Access基礎(chǔ)與應(yīng)用教程課件第3章表

1、第 3 章,表（即是數(shù)據(jù)表）是Access數(shù)據(jù)庫(kù)最基本的對(duì)象，用于存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的所有數(shù)據(jù)。,表,第3章 表,本章主要內(nèi)容,退出,3.1 表結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)概述 3.2 創(chuàng)建表 3.3 表之間的關(guān)系 3.4 表的基本操作 3.5 導(dǎo)入表、導(dǎo)出表與鏈接表,表（即是數(shù)據(jù)表）是Access數(shù)據(jù)庫(kù)最基本的對(duì)象，用于存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的所有數(shù)據(jù)信息。表是與特定主題（如“學(xué)生”）有關(guān)的數(shù)據(jù)組成的集合。對(duì)每個(gè)主題使用一個(gè)單獨(dú)的表意味著用戶只需存儲(chǔ)該數(shù)據(jù)一次，這既可減少不必要的數(shù)據(jù)重復(fù)，又可減少數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤。 表由表結(jié)構(gòu)和表內(nèi)容組成。表結(jié)構(gòu)就是每個(gè)字段的字段名、字段的數(shù)據(jù)類(lèi)型和字段的屬性等。表內(nèi)容就是表的記錄。一般來(lái)說(shuō)，先創(chuàng)建表

2、（結(jié)構(gòu)），然后再輸入數(shù)據(jù)。,一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)根據(jù)需要可以包含多個(gè)表。表將數(shù)據(jù)組織成列（稱為字段）和行（稱為記錄）的二維表格形式，如表3-1所示。第一行是各個(gè)字段名，從表的第二行開(kāi)始的每一行數(shù)據(jù)稱為一個(gè)記錄或一個(gè)元組。,表3-1 二維表格形式的“學(xué)系”表,記錄,字段,字段,字段,字段,記錄,記錄,記錄,記錄,3.1 表結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)概述,表結(jié)構(gòu)是由構(gòu)成該表的每個(gè)字段的字段名、字段的數(shù)據(jù)類(lèi)型和字段的屬性等組成，在創(chuàng)建表時(shí)要指定這些內(nèi)容，如圖3-1所示。在創(chuàng)建表結(jié)構(gòu)之前，要先設(shè)計(jì)好該表的結(jié)構(gòu)。,3.1.1 字段的命名規(guī)定,字段名稱是表中一列的標(biāo)識(shí)，在同一個(gè)表中字段名稱不可重復(fù)。 在 Access 中，字段的命名

3、有如下規(guī)定： （1）字段名稱最長(zhǎng)可達(dá)64個(gè)字符。 （2）字段名稱可用的字符包括字母、數(shù)字、下劃線、空格以及除句號(hào)（.）、感嘆號(hào)（!）、重音符號(hào)（）和方括號(hào)（ ）之外的所有特殊字符。字段名稱中也可以使用漢字。 （3）字段名稱不能以空格開(kāi)頭。 （4）不能包含控制字符（即從 0 到 31 的 ASCII 值所對(duì)應(yīng)的字符）。 注意，雖然字段名中可以包含空格，但建議盡量不要使用空格。,3.1.2 字段的數(shù)據(jù)類(lèi)型,字段數(shù)據(jù)類(lèi)型決定該字段所保存數(shù)據(jù)的類(lèi)型。在Access中包括如下12種數(shù)據(jù)類(lèi)型。 1文本 文本類(lèi)型字段用于保存字符串的數(shù)據(jù)，例如：姓名、產(chǎn)品名稱等。一些只作為字符用途的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)也使用文本類(lèi)型，例

4、如：電話號(hào)碼等。 文本類(lèi)型字段的大小最大為 255 個(gè)字符。可通過(guò)“字段大小”屬性來(lái)設(shè)置文本類(lèi)型字段最多可容納的字符數(shù)。這里的字符是指一個(gè)英文字符，或者是一個(gè)中文的漢字。,3.1.2 字段的數(shù)據(jù)類(lèi)型（續(xù)）,文本類(lèi)型字段的大小最大為 255 個(gè)字符?？赏ㄟ^(guò)“字段大小”屬性來(lái)設(shè)置文本類(lèi)型字段最多可容納的字符數(shù)。這里的字符是指一個(gè)英文字符，或者是一個(gè)中文的漢字。,3.1.2 字段的數(shù)據(jù)類(lèi)型（續(xù)）,3數(shù)字 數(shù)字字段用于保存需要進(jìn)行數(shù)值計(jì)算的數(shù)據(jù)，通過(guò)“字段大小”屬性可以指定如下幾種類(lèi)型的數(shù)值： （1）字節(jié) 占1個(gè)字節(jié)，保存0255之間的整數(shù)。 （2）整型占2個(gè)字節(jié)，保存 -3276832767之間的整

5、數(shù)。 （3）長(zhǎng)整型占4個(gè)字節(jié)。 （4）單精度 占4個(gè)字節(jié)。（有效數(shù)字最多7位） （5）雙精度 占8個(gè)字節(jié)， （6）同步復(fù)制ID 占16個(gè)字節(jié)。 （7）小數(shù) 占12個(gè)字節(jié)。,對(duì)于數(shù)字類(lèi)型，單擊下拉按鈕，展開(kāi)數(shù)字類(lèi)型列表,3.1.2 字段的數(shù)據(jù)類(lèi)型（續(xù)）,4日期/時(shí)間 字段大小為8個(gè)字節(jié)，用于保存日期或時(shí)間。例如：出生日期、發(fā)貨時(shí)間、購(gòu)買(mǎi)日期等等。 5貨幣 字段大小為 8 個(gè)字節(jié)，用于保存科學(xué)計(jì)算中的數(shù)值或金額等數(shù)據(jù)。其精度為整數(shù)部分為 15 位，小數(shù)部分為 4 位。,3.1.2 字段的數(shù)據(jù)類(lèi)型（續(xù)）,6自動(dòng)編號(hào) 用于在添加記錄時(shí)自動(dòng)插入的唯一順序（每次遞增 1）或隨機(jī)編號(hào)。字段大小為長(zhǎng)整型，即存

6、儲(chǔ) 4 個(gè)字節(jié)；當(dāng)用于“同步復(fù)制 ID”(GUID) 時(shí)，存儲(chǔ) 16 個(gè)字節(jié)。當(dāng)向表中添加一條新記錄時(shí)，這種數(shù)據(jù)類(lèi)型會(huì)自動(dòng)為每條記錄存儲(chǔ)一個(gè)唯一的編號(hào)，故自動(dòng)編號(hào)類(lèi)型的字段可設(shè)置為主鍵。,3.1.2 字段的數(shù)據(jù)類(lèi)型（續(xù)）,7是/否 該類(lèi)型的實(shí)際上是布爾型，用于只可能是兩個(gè)值中的一個(gè)（例如“Yes / No”、“True / False”、“On / Off” ）的數(shù)據(jù)。通常來(lái)說(shuō)，其取值是 True 或 False 兩個(gè)之一。,3.1.2 字段的數(shù)據(jù)類(lèi)型（續(xù)）,8OLE 對(duì)象 用于將 OLE 對(duì)象（如 Microsoft Office Excel 電子表格）附加到記錄中。最多存儲(chǔ) 1 GB。大多

