第七章-報表.ppt

1、1,第七章 報表,2,7.1 了解報表 報表可以對大量的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合整理，然后將數(shù)據(jù)分析結(jié)果打印成表。 使用報表可以創(chuàng)建郵件標(biāo)簽。 使用報表可以在圖表中顯示總計。 使用報表可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行分組并計算總計。,3,一、 報表的視圖 Access 為報表對象提供了三種基本視圖：設(shè)計視圖、打印預(yù)覽和版面預(yù)覽。 用戶需要時可以在這三種窗口之間進(jìn)行切換。 報表設(shè)計視圖： 用于設(shè)計報表對象的結(jié)構(gòu)、布局、數(shù)據(jù)的 分組與匯總特性的窗口。,4,打印預(yù)覽視圖： 用于測試報表對象打印效果的窗口。 Access提供的打印預(yù)覽視圖所顯示的 報表布局和打印內(nèi)容與實際打印結(jié)果 是一致的，既所見既所得。 版面預(yù)覽視圖： 另一

2、種測試報表對象打印效果的窗口。,一、 報表的視圖,5,當(dāng)表中的記錄較多的時候，采用打印預(yù)覽視圖來檢驗報表的布局和功能實現(xiàn)情況會占用很長時間，這樣會影響報表設(shè)計的工作效率。 為了讓用戶能夠預(yù)覽報表對象的打印效果，又不至于等待太長的時間，Access 為報表對象安排了版面預(yù)覽視圖。 唯一的區(qū)別是版面預(yù)覽視圖只對數(shù)據(jù)源中的部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)格式化。,一、 報表的視圖,6,二、 報表的節(jié) 報表中的信息分布在不同的節(jié)中，每一個節(jié)都有特定的目的，按順序依次是：報表頁眉、頁面頁眉、主體、頁面頁腳、報表頁腳，報表是按照節(jié)的順序打印的。,7,報表頁眉： 只在報表首部顯示和打印?？梢岳庙撁挤胖霉净諛?biāo)、報表標(biāo)題。

3、 頁面頁眉： 顯示在報表中每一頁的最上方，比如顯示列標(biāo)題。 主體： 包含報表數(shù)據(jù)的主體。報表記錄源中每一條記錄都放置在主體節(jié)中。如果特殊報表不需要主體節(jié)，可以在其屬性表中將主體節(jié)“高度”屬性設(shè)置為0。,二、 報表的節(jié),8,頁面頁腳： 顯示在報表中每一頁的最下方，顯示頁面頁腳，如頁碼等。 報表頁腳： 只顯示在報表末尾，顯示報表總計等 內(nèi)容。,二、 報表的節(jié),9,此外，可以在報表的每個組內(nèi)添加頁眉和頁腳，從而創(chuàng)建分組報表。 組頁眉和組頁腳（組標(biāo)頭和組注腳） 在分組報表中，是報表特有的。 組頁眉顯示在新記錄開始的地方。 組頁腳顯示組總計等內(nèi)容。 要創(chuàng)建組頁眉和組頁腳，在“視圖”上單擊“排序與分組”命

4、令，選擇一個字段，再將組頁眉和組頁腳的屬性設(shè)置為“是”。,二、 報表的節(jié),10,三、報表和窗體 報表和窗體的設(shè)計類似，都是在“設(shè)計視圖”中，通過添加控件、修改控件屬性等方法。報表和窗體的記錄源可以是表、查詢或SQL語句。 但是兩者也有區(qū)別，窗體主要用于制作用戶與系統(tǒng)交互的界面，方便用戶對數(shù)據(jù)庫的各種操作，而報表主要用于數(shù)據(jù)的打印輸出。,11,7.2 創(chuàng)建報表 報表的類型有： 縱欄式報表 表格式報表 圖表報表 標(biāo)簽報表 創(chuàng)建報表有三種方法 使用自動報表 使用向?qū)?使用設(shè)計視圖,12,一、使用“自動報表”創(chuàng)建報表 快、簡單 但占用空間多，信息顯示不緊湊,13,二、使用“向?qū)А眲?chuàng)建報表 1、使用“報

5、表向?qū)А眲?chuàng)建報表 2、使用“圖表向?qū)А眲?chuàng)建圖表報表 3、使用“標(biāo)簽向?qū)А眲?chuàng)建標(biāo)簽,14,三、在設(shè)計視圖中創(chuàng)建報表 1、設(shè)定報表的數(shù)據(jù)來源：表或查詢 2、更改報表總體外觀：報表自身的顯 示特征和報表各組成部分的屬性。 3、為報表添加分頁符和頁碼； 在報表中，可以在某一節(jié)中使用分 頁控制符來標(biāo)志需要另起一頁的位 置。,15,在報表中添加分頁符： （1）在“設(shè)計視圖”中打開報表； （2）中的“分頁符”按鈕； （3）單擊報表中需要設(shè)置分頁符的位 置，應(yīng)放置在某個控件下面或上 面。 在報表中添加頁碼； （1）在“設(shè)計視圖”中打開報表； （2）單擊“插入”菜單的“頁碼”；,4、打印和預(yù)覽報表,三、在設(shè)計視

