企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心體系的構(gòu)建.doc

。企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心體系的構(gòu)建 中圖分類(lèi)號(hào)：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 內(nèi)容摘要：財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的概念是企業(yè)未來(lái)財(cái)務(wù)發(fā)展的主要方向。近年來(lái)被越來(lái)越多的大型企業(yè)集團(tuán)運(yùn)用。它不僅帶來(lái)企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平的提升，也能夠促進(jìn)企業(yè)整體管理水平的提升。如果企業(yè)能夠抓住機(jī)遇，合理謀劃，不僅能夠建設(shè)成高效的內(nèi)部財(cái)務(wù)共享服務(wù)體系，也會(huì)逐步發(fā)展成為企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)體系的核心提供者。 關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享 服務(wù)中心 管理水平 提升 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心概念及原理 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心作為一種新的財(cái)務(wù)管理模式已在許多跨國(guó)公司和國(guó)內(nèi)大型集團(tuán)公司中興起與推廣。根據(jù)歐洲的一項(xiàng)調(diào)查，30多家在歐洲建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的跨國(guó)公司平均降低了30%的財(cái)務(wù)運(yùn)作成本。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是集中承擔(dān)企業(yè)集團(tuán)內(nèi)重復(fù)性、支持性業(yè)務(wù)職能的半自主式業(yè)務(wù)單元，這個(gè)業(yè)務(wù)單元就像在公開(kāi)市場(chǎng)展開(kāi)競(jìng)爭(zhēng)的企業(yè)一樣，設(shè)有專(zhuān)門(mén)的管理結(jié)構(gòu)，目的是提高效率、創(chuàng)造價(jià)值、節(jié)約成本以及提高對(duì)內(nèi)部客戶(hù)的服務(wù)質(zhì)量。它在信息技術(shù)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、人力資源等多個(gè)領(lǐng)域都得到廣泛的應(yīng)用。 通信公司2013年對(duì)財(cái)務(wù)核算中心進(jìn)行業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型，成立財(cái)務(wù)集中服務(wù)中心，撤銷(xiāo)分公司及異地核銷(xiāo)點(diǎn)。財(cái)務(wù)集中服務(wù)中心承擔(dān)著公司機(jī)關(guān)各部室及分公司日常會(huì)計(jì)交易處理、月末管理機(jī)關(guān)費(fèi)用分析報(bào)表處理、資金收付結(jié)算、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)抽查審核四大職能。通過(guò)給分公司安裝掃描設(shè)備，向財(cái)務(wù)服務(wù)中心傳輸票據(jù)影印件，財(cái)務(wù)服務(wù)中心根據(jù)票據(jù)影印件進(jìn)行會(huì)計(jì)交易處理。各分公司業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)發(fā)生后直接在集中報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行填報(bào)審批，審批結(jié)束后將相應(yīng)單據(jù)提交本業(yè)務(wù)部門(mén)財(cái)務(wù)人員，由財(cái)務(wù)人員審核、掃描后在本地進(jìn)行存檔管理，并同時(shí)將掃描件傳送給財(cái)務(wù)服務(wù)中心，服務(wù)中心收到信息后按照設(shè)定流程由不同崗位人員操作審核、收付款處理、會(huì)計(jì)處理等事務(wù)。這一流程化的操作，從根本上解決了公司財(cái)務(wù)職能建設(shè)中的重復(fù)投入和效率低下的弊端，同時(shí)強(qiáng)化了公司對(duì)財(cái)務(wù)的管控力度。 