項目部公文處理辦法

項目部公文處理辦法 第一章總則 第一條為使項目部行政公文規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,提高公文處理工作的效率和質(zhì)量,特制定本辦法。 第二條行政公文是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效率和規(guī)范格式的公文書,是傳達(dá)黨和國家的方針、政策,發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章,施行行政措施,請示和答復(fù)問題,布臵、布臵和商洽工作,報告情況,交流經(jīng)驗的重要工具。 第三條公文必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。項目部公文必須由綜合辦統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。 第四條公文處理工作是項目各項工作的重要組成部分,其工作質(zhì)量直接體現(xiàn)項目辦事效率和工作作風(fēng)。綜合辦必須有一人負(fù)責(zé)公文的管理工作,要定期檢查,不斷改進(jìn),重要公文要送項目部領(lǐng)導(dǎo)親自審閱、處理。 第二章公文的種類 第五條項目部日常使用的公文種類有:決定、通知、通報、請示、報告、函、紀(jì)要等。 (一)決定:適用于對重要事項作出決定和安排。 (二)通知:適用于發(fā)布規(guī)章制度、布臵工作或通知有關(guān)事項、傳達(dá)上級的指示等。 (三)通報:適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精 神、交流重要情況。 (四)請示:適用于向上級機(jī)關(guān)請示批復(fù)、批準(zhǔn)。 (五)報告:適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議或意見。 (六)函:適用于向無隸屬關(guān)系的主管部門請求批準(zhǔn)等。 (七)會議紀(jì)要:適用于記載和傳達(dá)會議情況和決定事項、要求有關(guān)單位尊守、執(zhí)行。 (八)批復(fù):適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示。 (九)規(guī)定:適用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù),制定具體有約束力的行為規(guī)范。 第三章公文的格式 第六條公文的格式。公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文、字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制單位、時間等部份組成。 (一)發(fā)文單位應(yīng)該寫全稱或規(guī)范化簡稱,位于文件首頁上端;如:“中鐵二十局集團(tuán)二公司西部沿海高速公路珠海段第五合同段項目經(jīng)理部文件”。 (二)密級公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”及“保密期限”。 (三)緊急文件應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急、”“急件”、“緊急”;電報應(yīng)當(dāng)標(biāo)明“特急”、“加急”、“平急”。 (四)項目發(fā)文字號:單位代號+職能部門代號+年號+ 順序號。 1、項目部對業(yè)主或總監(jiān)辦行文統(tǒng)一代號為:“珠海段五標(biāo)辦”或“珠海段五標(biāo)工”等。 2、各部門行文必須以綜合辦提供的“文號”為準(zhǔn),不得隨意自行編排“公文文號”,以防“文號”重復(fù)。 3、對公司行文一律按上行文的格式上報;對業(yè)主和總監(jiān)辦的行文按業(yè)主要求的下行文格式上報。 4、各部門對上對下行文,在初稿完成后,必須呈項目領(lǐng)導(dǎo)審核、會簽、簽發(fā)后方可行文,否則,一律按擅自行文,不予上報或下發(fā)。 說明:順序號為項目部發(fā)文總順序號,不需按各部室劃分順序號,只是為了方便區(qū)別發(fā)文歸口部門而在文號前加上的各部門代號。 第七條公文標(biāo)題。一般由發(fā)文單位、事由和文種組成。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容,除書名號外,標(biāo)題一般不用標(biāo)點符號。 第八條項目公文正文要求: (一)主送單位即受文單位。 (二)正文是公文的主體,即行文的主要內(nèi)容。 (三)公文如有附件,應(yīng)在正文之后,發(fā)文日期之前注明附件順序和名稱。有附件時在落款之后不要用“此報告”等詞句。 (四)如同時需抄送其他單位的,一律用“抄送”。 (五)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注“主題詞”。上行文按上級機(jī)關(guān)要求標(biāo)注“主題詞”。 第九條公文用紙。為國際規(guī)格A4型(長297毫米、寬210毫米)。張貼的公文用紙大小,根據(jù)實際需要確定,公文應(yīng)在左側(cè)裝訂。 第四章行文規(guī)則和要求 第十條項目部應(yīng)根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文格式?！罢埵尽睉?yīng)一文一事,一般只寫一個主關(guān)單位。如需同時送其他單位,應(yīng)用抄送形式,除項目領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事情外,“請示”不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人;一般不得越級請示,特殊情況須越級請示時,應(yīng)抄送越過的上級單位?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項,更不能寫成“請示報告”。 第十一條凡是報總監(jiān)辦的文件應(yīng)同時報籌建處、駐地監(jiān)理和綜合辦公室。 第十二條部門之間對有關(guān)問題未協(xié)商一致,不得各自行文。 第五章公文辦理 第十三條公文處理應(yīng)按照行文規(guī)則和公文處理規(guī)定執(zhí)行,做到及時、準(zhǔn)確、安全、保密。 (一)及時是對公文處理效率的要求。在公文處理中要有高度的責(zé)任感和較強(qiáng)的時間觀念,要根據(jù)公文的輕重緩急,對急件要隨到隨辦不拖拉、不延誤,將公文及時呈領(lǐng)導(dǎo)傳閱后,送主控部門落實。 (二)準(zhǔn)確是公文質(zhì)量的要求。公文的準(zhǔn)確性體現(xiàn)其辦文的嚴(yán)肅性,公文在運轉(zhuǎn)中只有準(zhǔn)確無誤,才能防止在工作中失誤 (三)公文辦理是關(guān)系到國家、企業(yè)的切身利益,在公文處理過程中,主管人員要注意公文的保密工作,加強(qiáng)責(zé)任感,認(rèn)真控制好撰制、打印、送遞、傳送、保管等各個環(huán)節(jié),防止公文丟失或泄密。 第十四條收文辦理。一般包括簽收、拆封、登記、擬辦、分發(fā)、承辦、催辦、等程序。項目部對收文統(tǒng)一歸口綜合辦登記、傳閱、分發(fā),各部門在收到需要及時處理上報的資料的公文后,根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示要及時抓好落實,在公文處理完畢后,必須在處理欄中注明處理結(jié)果和時間。 第十五條發(fā)文辦理。一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、打印、校對、用印、分發(fā)等程序。 (一)擬稿。擬稿即起草公文,應(yīng)注意以下幾點 1、各部室擬寫的文稿應(yīng)符合國家的方針、政策以及上級和項目部有關(guān)規(guī)定,內(nèi)容客觀真實,觀點明確,表