xxx集團(tuán)有限公司會(huì)議管理制度

集團(tuán)公司會(huì)議管理制度第一章總則第一條 會(huì)議管理是日常工作事務(wù)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策的重要途徑，是信息溝通和協(xié)調(diào)各方面關(guān)系的重要手段。為規(guī)范會(huì)議管理，使會(huì)議精簡(jiǎn)高效，保證會(huì)議質(zhì)量，控制會(huì)議費(fèi)用，特制定本制度。第二條 本辦法適用于廣東XXX集團(tuán)有限公司及下屬各子公司。第三條 基本原則（一）精簡(jiǎn)高效原則。堅(jiān)持合法性、必要性、計(jì)劃性、節(jié)約性、實(shí)效性原則，努力實(shí)現(xiàn)精簡(jiǎn)會(huì)議、節(jié)約開(kāi)支、務(wù)實(shí)高效的目標(biāo)。（二）周密準(zhǔn)備原則。集團(tuán)會(huì)議無(wú)論大小，都應(yīng)有充分準(zhǔn)備，會(huì)前圍繞會(huì)議的議題和目的準(zhǔn)備好有關(guān)文件和材料。（三）厲行節(jié)約原則。加強(qiáng)會(huì)議計(jì)劃管理，嚴(yán)格控制會(huì)議費(fèi)用預(yù)算，厲行節(jié)約，不講排場(chǎng)、不追求形式，避免人力、物力、財(cái)力、時(shí)間等資源浪費(fèi)。（四）嚴(yán)肅認(rèn)真原則。集團(tuán)會(huì)議的與會(huì)人員要樹(shù)立認(rèn)真的態(tài)度和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)，嚴(yán)守紀(jì)律，尊重同事、謙虛謹(jǐn)慎。第二章會(huì)議分類第四條 一類會(huì)議為集團(tuán)的綜合性會(huì)議（含董事會(huì)會(huì)議、股東會(huì)、監(jiān)事會(huì)、公司辦公會(huì)議）；集團(tuán)主要領(lǐng)導(dǎo)主持，各子公司、各部門(mén)主要負(fù)責(zé)人參加的綜合性會(huì)議；上級(jí)單位要求集團(tuán)協(xié)辦或委托集團(tuán)承辦的會(huì)議。第五條 二類會(huì)議為以集團(tuán)名義召開(kāi)、集團(tuán)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加的專業(yè)會(huì)議。上級(jí)單位部門(mén)要求集團(tuán)相關(guān)部門(mén)協(xié)辦或委托承辦的專業(yè)會(huì)議。第六條 三類會(huì)議為集團(tuán)各職能部門(mén)主持的各類專題會(huì)議。第三章職責(zé)與分工第七條 行政部是會(huì)議的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)集團(tuán)會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及跟蹤催辦，負(fù)責(zé)會(huì)議的計(jì)劃、預(yù)算、費(fèi)用的審核管理和一類會(huì)議的主辦，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)控制計(jì)劃外的各種會(huì)議。第八條 各部門(mén)按職責(zé)范圍具體承辦二、三類會(huì)議。第九條 上級(jí)單位要求集團(tuán)協(xié)辦或委托集團(tuán)承辦的會(huì)議，由行政部或委托對(duì)口部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排。第十條 會(huì)議提擬人或主辦部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作。第四章提擬與審批第十一條 各部門(mén)日常例會(huì)無(wú)須提擬和審批。第十二條 各部門(mén)使用公共會(huì)議室的，由會(huì)議提擬人填寫(xiě)XXX集團(tuán)有限公司會(huì)議申請(qǐng)表，經(jīng)審批后應(yīng)至少提前2天交行政部統(tǒng)籌安排。第十三條 凡行政部已列入安排的會(huì)議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時(shí)行政會(huì)議時(shí)，會(huì)議召集部門(mén)應(yīng)提前1天完成會(huì)議的提擬和報(bào)批手續(xù)，并報(bào)請(qǐng)行政部進(jìn)行調(diào)整。第五章會(huì)議計(jì)劃及安排原則第十四條 各部門(mén)在提出會(huì)議計(jì)劃時(shí)，要明確會(huì)議名稱、會(huì)期、準(zhǔn)備工作要求、與會(huì)人員范圍、地點(diǎn)等信息。原則上，一類會(huì)議參會(huì)人數(shù)由領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況決定，二類會(huì)議控制在50人以內(nèi)，三類會(huì)議控制在30人以內(nèi)。需要召開(kāi)大型會(huì)議或擴(kuò)大會(huì)議的，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后向行政部報(bào)備。第十五條 二類會(huì)議會(huì)期控制在2天內(nèi)，三類會(huì)議會(huì)期控制在1天內(nèi)。第十六條 會(huì)議安排的原則為：小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整體，臨時(shí)會(huì)議服從例會(huì)。