辦公室主任工作職能闡述

1、精品 料推薦辦公室主任工作職能闡述-李樹峰辦公室是企業(yè)的行政管理部門，處于企業(yè)組織系統(tǒng)的中樞地位，外聯(lián)內(nèi)協(xié)、承上啟下、上情下達(dá)、下情上呈，是公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)與發(fā)展的重要關(guān)鍵，辦公室主任對(duì)辦公室工作負(fù)有重大的責(zé)任，俗稱“內(nèi)當(dāng)家” ?，F(xiàn)在企業(yè)股份制、私營制、合資制的建立與逐步完善，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈， 企業(yè)（公司）辦公室的工作面臨新的挑戰(zhàn)，對(duì)辦公室主任工作要求更高，僅憑經(jīng)驗(yàn)和一般有關(guān)理論進(jìn)行工作、處理、協(xié)調(diào)復(fù)雜的人際關(guān)系，已難以適應(yīng)。辦公室主任迫切需要運(yùn)用科學(xué)的、靈巧的工作技能，即工作方法、技巧與能力。而辦公室主任是一種特殊的行政人士、辦公室人士，同秘書、行政管理有聯(lián)系，也有區(qū)別。其對(duì)上，直接與上司打交

2、道，按照老板的決策、指令和意圖辦事，是行政領(lǐng)導(dǎo)最貼近的助手；對(duì)下，與秘書、辦公室其他人員相處，具體負(fù)責(zé)秘書和其他辦公人員的工作，是行政、秘書人員的上司和直接管理者；對(duì)左右，負(fù)有聯(lián)絡(luò)、溝通、協(xié)調(diào)各部門的主要職責(zé)；對(duì)外，是聯(lián)絡(luò)、接待、公關(guān)、吸收與釋放信息的把關(guān)者。鑒于辦公室主任崗位的特殊性，現(xiàn)將辦公室主任的基本職能，工作方法和技能闡述如下：一、辦公室主任的基本職能辦公室主任的主要職能是服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策和決策的正確執(zhí)行服務(wù)。具體講，其基本職能大體有四項(xiàng)，即參謀職能、承辦職能、管理職能、協(xié)調(diào)職能。1、參謀職能： 辦公室主任的參謀職能大多圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策進(jìn)行的。主要表現(xiàn)：第一，在決策形成過程中，幫助領(lǐng)

3、導(dǎo)全面了解基層情況，確定工作1精品 料推薦方向和重點(diǎn)范圍上發(fā)揮參謀作用。第二，在決策實(shí)施過程中，在幫助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解工作進(jìn)展情況、強(qiáng)化控制上發(fā)揮參謀作用。第三，在決策實(shí)施過程結(jié)束后，在幫助領(lǐng)導(dǎo)正確總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、進(jìn)行新的決策活動(dòng)上發(fā)揮作用。2、承辦職能： 辦公室主任承辦職能大致來自三個(gè)方面。一是來自上級(jí)部門的。主要是指上級(jí)部門交付的事項(xiàng)，如工作調(diào)研、信息反饋、工作總結(jié)等，需要認(rèn)真對(duì)待，按期完成。二是來自本單位領(lǐng)導(dǎo)的。辦公室主任要帶領(lǐng)本部門工作人員不折不扣地去落實(shí)。三是來自單位內(nèi)各部門科室的?？傊?，辦公室主任對(duì)所負(fù)責(zé)的事項(xiàng)要高度負(fù)責(zé)、一絲不茍、一辦到底、落實(shí)實(shí)處。3、管理職能： 管理職能只要是針對(duì)辦公室