7、數(shù)情況下，應(yīng)使用“附件”字段代替“OLE 對(duì)象”字段。,3.1.2 字段的數(shù)據(jù)類(lèi)型（續(xù)）,9超鏈接 用于存放鏈接到本地或網(wǎng)絡(luò)上資源的地址，用作超鏈接地址。超鏈接可以是 UNC 路徑或 URL。最多存儲(chǔ) 64,000 個(gè)字符。 UNC（通用命名規(guī)則）是一種對(duì)文件的命名規(guī)則。它提供了獨(dú)立于機(jī)器的文件定位方式。UNC 名稱使用 serversharepath 這一語(yǔ)法格式，而不是指定驅(qū)動(dòng)器符和路徑。 URL（統(tǒng)一資源定位符）是一種地址。它指定協(xié)議（如 HTTP 或 FTP）以及目標(biāo)對(duì)象在 Internet 上的位置，例如：,超鏈接信息可以是文本或文本和數(shù)字的組合，以文本形式存儲(chǔ)并用作超鏈接地址。其內(nèi)

8、容可以由三部分（也可由頭二部分）組成，每?jī)刹糠种g要用#號(hào)間隔開(kāi)。這三部分組成如下： （1）顯示文本這是顯示在字段中的內(nèi)容。 （2）地址指向一個(gè)文件的UNC路徑或網(wǎng)頁(yè)的URL。 （3）子地址位于文件中的地址（例如：錨）。 在該超鏈接字段中輸入具體數(shù)據(jù)時(shí)，輸入的語(yǔ)法格式如下： 顯示文本#地址#子地址# 例如：希望在一個(gè)超鏈接字段中顯示中山大學(xué)，并且只要用戶單擊該字段時(shí)便可轉(zhuǎn)向中山大學(xué)的網(wǎng)址：。鍵入字段中的內(nèi)容如下： 中山大學(xué)#,3.1.2 字段的數(shù)據(jù)類(lèi)型（續(xù)）,10查閱向?qū)?用于創(chuàng)建這樣的字段，它允許用戶使用組合框選擇來(lái)自其他表（或查詢）或來(lái)自一組列表的值。在數(shù)據(jù)類(lèi)型列表中選擇此選項(xiàng)，將會(huì)啟動(dòng)向

9、導(dǎo)進(jìn)行定義。需要與對(duì)應(yīng)于查閱字段的主鍵大小相同的存儲(chǔ)空間。,3.1.2 字段的數(shù)據(jù)類(lèi)型（續(xù)）,11計(jì)算字段 用于存放根據(jù)同一表中的其他字段計(jì)算而來(lái)的結(jié)果值，字段大小為8個(gè)字節(jié)?？梢允褂帽磉_(dá)式生成器創(chuàng)建計(jì)算。 表達(dá)式例子： 周學(xué)時(shí)*上課周數(shù) 12附件 將圖像、電子表格文件、Word文檔、圖表等文件附加到記錄中，類(lèi)似于在郵件中添加附件。使用附件字段可將多個(gè)文件附加到一條記錄中。,3.1.3 學(xué)生管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的表結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)實(shí)例,在Access中，在創(chuàng)建表之前，要根據(jù)表模式（即關(guān)系模式）及字段對(duì)數(shù)據(jù)類(lèi)型的要求等，詳細(xì)地設(shè)計(jì)出該表的結(jié)構(gòu)。學(xué)生管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的所有表的表結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)如下： 1學(xué)系 表模式：學(xué)

10、系（學(xué)系代碼，學(xué)系名稱，辦公電話，學(xué)系簡(jiǎn)介，學(xué)系資料） 在“學(xué)系”表中，主鍵是“學(xué)系代碼”。,表3-2 “學(xué)系”表結(jié)構(gòu),2專業(yè) 在“專業(yè)”表中，主鍵是“專業(yè)代碼”。 表3-3 “專業(yè)”表結(jié)構(gòu),3班級(jí) 在“班級(jí)”表中，主鍵是“班級(jí)號(hào)”。 表3-4 “班級(jí)”表結(jié)構(gòu),4學(xué)生 在“學(xué)生”表中，主鍵是“學(xué)號(hào)”。 表3-5 “學(xué)生”表結(jié)構(gòu),5課程 在“課程”表中，主鍵是“課程代碼”。 表3-6 “課程”表結(jié)構(gòu),總學(xué)時(shí)計(jì)算的表達(dá)式是： 周學(xué)時(shí)*上課周數(shù),6修課成績(jī) 在“修課成績(jī)”表中，主鍵是： “學(xué)年度”+“學(xué)期”+“學(xué)號(hào)”+“課程代碼”。 表3-7 “修課成績(jī)”表結(jié)構(gòu),3.2 創(chuàng)建表,在設(shè)計(jì)好表的結(jié)構(gòu)之后

11、，便可以使用Access2010 提供的功能，在打開(kāi)的當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)中創(chuàng)建表。通常，要先創(chuàng)建表的結(jié)構(gòu)，然后再往表中輸入數(shù)據(jù)。,3.2.1 創(chuàng)建表的方法,通過(guò)以下4種方式，可以在數(shù)據(jù)庫(kù)中創(chuàng)建一個(gè)新表。 （1）使用數(shù)據(jù)表視圖直接插入一個(gè)表。 （2）使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建表。 （3）使用SharePoint列表創(chuàng)建表。 （4）導(dǎo)入表或鏈接到表。 與Access 2003相比，Access 2010不能使用表向?qū)?chuàng)建新表，但是提供了利用SharePoint網(wǎng)站來(lái)創(chuàng)建表的方法。,3.2.1 創(chuàng)建表的方法（續(xù)）,在Access窗口，打開(kāi)某個(gè)Access 2010數(shù)據(jù)庫(kù)。單擊功能區(qū)上的“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡，可以看到在“表格

12、”組中，有三個(gè)按鈕，用于創(chuàng)建表，如圖3-3所示。,圖3-3 “創(chuàng)建”選項(xiàng)卡中的“表格”組,3.2.2 使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表,在數(shù)據(jù)表視圖下創(chuàng)建表，是一種方便簡(jiǎn)單的方式，能夠迅速地構(gòu)造一個(gè)較簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)表。 當(dāng)新建一個(gè)空數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，Access 2010自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)新表，并打開(kāi)如圖3-4的數(shù)據(jù)表視圖，使用戶可以從此處開(kāi)始一個(gè)數(shù)據(jù)表的設(shè)計(jì)工作。,圖3-4創(chuàng)建新表,例3-1 創(chuàng)建一個(gè)名為“學(xué)系”的表,例3-1 要求按“表3-2”所示的“學(xué)系”表結(jié)構(gòu)，在“學(xué)生管理系統(tǒng)”中，使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表的方法，創(chuàng)建一個(gè)名為“學(xué)系”的表。,打開(kāi)“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)，在“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡上的“表格”組中，單擊“表”按鈕，

