文書(shū)處理程序PPT課件

文書(shū)處理工作,1,一、文書(shū)處理 是對(duì)工作中產(chǎn)生的各種類(lèi)型的文件進(jìn)行收文和發(fā)文的處理并立卷、歸檔等，使一些有關(guān)聯(lián)的文件銜接有序，便于管理和查找。,2,二、文書(shū)處理的行文關(guān)系與行文方式 （一）行文關(guān)系 行文關(guān)系是指文書(shū)的發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的往來(lái)關(guān)系，是根據(jù)每個(gè)機(jī)關(guān)所屬組織系統(tǒng)的隸屬關(guān)系及其職權(quán)范圍來(lái)確定的。 1、隸屬關(guān)系 2、非隸屬關(guān)系,3,（二）行文方式 是指發(fā)文機(jī)關(guān)單位和收文機(jī)關(guān)單位之間的關(guān)系，亦即由組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍所確定的機(jī)關(guān)單位之間的公文授受關(guān)系。,4,下行文：處于領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)地位的上級(jí)機(jī)關(guān)向被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)主送下行文； 上行文：被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機(jī)關(guān)主送上行文； 平行文：具有平行關(guān)系或不相隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)之間相互主送平行文。,5,思考： 珠海市人事局能不能向香洲區(qū)政府發(fā)文？,行文規(guī)則,6,四、行文規(guī)則第十三條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。 第十四條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。 第十五條 政府各部門(mén)依據(jù)部門(mén)職權(quán)可以相互行文和向下一級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)行文；除以函的形式商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文。 部門(mén)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對(duì)外正式行文。,7,第十六條 同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門(mén)、上級(jí)政府部門(mén)與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文；政府與同級(jí)黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門(mén)與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門(mén)與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。 第十七條 屬于部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門(mén)自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)。須經(jīng)政府審批的事項(xiàng)，經(jīng)政府同意也可以由部門(mén)行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。 第十八條 屬于主管部門(mén)職務(wù)范圍內(nèi)的具體問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門(mén)處理。,8,第十九條 部門(mén)之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷(xiāo)。第二十條 向下級(jí)機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。 第二十一條 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。 “報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。 第二十二條 除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”和“報(bào)告”。 第二十三條 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)機(jī)關(guān)。,9,案例分析： 慶達(dá)公司和力豐公司分屬兩個(gè)部門(mén)管理，慶達(dá)公司經(jīng)營(yíng)不善，希望合并到力豐公司去，力豐公司領(lǐng)導(dǎo)同意了。于是，力豐公司向慶達(dá)公司發(fā)出了力豐公司關(guān)于合并慶達(dá)公司的決定，文件到達(dá)慶達(dá)公司后，引起了慶達(dá)公司上下的強(qiáng)烈反響，他們認(rèn)為力豐公司無(wú)權(quán)作出這樣的決定，應(yīng)該馬上撤銷(xiāo),10,三、文書(shū)處理程序 文書(shū)處理是秘書(shū)“辦文”工作中的又一項(xiàng)重要內(nèi)容。