工程項目部財務管理制度及實施細則.doc

第二章 工程項目部財務管理制度及實施細則為滿足公司綜合經濟規(guī)劃、內部經濟管理的需要，加強資金使用管理，及時反映資金運用狀況；合理使用資金，明確資金管理部門和使用部門的責任；加速資金周轉，提高企業(yè)效益；保證資金安全運轉，清晰反映資金去向，明確責任，參照國家相關的會計法規(guī)規(guī)定，特制定本制度及實施細則。第一節(jié) 財務部的基本職責1業(yè)務范圍 組織制定公司會計規(guī)章制度，編制公司財務預算。 對工程項目部財務管理工作進行監(jiān)督檢查。 負責對項目部項目的運作提供可操作性強和具體的成本分析、資金籌集和資金使用方案。 負責配合總經理進行公司資金調度和動作，保證資金按計劃收支運轉。 負責項目部財務的日常管理，辦理現金和銀行存款的收支和結算。 負責項目部財務印鑒的保管。 負責原始憑證和記帳憑證的審核。 編制項目部月度、季度和年度的生產經營情況報表及說明，并進行財務分析，正確核算經營成果。2會計人員崗位職責 會計人員必須貫徹執(zhí)行國家的財經方針、政策和會計制度及法規(guī)，遵守公司的各項規(guī)章制度，遵守職業(yè)道德,任何涉及違反國家相關法律法規(guī)的，公司有責任將其移送司法機關法辦。 會計人員要嚴格審核各項費用開支，建立和健全各項原始記錄，正確核算，如實反映和監(jiān)督各項經濟和業(yè)務活動。為企業(yè)領導開展預測、決策分析提供準確的會計數據。 會計人員必須執(zhí)行相關的會計核算制度，做到手續(xù)齊備，數字準確，妥善保全各種會計憑證和會計資料，并嚴格執(zhí)行公司的保密制度。 建立會計工作的內部牽制制度，明確會計人員的分工與責任。 監(jiān)督和管理好倉儲工作，配合倉庫管理好生產現場的材料和物資，防止浪費。 負責公司固定資產、低值易耗品的核算，對購入、調入、調出、報廢的設備、大型工具等資產，要及時辦理會計手續(xù)，定期對公司固定資產和低值易耗品進行盤點、清查，并上報固定資產明細表。 負責處理公司領導交給的其它業(yè)務工作。3出納員崗位職責 辦理現金收付和銀行結算業(yè)務，嚴格按照有關現金管理和銀行結算制度的規(guī)定管理好貨幣資金?，F金的使用范圍：包括員工工資、差旅費、各種補貼、各項福利及壹仟元以下的各種業(yè)務開支等，庫存現金不得超過公司核定的限額，超過部分要及時存入銀行。 現金支付必須嚴格按財務手續(xù)辦理。對以現金支付的會計業(yè)務，均應由經辦人員填寫支出憑證，由經理和會計審查并簽名后交出納員，出納員依據原始憑證進行核對，票款相符，據實支付現金，并加蓋“現金付訖”章。領取現金應當面點清，并在付款憑證上簽字。財務人員拒收白條，也不得挪用現金。 現金收入做到收款有依據。財務人員根據原始憑證辦理收款，加蓋“現金收訖”章，并根據會計科目登記入帳。 登賬要及時，庫存現金做到日清日結，賬款相符，每季度。 發(fā)生長短不平的現象要查明原因，并按照財務制度做帳務處理，屬財務人員工作失職的責任自負。 逾期未用空白支票要及時收回注銷，對于填錯的支票或由銀行退回的支票，須加蓋“作廢”戳記與存根一并保存。 順序及時地登記現金和銀行存款日記帳，保證數字清楚，內容準確，做到日清月結。 經辦人員報銷支票時，出納人員核對支票存根金額是否與發(fā)票相符，支票號碼是否相符，并在支票登記簿上加蓋已報銷戳記，將支票領用單的附聯粘貼在報銷的最后一張上。 根據每日收支記錄，結出銀行存款日余額，并及時與銀行核對；當日收入的支票、匯票必須當日送存銀行，即使取回銀行的各種回單、傳票，隨時掌握銀行存款余額，做到日清月結。 每月分三期匯總原始收支憑證（10日、20日、30日/月次）填制現金及銀行結算存款收支報告單（見附表一）送會計審核記帳。 每月根據銀行的對帳單填寫銀行存款余額調節(jié)表交付會計審核、保存；每季末、年末進行現金盤點，并填寫庫存現金盤點報告表（見附表二），分析現金盤點情況。 