13、系統(tǒng)創(chuàng)建一個(gè)默認(rèn)名為“表1”的新表。如圖3-4所示。,例3-1 創(chuàng)建一個(gè)名為“學(xué)系”的表（續(xù)）,創(chuàng)建完表結(jié)構(gòu)之后，可以直接在該視圖下輸入表的內(nèi)容。,圖3-6,圖3-4,單擊“單擊以添加”下拉菜單，選擇新字段的數(shù)據(jù)類(lèi)型。 如圖3-6所示。,圖3-10,Go 例3-3修改表結(jié)構(gòu),3.2.3 使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建表,單擊“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡上的“表格”組中的“表設(shè)計(jì)”按鈕，顯出表的設(shè)計(jì)視圖。,表的“設(shè)計(jì)視圖”分為上、下兩部分。上半部分是字段輸入?yún)^(qū)，下半部分是字段屬性區(qū)。 上半部分的字段輸入?yún)^(qū)包括字段選定器、字段名稱列、數(shù)據(jù)類(lèi)型列和說(shuō)明列。 字段輸入?yún)^(qū)的一行可用于定義一個(gè)字段。 字段選定器用于選定某個(gè)字段（行）

14、，如單擊它即可選定該字段行。 字段名稱列用來(lái)對(duì)字段命名。數(shù)據(jù)類(lèi)型列用來(lái)對(duì)該字段指定數(shù)據(jù)類(lèi)型。說(shuō)明列用來(lái)對(duì)該字段進(jìn)行必要的說(shuō)明描述，僅起注釋作用，以提高可讀性。 下半部分的字段屬性區(qū)用于設(shè)置字段的屬性。,例3-2 創(chuàng)建一個(gè)名為“專業(yè)”的表,例3-2在“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)中，使用設(shè)計(jì)視圖的方法，創(chuàng)建一個(gè)名為“專業(yè)”的表?！皩I(yè)”表結(jié)構(gòu)如“表3-3”所示，主鍵是“專業(yè)代碼”。,3.2.4 修改表的結(jié)構(gòu),如果在已經(jīng)創(chuàng)建的表中發(fā)現(xiàn)表結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)有不完善之處，則可打開(kāi)該表的“設(shè)計(jì)視圖”窗口，對(duì)它進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷?。在該表的“設(shè)計(jì)視圖”窗口，可對(duì)字段名稱、字段數(shù)據(jù)類(lèi)型、字段屬性及主鍵等進(jìn)行修改。 但在對(duì)表結(jié)構(gòu)進(jìn)行

15、修改時(shí)，應(yīng)注意有兩個(gè)可能會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失的情形：一是當(dāng)“字段大小”由較大的范圍改為較小的范圍時(shí)可能會(huì)導(dǎo)致原有數(shù)據(jù)會(huì)部分丟失；二是當(dāng)“字段類(lèi)型”發(fā)生改變時(shí)可能會(huì)造成原有數(shù)據(jù)的丟失。,例3-3 修改“學(xué)系” 表的結(jié)構(gòu),例3-3 在例3-1中通過(guò)使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建出來(lái)的“學(xué)系”表，并不完全符合表3-2的要求，圖3-10有一個(gè)名為“ID”的字段，并且當(dāng)試圖刪除該 字段列時(shí)，系統(tǒng)提示用戶該列不能刪除。這是由于使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表時(shí)，Access 2010自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)類(lèi)型為自動(dòng)編號(hào)的“ID”字段，并且默認(rèn)為新表的主鍵?，F(xiàn)在要求按“表3-2”所示的“學(xué)系”表結(jié)構(gòu)要求，對(duì)例3-1所創(chuàng)建的“學(xué)系”表進(jìn)行修改完善，

16、刪除“ID”字段，設(shè)置主鍵為“學(xué)系代碼”。,3.2.5 字段屬性的設(shè)置,字段的屬性是描述字段的特征，用于控制數(shù)據(jù)在字段中的存儲(chǔ)、輸入或顯示方式等。對(duì)于不同數(shù)據(jù)類(lèi)型的字段，它所擁有的字段屬性有所不同。 1字段大小 字段大小屬性用于定義文本、數(shù)字或自動(dòng)編號(hào)數(shù)據(jù)類(lèi)型字段的存儲(chǔ)空間。對(duì)于一個(gè)“文本”類(lèi)型字段，其字段大小的取值范圍是0255，默認(rèn)值是255。對(duì)于數(shù)字類(lèi)型字段，可在其對(duì)應(yīng)的字段大小屬性單元格中自帶的下拉列表中選擇某一種類(lèi)型，如整型、長(zhǎng)整型等。,字段屬性的設(shè)置（續(xù)）,2格式 格式屬性只影響數(shù)據(jù)的屏幕顯示方式和打印方式，不影響數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)方式。它對(duì)不同的數(shù)據(jù)類(lèi)型使用不同的設(shè)置。例如，對(duì)于“日期/

17、時(shí)間”數(shù)據(jù)類(lèi)型字段，可在其對(duì)應(yīng)的格式屬性單元格中自帶的下拉列表中選擇某一種格式，還可直接輸入自定義格式。,圖3-22 “日期/時(shí)間”類(lèi)型字段的格式屬性下拉列表,字段屬性的設(shè)置（輸入掩碼）,3輸入掩碼 輸入掩碼用于定義數(shù)據(jù)的輸入格式。在創(chuàng)建輸入掩碼時(shí)，可以使用特殊字符來(lái)要求某些數(shù)據(jù)是必須輸入的（例如，電話號(hào)碼的區(qū)號(hào)），或某些數(shù)據(jù)是可選輸入的（例如電話分機(jī)號(hào)碼）。這些特殊字符還可用來(lái)指定輸入數(shù)據(jù)的類(lèi)型，例如輸入數(shù)字或者字符。 表3-8中所示的特殊字符用來(lái)定義輸入掩碼。,字段屬性的設(shè)置（輸入掩碼 表3-8）,字段屬性的設(shè)置（輸入掩碼 - 續(xù)）,如圖3-23所示，“學(xué)號(hào)”字段輸入掩碼為：，可確保必須輸

18、入8個(gè)數(shù)字字符。 如圖3-24所示，“辦公電話”字段輸入掩碼設(shè)置為：#-#。,注意：如果在數(shù)據(jù)上定義了輸入掩碼同時(shí)又設(shè)置了格式屬性，在顯示數(shù)據(jù)時(shí)，格式屬性將優(yōu)先，而忽略輸入掩碼。,圖3-23,圖3-24,字段屬性的設(shè)置（標(biāo)題）,4標(biāo)題 標(biāo)題屬性值用于在數(shù)據(jù)表視圖、窗體和報(bào)表中替換該字段名，但不改變表結(jié)構(gòu)中的字段名。 標(biāo)題屬性是一個(gè)最多包含 2,048 個(gè)字符的字符串表達(dá)式，顯示在窗體和報(bào)表上的標(biāo)題超出標(biāo)題欄所能顯示的部分將被截掉。,字段屬性的設(shè)置（默認(rèn)值）,5默認(rèn)值 使用默認(rèn)值屬性可以為該字段指定一個(gè)默認(rèn)值，在添加新記錄時(shí)，可以減少用戶輸入該字段數(shù)據(jù)的工作量。默認(rèn)值在新建記錄時(shí)會(huì)自動(dòng)輸入到字段

