檔案管理基礎(chǔ)第6章檔案的檢索備用.ppt

第六章,檔案的檢索,第一節(jié) 檔案檢索工作概述,一、檔案檢索的定義 檔案檢索包含廣義和狹義兩種含義。廣義的檔案檢索包括檔案信息存儲和檔案查檢兩個具體的過程。狹義的檢索只限于查找所需檔案的過程。 （一）檔案信息存儲階段的主要內(nèi)容 1.檔案信息存儲的定義：是指將檔案原件中具有檢索意義特征的信息，如文件作者、題名、時間、主題詞等，記錄在一定的載體上，進行分類或主題標識，編制成檔案檢索工具，建立檔案檢索體系的過程。 2.環(huán)節(jié) a.檔案的著錄和標引,著錄和標引是對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄，并賦予規(guī)范化的檢索標識的過程； 著錄和標引的結(jié)果，就是制作出反映檔案內(nèi)容、形式、分類和存址的可以用來檢索的條目。 b.組織檔案檢索工具 是指按照一定的規(guī)則，對著錄和標引所產(chǎn)生的大量條目進行系統(tǒng)排列，使之形成某種類型的檢索工具，并根據(jù)需要進行檢索工具的匹配，組成手工的或計算機檢索系統(tǒng)。 （二）檔案查檢階段的主要內(nèi)容 1.定義：檔案查檢就是利用檢索工具和檢索系統(tǒng)查找所需檔案的過程。 2.環(huán)節(jié) a.確定查找內(nèi)容,確定查找內(nèi)容是指對利用者的檢索要求進行分析，確定利用者所需檔案的主題，形成查尋概念，并將這些概念借助檢索語言轉(zhuǎn)換為規(guī)范化的檢索標識。 從確定利用主題到形成檢索表達式的過程，也稱為制定檢索策略。 b.查找 查找就是檔案人員或利用者通過各種手段把表示利用需求的檢索標識或檢索表達式與存儲在手工檢索工具或計算機數(shù)據(jù)庫中的標識進行相符性對比，將符合利用要求的條目查找出來。,二、檔案檢索效率 1.查全率 是指檢索結(jié)果滿足利用者要求的全面程度，即檢索出來的有關(guān)檔案與全部有關(guān)檔案的百分比；與之對應(yīng)的是漏檢率，即未檢索出來的有關(guān)檔案與全部有關(guān)檔案的百分比。,查全率,檢索出的有關(guān)檔案,全部有關(guān)檔案,100%,2.查準率 是指滿足利用者要求的準確程度，即檢索出來的有關(guān)檔案與檢索出來的全部檔案的百分比。與之相對應(yīng)的是誤檢率，即檢索出來的不相關(guān)檔案與檢索出來的全部檔案的百分比。,查準率,檢索出的有關(guān)檔案,檢索出的全部檔案,100%,注意：查全率和查準率之間存在著一種互逆關(guān)系，即如果放寬檢索范圍，以求得較好的查全率，那么，查準率就會下降；反之亦然。,第二節(jié) 檔案著錄和標引,檔案檢索工作的一項重要內(nèi)容就是編制各種檔案目錄，以從不同的角度揭示和介紹檔案的內(nèi)容和成分，指出其存放位置，為利用者提供查找檔案的途徑。,著 錄,標 引,選擇著錄項目和信息,形成主題概念,轉(zhuǎn)換為檢索語言,記錄在載體上,標引,一、檔案著錄 （一）檔案著錄的含義和作用 1.定義：檔案著錄是指在編制檔案目錄時，對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。 內(nèi)容特征是指檔案的主題，表現(xiàn)為檔案的分類號、主題詞、摘要等； 形式特征是指檔案的標題、作者、形成時間、檔號、文種、載體等。 2.作用：檔案著錄時形成檔案目錄的基礎(chǔ)。由著錄項目形成的檔案條目就是以后人們利用檔案時查找的信息線索。 （二）檔案著錄規(guī)則 1.