when（時(shí)間）where（地點(diǎn)） who（誰(shuí)）whom（給誰(shuí)）what（什么）why（為什么）how（怎樣） how much（多少）。只要注意以上幾個(gè)書(shū)寫要素相信能夠?qū)?出嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈恼隆?7、注意特殊詞匯 由于商務(wù)函電都要求一定的

3、商務(wù)禮儀。因此有關(guān)對(duì)方的貴 社貴店等尊敬表達(dá)，御禮厚情等慣用句表達(dá)盡 量放在一行內(nèi)使用，避免跨行使用。其次有關(guān)數(shù)字、金額等數(shù) 據(jù)表達(dá)不要跨行使用，以免產(chǎn)生誤解。,8、避免錯(cuò)誤 商務(wù)函件大多會(huì)作為正式的文件予以保存。所以寫完之后一 定要重讀檢查，看看有沒(méi)有錯(cuò)字、漏字，特別是數(shù)字、日期、 單位等等數(shù)字方面的錯(cuò)誤會(huì)招致意想不到的損失。,（二）敬語(yǔ),本人在多年的函電教學(xué)中發(fā)現(xiàn)如何正確的使用敬語(yǔ)對(duì)大多 數(shù)學(xué)生來(lái)說(shuō)是一個(gè)難點(diǎn)?，F(xiàn)在講一下如何正確使用敬語(yǔ)。 1、敬語(yǔ)的分類 敬語(yǔ)分為尊敬語(yǔ)尊敬語(yǔ)、謙讓語(yǔ)謙譲語(yǔ)、鄭重語(yǔ) 丁寧語(yǔ)、美化語(yǔ)美化語(yǔ)四種形式。,2、為什么要使用敬語(yǔ)。 在和日本人的商務(wù)交往中，為了能建立相互信賴的關(guān)系，敬 語(yǔ)就是不可缺少的媒介。如上所述敬語(yǔ)又分為尊敬語(yǔ)、謙讓語(yǔ)、 鄭重語(yǔ)、美化語(yǔ)四種。平時(shí)要根據(jù)說(shuō)話的語(yǔ)境和實(shí)際情況來(lái)區(qū) 分使用。要特別注意的一點(diǎn)是不可過(guò)分使用敬語(yǔ)，以免讓對(duì)方 感覺(jué)不舒服。 3、敬語(yǔ)的使用范圍。 對(duì)于地位比自己高的人使用敬語(yǔ)大家已經(jīng)非常清楚，假設(shè)對(duì) 方比你年輕，只要他是你的客戶或者顧客就要用敬語(yǔ)書(shū)寫函件。 敬語(yǔ)表達(dá)中最關(guān)鍵是要區(qū)分敬語(yǔ)和