19、中。默認(rèn)值屬性設(shè)置的最大長(zhǎng)度是 255 個(gè)字符。 例如，在“學(xué)生”表中可以將“性別”字段的默認(rèn)值設(shè)為“女”。當(dāng)用戶在“學(xué)生”表中添加記錄時(shí)，既可以接受該默認(rèn)值“女”，也可以輸入“男”去替換“女”。,字段屬性的設(shè)置（有效性規(guī)則）,6有效性規(guī)則 使用有效性規(guī)則屬性可以指定對(duì)輸入到記錄、字段或控件中的數(shù)據(jù)的要求。當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)違反了有效性規(guī)則屬性的設(shè)置時(shí)，可以使用有效性文本屬性指定消息顯示給用戶。 例如，將“學(xué)生”表“高考總分”字段的“有效性規(guī)則”設(shè)置為：0。,字段屬性的設(shè)置（有效性文本）,7有效性文本 使用有效性文本屬性可以指定當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)違反了字段的有效性規(guī)則屬性設(shè)置時(shí)，向用戶顯示的消息。 例如，

20、在“學(xué)生”表中，將“高考總分”字段的“有效性文本”屬性設(shè)置為“請(qǐng)?jiān)诟呖伎偡肿侄屋斎氪笥诹愕臄?shù)！” 。 當(dāng)用戶在“學(xué)生”表中添加或修改記錄時(shí)，若在“高考總分”字段輸入一個(gè)負(fù)數(shù)或 0 時(shí)，則彈出“請(qǐng)?jiān)诟呖伎偡肿侄屋斎氪笥诹愕臄?shù)！”的消息框。,字段屬性的設(shè)置（有效性文本）,字段屬性的設(shè)置（必填字段、索引）,8必需 必需屬性可以確定字段中是否必須有值。如果該屬性設(shè)為“是”，則在輸入記錄數(shù)據(jù)時(shí)，必須在該字段或綁定到該字段的任何控件中輸入數(shù)據(jù)，而且該數(shù)據(jù)不能為 Null。 9索引 使用索引屬性可以設(shè)置單一字段索引。索引可加速對(duì)索引字段的查詢，還能加速排序及分組操作。,3.2.6 設(shè)置和取消表的主鍵,設(shè)置表

21、的主鍵的方法有如下三種： 1單字段主鍵 單字段主鍵即是一個(gè)字段的值可以確定表中的唯一記錄。如“學(xué)系”表中的主鍵是“學(xué)系代碼”字段。在“學(xué)系”表的“設(shè)計(jì)視圖”中，選定“學(xué)系代碼”字段后，單擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡上的“工具”組中的“主鍵”按鈕。 2多字段主鍵 多字段主鍵即是一個(gè)字段組（幾個(gè)字段組合）的值才可以確定表中的唯一記錄。設(shè)置多字段主鍵方法：按住 Ctrl 鍵，選定多個(gè)字段后，單擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡上的“工具”組中的“主鍵”按鈕。,3.2.7 設(shè)置和取消表的主鍵（續(xù)）,3自動(dòng)編號(hào)類(lèi)型字段主鍵 在表的設(shè)計(jì)視圖中保存新創(chuàng)建的表時(shí)，如果之前沒(méi)有設(shè)置主鍵，系統(tǒng)將會(huì)詢問(wèn)“是否創(chuàng)建主鍵？”，若回應(yīng)“是”，則系統(tǒng)將

22、創(chuàng)建一個(gè)自動(dòng)編號(hào)類(lèi)型的名為“ID”字段的主鍵。使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建新表時(shí)，用戶不必回答，系統(tǒng)自動(dòng)創(chuàng)建自動(dòng)編號(hào)類(lèi)型的名為“ID”字段的主鍵。此外，選定自動(dòng)編號(hào)類(lèi)型字段后，單擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡上的“工具”組中的“主鍵”按鈕，也可設(shè)置該自動(dòng)編號(hào)類(lèi)型字段為主鍵。 注意：通過(guò)上述同樣方法選定字段后，單擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡上的“工具”組中的“主鍵”按鈕，可取消已定義的主鍵。,3.3 表之間的關(guān)系,在 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)中為每個(gè)主題都創(chuàng)建一個(gè)表后，為了能同時(shí)顯示來(lái)自多個(gè)表中的數(shù)據(jù)，需要先定義表之間的關(guān)系，然后再創(chuàng)建查詢、窗體及報(bào)表等。 在 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)中，表之間的關(guān)系類(lèi)型有三種，即一對(duì)一關(guān)系、一對(duì)多關(guān)系和

23、多對(duì)多關(guān)系。,3.3.1 表之間關(guān)系類(lèi)型的確定,1確定表之間的關(guān)系類(lèi)型 表之間的關(guān)系有三種類(lèi)型。所建關(guān)系的類(lèi)型取決于相關(guān)聯(lián)字段是如何定義的。 （1）如果兩個(gè)表僅有一個(gè)相關(guān)聯(lián)字段是主鍵，則創(chuàng)建一對(duì)多關(guān)系。例如，“學(xué)系”與“專業(yè)”兩個(gè)表都有“學(xué)系代碼”字段，但僅有“學(xué)系”表中的“學(xué)系代碼”是主鍵。 （2）如果兩個(gè)表相關(guān)聯(lián)字段都是主鍵，則創(chuàng)建一對(duì)一關(guān)系。 （3）兩個(gè)表之間的多對(duì)多關(guān)系實(shí)際上是某兩個(gè)表與第三個(gè)表的兩個(gè)一對(duì)多關(guān)系。第三個(gè)表的主鍵包含兩個(gè)字段，分別是前兩個(gè)表的主鍵。比如“學(xué)生”表與“課程”表是多對(duì)多關(guān)系。在Access 數(shù)據(jù)庫(kù)中，添加一個(gè)“修課成績(jī)”表，把“學(xué)生”表與“課程”表之間的多對(duì)多

24、關(guān)系轉(zhuǎn)化為兩個(gè)一對(duì)多關(guān)系，即“學(xué)生”表與“修課成績(jī)”表是一對(duì)多關(guān)系（關(guān)聯(lián)字段是“學(xué)號(hào)”），“課程”表與“修課成績(jī)”表也是一對(duì)多關(guān)系（關(guān)聯(lián)字段是“課程代碼”）。,3.3.1 表之間關(guān)系類(lèi)型的確定（續(xù)）,2相關(guān)聯(lián)字段的類(lèi)型和字段大小 （1）創(chuàng)建表之間的關(guān)系時(shí)，相關(guān)聯(lián)的字段不一定要有相同的名稱，但必須有相同的字段類(lèi)型（除非主鍵字段是“自動(dòng)編號(hào)”類(lèi)型）。 （2）當(dāng)主鍵字段是“自動(dòng)編號(hào)”類(lèi)型時(shí)，可以與“數(shù)字”類(lèi)型并且“字段大小”屬性為“長(zhǎng)整型”的字段關(guān)聯(lián)。 例如，“班級(jí)”表中的“班級(jí)號(hào)”是“自動(dòng)編號(hào)”數(shù)據(jù)類(lèi)型字段，“學(xué)生”表中的“班級(jí)號(hào)”是“數(shù)字”數(shù)據(jù)類(lèi)型并且“字段大小”屬性為“長(zhǎng)整型”的字段，則“班級(jí)