4、內(nèi)部而言，主要集中體現(xiàn)在三個(gè)方面。一是文書管理。主要圍繞公文的處理進(jìn)行撰稿、校對(duì)、印制、收發(fā)登記、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)工作。辦公室主任負(fù)責(zé)對(duì)文書工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一組織安排，負(fù)責(zé)督促、檢查、把好質(zhì)量關(guān)。二是事務(wù)管理。辦公室作為單位事務(wù)性辦事機(jī)構(gòu)，主任作為這個(gè)機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人，應(yīng)該說是事無巨細(xì)，都要認(rèn)真操辦。如會(huì)議安排、領(lǐng)導(dǎo)用車，對(duì)外接待、總務(wù)后勤、辦公用品以及為單位職工提供生活服務(wù)的有關(guān)事項(xiàng)。4、協(xié)調(diào)職能： 辦公室主任履行協(xié)調(diào)職能，主要是抓好縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)和內(nèi)部協(xié)調(diào)。所謂縱向協(xié)調(diào)，即指上級(jí)下級(jí)之間的協(xié)調(diào)，上令下行，下情上曉，上下緊密配合、步調(diào)一致。所謂橫向協(xié)調(diào)，指與其他各部門科室（財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、人事）

5、等的協(xié)調(diào)工作。內(nèi)部協(xié)調(diào)主要是辦公室內(nèi)部組織和人員的協(xié)調(diào)。二、辦公室主任工作方法2精品 料推薦我從三個(gè)方面闡述辦公室主任工作方法，第一是主次分明，第二是方圓相濟(jì)，第三是內(nèi)外結(jié)合。1、主次分明： 辦公室主任工作事多、事繁、事雜，只有做到主次分明才能突出重點(diǎn)，簡(jiǎn)繁得當(dāng)，事半功倍。辦公室工作的職責(zé)是四個(gè)服務(wù)，四個(gè)服務(wù)的關(guān)鍵是為 領(lǐng)導(dǎo)服務(wù) ，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)就要突出為 政務(wù)服務(wù) ，盡量做到主動(dòng)服務(wù) ，主動(dòng)實(shí)現(xiàn) 優(yōu)質(zhì)服務(wù) 。主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)是辦公室工作的首要職責(zé)、主要方面和重要內(nèi)容，把握這一點(diǎn)就做到了主次分明。具體說來：（ 1）突出領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)： 具體工作中要堅(jiān)持做到這么四條，第一 要謀事 。第二要理事 。第

6、三要 干事。第四要 息事。這就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的主要四個(gè)事情。謀事：辦公室是一個(gè)綜合協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，更是一個(gè)參謀機(jī)構(gòu)。辦公室主任要始終站在全局的高度，要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度，不斷增強(qiáng)理性思維能力。能想事，多想事，想大事，為領(lǐng)導(dǎo)分憂。為群眾解難，為發(fā)展盡職。謀事的第二就是理事，辦公室是一個(gè)綜合部門，其他部門不想管，不能管，不會(huì)管的事情和工作都由辦公室來管。俗話說： “不經(jīng)一事不長一智” 。辦公室工作的這種“管事”既是一種責(zé)任，也是一種難得鍛煉的機(jī)會(huì)，不管是份內(nèi)的，還是份外的，不管是領(lǐng)導(dǎo)交辦的，還是職工期盼的事，只要有利于全局，有利于發(fā)展就要積極的管，盡力的管，盡可能的使主要領(lǐng)導(dǎo)從日常瑣事中解脫出來，集中精力想大

7、事，辦大事。第三說說干事，辦公室是一個(gè)干事的崗位，多干一件事情就是多一次學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，多一次展示自己的平臺(tái)。要樹立吃苦就是享樂的理念，勤于干事，樂于干事。第四就是息事，息事就是協(xié)調(diào)左右、溝通八方、消除誤會(huì)、化解矛盾。使領(lǐng)導(dǎo)的形象更加3精品 料推薦高大，使工作氛圍更加和諧（ 2）要致力于搞好政務(wù)服務(wù)： 事務(wù)工作是辦公室的基礎(chǔ)，政務(wù)工作是辦公室的重點(diǎn)，辦公室工作的定位是由政務(wù)服務(wù)決定的，較高質(zhì)量的政務(wù)水平主要體現(xiàn)在三個(gè)方面： 第一個(gè)是文稿要優(yōu) ，文稿是辦公室的主要產(chǎn)品，是參謀服務(wù)的主要載體，要認(rèn)真對(duì)待每一篇文稿，把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，更好地實(shí)現(xiàn)以文輔政，以文助政。 第二個(gè)是落實(shí)好 ，充分發(fā)揮辦公室監(jiān)督檢查的