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的作用分析 （一）降低運(yùn)營(yíng)成本 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心將分子公司的會(huì)計(jì)核算等重復(fù)性、操作性較強(qiáng)的職能統(tǒng)一到一起，重新定位財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)之間的界面及關(guān)系，并將從事標(biāo)準(zhǔn)化財(cái)務(wù)工作的財(cái)務(wù)人員從其它業(yè)務(wù)單位分離出來(lái)，歸屬到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員的集中化，在管控力度強(qiáng)化的同時(shí)減少了人員數(shù)量，減少了管理層級(jí)。特別是共享服務(wù)中心通過(guò)流程化降低了對(duì)員工業(yè)務(wù)素質(zhì)的依賴(lài)，提升了人員月均憑證處理數(shù)量，降低了單位憑證的處理費(fèi)用。這些因素都會(huì)降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。通信公司財(cái)務(wù)核算在未轉(zhuǎn)型之前32人處理機(jī)關(guān)及各分公司會(huì)計(jì)記賬業(yè)務(wù)，轉(zhuǎn)型之后人員縮減至15人處理44個(gè)組織機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)，人均月處理量由335張上升至716張（按2013年12月憑證量計(jì)算），人均工作量增加了1.1倍，核銷(xiāo)周期也由原來(lái)的三四十天縮短至5天以?xún)?nèi)，僅僅相當(dāng)于原來(lái)周期的1/6-1/8。 （二）提高財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)效率 在財(cái)務(wù)集中服務(wù)上，對(duì)所有分子公司采用相同的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程，廢除冗余的步驟和流程。通過(guò)專(zhuān)業(yè)化分工，讓每個(gè)崗位人員都做一件事情，充分發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢(shì)和1+12的協(xié)同效應(yīng)，有效提高各業(yè)務(wù)流程的工作效率。在運(yùn)營(yíng)前期，我們按照風(fēng)險(xiǎn)管控點(diǎn)在集中報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)內(nèi)將審批流程由原來(lái)的五級(jí)審批縮減至三級(jí)審批，實(shí)現(xiàn)審批流程標(biāo)準(zhǔn)化，并打破了地域時(shí)空的界限和紙質(zhì)信息傳遞的限制，大大降低了財(cái)務(wù)管理成本。通過(guò)運(yùn)用信息系統(tǒng)提升業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)傳輸能力和實(shí)現(xiàn)各類(lèi)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的共享，提高業(yè)務(wù)核算和相關(guān)資金收付工作的效率，并擁有相關(guān)分子公司的預(yù)算數(shù)據(jù)、資金計(jì)劃數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)前端費(fèi)用數(shù)據(jù)以及已入帳財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)匯總、分析不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力，更容易做到跨地域、跨部門(mén)的數(shù)據(jù)整合。服務(wù)中心的模式也使得信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化和更新變得更迅速、更易用、更省錢(qián)。 （三）提升財(cái)務(wù)管控能力 對(duì)各分子公司來(lái)講，通過(guò)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，把交易處理等通用性職能統(tǒng)一“外包”給財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，各分公司就有更多精力加強(qiáng)決策支持、績(jī)效考核等財(cái)務(wù)職能。對(duì)于整個(gè)公司來(lái)講，一般財(cái)務(wù)管理模式下，公司內(nèi)各個(gè)主體和業(yè)務(wù)單元財(cái)務(wù)要集所有財(cái)務(wù)職能于一體。