25、”表中的“班級(jí)號(hào)”字段與“學(xué)生”表中的“班級(jí)號(hào)”字段是可以關(guān)聯(lián)的。 （3）如果分別來(lái)自兩個(gè)表的兩個(gè)字段都是“數(shù)字”字段，只有“字段大小”屬性相同，這兩個(gè)字段才可以關(guān)聯(lián)。,3.3.2 建立表之間的關(guān)系,例3-5 假定“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)，已經(jīng)按“表3-2”至“表3-7”所示的六個(gè)表結(jié)構(gòu)，創(chuàng)建好“學(xué)系”、“專業(yè)”、“班級(jí)”、“學(xué)生”、“修課成績(jī)”和“課程”等六個(gè)表。現(xiàn)在創(chuàng)建表之間關(guān)系。,圖3-28 選定的那些表已添加到關(guān)系的布局窗口中,3.3.2 建立表之間的關(guān)系（續(xù)）,將表中的主鍵字段（以粗體文本顯示）拖到其他表的外鍵字段，系統(tǒng)將顯示“編輯關(guān)系”對(duì)話框。在 “編輯關(guān)系” 對(duì)話框中，根據(jù)需要設(shè)置

26、關(guān)系選項(xiàng)。在此，選擇 “實(shí)施參照完整性”。 單擊“編輯關(guān)系”對(duì)話框中的 “創(chuàng)建” 按鈕，便創(chuàng)建好 “學(xué)系”表與“專業(yè)”表之間的一對(duì)多關(guān)系，如圖3-30所示。該圖中的關(guān)系線兩端的符號(hào) “1” 和 “” 分別表示一對(duì)多關(guān)系的 “一” 端和 “多”端。,圖3-30 “學(xué)系”表與“專業(yè)”表之間的一對(duì)多關(guān)系,圖3-29 “編輯關(guān)系”對(duì)話框,3.3.2 建立表之間的關(guān)系（續(xù)）,結(jié)果如圖3-31所示。,圖3-31 “學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)六個(gè)表關(guān)系,3.3.3 “編輯關(guān)系”對(duì)話框中的關(guān)系選項(xiàng),在“編輯關(guān)系“對(duì)話框中，有三個(gè)以復(fù)選框形式標(biāo)示的關(guān)系選項(xiàng)，可供用戶去選擇，但必須在先選中“實(shí)施參照完整性”復(fù)選框后，其

27、它兩個(gè)復(fù)選框才可用。,3.3.3 “編輯關(guān)系”對(duì)話框中的關(guān)系選項(xiàng)（續(xù)）,1實(shí)施參照完整性 Access使用參照完整性來(lái)確保相關(guān)表中記錄之間關(guān)系的有效性，并且不會(huì)意外地刪除或更改相關(guān)數(shù)據(jù)。如果設(shè)置了“實(shí)施參照完整性”，則會(huì)有如下的功效： （1）不能在相關(guān)表的外鍵字段中輸入不存在于主表的主鍵中的值。 例如：班級(jí)與學(xué)生之間的關(guān)系，如果設(shè)置了“實(shí)施參照完整性”選項(xiàng)，“學(xué)生”表中的“班級(jí)號(hào)”字段值必須存在于“班級(jí)”表中的“班級(jí)號(hào)”字段，或?yàn)榭罩怠?（2）如果在相關(guān)表中存在匹配的記錄，則不能從主表中刪除該記錄。 例如，在“學(xué)生”表中某一學(xué)生屬于某個(gè)“班級(jí)號(hào)”的班，就不能在“班級(jí)”表中刪除此“班級(jí)號(hào)”的記錄

28、。 （3）如果某個(gè)記錄有相關(guān)的記錄，則不能在主表中更改主鍵值。 例如：在“學(xué)生”表中某一學(xué)生屬于某個(gè)“班級(jí)號(hào)”的班，不能在“班級(jí)”表中更改這個(gè)班級(jí)號(hào)。,3.3.3 “編輯關(guān)系”對(duì)話框中的關(guān)系選項(xiàng)（續(xù)）,2級(jí)聯(lián)更新相關(guān)字段 在選中了“實(shí)施參照完整性”復(fù)選框后，如果選中了“級(jí)聯(lián)更新相關(guān)字段”復(fù)選項(xiàng)，則不管何時(shí)更改主表中記錄的主鍵，都會(huì)自動(dòng)在所有相關(guān)表的相關(guān)記錄中，將與該主鍵相關(guān)的字段更新為新值。 3級(jí)聯(lián)刪除相關(guān)字段 在選中了“實(shí)施參照完整性”復(fù)選框后，如果選中了“級(jí)聯(lián)刪除相關(guān)字段”復(fù)選項(xiàng)，則不管何時(shí)刪除主表中記錄，都會(huì)自動(dòng)刪除相關(guān)表中的相關(guān)記錄。,3.3.4 修改表之間的關(guān)系,步驟： （1）在Ac

29、cess中，打開(kāi)某個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)。 （2）單擊“數(shù)據(jù)庫(kù)工具”選項(xiàng)卡上的“關(guān)系”組中的“關(guān)系”按鈕，打開(kāi)“關(guān)系”布局窗口。 （3）如果已建立的關(guān)系沒(méi)有全部顯示出來(lái)，可單擊“關(guān)系”組中的“所有關(guān)系”按鈕。 （4）如果要編輯其關(guān)系的表未顯示出來(lái)，可單擊“關(guān)系”組中的“顯示表”按鈕，顯出“顯示表”對(duì)話框。 （5）在“顯示表”對(duì)話框中，雙擊要添加的每個(gè)表，然后關(guān)閉“顯示表”對(duì)話框。 （6）在“關(guān)系”布局窗口，雙擊要修改關(guān)系的關(guān)系連線，顯示“編輯關(guān)系”對(duì)話框。 （7）在“編輯關(guān)系”對(duì)話框中，根據(jù)條件和需要，設(shè)置關(guān)系選項(xiàng)，然后單擊“確定”按鈕，便會(huì)關(guān)閉“編輯關(guān)系”對(duì)話框。 （8）關(guān)閉“關(guān)系”布局窗口，保存對(duì)“關(guān)系

30、”布局的修改。,3.3.5 刪除表之間的關(guān)系,步驟： （1）在Access中，打開(kāi)某個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)。 （2）單擊“數(shù)據(jù)庫(kù)工具”選項(xiàng)卡的“關(guān)系”組中的“關(guān)系”按鈕。 （3）如果已建立的關(guān)系沒(méi)有全部顯示出來(lái)，可單擊“關(guān)系”組中的“所有關(guān)系”按鈕。 （4） 在“關(guān)系”布局窗口，單擊所要?jiǎng)h除關(guān)系的關(guān)系連線（當(dāng)選中時(shí)，關(guān)系線會(huì)變成粗黑狀），然后按 Delete 鍵。 注意，在“關(guān)系”布局窗口，如果要在“關(guān)系”布局窗口中刪除某個(gè)表，可單擊要?jiǎng)h除的表，然后按 Delete 鍵。 （5）關(guān)閉“關(guān)系”布局窗口，保存對(duì)“關(guān)系”布局的修改。,3.3.6 子表,當(dāng)兩個(gè)表之間創(chuàng)建了一對(duì)多關(guān)系后，將“一”端表稱為主表，將“多”