6、圖中創(chuàng)建報表,16,7.3 報表排序與分組 數(shù)據(jù)表中記錄的排列順序是按照輸入的先后排列的，即按照記錄的物理順序排列。有時，需要將記錄按照一定特征排列，這就是排序。 用戶在輸出報表時，需要把相同類屬的記錄排列在一起，這就是分組。,17,一、報表排序 1、在設(shè)計視圖中打開報表。 2、單擊工具欄上的【排序與分組】按鈕，或者單擊【視圖】菜單中的【排序與分組】。 3、在“排序與分組”對話框中，在“字段/表達(dá)式”列中選擇排序字段（最多可以按照10個字段或表達(dá)式來排序），在“排序次序”列中選擇升序或降序。,18,二、報表分組 利用“報表向?qū)А币部梢苑纸M，但是有時不能滿足實際需要。在設(shè)計分組報表時，關(guān)鍵要設(shè)計

7、好兩個方面：一是要正確設(shè)計分組所依據(jù)的字段及組屬性，保證報表能正確分組；二是要正確添加“組頁眉”和“組頁腳”中所包含的控件，保證報表美觀且實用。當(dāng)然，設(shè)計報表的確是一個繁瑣的工作！,19,1、報表中對記錄進(jìn)行分組： 在“設(shè)計視圖”中打開要分組的報表； 單擊“視圖”菜單的“排序與分組”命令； 在“排序與分組”對話框中，選擇用于排序 的字段； 在“排序與分組”對話框下面的組屬性中設(shè) 置分組屬性。,二、報表分組,20,2、如何設(shè)置組屬性 “組頁眉”： “組頁腳” ： “分組形式”： 每一個值 前綴字符 “組間距”：記錄分組的間隔值。 1： “分組形式”設(shè)為“每一個值”時，必為1 其他數(shù)值： “分組形

8、式”設(shè)為“前綴字符”時 ，表示字符數(shù)。,二、報表分組,21, “保持同頁” 不（默認(rèn)值）： 打印組時，組頁眉、主體節(jié)及組頁腳不在同 一 頁上。 所有的組：將組頁眉、主體節(jié)及組頁腳打印在同 一頁上。 用第一個主體： 只有在同時可以打印第一條詳細(xì)記錄 時才將組頁眉打印在頁面上。,二、報表分組,22,7.4 在報表中計算 在報表中，經(jīng)常需要對所有記錄或一組記錄計算總計或平均值或記數(shù)。在報表中，經(jīng)常需要對所有記錄或一組記錄計算總計或平均值或記數(shù)。,23,一、在報表中計算總計或平均值 1、在“設(shè)計”視圖中打開報表（或窗體，在窗體上也可以計算總計）。 2、單擊“工具箱”上的“文本框”控件。 3、如果要計算

9、一組記錄的總計值或平均值，將“文本框”添加到組頁眉或組頁腳中。 如果要所有記錄的總計或平均值，將文本框添加報表的頁眉或頁腳。 4、在“文本框”控件中鍵入：使用 Sum 函數(shù)計算總計值或使用 Avg 函數(shù)計算平均值的表達(dá)式。,24,計算所有記錄總計值或平均值，控件多放置在“報表頁眉”或“報表頁腳”節(jié)中。 計算一組記錄的總計值或平均值，控件多放置在“組頁眉”或“組頁腳”節(jié)中。 所以，首先要對記錄進(jìn)行分組。,一、在報表中計算總計或平均值,25,二、在報表中計算百分比 在適當(dāng)?shù)墓?jié)中添加計算百分比的文本框； 在文本框中輸入計算公式； 單擊“屬性”中的“格式”選項卡，選擇“百 分比”。,26,7.5 高級

10、報表 一、子報表 子報表是插在其它報表（可以稱為主報表）中的報表。子報表是作為對象插入到主報表中，它可以放置在報表的任意一節(jié)內(nèi)，整個子報表將在該節(jié)中打印。,27,主報表可以包含子報表，同樣也可以包含子窗體，而且，能夠根據(jù)需要無限量地包含子窗體和子報表。另外，主報表最多可以包含兩級子窗體和子報表。 例如，某個報表可以包含一個子報表，這個子報表還可以包含子窗體或子報表。,一、子報表,28,1、子報表的記錄源 主報表和子報表可以基于完全不同的記錄源，此時主報表和子報表之間沒有真正的關(guān)系。例如：主報表的記錄源是“學(xué)院”表，而子報表的記錄源是“課程”表，這樣兩個不相關(guān)的報表組合成一個單表。 主報表和子報表也可以基于相同的記錄源或相關(guān)的記錄源。如：主報表的記錄源是“一對多”關(guān)系中“一”方的表，子報表的記錄源是“多”方的表。,29,2子報表的創(chuàng)建 創(chuàng)建子報表的方法有兩種。 一是利用“子窗體/子報表”控件，在已有的報表中創(chuàng)建子報表； 二是將已有的報表作為子報表添加到其他報表中。,30,3鏈接主報表和子報表 在插入包含與主報表數(shù)據(jù)相關(guān)信息的子報表時，子報表控件必須與主報表相鏈接。主子報表的鏈接可以確保在子報表中顯示的記錄與在主報表中顯示的記錄保持正確的對應(yīng)關(guān)系。,31,二、多列報表 多列顯示數(shù)據(jù)，報表中每行放置多個字段，數(shù)據(jù)緊湊、美觀，節(jié)省了