保管庫存現金，如有短缺，要負賠償責任，保管好鑰匙，不得任意轉交他人。項目部銀行帳號嚴格保密。4、會計核算流程現金日記賬財務報表銀行存款日記賬明細分類賬原始憑證總分類賬科目匯總表記賬憑證轉帳付款收款 流程說明： 根據正確的原始憑證填制記帳憑證，記帳憑證采用由財政部門統(tǒng)一監(jiān)制的格式。 根據收、付款憑證登記現金日記賬和銀行存款賬。 根據收、付款憑證和轉帳憑證登記各類明細分類賬，包括：往來應收和應付日記賬、管理費用明細賬、生產成本或工程施工多欄式明細賬、固定資產明細賬、營業(yè)外收支明細賬、利潤分配明細賬、應收稅金明細賬。采用財政部門統(tǒng)一監(jiān)制的明細賬簿。 根據記賬憑證分期編制科目匯總表。 根據科目匯總表登記總分類賬。 月末核對各種明自賬余總賬余額。 月末根據總分類賬和明細賬編制會計報表。 各類表報采用財政部門統(tǒng)一格式，工程項目部必須在每月的5日前將報表上報公司匯總，公司財務部需要在8日前將相關的匯總表報總經理。 公司財務部定期或不定期對屬下項目部財務管理和會計核算工作進行監(jiān)督檢查，并將檢查結果上報總經理；在檢查中發(fā)現的違規(guī)違法問題將依照公司有關規(guī)定進行嚴肅處理，對違反國家相關法律法規(guī)的移送司法機關法辦。二、資金使用管理及實施細則1、采購資金管理 財務部審核工程部 公司采購項目登記表（見附表三）的內容包括：采購品目（品牌）、數量、詳細技術參數、規(guī)格、配置、型號、功能與作用的詳細描述及預算金額等；并就采購項目的預算資金的籌措、使用及付款方式提出合理的方案供公司高層決議。 各種工程機械設備、主材的采購合同，由工程部提出提出物資計劃表，項目總工核定后交物資部須填寫工程項目設備供應商、價格一覽表；如是大宗機械設備的采購，事前應提交采購和租賃的經濟指標比較情況供項目部進行討論決定后，財務部提出資金籌措和支付方案，再交項目經理審核，經總經理簽署（須親筆簽署，口頭同意本審批表無效），物資部根據總經理批復到財務部門申領支票，在領取支票七天內，必須憑經手人、驗收人、批準人簽字發(fā)票及進倉單向財務辦理報賬手續(xù)（由于特殊原因不能在七天之內報帳，需提交書面報告到財務部，違者將給予100元的處罰）。大筆款項支出（2萬元以上）沒有合同、協議或者其他資料備案，會計人員一概不給予付款，違者追究經辦人責任。2、費用管理 差費：公司員工出差外地需住宿的，按照每人每天住宿費80元（特區(qū)按100元/天）、伙食費25元、車船費按規(guī)定的往返地點和里程憑票核準報銷的標準；如出差人員乘座飛機或火車軟臥需要公司總經理簽名審批才可報銷；在本城市內出差辦事的，原則上公司提供用車，如公司無法提供用車的，經財務部審核，所屬部門主管審批后才能辦理報銷。 員工工資和獎金：財務每月按照合同規(guī)定的員工工資制定工資表經分公司或項目部經理審批后按時發(fā)放；工程項目部員工的獎金由工程部制訂方案，合約部審核，項目經理會同項目副經理、項目總工審定后，報公司總經理審批后發(fā)放；各分公司經理、工程項目部經理、副經理、項目總工、財務部及合約部正式簽約員工的工資、獎金全部在公司財務部發(fā)放。 業(yè)務招待費：公司及分公司、工程項目部原則上設業(yè)務費定額支出；公司將根據工程項目的規(guī)模和運作的實際情況核定各工程項目部的業(yè)務費額度，經總公司審批后授權項目經理執(zhí)行；各部門主管需要業(yè)務接待的，經請示項目經理審批后才能開支，金額超過貳仟元的需報總經理審批后開支。項目經理、副經理和項目總工的接待費一律由總經理審批，否則財務部不予報銷。 日常零星費用：伙食費、水電費、電話費等零星費用的開支沒有合同、協議或者其他資料備案，會計人員一概不給予付款，違者追究經辦人責任。