在財(cái)務(wù)共享模式下，公司財(cái)務(wù)部門(mén)可以在稅務(wù)籌劃、投融資、內(nèi)部審計(jì)與風(fēng)險(xiǎn)控制、管理變革等方面強(qiáng)化管理，同時(shí)負(fù)責(zé)規(guī)范整個(gè)公司的財(cái)務(wù)流程、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)；各業(yè)務(wù)單元的財(cái)務(wù)則主要在經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和預(yù)算、業(yè)務(wù)模型和分析、特定經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)內(nèi)容的評(píng)估等方面開(kāi)展工作；財(cái)務(wù)服務(wù)中心則負(fù)責(zé)繁雜的日常會(huì)計(jì)處理和報(bào)告，讓公司財(cái)務(wù)人員和各分公司財(cái)務(wù)人員能夠從繁雜的事務(wù)性工作中解放出來(lái)，專(zhuān)注于各自的財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域。 （四）提高企業(yè)整合能力與核心競(jìng)爭(zhēng)力 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立之后，如果公司建立新的組織機(jī)構(gòu)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心就能為這些新加入的組織機(jī)構(gòu)提供高效的服務(wù)。同時(shí)，由于公司財(cái)務(wù)部不再承擔(dān)會(huì)計(jì)核算功能，其主要職責(zé)在于財(cái)務(wù)分析和經(jīng)營(yíng)決策支持工作，財(cái)務(wù)能夠集中精力為公司業(yè)務(wù)發(fā)展和經(jīng)營(yíng)管理提供更多的改善支持。公司管理人員也將其它的輔助功能通過(guò)共享服務(wù)中心來(lái)完成，比如：通信公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃部在下達(dá)各組織機(jī)構(gòu)全年預(yù)算的同時(shí)，將預(yù)算數(shù)據(jù)同步到集中報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)內(nèi)，通過(guò)平臺(tái)實(shí)時(shí)反映預(yù)算的下達(dá)、預(yù)算的追加、已核銷(xiāo)的費(fèi)用、在途審批的費(fèi)用以及預(yù)算的剩余情況，預(yù)算監(jiān)控的精細(xì)度可細(xì)至最小的成本對(duì)象。數(shù)據(jù)共享的范圍上至集團(tuán)公司、管道局、公司各管理層，下至各分公司負(fù)責(zé)人、各業(yè)務(wù)報(bào)銷(xiāo)人員，通過(guò)數(shù)據(jù)的共享使得企業(yè)全面預(yù)算在使用上更加透明、財(cái)務(wù)核銷(xiāo)更加安全的基礎(chǔ)上，各業(yè)務(wù)部門(mén)能夠從繁雜的非核心業(yè)務(wù)中解放出來(lái)，專(zhuān)注于公司的核心業(yè)務(wù)。 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是一個(gè)逐漸完善的建設(shè)過(guò)程。目前仍處在起始階段，這一階段也可稱(chēng)為財(cái)務(wù)共享服務(wù)的雛形。隨著其業(yè)務(wù)發(fā)展，我們能夠提供的服務(wù)范圍在不斷擴(kuò)大，一是核算的費(fèi)用要素由去年的225項(xiàng)增加至289項(xiàng)；二是付款單制作納入服務(wù)中心集中處理，實(shí)現(xiàn)了預(yù)算與資金計(jì)劃一體化，資金管控更加清晰有力；三是定期發(fā)布預(yù)算使用情況，及時(shí)為各部門(mén)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策提供有效數(shù)據(jù)。服務(wù)中心服務(wù)內(nèi)容在擴(kuò)大一定程度之后，最佳的運(yùn)營(yíng)模式應(yīng)該是與服務(wù)對(duì)象以市場(chǎng)化方式確定服務(wù)關(guān)系，采取收費(fèi)服務(wù)，同時(shí)也需要對(duì)服務(wù)質(zhì)量承擔(dān)相應(yīng)的指標(biāo)考核。到高級(jí)階段，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心完全作為一個(gè)獨(dú)立的商業(yè)實(shí)體來(lái)經(jīng)營(yíng)，在服務(wù)好內(nèi)部單位的同時(shí)，可以對(duì)公司外部單位提供相關(guān)服務(wù)，成為一個(gè)真正的第三方共享服務(wù)機(jī)構(gòu)。