8、職能作用，推動(dòng)工作落實(shí)。 第三是反映要快 ，做到渠道暢通，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價(jià)值的信息。（ 3）主動(dòng)服務(wù) : 主動(dòng)服務(wù)關(guān)鍵是要 宜早、宜少、宜透 。宜早就是要增強(qiáng)工作的預(yù)見性，強(qiáng)化超前意識(shí)。宜求謀在領(lǐng)導(dǎo)之前，謀在領(lǐng)導(dǎo)之先，考慮問題盡可能快半拍，早半拍，凡是想得遠(yuǎn)一點(diǎn)，思考的深一點(diǎn)。宜少就是說參謀建議要求優(yōu)而不求全，要求優(yōu)而不求多，宜求參謀到點(diǎn)子上。宜透就是領(lǐng)會(huì)上級(jí)精神，把我領(lǐng)導(dǎo)意圖，做到情況明，想的全，把的準(zhǔn)。（ 4）實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)： 為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，搞好政務(wù)服務(wù)，做到主動(dòng)服務(wù)，還要實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)。以優(yōu)質(zhì)為標(biāo)準(zhǔn)，以滿意為目標(biāo)，積極提高辦公室工作水平。優(yōu)質(zhì)服務(wù)總的來說有三點(diǎn)， 第一點(diǎn)是無差錯(cuò) ，工作中

9、強(qiáng)化工作意識(shí)，減少工作差錯(cuò)，防止重大失誤。 第二點(diǎn)不越權(quán) ，要講政治講規(guī)矩，做到到位不越位，攬事不攬權(quán)。 第三點(diǎn)不攬功 ，辦公室做的是幕后工作，嘗得是辛酸苦味，必須淡薄名利，大度從容，勇于出面辦事，勇于出面擔(dān)事。但絕不出風(fēng)頭，不搶功，做到謙虛謹(jǐn)慎，樂于奉獻(xiàn)。這就是主次分明的四個(gè)方面 ,為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，搞好政務(wù)服務(wù)，做到主動(dòng)服務(wù)，還要實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)。2、方圓相濟(jì) ：方就是原則性，圓就是靈活性，方是為人之本，成事之4精品 料推薦機(jī)，也乃和諧只要，處世之道。方是核心，圓是補(bǔ)充，兩者相繼事半功倍。如何做到方圓相濟(jì)？總的來說要把握三點(diǎn)，第一大事要方、小事要圓。第二對(duì)己要方，待人要圓。第三管理要方，理念要圓。說

10、到大事要方，小事要圓，也就是說在大事大非面前要保持清醒的頭腦，堅(jiān)定立場(chǎng)，牢守辦事原則。在小事方面不斤斤計(jì)較，不吹毛求疵。對(duì)己要方，對(duì)人要圓。主要講對(duì)自己哪怕再小的事情也要從嚴(yán)約束，從高要求，從微甚手。尤其要吃得苦吃的虧，待人以寬，持開闊胸懷。管理要方，理念要圓，就是說要有制度，有規(guī)矩，堅(jiān)持以制度管事，要以人為本，體現(xiàn)人文關(guān)懷，做到無情管理，有情操作。3、內(nèi)外結(jié)合： 辦公室主任在內(nèi)要審核文件、起草文稿，在外要加強(qiáng)協(xié)調(diào)，開展調(diào)研。內(nèi)外都很重要，兩者都不可偏廢，這要求我們對(duì)內(nèi)是管家，對(duì)外是行家。即時(shí)管家又是行家要具備以下三點(diǎn)：第一要增強(qiáng)大局意識(shí)，做到心中有數(shù)，做到有數(shù)有文。第二要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，做到有