31、端表稱為子表。 在“數(shù)據(jù)表視圖”下打開(kāi)主表時(shí)，通過(guò)單擊折疊按鈕（+ 或 -）可將子表展開(kāi)或關(guān)閉。 例如，在打開(kāi)“學(xué)系”表的數(shù)據(jù)表視圖中，單擊“學(xué)系代碼”為“02”左邊的“+”號(hào)，顯出“學(xué)系代碼”為“02”的所有“專業(yè)”子表的數(shù)據(jù)表視圖。,折疊 按鈕-,折疊按鈕+,3.4 表的基本操作,在表創(chuàng)建之后，就可打開(kāi)表的“數(shù)據(jù)表視圖”，對(duì)表中的記錄數(shù)據(jù)進(jìn)行各種操作。,3.4.1 打開(kāi)和關(guān)閉表,1打開(kāi)表 打開(kāi)表是指在“數(shù)據(jù)表視圖”中打開(kāi)表。 在Access中打開(kāi)某數(shù)據(jù)庫(kù)后，打開(kāi)表的步驟如下： （1）單擊導(dǎo)航窗格上的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象列表中的“表”。 （2）在展開(kāi)的表對(duì)象列表中雙擊要打開(kāi)的表，或者右擊要打開(kāi)的表，在

32、彈出的快捷菜單中，單擊“打開(kāi)”命令。 表打開(kāi)后是以一個(gè)新的選項(xiàng)卡顯出表的“數(shù)據(jù)表視圖”。以二維表格的形式顯示表中的數(shù)據(jù)。 2關(guān)閉表 單擊某表的“數(shù)據(jù)表視圖”右上角的“關(guān)閉”按鈕便可以關(guān)閉該表。,3.4.2 在表中添加記錄,在表中添加記錄非常簡(jiǎn)單，只要打開(kāi)了某一個(gè)表，便可以在該表的“數(shù)據(jù)表視圖”中直接輸入記錄數(shù)據(jù)了。 例如，在“學(xué)系”表的“數(shù)據(jù)表視圖”中，把表3-1中所示的記錄數(shù)據(jù)全部輸入后，“學(xué)系”表的“數(shù)據(jù)表視圖”如圖3-35所示。 由于“學(xué)系代碼”字段被設(shè)置為主鍵，因此該字段的內(nèi)容不可以重復(fù)，也不可以為Null值（空值）。 在輸入完記錄后，單擊“學(xué)系”表的“數(shù)據(jù)表視圖”右上角的“關(guān)閉”按鈕

33、，則會(huì)保存該表數(shù)據(jù)，并關(guān)閉該表的“數(shù)據(jù)表視圖”。,3.4.3 在表中修改記錄,在表中修改記錄的操作步驟如下： （1）單擊導(dǎo)航窗格的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象列表中的“表”。 （2）在展開(kāi)的表對(duì)象列表中雙擊要打開(kāi)的表，便打開(kāi)該表“數(shù)據(jù)表視圖”。 （3）在該“數(shù)據(jù)表視圖”中找到要修改的記錄進(jìn)行修改。 （4）完成修改后關(guān)閉該表的“數(shù)據(jù)表視圖”。,3.4.4 在表中刪除記錄,在表中刪除記錄的操作步驟如下： （1）單擊導(dǎo)航窗格的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象列表中的“表”。 （2）在展開(kāi)的表對(duì)象列表中雙擊要打開(kāi)的表，便打開(kāi)該表“數(shù)據(jù)表視圖”。 （3）在該“數(shù)據(jù)表視圖”中，單擊要?jiǎng)h除的記錄所在行的記錄選定器按鈕，選定該記錄（如圖3-36所示

34、）。注意，通過(guò)拖動(dòng)鼠標(biāo)選擇要?jiǎng)h除的多個(gè)連續(xù)記錄的選定器，可以選定要?jiǎng)h除的連續(xù)的多個(gè)記錄。 （4）單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡上的“記錄”組中的“刪除”按鈕，或按“Delete”鍵。 （5）在“確認(rèn)刪除”對(duì)話框中單擊“是”按鈕，確認(rèn)刪除操作。,記錄選定器,3.4.5 表中記錄排序,排序是根據(jù)當(dāng)前數(shù)據(jù)表中的一個(gè)或多個(gè)字段的值，對(duì)整個(gè)數(shù)據(jù)表中的全部記錄進(jìn)行重新排列先后順序。排序時(shí)，可以按升序（從小到大）或降序（從大到?。?duì)所有記錄進(jìn)行排序。排序后，排序結(jié)果可與表一起保存。,1排序規(guī)則,對(duì)于不同數(shù)據(jù)類(lèi)型的字段，升序（或降序）的排序規(guī)則如下： （1）英文的文本按字符的ASCII碼順序排序，升序是按ASCII碼從小

35、到大排序，降序是按ASCII碼從大到小排序。對(duì)英文字母，升序按A到Z排序，降序按Z到A排序。 （2）中文的文本按拼音字母的順序排序，升序按A到Z排序，降序按Z到A排序。 （3）數(shù)字按數(shù)字的大小順序排序，升序按從小到大排序，降序按從大到小排序。 （4）對(duì)于日期和時(shí)間類(lèi)型的字段，按日期的先后順序排序，升序按從前到后排序，降序按從后到前排序。,排序注意,注意：在“文本”字段中保存的數(shù)字將作為字符串而不是數(shù)值，對(duì)它排序是按數(shù)字字符文本的ASCII碼順序排序，不是按數(shù)值大小順序排序。因此，若要按數(shù)值順序來(lái)排序，就必須在較短的數(shù)字前面加上零，使得全部的文本字符串具有相同的長(zhǎng)度。例如：要以升序來(lái)排序以下的文

36、本字符串 “1”、“3”、“12” 和“33”，其結(jié)果將是“1”、“12”、“3”、“33”。必須在僅有一位數(shù)的字符串前面加上零，才能正確地排序，即：“01”、“03”、“12”、“33”。,2只按一個(gè)字段進(jìn)行排序,按一個(gè)字段進(jìn)行排序的操作步驟如下： （1）打開(kāi)要進(jìn)行排序的表的“數(shù)據(jù)表視圖”。 （2）單擊排序字段所在列的任意一個(gè)數(shù)據(jù)單元格。 （3）單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡的“排序和篩選”組中的排序按鈕 （按升序排序）或 （按降序排序），顯出排序結(jié)果。還可以直接單擊排序字段右側(cè)的下拉箭頭，打開(kāi)下拉菜單，單擊“升序”或“降序”命令。 （4）關(guān)閉該表的“數(shù)據(jù)表視圖”時(shí)，可選擇是否將排序結(jié)果與表一起保存。,

