培訓(xùn)四：文書檔案整理.ppt

1、檔案的整理,檔案的來源：檔案是文件有條件地轉(zhuǎn)化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的主要歸宿。文件轉(zhuǎn)化成檔案需要經(jīng)過整理，以便于保管和利用。 檔案的整理：對辦理完畢、具有保存價值的文件材料進行系統(tǒng)化、條理化的過程。 檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。 檔案整理的基本方法：（1）以案卷為單位整理；（2）以件為單位整理。,以案卷為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合成案卷。案卷就是一組有密切聯(lián)系的文件的組合體。 以件為單位整理即按照文件材料的自然形成單位“件”作為基本單位進行

2、整理，每份文件為一件。其中，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。,一、文書檔案的整理,（一）以案卷為單位整理 按照立檔單位的檔案分類方案，在文書部門和業(yè)務(wù)部門做好平時文件材料收集、分類工作的基礎(chǔ)上，將屬于歸檔范圍的文件材料按以下特征逐項分開： 1、 分類 （1）分年度：注意文件內(nèi)容針對時間和跨年度、專門年度形成的文件。 （2）分類別：注意分類的規(guī)范性，避免交叉。 （3）分問題：注意問題聯(lián)系的準(zhǔn)確性和文件數(shù)量多少。,（4）分保管期限:注意問題的完整性和不同類型檔案的不同規(guī)定，注意不同級別的文件

3、保管期限的不同。 2、組合 基本要求：以問題為主，兼顧其它特征， 使文件材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當(dāng)，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。 基本方法：根據(jù)不同文件材料的特征采取不同的組合方法。,3、 編目 （1）卷內(nèi)文書材料排列 （2）編頁號,（3）編制卷內(nèi)文件目錄和卷內(nèi)備考表 圖1：卷內(nèi)文件目錄格式,圖2：卷內(nèi)備考表格式 卷內(nèi)備考表,（4）擬寫案卷題名和填寫案卷封面 大多數(shù)案卷題名的結(jié)構(gòu)為： 責(zé)任者-主要內(nèi)容-文種 由計劃、總結(jié)、記錄、簡報、報表等文件材料組成的案卷，其案卷題名的結(jié)構(gòu)一般為： 責(zé)任者-時間-文種,圖3:案卷封面格式,圖4：案卷背脊格式,（5）案卷裝訂與蓋檔號章 以案卷

4、為單位裝訂（需要在第一份檔案第一頁的右上方蓋檔號章） 圖5：以案卷為單位裝訂的檔號格式,以件為單位裝訂（需要在每一份檔案第一頁的右上方蓋檔號章） 圖6：以件為單位裝訂的檔號章,（6）案卷排列、編號與編制案卷目錄 “三分開”排列編號，即按永久、長期、短期三種保管期限分年度或跨年度排列編號，并編制案卷目錄，以方便檢索。,（二）以件為單位整理 在文書部門和業(yè)務(wù)部門做好平時文件材料收集、分類工作的基礎(chǔ)上，將屬于歸檔范圍的文件材料按以下步驟進行整理： 1、分類：（1）分年度；（2）分保管期限；（3）分機構(gòu)（問題）。 2、排列： 同一年度、同一保管期限、同一機構(gòu)（問題）的文件材料按事由結(jié)合時間、重要程度排列。,3、編號：文書材料排列完畢后應(yīng)逐件編號，在每件材料首頁上端的空白處加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。 圖7、歸檔章格式,4、裝訂：以件為單位裝訂。 5、裝盒：同一保管期限的文件材料按件號順序裝入檔案盒，每一盒裝滿后再換下一盒。 圖8：檔案盒封面格式,圖9：檔案盒背脊格式,圖10：盒內(nèi)備考表格式