各類會(huì)議的優(yōu)先順序?yàn)椋汗纠龝?huì)、公司臨時(shí)行政會(huì)議、部門(mén)會(huì)議。第十七條 因處置突發(fā)事件而召集的緊急會(huì)議不受此限。第六章會(huì)議的管理第十八條 會(huì)議計(jì)劃批準(zhǔn)后，各會(huì)議主辦部門(mén)負(fù)責(zé)制訂會(huì)議的具體承辦計(jì)劃，管理會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后工作，并明確協(xié)辦部門(mén)。第十九條 根據(jù)會(huì)議計(jì)劃，由主辦部門(mén)確定會(huì)議內(nèi)容、議程、準(zhǔn)備工作要求、時(shí)間、地點(diǎn)及參加人員，經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，主辦部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)出會(huì)議通知。會(huì)議主辦部門(mén)要周密計(jì)劃，充分準(zhǔn)備，精心組織，嚴(yán)肅紀(jì)律。第二十條 會(huì)議組織部門(mén)（單位）在參會(huì)前預(yù)先準(zhǔn)備參會(huì)人員簽到表，參會(huì)人員需在簽到表上簽字以示到會(huì)。第二十一條 一類大型會(huì)議成立秘書(shū)、宣傳、會(huì)務(wù)組。秘書(shū)組負(fù)責(zé)會(huì)議文件資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等工作，宣傳組負(fù)責(zé)會(huì)議宣傳報(bào)道工作，會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)會(huì)議日程、會(huì)議指南、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議用車、會(huì)議接待、會(huì)議結(jié)算等工作。二類會(huì)議成立會(huì)務(wù)組，負(fù)責(zé)具體會(huì)務(wù)工作。第二十二條 一類、二類會(huì)議、需會(huì)后對(duì)會(huì)議精神貫徹落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)的會(huì)議和其他主持人要求整理會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議需形成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)主持會(huì)議的集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。三類會(huì)議如需形成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。第七章會(huì)議信息反饋、評(píng)價(jià)與總結(jié)第二十三條 會(huì)后，會(huì)議主辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)發(fā)出會(huì)議紀(jì)要及會(huì)議相關(guān)文件。各部門(mén)、各子公司要按照會(huì)議部署和要求，及時(shí)將會(huì)議貫徹落實(shí)情況報(bào)行政部或有關(guān)部門(mén)。第二十四條 會(huì)議結(jié)束后，主辦部門(mén)匯總?cè)繒?huì)議情況書(shū)面報(bào)告行政部，行政部據(jù)此批復(fù)結(jié)算、歸檔。歸檔材料應(yīng)包括：會(huì)議申請(qǐng)表，會(huì)議議程表、會(huì)議通知、會(huì)議簽到表、會(huì)議主要發(fā)言材料、會(huì)議有關(guān)文件材料、會(huì)議圖片音像材料、會(huì)議總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)告等。第八章會(huì)議紀(jì)律第二十五條 參會(huì)人員應(yīng)按會(huì)議通知要求的時(shí)間、地點(diǎn)準(zhǔn)時(shí)參會(huì)，需要簽到的必須由本人現(xiàn)場(chǎng)簽到,不得無(wú)故遲到、早退，不允許無(wú)故不參加會(huì)議。對(duì)明確指定人員參加會(huì)議的，不得委托其他人員參加；確因特殊原因不能參加會(huì)議的，必須提前向主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)及會(huì)議主辦部門(mén)請(qǐng)假并安排人員替會(huì)。第二十六條 會(huì)議期間，參會(huì)人員坐姿要端正，認(rèn)真聽(tīng)并做好會(huì)議記錄，不得隨意走動(dòng)；不得交頭接耳，隨意說(shuō)笑，打瞌睡；不得看與會(huì)議無(wú)關(guān)資料；不得擅自離開(kāi)會(huì)場(chǎng)處理與會(huì)議無(wú)關(guān)的事務(wù)。第二十七條 參加會(huì)議的人員，進(jìn)入會(huì)場(chǎng)后將手機(jī)調(diào)至振動(dòng)、靜音狀態(tài)，會(huì)議過(guò)程中不得接打電話，確需接打的電話，應(yīng)安靜地離開(kāi)會(huì)場(chǎng)于會(huì)場(chǎng)外進(jìn)行。若會(huì)議有特殊要求，不準(zhǔn)接打任何電話的，由會(huì)議主持人特別提醒將手機(jī)設(shè)置為關(guān)閉狀態(tài)。