著錄項目：是指用以揭示檔案的內(nèi)容和形式特征所需要的記錄事項。包括以下項目：,（1）題名與責(zé)任說明項，該項包括正副題名、文件編號、責(zé)任者、附件等項目。 （2）稿本與文種項，該項目包括稿本和文種兩個單元。 （3）密級與保管期限項，該項包括密級和保管期限兩個單元。 （4）時間項。 （5）載體類型及形態(tài)項，該項包括載體類型、數(shù)量及單位、規(guī)格三個單元。 （6）附注與提要項，該項包括附注、提要兩個單元。 （7）排檢與編號項，該項包括分類號、檔案館代號、檔號、縮微號、電子文檔號、主題詞或關(guān)鍵詞六個單元。 2.標識符號 標識符號是表示不同著錄項目和著錄含義的標志。,3.著錄格式 著錄格式是著錄項目在條目中的排列順序及表達方式。 檔案著錄規(guī)則規(guī)定，一般使用段落符號式的條目格式，實際工作需要也可以使用表格式條目格式。 4.著錄用文字和著錄信息源 著錄時使用的文字必須規(guī)范化。 漢字必須是規(guī)范化的簡化漢字；外文與少數(shù)民族文字必須依照其書寫規(guī)則。文件編號項、時間項、載體類型及形態(tài)項、排檢與編號項中的數(shù)字一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字。圖形及符號應(yīng)照原文著錄，無法照原文著錄的可改為其他形式的相應(yīng)內(nèi)容，并加“ ”號標識。 著錄的信息源，單份文件或一組文件著錄時主要依據(jù)文頭、文尾；一個或一組案卷著錄時，主要依據(jù)案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表等；被著錄檔案本身信息不足時，可參考其他有關(guān)檔案材料。,5.著錄級別 按照檔案著錄規(guī)則，檔案著錄級別可以時單份文件、一組文件、一個案卷或一組案卷。 一般，對于價值較大或珍貴檔案應(yīng)主要采用文件級著錄，輔之以案卷級、一組文件或一組案卷的著錄。 對于內(nèi)容比較單一的案卷，可以采用案卷級著錄；對于反映同一問題的案卷以及由內(nèi)容基本相同的文件組成的案卷，可以以一組文件為單位著錄；對于相同題名的若干案卷，可作為一組案卷著錄。,（三）著錄項目細則 1. 題名與責(zé)任者說明項 題名又稱標題，時表達檔案中心內(nèi)容、形式特征，并使其個別化以區(qū)別于其他檔案的名稱；責(zé)任者是指對檔案內(nèi)容的創(chuàng)造負有責(zé)任的團體或個人。 （1）正題名 正題名時檔案的主要題名，一般指單份文件文首的題目和案卷封面上的題目。正題名照原文著錄，題名中的各種符號也不應(yīng)遺漏。 單份文件無題名時，依據(jù)其內(nèi)容擬寫題名，并加“ ” 單份文件的題名不能揭示其內(nèi)容時，原題名照錄，并根據(jù)其內(nèi)容另擬題名附后，加“ ”以示區(qū)別。 （2）并列題名 是指以第二種語言文字書寫的與正題名對照并列的題名。并列題名前加“=”以示區(qū)別。,（3）副題名及說明題名文字 是指解釋或從屬正題名的另一題名。必要時照原文著錄，其前加“ ：”以示區(qū)別。 說明題名文字是指在題名前后對檔案內(nèi)容、范圍、用途等的說明文字。必要時照原文著錄，其前加“ ：”。 （4）文件編號 是文件制發(fā)機關(guān)或個人賦予的順序號，包括發(fā)文字號、科技試驗報告流水號、標準規(guī)范文件的統(tǒng)編號、圖號等。文件編號照原文著錄，其前加“ ：”號。 （5）責(zé)任者 當(dāng)責(zé)任者只有一個時，照原文著錄，其前加“ / ”號。 