37、3按多個(gè)字段進(jìn)行排序,如果要對(duì)多個(gè)字段進(jìn)行復(fù)雜排序，則要使用Access的“高級(jí)篩選/排序”命令，如下例所述。 例3-5在“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)中，將“學(xué)生”表按“性別”升序和“高考總分”降序進(jìn)行排序。,指定排序,3.4.6 表中記錄篩選,篩選操作實(shí)際上是查看用戶想看的部分記錄而不是整個(gè)表中的所有記錄。為了能夠告訴系統(tǒng)想看什么，用戶需要指定一些條件，這些條件就是篩選條件。篩選條件有時(shí)是十分簡(jiǎn)單的，例如，要查看所有男學(xué)生的記錄。有時(shí)篩選條件會(huì)較為復(fù)雜，例如，要查看年齡在18到22歲之間的男學(xué)生的記錄。為了方便各種情形的篩選操作，Access提供了不同的篩選操作命令。 所有的篩選命令都可以通過(guò)“開(kāi)

38、始”選項(xiàng)卡的“排序和篩選”組中的“切換篩選”命令來(lái)取消篩選結(jié)果，恢復(fù)表的原來(lái)面貌。,1按選定內(nèi)容篩選,按選定內(nèi)容篩選實(shí)際上是每次給出一個(gè)“什么是什么”的篩選條件，例如：性別是男的。 例3-7在“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)的“學(xué)生”表中，篩選出所有男學(xué)生的記錄。 其操作步驟如下： （1）打開(kāi)“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)，打開(kāi)“學(xué)生”表的“數(shù)據(jù)表視圖”。 （2）單擊“性別”字段列中任意一個(gè)性別為“男”的單元格。 （3）單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡上的“排序和篩選”組中的“選擇”命令，在彈出的下拉菜單中選擇“等于男”，結(jié)果如圖3-39所示。,2按窗體篩選,使用“按窗體篩選”可以方便地執(zhí)行較為復(fù)雜的篩選。但沒(méi)有對(duì)篩選結(jié)果專

39、門(mén)排序的功能。 在“按窗體篩選”窗口中，默認(rèn)顯示了兩張選項(xiàng)卡，選項(xiàng)卡的標(biāo)簽（“查找”和“或”）位于窗口的下方，其實(shí)“或”選項(xiàng)卡可有多張。每張選項(xiàng)卡中均可指定若干條件。同一張選項(xiàng)卡中的條件與條件之間是“And”（與）的關(guān)系。不同選項(xiàng)卡之間的條件是“Or”（或）的關(guān)系。 在“按窗體篩選”窗口中指定篩選條件時(shí)，如果直接在某一單元格中選擇一個(gè)值，則表示選定字段等于該值。實(shí)際上，省略了等于比較運(yùn)算的運(yùn)算符 =。需要指定大于或小于等比較運(yùn)算時(shí)，需要直接鍵入 或 （大于）、=（大于或等于）、（不等于）、（小于）和 =（小于或等于）。 在指定“是/否”類(lèi)型字段的條件時(shí)，復(fù)選框只能包括三種狀態(tài)：選中（是）、不選

40、中（否）和灰化（不作為篩選條件）。,例3-7（ 按窗體篩選 例子）,例3-7 打開(kāi)“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)中的“學(xué)生”表，使用“按窗體篩選”功能篩選出高考總分750分（含750）以上的男學(xué)生和是優(yōu)干的女學(xué)生的記錄。,3高級(jí)篩選,使用“高級(jí)篩選/排序”功能可以方便地執(zhí)行較為復(fù)雜的篩選并可對(duì)結(jié)果進(jìn)行排序。 在“篩選”窗口中指定篩選條件時(shí)，同一“條件”行（或“或”行）中的條件與條件之間是“And”（與）的關(guān)系。不同“條件”行（即“條件”行與“或”行）之間的條件是“Or”（或）的關(guān)系。 在“篩選”窗口中指定篩選條件時(shí)，如果直接在某一單元格中輸入一個(gè)值，則表示選定字段等于該值，實(shí)際上是可以省略等于比較運(yùn)算

41、的運(yùn)算符“=”。需要指定大于或小于等比較運(yùn)算時(shí)，需要直接鍵入 或 （大于）、=（大于或等于）、（不等于）、（小于）和 =（小于或等于）。 在指定“是/否”類(lèi)型字段的條件時(shí)，需要在對(duì)應(yīng)條件單元格中鍵入True 或 False。,例3-8（高級(jí)篩選例子）,例3-8在“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)中，使用“高級(jí)篩選/排序”功能篩選出高考總分780分（含780）以上的男學(xué)生和是優(yōu)干的女學(xué)生的記錄。并將篩選出的記錄按“性別”升序和“高考總分”降序進(jìn)行排序。,3.4.7 設(shè)置表的外觀,設(shè)置表的外觀實(shí)際上是指設(shè)置以“數(shù)據(jù)表視圖”所顯示出來(lái)的（二維）表格的外觀。設(shè)置表格外觀的操作包括：調(diào)整字段的顯示次序、設(shè)置數(shù)據(jù)表格

42、式、設(shè)置字體、設(shè)置隱藏列、調(diào)整字段的顯示寬度和高度等。 設(shè)置結(jié)果可與表一起保存。,1調(diào)整字段的顯示次序,當(dāng)以“數(shù)據(jù)表視圖”方法打開(kāi)某表時(shí)，Access是按默認(rèn)設(shè)置格式顯出數(shù)據(jù)表。顯出的數(shù)據(jù)表中的字段次序與其在表設(shè)計(jì)或查詢?cè)O(shè)計(jì)中出現(xiàn)的次序相同。 根據(jù)用戶對(duì)顯出的數(shù)據(jù)表字段次序外觀的需求，可以進(jìn)行字段次序重新設(shè)置，這里對(duì)段次序重新設(shè)置僅改變顯出的數(shù)據(jù)表的字段次序外觀，并沒(méi)有改變這些字段在原來(lái)的表設(shè)計(jì)或查詢?cè)O(shè)計(jì)中的次序。 例3-9 把“學(xué)系”表中的“學(xué)系簡(jiǎn)介”字段移至“辦公電話”字段的前邊位置。,2設(shè)置數(shù)據(jù)表格式,當(dāng)以“數(shù)據(jù)表視圖”方法打開(kāi)某表時(shí)，Access是按默認(rèn)設(shè)置格式顯出數(shù)據(jù)表，如顯出的網(wǎng)格

43、線用銀色，背景用白色。根據(jù)用戶對(duì)顯出的數(shù)據(jù)表網(wǎng)格線外觀的需求，可以進(jìn)行重新設(shè)置。設(shè)置數(shù)據(jù)表格式的步驟如下： （1） 打開(kāi)某個(gè)表的“數(shù)據(jù)表視圖”。 （2） 在“開(kāi)始”選項(xiàng)卡上“文本格式”組的右下角有一個(gè) 按鈕，如圖3-47所示，單擊該按鈕便打開(kāi)“設(shè)置數(shù)據(jù)表格式”對(duì)話框，如圖3-48所示。此時(shí)，可根據(jù)對(duì)話框中的標(biāo)簽提示進(jìn)行相應(yīng)的操作。, 如果要使單元格在顯示時(shí)有“凸起”效果，可在“單元格效果”框中，單擊“凸起”單選鈕。如果要使單元格在顯示時(shí)有“凹陷”效果，可在“單元格效果”框中，單擊“凹陷”單選鈕。 如果在“單元格效果”框中，選定了“平面”單選鈕，此時(shí)，就可以對(duì)網(wǎng)格線顯示方式、背景色、網(wǎng)格線顏色、