3、應收、應付帳款的管理為了提高資金的使用效率，保障資金的流動性，對往來帳款、采購、銷售合同，需要考慮付款的階段性與收款的及時性。財務部對應付款或應收款，均應在事前、事中、事后實行跟蹤管理；應付帳款的管理，財務部門應按合同期限付款，以保持公司的信用。財務部隨時檢查各部門未解貨款的情況。3.1應收帳款的管理 工程價款的回收：合約部審核授權委托人審簽和經監(jiān)理與業(yè)主認可的工程價款結算單、統(tǒng)計資料等有效文件，并根據上述資料編制分包工程價款結算清單及相關有效資料，經項目部總工、經理審核后交財務部開具發(fā)票辦理結算手續(xù)。 工程竣工后合約部編制工程竣工結算單，經財務部核準后報項目部總工、經理審批，財務部依據相關資料文件及時向業(yè)主辦理工程決算款結算手續(xù)。 工程保質期滿后由合約部編制工程質保金結算單經項目部經理審批后交財務部辦理結算手續(xù)。 對外租賃業(yè)務：分公司、工程項目部與客戶協商后簽定合同（機械設備出租、技術勞務出租等）；財務部按照合同收到租賃方交來的款項后開具發(fā)票或收據。 建立往來帳戶結算的定期核對與清理制度，包括每月終了對往來款項進行全面清理，對應收帳款按帳齡長短，金額大小逐項進行分析、并向對方送對帳單進行核對；每月將情況上報總經理。 財務部有責任和義務采取有效的方法對相關的應收賬款進行定期催收，次數不得少于每月兩次。3.2借款的管理和核算 項目部的借款僅限于項目經理及管理人員的差旅費、接待費、零星材料采購費等。 項目部任何人因業(yè)務需要的借款，應在業(yè)務完成后7天內憑經手人、驗收人、批準人簽字的發(fā)票向財務部門辦理報帳手續(xù)。 項目部的司機和采購員可保留1800元和5000元的定量借款，每月清理結算一次，定期按報銷手續(xù) 財務部負責審核報銷單據，填寫會計憑證后交出納辦理收付手續(xù)。 項目部財務部原則上不借支各種款項給外單位及人員，特殊情況需總經理審批方可借支；施工班組（分包隊伍）的借款需提出書面申請，經工程部核準工程進度，合約部和項目總工審核，項目經理簽字后報總經理審批后方可借支，累計借支的額度上限為該施工班組或分包隊伍累計應付工程款的30%。 財務部有責任對員工報銷單據進行審核。部門經理有責任按有關管理規(guī)定向所屬員工問清報銷單據中的超規(guī)定部分的情況，履行簽批手續(xù)。3.3應付賬款的管理 工程項目部的應付賬款由于涉及數額較大、項目較多，財務部應設專人管理該科目明細賬，及時反映應付賬款發(fā)生的時間、時間、金額并經常核對清理。 對每月發(fā)生業(yè)務所需支付的貨款、工程款等，先由工程項目部的財務部門整理好該應付款的合同、發(fā)票、進倉單、驗收單、工程結算表等資料單據，經合約部、工程部審核報項目總工、項目經理初步審批編制應付款項審批表，上報總經理最后審批后辦理支付手續(xù)。 項目工程部將應付賬款匯總填制 項目應付賬款匯總表（見附表六），表后附相關的原始平憑證的復印件，以杜絕因要經常查閱原始憑證而造成原始資料的丟失等情況的發(fā)生；該表由分公司或項目部財務部的出納負責填制管理。 工程分包備料款的支付：由分包單位填寫備料申請撥付單，經項目部相關人員進行現場檢查后簽字報合約部審核，經項目經理審批后報總經理最后批復后，由財務部辦理支付手續(xù)。 工程分包進度款的支付：分包單位提供工作量統(tǒng)計表，每月2025日由項目總工組織人員對各分包單位的工程數量和質量進行核實，由合約部出具工程決算單，經項目總工、項目經理簽字確認報總經理批復后，財務部根據相關的資料和合同在扣除分包單位應攤銷費用和月度材料款后辦理支付手續(xù)。 工程分包結算款的支付：工程竣工驗收合格并移交業(yè)主三十天后，備齊相關的文件資料申請辦理結算手續(xù)，合約部編制完工程結算書，由財務部與對方核實施工期間已支付的工程款、材料款和應分攤的水電費、檢測實驗費、測量費及各種稅費等各種費用，并按規(guī)定扣除510%的質保金后填制結算表報項目經理審核、總經理審批后辦理支付手續(xù)。 