第二十八條 會(huì)議期間，其他人員不得隨意進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，辦理與會(huì)議無(wú)關(guān)的任何事情。第二十九條 會(huì)后有秩序地退場(chǎng)，不擁擠，請(qǐng)客人和領(lǐng)導(dǎo)先走。第九章會(huì)場(chǎng)布置第三十條 會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門(mén)應(yīng)提前做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實(shí)會(huì)場(chǎng)，布置會(huì)場(chǎng)，備好座位、會(huì)議設(shè)備、茶具茶水等會(huì)議所需的各種設(shè)施、用品等。第三十一條 會(huì)議場(chǎng)地以本單位為主，減少對(duì)外租用會(huì)議室。提倡和酒店簽訂優(yōu)惠協(xié)議，定點(diǎn)召開(kāi)會(huì)議。一、二類會(huì)議可根據(jù)情況選擇在本單位以外場(chǎng)所召開(kāi)，三類會(huì)議必須在本單位辦公場(chǎng)所召開(kāi)。第三十二條 會(huì)議場(chǎng)地布置必須因地制宜，契合會(huì)議主題，原則上不許設(shè)置大面積簽到處。若在酒店召開(kāi)會(huì)議，要求使用酒店自身指示牌。第十章會(huì)議用品管理第三十三條 各類會(huì)議，除會(huì)議資料外，一般不發(fā)放禮品、紀(jì)念品。桌簽、指示牌等用品要求可以回收并多次循環(huán)使用。第三十四條 除上級(jí)有特別要求的，無(wú)外單位人員參加的二、三類會(huì)議，原則上不制作會(huì)議背景板，會(huì)議材料要求簡(jiǎn)易印刷和裝訂，不用彩色封面，內(nèi)文黑白、雙面印刷，提倡使用電子投影屏幕；對(duì)于有外單位參加的需對(duì)外宣傳的二、三類會(huì)議，可根據(jù)需要制作會(huì)議背景板或條幅。第三十五條 三類會(huì)議除到會(huì)的經(jīng)理級(jí)及以上領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)賓可擺放桌簽外，其余參會(huì)人員一律不設(shè)桌簽。各部門(mén)內(nèi)部會(huì)議，參會(huì)人員一律不設(shè)桌簽。第三十六條 除一類會(huì)議可視實(shí)際需要在會(huì)場(chǎng)擺放水果外，其余會(huì)議不擺鮮花、水果。第三十七條 一般會(huì)議（除茶話會(huì)外）原則上不準(zhǔn)備水果。第十一章會(huì)議室管理第三十八條 公共會(huì)議室由行政部統(tǒng)一管理。第三十九條 各部門(mén)使用公共會(huì)議室，應(yīng)至少提前半天向行政部提出申請(qǐng)，申請(qǐng)中應(yīng)注明會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人員、會(huì)議地點(diǎn)等會(huì)議事項(xiàng)。第四十條 各部門(mén)會(huì)議室由部門(mén)自行管理。第四十一條 公共會(huì)議室設(shè)備日常使用管理由行政部負(fù)責(zé)。第十二章會(huì)議費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)第四十二條 會(huì)議實(shí)行限額預(yù)算管理。范圍包括會(huì)議場(chǎng)地租賃費(fèi)、會(huì)議場(chǎng)地布置費(fèi)、文件材料印刷費(fèi)、車輛租賃費(fèi)、伙食費(fèi)、會(huì)餐費(fèi)、公雜費(fèi)、以及受邀請(qǐng)來(lái)賓住宿費(fèi)等。第四十三條 會(huì)議各項(xiàng)開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)由財(cái)務(wù)部按照財(cái)務(wù)管理辦法和有關(guān)規(guī)定核定。嚴(yán)禁虛報(bào)參會(huì)人數(shù)，各項(xiàng)費(fèi)用從嚴(yán)控制，據(jù)實(shí)結(jié)算。第四十四條 上級(jí)單位要求集團(tuán)協(xié)辦或委托集團(tuán)承辦的會(huì)議，按上級(jí)單位會(huì)議要求辦理。第四十五條 報(bào)銷會(huì)議費(fèi)用時(shí)，除提供發(fā)票等單據(jù)外，還應(yīng)附審批手續(xù)齊全的會(huì)議申請(qǐng)表、會(huì)議簽到表等相關(guān)憑據(jù)。第十三章附表第四十六條 有關(guān)會(huì)議表格清單如下：（一）會(huì)議申請(qǐng)表（二）會(huì)議簽到表附表一：廣東XXX集團(tuán)有限公司會(huì)議申請(qǐng)表 年 月 日申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人電話協(xié)辦部門(mén)會(huì)議名稱主持人會(huì)議類別會(huì)議日期天 數(shù)天會(huì)議規(guī)模人會(huì)議地點(diǎn)預(yù)計(jì)開(kāi)支元（附開(kāi)支項(xiàng)目表）橫 幅 （ 條） 背 景 （ 幅） 指示牌 （ 幅） 座位牌 （請(qǐng)?jiān)诒砀窈蟾矫麊危┍?景 制 作 內(nèi) 容（備注：會(huì)議室的正面 、會(huì)議室的背面 ）申 請(qǐng) 理 由（1.會(huì)議召開(kāi)依據(jù)；2.會(huì)議主題；3.主要議程；4.