11、度有效。第三要增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)意識(shí)，做到有方有情。第一要增強(qiáng)大局意識(shí)，做到心中有數(shù) ：所謂有數(shù)就是了解全局，做到心中有數(shù)。辦公室主任思想要活，眼界要擴(kuò)，不能將自己局限在本身業(yè)務(wù)的小天地，要對(duì)發(fā)展的大事，整體的趨勢(shì)和本地本單位、本行業(yè)的形勢(shì)了然于心，只有這樣才能及時(shí)有效的綜合情況，提供信息，提出參謀和參考的意見，才能發(fā)揮參謀助手的作用。所謂有文就是敢做文，善做文，在參政涉謀上有文，在協(xié)調(diào)落實(shí)上有文，在服務(wù)發(fā)展上有文。有文才能有為，有數(shù)才能做好參謀咨詢的作用。第二要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，做到有度有效：所謂的有效就是服務(wù)有適度，5精品 料推薦把握分寸，要真正從關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)的角度出發(fā)把握好活動(dòng)觀、決策觀。要當(dāng)好參謀，參到

12、點(diǎn)子上，謀在正道上，不出歪點(diǎn)子餿主意，尤其是不能不講原則。所謂有效就是服務(wù)要優(yōu)質(zhì)高效，提高水平，真正實(shí)現(xiàn)三個(gè)滿意-領(lǐng)導(dǎo)滿意，下屬滿意，職工滿意。第三要增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)意識(shí)，做到有方有情 ：所謂有方就是培養(yǎng)人員也要講究方法，不能總老一套，要著力引進(jìn)優(yōu)秀人才，立足于培，加強(qiáng)崗位鍛煉人才。致力于用，堅(jiān)持任人唯賢放手使用人才，使干事的有干勁，有才的有舞臺(tái)，這就是方，有方法。所謂的有情就是注重人文關(guān)懷，對(duì)人要真情，不僅在工作上關(guān)心，生活上照顧，還要從情感上關(guān)懷。隨時(shí)了解他們的思想，關(guān)心他們的生活，解決他們的困難，最大限度的調(diào)動(dòng)各方面的工作積極性，做到人盡其才，事盡其功的目的。三、辦公室主任工作技能：辦公室主任面

13、對(duì)公司內(nèi)外復(fù)雜的人際關(guān)系，工作面廣泛。其工作技能的運(yùn)用范圍只能大體上界定兩個(gè)方面：一是處理人際關(guān)系的技能；二是進(jìn)行務(wù)實(shí)工作的技能。這兩方面緊密聯(lián)系、相輔相成，常是相互滲透、同時(shí)進(jìn)行的。自然要具備有“人與事的配合藝術(shù)”，處理人際關(guān)系與進(jìn)行實(shí)務(wù)工作形結(jié)合的技能。1、辦公室主任處理人際關(guān)系的技能：辦公室主任的復(fù)雜人際關(guān)系中，經(jīng)常面對(duì)的、較直接的主要有兩種關(guān)系，一是上司（領(lǐng)導(dǎo)）的關(guān)系；二是與下屬的關(guān)系。處理這兩種關(guān)系，除了運(yùn)用各種人際關(guān)系的處理方法、技巧外，如溝通、誠信、助困、解難等，還需要采取相應(yīng)的較特殊的技能。（1）辦公室主任處理與上司關(guān)系的技能6精品 料推薦辦公室主任面對(duì)的上司，是企業(yè)（公司）的

14、董事長、總經(jīng)理（正、副）或老板、上層領(lǐng)導(dǎo)，他與這些領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，實(shí)質(zhì)是輔助、協(xié)理行政職權(quán)與領(lǐng)導(dǎo)、決策或指揮權(quán)的關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)要通過這一層職權(quán)推動(dòng)企業(yè)整個(gè)機(jī)器的運(yùn)轉(zhuǎn)。辦公室主任與上司關(guān)系的處理應(yīng)以整個(gè)企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)、企業(yè)總體目標(biāo)為準(zhǔn)則、為導(dǎo)向，決定與運(yùn)用處理的技能。這方面的技能可概括為四種：人性化溝通技能，講究實(shí)效技能；接受任務(wù)技能；參謀勸誡技能。（ 2）辦公室主任處理與下屬關(guān)系的技能辦公室主任的下屬就是辦公室工作、服務(wù)的人員，主要是文秘工作人員，行政后勤人員等。一般文化層次較高，中青年居多，工作積極勤奮，能盡職盡責(zé)。辦公室要形成最佳群體和團(tuán)隊(duì)，保持高效行政、有力發(fā)揮企業(yè)中樞的效能，需要辦公室主任善于運(yùn)用處