工程保質金的支付：分包單位在保質期滿后提出保質金支付申請，合約部在核準后填制保質金撥付單，財務部扣除對方在保質期內發(fā)生的各種費用后報項目總工和項目經理審核，報總經理審批后辦理支付手續(xù)。 辦理應付工程款的支付手續(xù)時，財務部出納員按總經理批復的應付款項審批表填制轉帳或現金支票，經主管會計復核，項目經理在支票存根上簽字后交收款方，并留下收取支票人員的身份證資料。 應付的工程款若非簽定正式分承包協議（分承包需經工商登記并具資質），在經上述流程審核后，財務部應會同工程部、合約部主管在對方工程隊中隨機抽取員工三人以上陪同對方主管到財務部經驗證對方身份證并在收據上簽收和打上指模后方可支付。 對業(yè)務經營發(fā)生的應付款項，原則上全部需要經銀行辦理轉帳支付，對于部分小額的支出（貳仟元內）經項目經理審批后可酌情支付現金，除此以外的款項必須轉帳支付，超額的現金支付由總經理審批后方可辦理支付現金的手續(xù)。三、固定資產的管理和核算制度 固定資產核算設置固定資產、累計折舊、固定資產清理總帳科目，按固定資產類別和使用部門設置二級科目，按固定資產名稱設置明細科目。 固定資產的批準：指使用年限在一年以上，單位價值在2，000元以上；如單臺價值在2，000元以下，是某種勞動資料的必要組成部門，使用年限在一年以上，也可列入固定資產。 固定資產計劃經批準購置后，財務部門要設立專帳登記，實行誰使用（申領固定資產必須填寫“固定資產申領單”），誰管理的原則，使用人員需經常對其進行保養(yǎng)，以延長使用年限；由辦公室定期進行清理盤點。 固定資產的處置需經總經理批復后，財務部門方可進行帳務處理；分公司所購置的固定資產如產生下列情況，可進行報廢處置：一是經常使用而不斷磨損直至報廢；二是由于技術進步等原因提前報廢；三是受自然災害等非常損失發(fā)生損毀的報廢。工程項目部根據所購置的固定資產的實際情況，參照上述的條件由工程部會同物資部提出固定資產處置書面申請，財務部予以審核，經項目部經理和項目總工初步審批后報公司總經理批復后，財務部嚴格按照相關會計規(guī)定辦理固定資產報廢或出售的核算手續(xù)。 固定資產原值的構成及折舊的提取，必須符合會計制度的規(guī)定。四、存貨的管理及核算制度 存貨設置低值易耗品、庫存材料等總帳科目。 商品的成本：低值易耗品是指使用年限在一年以下，或單位價值在2，000元以下的辦公設備、儀器、工具等，采用一次攤銷法，工具如單位價值較高，一次領用數額較大時，可采用待攤的方法，分期攤如成本，攤銷期最長為一年。 存貨核算的總帳和三級分類帳由財務負責登記，倉管員負責出、入庫單及收、發(fā)貨的臺帳登記。進倉工作流程：采購員填寫一式三聯進倉單，（一聯交倉管員，一聯附在報銷憑證交財務，一聯存根 倉管員根據進倉單登帳）每天對存貨做實物盤點，月末與財務部對帳，財務部可對存貨進行不定期盤點；出倉工作流程：領用人員填寫一式三聯出倉單，（一聯交倉管員，一聯交財務部，一聯存根 倉管員根據出倉單登帳）經管理人員清點發(fā)出貨品，財務部專人復核，數量相符在倉管單蓋“出貨章”方可放行。 期末，經公司確認的存貨盤盈、盤虧或虧損，先轉入“待處理財產損溢”帳戶，經批準后，核銷部分在管理費用列支，責任人造成的損失“其他應收款”帳戶核算，盤盈記入當月營業(yè)外收入。五、會計等重要檔案的管理 會計檔案包括：會計憑證、會計帳簿、會計報表及其他與經濟業(yè)務有關的資料。 工程部的各種會議檔案必須妥善保管，不能丟失損壞。 工程項目部的年度會計報表及各方權益有關的重要會計檔案，如：協議、合同、簽訂的長期經濟合同等，必須永久保存。 會計憑證要裝訂整齊，按時間順序進行編號，不許出現前后號顛倒和丟失現象，裝訂成冊的憑證要妥善保管便于查找，防止丟失。 如有查閱或調閱會計檔案者，必須由總經理及財