第七章-報(bào)表.ppt

1、1,第七章 報(bào)表,2,7.1 了解報(bào)表 報(bào)表可以對(duì)大量的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合整理，然后將數(shù)據(jù)分析結(jié)果打印成表。 使用報(bào)表可以創(chuàng)建郵件標(biāo)簽。 使用報(bào)表可以在圖表中顯示總計(jì)。 使用報(bào)表可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分組并計(jì)算總計(jì)。,3,一、 報(bào)表的視圖 Access 為報(bào)表對(duì)象提供了三種基本視圖：設(shè)計(jì)視圖、打印預(yù)覽和版面預(yù)覽。 用戶(hù)需要時(shí)可以在這三種窗口之間進(jìn)行切換。 報(bào)表設(shè)計(jì)視圖： 用于設(shè)計(jì)報(bào)表對(duì)象的結(jié)構(gòu)、布局、數(shù)據(jù)的 分組與匯總特性的窗口。,4,打印預(yù)覽視圖： 用于測(cè)試報(bào)表對(duì)象打印效果的窗口。 Access提供的打印預(yù)覽視圖所顯示的 報(bào)表布局和打印內(nèi)容與實(shí)際打印結(jié)果 是一致的，既所見(jiàn)既所得。 版面預(yù)覽視圖： 另一

2、種測(cè)試報(bào)表對(duì)象打印效果的窗口。,一、 報(bào)表的視圖,5,當(dāng)表中的記錄較多的時(shí)候，采用打印預(yù)覽視圖來(lái)檢驗(yàn)報(bào)表的布局和功能實(shí)現(xiàn)情況會(huì)占用很長(zhǎng)時(shí)間，這樣會(huì)影響報(bào)表設(shè)計(jì)的工作效率。 為了讓用戶(hù)能夠預(yù)覽報(bào)表對(duì)象的打印效果，又不至于等待太長(zhǎng)的時(shí)間，Access 為報(bào)表對(duì)象安排了版面預(yù)覽視圖。 唯一的區(qū)別是版面預(yù)覽視圖只對(duì)數(shù)據(jù)源中的部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)格式化。,一、 報(bào)表的視圖,6,二、 報(bào)表的節(jié) 報(bào)表中的信息分布在不同的節(jié)中，每一個(gè)節(jié)都有特定的目的，按順序依次是：報(bào)表頁(yè)眉、頁(yè)面頁(yè)眉、主體、頁(yè)面頁(yè)腳、報(bào)表頁(yè)腳，報(bào)表是按照節(jié)的順序打印的。,7,報(bào)表頁(yè)眉： 只在報(bào)表首部顯示和打印?？梢岳庙?yè)眉放置公司徽標(biāo)、報(bào)表標(biāo)題。

3、 頁(yè)面頁(yè)眉： 顯示在報(bào)表中每一頁(yè)的最上方，比如顯示列標(biāo)題。 主體： 包含報(bào)表數(shù)據(jù)的主體。報(bào)表記錄源中每一條記錄都放置在主體節(jié)中。如果特殊報(bào)表不需要主體節(jié)，可以在其屬性表中將主體節(jié)“高度”屬性設(shè)置為0。,二、 報(bào)表的節(jié),8,頁(yè)面頁(yè)腳： 顯示在報(bào)表中每一頁(yè)的最下方，顯示頁(yè)面頁(yè)腳，如頁(yè)碼等。 報(bào)表頁(yè)腳： 只顯示在報(bào)表末尾，顯示報(bào)表總計(jì)等 內(nèi)容。,二、 報(bào)表的節(jié),9,此外，可以在報(bào)表的每個(gè)組內(nèi)添加頁(yè)眉和頁(yè)腳，從而創(chuàng)建分組報(bào)表。 組頁(yè)眉和組頁(yè)腳（組標(biāo)頭和組注腳） 在分組報(bào)表中，是報(bào)表特有的。 組頁(yè)眉顯示在新記錄開(kāi)始的地方。 組頁(yè)腳顯示組總計(jì)等內(nèi)容。 要?jiǎng)?chuàng)建組頁(yè)眉和組頁(yè)腳，在“視圖”上單擊“排序與分組”命