15、理下屬關(guān)系的技能；可總結(jié)三個(gè)方面的技能：于下屬和諧相處的技能；向下屬布置任務(wù)的技能，對(duì)下屬激勵(lì)、獎(jiǎng)罰的技能。以上兩個(gè)處理協(xié)調(diào)關(guān)系的技能就不展開分析和敘述了，重點(diǎn)分析敘述實(shí)務(wù)工作技能。2、辦公室主任實(shí)務(wù)工作技能辦公室主任實(shí)務(wù)廣泛、繁雜，但主要當(dāng)上司的助手輔助工作，為辦公、辦會(huì)、辦事、信息處理、協(xié)調(diào)、接待等把關(guān)，具體事務(wù)則由文秘和行政人員分工去做。這方面的技能，除準(zhǔn)確領(lǐng)悟、把握上司意圖的技能外，主要還有：駕馭全局的技能；策劃組織的技能；審核校訂的技能；(1) 駕馭全局的技能辦公室主任雖然只是決策和決策實(shí)施之間的一個(gè)角色，沒有決策權(quán)，7精品 料推薦沒有執(zhí)行權(quán)，卻有把關(guān)權(quán)，推動(dòng)企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)，與全局密切相關(guān)

16、。為此，辦公室主任一要胸有全局。對(duì)外，應(yīng)把握國內(nèi)、國外的有關(guān)狀況、動(dòng)態(tài)、趨勢(shì)、規(guī)則、政策與法律等。對(duì)內(nèi)，要嫻熟理解企業(yè)戰(zhàn)略決策、宗旨（理念）、目標(biāo)、規(guī)章和制度等。二要把好局部與全局關(guān)系的關(guān)口。協(xié)助上司處理好兩者之間關(guān)系，促使兩者一致、雙贏，而不致?lián)p害一方。三要綜合高效地處理好信息的外傳內(nèi)達(dá)。是信息即暢通又保密，處分發(fā)揮信息傳輸、反饋的效能。四要協(xié)調(diào)好內(nèi)外各方面關(guān)系，形成合力，實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)。(2) 策劃組織技能策劃，就是根據(jù)上司的授意對(duì)企業(yè)重要會(huì)議、重大活動(dòng)負(fù)責(zé)總體策劃，制定方案和計(jì)劃，提交上司審批。組織是按上司批準(zhǔn)的方案負(fù)責(zé)組織、調(diào)配人力、物力、財(cái)力，保證方案順利實(shí)施。一定要鑒別策劃所需的信息，選擇提煉真實(shí)可靠特色鮮明的信息，作為策劃的依據(jù)，并從中預(yù)測(cè)發(fā)展趨勢(shì)。保證策劃方案符合上司意圖，有創(chuàng)新有實(shí)效。二要對(duì)策劃方案進(jìn)行可行性論證，并做好上司質(zhì)詢的準(zhǔn)備。保證方案讓上司滿意、批準(zhǔn)。三要協(xié)調(diào)好各部門這件的關(guān)系，有困能、有阻力的要善于溝通，充分調(diào)動(dòng)部門的積極性、能動(dòng)性，齊心協(xié)力為實(shí)現(xiàn)方案而奮進(jìn)。四要組織安排、落實(shí)人力、財(cái)力、物力，可與下級(jí)及有關(guān)部門商量，一一敲定，然后制定出人員分工、責(zé)任表，費(fèi)用預(yù)算表等，提前發(fā)出通知，以便及早籌備。(3) 審核校訂的技能