44、邊框和線型、方向等進(jìn)行設(shè)置了。 （3）關(guān)閉該表的“數(shù)據(jù)表視圖”時(shí)，可選擇將設(shè)置更改與表一起保存。,例3-10（設(shè)置數(shù)據(jù)表格式例子）,例3-10 要使“專業(yè)”表打開(kāi)后以“凸起”單元格效果形式顯示出“數(shù)據(jù)表視圖”。 （1）打開(kāi)“專業(yè)”表的“數(shù)據(jù)表視圖”。 （2）單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡上的“文本格式”組右下角的按鈕，打開(kāi)“設(shè)置數(shù)據(jù)表格式”對(duì)話框。 （3）在“設(shè)置數(shù)據(jù)表格式”對(duì)話框中的“單元格效果”框內(nèi)，單擊“凸起”單選鈕。此時(shí)“專業(yè)”表的“數(shù)據(jù)表視圖”顯示出“凸起”效果。 （4）關(guān)閉該表的“數(shù)據(jù)表視圖”時(shí)，選擇將設(shè)置更改與表一起保存。,3設(shè)置字體,當(dāng)打開(kāi)某表的“數(shù)據(jù)表視圖”時(shí)，Access是按默認(rèn)設(shè)置的

45、字體顯出數(shù)據(jù)表。根據(jù)用戶的需求，可以進(jìn)行重新設(shè)置。設(shè)置字體的步驟如下： （1） 打開(kāi)某個(gè)表的“數(shù)據(jù)表視圖”。 （2） 單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡上的“文本格式”組中的“字體”下拉按鈕，彈出字體下拉列表，可選定某種字體。單擊“字號(hào)”下拉按鈕，彈出字號(hào)下拉列表，可選定某種字號(hào)。 （3）此外，通過(guò)單擊“文本格式”組中所列出的其他的按鈕，還可對(duì)“字形”、“下劃線”、“顏色”或“網(wǎng)絡(luò)線”等進(jìn)行重新選定。 （4）關(guān)閉該表的“數(shù)據(jù)表視圖”時(shí)，可選擇將設(shè)置更改與表一起保存。,圖3-47“文本格式”組,4隱藏或顯示數(shù)據(jù)表中的列,（1）隱藏?cái)?shù)據(jù)表中的列 例3-11 把“學(xué)系”表中的“學(xué)系簡(jiǎn)介”列設(shè)置為隱藏列。 操作步驟如

46、下： 打開(kāi)“學(xué)系”表的“數(shù)據(jù)表視圖”。 單擊“學(xué)系簡(jiǎn)介”字段名（即列名），選定了“學(xué)系簡(jiǎn)介”列。 右擊選定的字段列，在彈出的快捷菜單中，單擊“隱藏字段”命令。 關(guān)閉該表的“數(shù)據(jù)表視圖” 時(shí)，選擇將設(shè)置更改與表一起 保存。,4隱藏或顯示數(shù)據(jù)表中的列（續(xù)）,（2）顯示出所隱藏的一列或多列 例3-12 把“學(xué)系”表中的隱藏列取消，即把隱藏的“學(xué)系簡(jiǎn)介”列顯示出來(lái)。 提示：右擊任意列字段名，在彈出快捷菜單中單擊“取消隱藏字段”，顯出“取消隱藏列”對(duì)話框，選中要顯示的列的名字左邊的復(fù)選框。,5凍結(jié)和取消凍結(jié)數(shù)據(jù)表中的列,對(duì)數(shù)據(jù)表中的列設(shè)置了“凍結(jié)”后，這樣無(wú)論在該表中水平左右滾動(dòng)到何處，這些已被凍結(jié)的列

47、都會(huì)成為最左側(cè)的列，并且始終是可見(jiàn)的，方便查看同一記錄的左右對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)。 （1）凍結(jié)數(shù)據(jù)表中的列 打開(kāi)某個(gè)表的“數(shù)據(jù)表視圖”。 選定要凍結(jié)的列。 右擊字段列，在彈出的快捷菜單中單擊“凍結(jié)字段”命令。 關(guān)閉該表時(shí)，可選擇將設(shè)置更改與表一起保存。 （2）取消凍結(jié)數(shù)據(jù)表中的列 打開(kāi)某個(gè)表的“數(shù)據(jù)表視圖”。 右擊任意列字段名，在彈出的快捷菜單中單擊“取消凍結(jié)所有字段”命令。 關(guān)閉該表時(shí)，可選擇將設(shè)置更改與表一起保存。,6調(diào)整數(shù)據(jù)表的行高,根據(jù)需要，用戶可以調(diào)整數(shù)據(jù)表的行高或列寬。 （1）利用鼠標(biāo)拖動(dòng)調(diào)整行高 打開(kāi)某個(gè)表的“數(shù)據(jù)表視圖”。 將指針?lè)旁跀?shù)據(jù)表左側(cè)的任意兩個(gè)記錄選定器之間，此時(shí)，鼠標(biāo)指針變成

48、十字形并帶有上下雙向箭頭形狀，然后按住鼠標(biāo)左鍵一直拖動(dòng)到所需行高。 （2）指定行高 打開(kāi)某個(gè)表的“數(shù)據(jù)表視圖”。 右擊某行記錄選定器，彈出的快捷菜單，單擊該快捷菜單中的“行高”命令，顯出“行高”對(duì)話框。 在該“行高”“對(duì)話框”中輸入所需的行高值，然后單擊“確定”按鈕。,7調(diào)整數(shù)據(jù)表的列寬,（1）利用鼠標(biāo)拖動(dòng)調(diào)整列寬 打開(kāi)某個(gè)表的“數(shù)據(jù)表視圖”。 將鼠標(biāo)指針指向要調(diào)整大小的列選定器的右邊緣，此時(shí)，鼠標(biāo)指針變成十字形并帶有左右雙向箭頭形狀，然后按住鼠標(biāo)左鍵一直拖動(dòng)到所需列寬。或者，若要調(diào)整列寬以適合其中的數(shù)據(jù)，請(qǐng)雙擊列標(biāo)題的右邊緣。 （2）指定列寬 打開(kāi)某個(gè)表的“數(shù)據(jù)表視圖”。 在選定了需要調(diào)整列寬的那些列后，右擊某選定列的字段名，彈出快捷菜單，單擊該快捷菜單中的“字段寬度”命令，顯出“列寬”對(duì)話框。 在該“列寬”對(duì)話框中輸入所需的列寬值，然后單擊“確定”按鈕。,3.4.8 查找表中的數(shù)據(jù),1查找操作 例3-13 在“專業(yè)”表中查找“學(xué)系代碼”