4、令，選擇一個(gè)字段，再將組頁(yè)眉和組頁(yè)腳的屬性設(shè)置為“是”。,二、 報(bào)表的節(jié),10,三、報(bào)表和窗體 報(bào)表和窗體的設(shè)計(jì)類(lèi)似，都是在“設(shè)計(jì)視圖”中，通過(guò)添加控件、修改控件屬性等方法。報(bào)表和窗體的記錄源可以是表、查詢(xún)或SQL語(yǔ)句。 但是兩者也有區(qū)別，窗體主要用于制作用戶(hù)與系統(tǒng)交互的界面，方便用戶(hù)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的各種操作，而報(bào)表主要用于數(shù)據(jù)的打印輸出。,11,7.2 創(chuàng)建報(bào)表 報(bào)表的類(lèi)型有： 縱欄式報(bào)表 表格式報(bào)表 圖表報(bào)表 標(biāo)簽報(bào)表 創(chuàng)建報(bào)表有三種方法 使用自動(dòng)報(bào)表 使用向?qū)?使用設(shè)計(jì)視圖,12,一、使用“自動(dòng)報(bào)表”創(chuàng)建報(bào)表 快、簡(jiǎn)單 但占用空間多，信息顯示不緊湊,13,二、使用“向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表 1、使用“報(bào)

5、表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表 2、使用“圖表向?qū)А眲?chuàng)建圖表報(bào)表 3、使用“標(biāo)簽向?qū)А眲?chuàng)建標(biāo)簽,14,三、在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建報(bào)表 1、設(shè)定報(bào)表的數(shù)據(jù)來(lái)源：表或查詢(xún) 2、更改報(bào)表總體外觀：報(bào)表自身的顯 示特征和報(bào)表各組成部分的屬性。 3、為報(bào)表添加分頁(yè)符和頁(yè)碼； 在報(bào)表中，可以在某一節(jié)中使用分 頁(yè)控制符來(lái)標(biāo)志需要另起一頁(yè)的位 置。,15,在報(bào)表中添加分頁(yè)符： （1）在“設(shè)計(jì)視圖”中打開(kāi)報(bào)表； （2）中的“分頁(yè)符”按鈕； （3）單擊報(bào)表中需要設(shè)置分頁(yè)符的位 置，應(yīng)放置在某個(gè)控件下面或上 面。 在報(bào)表中添加頁(yè)碼； （1）在“設(shè)計(jì)視圖”中打開(kāi)報(bào)表； （2）單擊“插入”菜單的“頁(yè)碼”；,4、打印和預(yù)覽報(bào)表,三、在設(shè)計(jì)視

6、圖中創(chuàng)建報(bào)表,16,7.3 報(bào)表排序與分組 數(shù)據(jù)表中記錄的排列順序是按照輸入的先后排列的，即按照記錄的物理順序排列。有時(shí)，需要將記錄按照一定特征排列，這就是排序。 用戶(hù)在輸出報(bào)表時(shí)，需要把相同類(lèi)屬的記錄排列在一起，這就是分組。,17,一、報(bào)表排序 1、在設(shè)計(jì)視圖中打開(kāi)報(bào)表。 2、單擊工具欄上的【排序與分組】按鈕，或者單擊【視圖】菜單中的【排序與分組】。 3、在“排序與分組”對(duì)話(huà)框中，在“字段/表達(dá)式”列中選擇排序字段（最多可以按照10個(gè)字段或表達(dá)式來(lái)排序），在“排序次序”列中選擇升序或降序。,18,二、報(bào)表分組 利用“報(bào)表向?qū)А币部梢苑纸M，但是有時(shí)不能滿(mǎn)足實(shí)際需要。在設(shè)計(jì)分組報(bào)表時(shí)，關(guān)鍵要設(shè)計(jì)

7、好兩個(gè)方面：一是要正確設(shè)計(jì)分組所依據(jù)的字段及組屬性，保證報(bào)表能正確分組；二是要正確添加“組頁(yè)眉”和“組頁(yè)腳”中所包含的控件，保證報(bào)表美觀且實(shí)用。當(dāng)然，設(shè)計(jì)報(bào)表的確是一個(gè)繁瑣的工作！,19,1、報(bào)表中對(duì)記錄進(jìn)行分組： 在“設(shè)計(jì)視圖”中打開(kāi)要分組的報(bào)表； 單擊“視圖”菜單的“排序與分組”命令； 在“排序與分組”對(duì)話(huà)框中，選擇用于排序 的字段； 在“排序與分組”對(duì)話(huà)框下面的組屬性中設(shè) 置分組屬性。,二、報(bào)表分組,20,2、如何設(shè)置組屬性 “組頁(yè)眉”： “組頁(yè)腳” ： “分組形式”： 每一個(gè)值 前綴字符 “組間距”：記錄分組的間隔值。 1： “分組形式”設(shè)為“每一個(gè)值”時(shí)，必為1 其他數(shù)值： “分組形