有時，有多個責(zé)任者，著錄列居首位的責(zé)任者；立檔單位本身就是責(zé)任者的必須著錄，其余的視需要著錄。 責(zé)任者之間以“ ；”隔開。,機關(guān)團體責(zé)任者必須著錄全稱或通用簡稱；個人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時，在姓名后著錄職務(wù)，并加“（）”號。 清代以前的個人責(zé)任者應(yīng)冠以朝代名稱，用“（）”括起來。 少數(shù)民族個人責(zé)任者稱為各民族有差異，應(yīng)按照少數(shù)民族習(xí)慣著錄。 外國責(zé)任者應(yīng)著錄各個歷史時期易于識別的國別簡稱，其后著錄統(tǒng)一的中文姓氏譯名。 （6）附件 是指文件正文后的附加材料。只著錄附件題名，其前加“ + ”號。文件正文后有多個附件時，應(yīng)逐一著錄附件題名，各附件題名前均加“ + ”。 如果附件題名具有獨立檢索意義，也可以另行著錄條目，并在附注中說明。,2. 稿本與文種項 稿本是文件的文稿、文本、版本的名稱，依實際情況著錄為正本、副本、草稿、定稿、手稿、草圖、原圖、底圖、藍圖、原版、修訂本、影印本等，其前加“ . ”。 文種是指文件種類的名稱。文種依實際情況著錄為命令、決議、指示、通知、報告、批復(fù)、函、會議紀要、原始記錄、說明書、協(xié)議書、鑒定書、任務(wù)書、判決書、國書、照會、誥、敕、奏折等，其前加“ ：”號。 3. 密級與保管期限 4. 時間項 時間一律用八位數(shù)字表示，如“20090401” 5. 載體類型及形態(tài)項 6. 附注項與提要項 7. 排檢與編號項,二、檔案標引 1. 定義：檔案標引是指在檔案著錄中對檔案內(nèi)容進行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化檢索標識的過程；標引的目的是提供檢索途徑。 2. 檔案標引的類型： （1） 分類標引賦予分類號標識的過程； （2） 主題標引賦予主題詞標識的過程。 3. 檔案標引的步驟與方法 （1）主題分析 主題分析是確定被標引檔案主題概念的過程。 a. 主題的類型： 主題的類型根據(jù)檔案的內(nèi)容可以分為單主題和多主題。單主題是指一件（卷）檔案只表達一個問題。多主題是指一件（卷）檔案記述兩個以上的問題。,主 題,單主題：一件（卷）檔案只表達一個問題。,多主題：一件（卷）檔案記述兩個以上的問題。,單元主題：用一個單元詞即可表達的主題。,復(fù)合主題：又稱多元主題，是指用若干個單元詞組配或直接采用復(fù)合詞表達的主題。,b. 主題分析的步驟和方法: 第一，閱讀與理解文件或案卷的標題。 第二，閱讀文摘、簡介、前言、領(lǐng)導(dǎo)人批語等，從中發(fā)現(xiàn)標題中未予表達的內(nèi)容。 第三，瀏覽正文，了解文件的大概內(nèi)容。 第四，查閱文件的外部特征，如作者、時間、密級等，明確文件的形成北京和作用范圍。 （2）概念轉(zhuǎn)換 a. 分類標引概念轉(zhuǎn)換的基本做法：根據(jù)主題分析的結(jié)果，查找檔案分類表，將相應(yīng)類目的分類號作為檢索標識，標于著錄的條目之上。 b. 主題標引概念轉(zhuǎn)換的基本做法：根據(jù)主題分析的結(jié)果，查找主題詞表，將相應(yīng)的主題詞作為檢索標識，標于著錄的條目之上。,對多主題文件的概念轉(zhuǎn)換，必須先分解為單主題，再分別賦予其分類號，或再采用主題詞分組組配的標識方法。 （3）審校 審校是標引的最后一道程序，時確保標引質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。 審校的內(nèi)容： a. 檔案的主題是否提煉得準確全面；主題概念是否準確恰當(dāng)；時候遺漏了隱含的主題；所標主題是否具有檢索意義。 b. 是否存在過度標引或標引不足的問題。 c. 分類標引是否符合分類標引規(guī)則；主題標引是否符合主題標引規(guī)則和組配規(guī)則。 d. 標引的類號、主題詞是否充分、完整、準確，書寫是否正確無誤。,e. 對同一主題的標引是否前后一致。 審校的程序：分為自校、互校、總校。 a. 自校：標引人員對自己的標引結(jié)果進行校對，發(fā)現(xiàn)主題分析有誤、歸類不當(dāng)、前后不一致、符號錯誤等問題，及時糾正。 b. 互校：標引人員對標引結(jié)果互相進行校對，糾正因個人理解不同而引起的錯誤，保持不同人員標引的一致性。 c. 總校：在自校、互校后，進行總校，進一步消除標引中的錯誤和誤差，保證標引工作的整體優(yōu)化。,第三節(jié) 檔案檢索工具,一、檔案檢索工具的種類,檔案檢索工具,按編制體例,按檢索范圍,按功能,按載體,目 錄,索 引,指 南,全宗范圍的檢索工具,檔案館范圍的檢索工具,專題范圍的檢索工具,若干檔案館范圍的檢索工具,查檢性檢索工具,館藏性檢索工具,介紹性檢索工具,網(wǎng)絡(luò)檢索工具,機讀式檢索工具,縮微式檢索工具,書本式檢索工具,卡片式檢索工具,二、常用檢索工具的編制方法和使用,三、建立檔案檢索體系 由于檔案檢索工具的多樣性和互補性，檔案館（室）應(yīng)結(jié)合自身的需要，充分利用檔案檢索工具之間的互補性建立一套完整的檢索體系。 （一） 基本要求： 1. 保證有一定數(shù)量和種類的檢索工具； 2. 充分利用檢索工具的互補性； 3. 檢索工具的設(shè)置應(yīng)與利用需求相吻合； 4. 館藏性、查檢性、介紹性檢索工具并舉。 （二） 步驟： 首先，應(yīng)該分析本單位工作的實際情況，包括：機構(gòu)設(shè)置、檔案的種類和數(shù)量、業(yè)務(wù)活動情況等； 其次，需要分析本單位檔案利用的特點和規(guī)律；,再次，要選擇既能覆蓋全面檔案信息，又有專指性的檢索工具； 最后，充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)，發(fā)揮檔案檢索體系的優(yōu)越性。,四、如何使用檢索工具 （一）檔案檢索（查檔）的一般過程,提出檢索需求,明確主題概念,選擇檢索途徑,概念轉(zhuǎn)換為標識,標識比對,確定查找線索,提取檔案,（二）檢索要求的類型 1. 從檢索目的角度劃分 （1）查證型檢索 查證型檢索是指通過檔案提供證據(jù)，解決某個需要證實的情況或問題。 特點：針對性強，不可替代。 （2）研究型檢索 研究型檢索是指利用檔案作為研究歷史、總結(jié)經(jīng)驗、探索規(guī)律的參考資料。 特點：全面性，查詢檔案的范圍較大。 2. 從檢索對象的角度劃分 本檢索類型所涉及的檢索范圍，可以是檢索對象的全部檔案材料，也可以是檢索對象某一部分的材料。,3. 從利用者對檢索對象線索掌握的程度劃分 這類大致可分為確定檢索對象、未確定檢索對象和部分確定檢索對象三種類型。 （三）檢索提問分析 是指在檔案檢索過程中的主題分析。目的是調(diào)查清楚利用者究竟需要什么檔案，以便正確劃定檢索對象和檢索范圍，并制定檢索策略。 我們需要確定以下問題： 1. 檢索目的 是查證性，還是研究性。 2. 檢索對象 3. 檢索范圍 全部還是部分