因此，建設(shè)一個(gè)真正的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心必須要考慮功能定位、組織結(jié)構(gòu)設(shè)置、業(yè)務(wù)流程規(guī)劃、技術(shù)實(shí)現(xiàn)方案選型和績(jī)效管理體系確定等幾大方面的問(wèn)題。 （一）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的功能定位 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心承擔(dān)的功能，需要綜合考慮企業(yè)發(fā)展階段、經(jīng)營(yíng)管理模式、人員素質(zhì)等諸多因素，總體上可以分為三個(gè)層面的內(nèi)容：第一個(gè)層面是一般性事務(wù)處理功能，包括ERP集成處理、業(yè)務(wù)核算、標(biāo)準(zhǔn)流程、數(shù)據(jù)維護(hù)、資金收付管理；第二個(gè)層面的內(nèi)容是決策支持性功能，包括財(cái)務(wù)結(jié)果分析、決策支持、管理層報(bào)告等內(nèi)容；第三個(gè)層面是專(zhuān)家咨詢(xún)性功能，包括稅務(wù)支持、業(yè)務(wù)流程改進(jìn)、法規(guī)審查、審計(jì)支持等內(nèi)容。不同的服務(wù)功能需要共享服務(wù)中心構(gòu)建不同的能力素質(zhì)要求，比如開(kāi)展決策支持性服務(wù)，意味著中心需要對(duì)業(yè)務(wù)單位有深層次的了解，需要有很強(qiáng)的數(shù)據(jù)鉆取、挖掘和財(cái)務(wù)分析能力；而要提供專(zhuān)家咨詢(xún)服務(wù)，則需要有精通相關(guān)領(lǐng)域的專(zhuān)家儲(chǔ)備。一般來(lái)說(shuō)，初期建設(shè)的共享服務(wù)中心只提供一般性事務(wù)處理功能。 （二）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置需要解決組織架構(gòu)、崗位職責(zé)、技能要求、薪酬制度、績(jī)效考核體系幾個(gè)事項(xiàng)。其中組織結(jié)構(gòu)是關(guān)鍵，它既包括共享服務(wù)中心內(nèi)部的組織架構(gòu)設(shè)置，也包括共享服務(wù)中心與企業(yè)其它部門(mén)的關(guān)系定位，而后者是問(wèn)題的核心。從財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在企業(yè)中的定位來(lái)說(shuō)，目前實(shí)務(wù)中有兩種模式，其一是中心設(shè)置在財(cái)務(wù)部下面，作為財(cái)務(wù)部下屬的一個(gè)子單元來(lái)運(yùn)作，這樣雖然與企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的關(guān)系緊密，但往往容易受到既有管理模式掣肘，不利于運(yùn)營(yíng)效率的提升，更無(wú)法為企業(yè)外部單位提供共享服務(wù)；其二是成立一個(gè)完全獨(dú)立于財(cái)務(wù)部門(mén)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，雖然前期組織調(diào)整的幅度較大，但它的獨(dú)立性能夠?yàn)榱鞒袒\(yùn)作提供有效保障，同時(shí)發(fā)展到一定階段也能夠?yàn)槠髽I(yè)外部單位提供服務(wù)，具有很強(qiáng)的擴(kuò)展性，甚至能夠成為一個(gè)獨(dú)立的盈利單元。 （三）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)流程規(guī)劃 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的流程規(guī)劃實(shí)際上是要解決財(cái)務(wù)共享服務(wù)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)流程的合理性問(wèn)題，包括相關(guān)事項(xiàng)和信息如何在其它業(yè)務(wù)單元內(nèi)部流轉(zhuǎn)、如何與共享服務(wù)中心對(duì)接以及如何在中心內(nèi)部流程三個(gè)環(huán)節(jié)。如果僅僅提供業(yè)務(wù)核算服務(wù)，涉及到其它業(yè)務(wù)的流程調(diào)整可能性一般會(huì)很小，但如果資金的收付也歸集到共享服務(wù)范圍，那就需要對(duì)其它業(yè)務(wù)單元內(nèi)部的資金審核審批、報(bào)銷(xiāo)流程進(jìn)行分析和重新規(guī)劃。