8、式”設(shè)為“前綴字符”時(shí) ，表示字符數(shù)。,二、報(bào)表分組,21, “保持同頁(yè)” 不（默認(rèn)值）： 打印組時(shí)，組頁(yè)眉、主體節(jié)及組頁(yè)腳不在同 一 頁(yè)上。 所有的組：將組頁(yè)眉、主體節(jié)及組頁(yè)腳打印在同 一頁(yè)上。 用第一個(gè)主體： 只有在同時(shí)可以打印第一條詳細(xì)記錄 時(shí)才將組頁(yè)眉打印在頁(yè)面上。,二、報(bào)表分組,22,7.4 在報(bào)表中計(jì)算 在報(bào)表中，經(jīng)常需要對(duì)所有記錄或一組記錄計(jì)算總計(jì)或平均值或記數(shù)。在報(bào)表中，經(jīng)常需要對(duì)所有記錄或一組記錄計(jì)算總計(jì)或平均值或記數(shù)。,23,一、在報(bào)表中計(jì)算總計(jì)或平均值 1、在“設(shè)計(jì)”視圖中打開(kāi)報(bào)表（或窗體，在窗體上也可以計(jì)算總計(jì)）。 2、單擊“工具箱”上的“文本框”控件。 3、如果要計(jì)算

9、一組記錄的總計(jì)值或平均值，將“文本框”添加到組頁(yè)眉或組頁(yè)腳中。 如果要所有記錄的總計(jì)或平均值，將文本框添加報(bào)表的頁(yè)眉或頁(yè)腳。 4、在“文本框”控件中鍵入：使用 Sum 函數(shù)計(jì)算總計(jì)值或使用 Avg 函數(shù)計(jì)算平均值的表達(dá)式。,24,計(jì)算所有記錄總計(jì)值或平均值，控件多放置在“報(bào)表頁(yè)眉”或“報(bào)表頁(yè)腳”節(jié)中。 計(jì)算一組記錄的總計(jì)值或平均值，控件多放置在“組頁(yè)眉”或“組頁(yè)腳”節(jié)中。 所以，首先要對(duì)記錄進(jìn)行分組。,一、在報(bào)表中計(jì)算總計(jì)或平均值,25,二、在報(bào)表中計(jì)算百分比 在適當(dāng)?shù)墓?jié)中添加計(jì)算百分比的文本框； 在文本框中輸入計(jì)算公式； 單擊“屬性”中的“格式”選項(xiàng)卡，選擇“百 分比”。,26,7.5 高級(jí)

10、報(bào)表 一、子報(bào)表 子報(bào)表是插在其它報(bào)表（可以稱(chēng)為主報(bào)表）中的報(bào)表。子報(bào)表是作為對(duì)象插入到主報(bào)表中，它可以放置在報(bào)表的任意一節(jié)內(nèi)，整個(gè)子報(bào)表將在該節(jié)中打印。,27,主報(bào)表可以包含子報(bào)表，同樣也可以包含子窗體，而且，能夠根據(jù)需要無(wú)限量地包含子窗體和子報(bào)表。另外，主報(bào)表最多可以包含兩級(jí)子窗體和子報(bào)表。 例如，某個(gè)報(bào)表可以包含一個(gè)子報(bào)表，這個(gè)子報(bào)表還可以包含子窗體或子報(bào)表。,一、子報(bào)表,28,1、子報(bào)表的記錄源 主報(bào)表和子報(bào)表可以基于完全不同的記錄源，此時(shí)主報(bào)表和子報(bào)表之間沒(méi)有真正的關(guān)系。例如：主報(bào)表的記錄源是“學(xué)院”表，而子報(bào)表的記錄源是“課程”表，這樣兩個(gè)不相關(guān)的報(bào)表組合成一個(gè)單表。 主報(bào)表和子報(bào)表也可以基于相同的記錄源或相關(guān)的記錄源。如：主報(bào)表的記錄源是“一對(duì)多”關(guān)系中“一”方的表，子報(bào)表的記錄源是“多”方的表。,29,2子報(bào)表的創(chuàng)建 創(chuàng)建子報(bào)表的方法有兩種。 一是利用“子窗體/子報(bào)表”控件，在已有的報(bào)表中創(chuàng)建子報(bào)表； 二是將已有的報(bào)表作為子報(bào)表添加到其他報(bào)表中。,30,3鏈接主報(bào)表和子報(bào)表 在插入包含與主報(bào)表數(shù)據(jù)相關(guān)信息的子報(bào)表時(shí)，子報(bào)表控件必須與主報(bào)表相鏈接。主子報(bào)表的鏈接可以確保在子報(bào)表中顯示的記錄與在主報(bào)表中顯示的記錄保持正確的對(duì)應(yīng)關(guān)系。,31,二、多列報(bào)表 多列顯示數(shù)據(jù)，報(bào)表中每行放置多個(gè)字段，數(shù)據(jù)緊湊、美觀，節(jié)省了