它的基本任務(wù)是科學(xué)地組織和準(zhǔn)確地處理機(jī)關(guān)的公文，有序而安全地進(jìn)行公文運(yùn)轉(zhuǎn)，規(guī)范地完成文書(shū)的收發(fā)傳遞處理工作，正確地發(fā)揮公文的作用。機(jī)關(guān)內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)處理收、發(fā)文書(shū)必經(jīng)的一系列環(huán)節(jié)稱(chēng)為收、發(fā)文處理程序。,11,（一）發(fā)文處理 是公文形成的重要階段，是指各種社會(huì)組織為制發(fā)公文所進(jìn)行的公文創(chuàng)制、處置與管理活動(dòng)。 任務(wù)： 珠海城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院要向珠海市教育局發(fā)文，要經(jīng)過(guò)怎樣的程序？,12,國(guó)務(wù)院2000年8月24日發(fā)布的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法第二十四條規(guī)定：“發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的進(jìn)程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)等程序”。,13,案例分析： 王秘書(shū)對(duì)剛剛招進(jìn)來(lái)的小胡說(shuō)，最近公司正值業(yè)務(wù)旺季，人手緊缺，所以經(jīng)常要加班，按照李總的意思，加班費(fèi)如何計(jì)算他讓我們先拿出個(gè)初步意見(jiàn)來(lái)，他同意后下個(gè)通知。所以你先草擬一下這個(gè)通知，注意一定按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)來(lái)寫(xiě)。,14,第二天王：“小胡，昨天讓你寫(xiě)的通知草稿寫(xiě)怎么樣了？”胡：哦，早完成了，昨晚我就放到李總辦公臺(tái)上了。王：放李總那去了，這么快？胡：有什么不對(duì)嗎？不是說(shuō)李總看過(guò)同意就發(fā)了嗎？ ,15,風(fēng)光公司關(guān)于加班費(fèi)計(jì)算方法的通知各位同仁： 鑒于目前公司業(yè)務(wù)紅火，大家加班勞累，比較辛苦，但這是沒(méi)有辦法的事，不可能再招較多員工，只好大家咬緊牙關(guān)，共度難關(guān)。當(dāng)然，不會(huì)讓大家白忙活，公司一定會(huì)根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)發(fā)放加班費(fèi)的。下面將有關(guān)事項(xiàng)通知如下： 一、發(fā)放對(duì)象：公司所有員工。 二、發(fā)放時(shí)段：八小時(shí)以外 三、發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)：個(gè)人每小時(shí)平均工資的三倍。 四、注意事項(xiàng)：加班員工要有部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字和最少一位同事口頭或書(shū)面證明。 辦公室 二一一年二月五日,16,某廳辦公室印鑒管理員，一日中午將近下班時(shí)，遇到下屬公司一個(gè)常來(lái)辦事的黨支部書(shū)記兼經(jīng)理，拿著一份他女兒參加成人高考的登記表，要求其簽署主管部門(mén)意見(jiàn)，并加蓋廳的公章。開(kāi)始監(jiān)印員要他找廳人事主管處蓋章，但這位經(jīng)理借口“已經(jīng)下班，沒(méi)時(shí)間了”，并說(shuō)“單位已同意蓋章了”。礙于“熟人、面子”并以“她考上才算數(shù)”為理由，因而不堅(jiān)持原則，而在登記表上簽署意見(jiàn)，加蓋該廳的印章。 一年后，群眾揭發(fā)，經(jīng)理弄虛作假，以權(quán)謀私，用單位指標(biāo)，騙取單位和主管廳簽印，送不合條件子女入高校讀書(shū)。經(jīng)有關(guān)部門(mén)查實(shí)，除對(duì)當(dāng)事人作了紀(jì)律處分外，對(duì)不堅(jiān)持原則，越權(quán)、違紀(jì)，隨意用印的某廳辦公室監(jiān)印員也給予黨紀(jì)處分，并取消當(dāng)年“優(yōu)秀黨員”稱(chēng)號(hào)。對(duì)該經(jīng)理所在公司的印章管理員也進(jìn)行批評(píng)教育，責(zé)令其作出書(shū)面檢討。,17,發(fā)文登記簿,18,（二）收文處理程序 凡是由外機(jī)關(guān)或外部門(mén)送給本機(jī)關(guān)的文件，統(tǒng)稱(chēng)為收文。國(guó)務(wù)院2000年8月24日發(fā)布的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法第三十條規(guī)定：“收文辦理指對(duì)收到的公文的辦理進(jìn)程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序?！?19,舒美服飾有限公司的張秘書(shū)收到了一份市政府的文件通知，通知說(shuō)明將在12月8號(hào)組織召開(kāi)冬季防火工作會(huì)議，要求全市所有大中型企業(yè)的主要負(fù)責(zé)人都要參加，并且要準(zhǔn)備好相應(yīng)的匯報(bào)材料，通知還特別提到了如果發(fā)現(xiàn)這次會(huì)議中出現(xiàn)無(wú)故缺席或匯報(bào)材料不詳細(xì)的企業(yè)，將給予一定處分。張秘書(shū)粗略一看標(biāo)題，認(rèn)為不過(guò)是常規(guī)性的工作安排，跟總經(jīng)理直接言語(yǔ)一聲就可以了，因此他沒(méi)有把文件給總經(jīng)理過(guò)目，而是直接放進(jìn)檔案盒。 