對(duì)于其它業(yè)務(wù)單元與共享服務(wù)中心的對(duì)接環(huán)節(jié)，需要重點(diǎn)考慮相關(guān)單據(jù)憑證和指令的傳遞方式、推送節(jié)點(diǎn)及權(quán)限、結(jié)果的提供及審核等問(wèn)題。比如單據(jù)到底是存放在業(yè)務(wù)單元當(dāng)?shù)?，還是集中存放在共享服務(wù)中心，不同的方式會(huì)有不同的后果影響，需要通盤(pán)考慮。共享服務(wù)中心內(nèi)部，則需要按照提供服務(wù)的內(nèi)容把所有的業(yè)務(wù)流程都拆解到最小單元，而這個(gè)最小單元就是績(jī)效管理的基礎(chǔ)。對(duì)這個(gè)最小單元的復(fù)雜程度、重要性、容易出現(xiàn)差錯(cuò)的可能性、耗費(fèi)時(shí)間等幾方面進(jìn)行綜合考量，設(shè)定該項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)，以此把所有的工作量都進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心效率的提升奠定基礎(chǔ)。 （四）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的技術(shù)實(shí)現(xiàn)方案 信息技術(shù)是成功實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)的基礎(chǔ)，財(cái)務(wù)共享中心建成后將是流水線(xiàn)式的財(cái)務(wù)核算模式，財(cái)務(wù)人員按照業(yè)務(wù)鏈條而非財(cái)務(wù)鏈進(jìn)行崗位配置，而流水線(xiàn)式作業(yè)的先決條件并非人員而是傳輸帶，是有讓它動(dòng)起來(lái)的工具，因此，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建成需要信息系統(tǒng)作為支撐，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流、實(shí)物流和價(jià)值流的同步。在技術(shù)方案制定過(guò)程中，需要充分考慮共享平臺(tái)與企業(yè)內(nèi)外部現(xiàn)有系統(tǒng)的接口問(wèn)題以及未來(lái)的可擴(kuò)展性問(wèn)題。首先，共享平臺(tái)必須與現(xiàn)有的ER系統(tǒng)或者其它管理決策系統(tǒng)能夠有效對(duì)接和整合，確保業(yè)務(wù)流程能跨系統(tǒng)運(yùn)行；其次，盡可能地與現(xiàn)有各管理系統(tǒng)有效對(duì)接，共享數(shù)據(jù)信息來(lái)源，目前集中報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)內(nèi)預(yù)算與FMIS預(yù)算系統(tǒng)對(duì)接，公司卡與昆侖銀行信息系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)時(shí)反映著各業(yè)務(wù)模塊預(yù)算使用情況以及公司卡使用情況，管控效益凸顯；再次，要預(yù)留與有關(guān)外部系統(tǒng)的接口，如地方銀行系統(tǒng)等；最后，還要充分考慮未來(lái)的業(yè)務(wù)擴(kuò)展性，比如未來(lái)可能擴(kuò)大共享服務(wù)的業(yè)務(wù)范圍，也可能擴(kuò)大服務(wù)客戶(hù)的范圍，為企業(yè)外部客戶(hù)提供服務(wù)，這就需要在系統(tǒng)建設(shè)之初預(yù)留相應(yīng)的擴(kuò)展接口。 （五）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的績(jī)效管理體系 在運(yùn)作財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心之前，應(yīng)該制定明確的服務(wù)水平協(xié)議，這是以后服務(wù)中心與各單位互相溝通及業(yè)務(wù)評(píng)估的一個(gè)重要依據(jù)。服務(wù)水平協(xié)議的確認(rèn)，需要公司領(lǐng)導(dǎo)層、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人、共享服務(wù)中心負(fù)責(zé)人與各公司的經(jīng)理統(tǒng)一觀點(diǎn)，才能得到最終結(jié)果。通過(guò)簽訂服務(wù)水平協(xié)議來(lái)明確財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心與內(nèi)部客戶(hù)之間（包括業(yè)務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)）的權(quán)