12月7日，張秘書(shū)給總經(jīng)理匯報(bào)說(shuō)：“錢(qián)總，明天下午14:30分您有個(gè)會(huì)議，是市政府組織的冬季防火會(huì)議?！?錢(qián)總經(jīng)理一聽(tīng)說(shuō)：“這么急啊，我明天還有個(gè)重要客戶要談呢，這樣吧，你讓趙副總?cè)ヒ幌隆薄?趙副總一聽(tīng)是冬季防火會(huì)議，就隨口問(wèn)了句，“要匯報(bào)嗎？” 張秘書(shū)一聽(tīng)，愣住了：“匯報(bào)啊，這個(gè)我想想，好像是有個(gè)什么匯報(bào)，我也沒(méi)太在意，以為又是常規(guī)例會(huì)呢”,20,傳閱,簽收,審核,登記,拆封,注辦,催辦,承辦,批辦,擬辦,收文處理程序,21,1、簽收2、拆封3、登記（需要登記的文件）（1）上級(jí)機(jī)關(guān)指導(dǎo)性的、參閱性的或需要辦理的文件（2）下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示性、報(bào)告性文件（3）帶有密級(jí)的重要資料（4）機(jī)關(guān)內(nèi)部使用的文件、會(huì)議文件和音像文件,22,4、審核：收到下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文，文秘部門(mén)應(yīng)該進(jìn)行審核。5、傳閱（1）文件經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批辦后需要其他領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員傳閱（2）對(duì)于抄送文件，只要求有關(guān)部門(mén)、有關(guān)人員了解即可，這時(shí)需要傳閱。6、擬辦（1）上級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)的需要領(lǐng)導(dǎo)傳閱或需要本機(jī)關(guān)辦理的文件。（2）下級(jí)機(jī)關(guān)或內(nèi)設(shè)部門(mén)上報(bào)的需要領(lǐng)導(dǎo)閱知或者本機(jī)關(guān)答復(fù)的文件（3）其他機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)并需要答復(fù)的文件,23,7、批辦：領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文件如何處理、由誰(shuí)負(fù)責(zé)辦理而做出的決定。8、承辦：按照領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)執(zhí)行具體工作。9、催辦：秘書(shū)人員按照承辦期限，對(duì)承辦部門(mén)定期進(jìn)行檢查與催促，防止文件處理被延誤。10、注辦：對(duì)文件承辦的情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人在文書(shū)處理單上做簡(jiǎn)要注明。,24,25,收文登記簿,26,文件處理單,27,李總： 小王，現(xiàn)在公司事務(wù)較多，你的工作都挺忙的，為了讓辦公室工作更有條理，公司打算再招聘一名秘書(shū)，主要負(fù)責(zé)一些基本的辦公事務(wù)，如文書(shū)處理等，你準(zhǔn)備一下，這個(gè)周末與人事部趙總?cè)ト瞬攀袌?chǎng)招聘一位，你負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)面試。 下面是小王對(duì)甲乙丙三位人員的面試：,28,王：你好，請(qǐng)坐！甲：你好，謝謝！王：我公司想招一位辦公室文員，主要做文書(shū)處理方面的工作，下面請(qǐng)你談?wù)勥@幾個(gè)問(wèn)題好嗎？甲：好的。王：收文程序主要包括：簽收、拆封、登記、分發(fā)、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦。請(qǐng)回答前三項(xiàng)的具體操作要領(lǐng)。,29,甲：簽收時(shí)，要清點(diǎn)份數(shù)；看看對(duì)方是否投對(duì)了，不是本單位的放在一旁，急件要先簽收。拆封時(shí)，秘書(shū)要看清收件人，不要隨意亂拆。拆時(shí)可用剪刀，也可用手撕開(kāi)，如有信封開(kāi)啟器就更好了。信封應(yīng)立即扔進(jìn)紙簍，不要占地方。登記時(shí)，有三種方式：簿冊(cè)式、聯(lián)單式、卡片式。常用的是卡片式。,30,乙：分發(fā)時(shí)，要先分出辦件和閱件。然后按主次分發(fā)，要有相應(yīng)手續(xù)，要注意范圍。傳閱時(shí)，要嚴(yán)格范圍，嚴(yán)禁文件橫傳。傳閱后要認(rèn)真清查。擬辦時(shí)，需要秘書(shū)有一定政策水平和業(yè)務(wù)知識(shí)，要將擬辦意見(jiàn)填入“文件處理單”的“擬辦意見(jiàn)”欄中。,31,丙：批辦時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)要快些，可用電話告訴秘書(shū)批辦意見(jiàn)，要貫徹上級(jí)文件精神，要直接告知承辦部門(mén)。承辦時(shí)，承辦同樣要快，要學(xué)會(huì)分清輕重緩急，要有結(jié)果。催辦時(shí)，所有的文書(shū)都要催辦，一般以打電話為主要形式，發(fā)現(xiàn)拖延著給予相應(yīng)處分。注辦時(shí)，講文件辦理情況和結(jié)果在文件處理單上注明。如收文承辦后，注明是否已經(jīng)辦復(fù)，復(fù)文字號(hào)、日期等。,32,四、文書(shū)處