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企業(yè)檔案管理模式探索 張翠陜西黃陵煤化工有限責任公司 摘要：根據企業(yè)自身的特點，企業(yè)檔案工作應堅持“宣傳、引導、服務”方針，在企業(yè)自愿的前提下，科學規(guī)范地建立適合企業(yè)實際的多元化檔案管理模式。 關鍵詞：企業(yè)檔案管理模式探索 一、企業(yè)檔案管理現狀及原因 1.企業(yè)檔案管理現狀。第一，有強烈的建檔意識和規(guī)范管理的愿望。企業(yè)領導層對檔案工作的認識比較到位，企業(yè)檔案工作基本上做到了規(guī)范管理。第二，有建檔和歸檔意識，但缺乏規(guī)范管理的愿望。大部分成規(guī)模的企業(yè)對檔案工作的認識還比較膚淺，企業(yè)內部管理過程中形成的大量珍貴資料好沒有作為檔案來考慮，致使大量有保存價值的企業(yè)檔案被人分散。第三，檔案意識淡薄，檔案工作擺不上位置。一些小型企業(yè)在市場中以盈利為第一目的，根本沒有想到要建檔。這就需要檔案行政管理部門加大檔案法制的宣傳力度。 2.企業(yè)檔案工作現狀及其原因分析。第一，認識不到位。企業(yè)法人沒有充分認識到加強企業(yè)管理的重要性?？傉J為建立企業(yè)檔案既要房子又要設備和設施，既要配人又要花錢，是一項只投入不產出的賠本生意。第二，管理不規(guī)范。管理制度和內部監(jiān)督機制的缺乏，使歸檔文件材料難以齊全和完整。檔案中內含的技術機密、商業(yè)機密等失密現象嚴重。另一方面企業(yè)文檔工作從業(yè)人員兼職過多、業(yè)務生疏，人員不穩(wěn)定等因素，大大阻礙了檔案信息的開發(fā)和利用。第三，法律不健全。一方面企業(yè)檔案管理在檔案法以及檔案法實施辦法中雖有了原則的規(guī)定，但缺少明確的內容，法規(guī)的針對性、可操作性不強。 二、企業(yè)檔案工作管理模式探索 1.采用集中式管理。是指將本企業(yè)各類檔案實體實行集中保管，集中開發(fā)利用。這種管理模式需配備一定容納量的檔案保管庫房，其優(yōu)點是做到了企業(yè)檔案工作有用信息的有效存儲，節(jié)約了企業(yè)各類檔案人員的精力和保管設備的配置，實現企業(yè)檔案的規(guī)范化管理，特別是有利于日后檔案的數字化處理和信息化、網絡化管理。 2.統(tǒng)一領導，分級管理。這是企業(yè)集團的檔案管理模式。采用“塊團”結合，塊就是指集團駐地的檔案行政管理部門依照國家的有關檔案工作的法律和法規(guī)對集團企業(yè)的檔案工作進行監(jiān)督和指導。團就是指企業(yè)集團對其所屬的緊密層、松散型企業(yè)負有的指導責任，在履行職責時可實行“三加強三不管”的工作方針，即加強宏觀監(jiān)督指導、不管具體事務；加強制度建設、不管業(yè)務操作；加強重要活動檔案的集中統(tǒng)一管理、不管一般事務性活動材料的歸檔。各下屬企業(yè)生產、經營、管理活動中形成的各類檔案自行收集、保管，這樣既方便歸檔工作的進行，又可以為各下屬企業(yè)檔案的利用提供快捷服務。 3.集中與分散相結合管理。是指一部分的檔案，如文書檔案、科技檔案中的科研檔案、基建檔案，會計檔案等歸檔后實行集中保管，集中利用，而另一部分檔案如生產活動中利用較頻繁的產品檔案、設備儀器檔案、工藝檔案等相關職能部門自行保管。此管理模式雖方便有關檔案的利用，但難以確保這些檔案的規(guī)范管理。采用這種方式還需要實行各部門自行管理的檔案必須形成的目錄，且需備份一套報給檔案室集中保管，其檔案的規(guī)范管理必須有嚴格的制度來保證。 4.寄存式管理。是指民營企業(yè)若由于人員精力不夠可將自身形成的檔案委托中介機構進行，若由于其檔案保管條件不好或管理不善可將自身形成的檔案寄存到地方檔案館或檔案中介機構。此管理模式適宜于小企業(yè)和初創(chuàng)企業(yè)。 三、多元化檔案管理模式必然性與可行性 1.民營企業(yè)的發(fā)展需要檔案規(guī)范管理。任何一個企業(yè)要保持持續(xù)發(fā)展的勢頭，都需要構造一個完善的管理體系；企業(yè)發(fā)展到一定階段，企業(yè)核心能力的培育并不僅僅是技術上的問題，更需要有規(guī)范的管理做支撐，即向管理要效益。 2.民營企業(yè)檔案的規(guī)范管理需要檔案行政管理部門的宣傳、引導、服務。首先要大力宣傳民營企業(yè)檔案的重要性，引起民營企業(yè)法人對檔案工作的重視。二是要考慮民營企業(yè)的特殊性。在業(yè)務工作中要遵循效益原則、適用原則和自主性原則，要從提供政策、提供技術，提供服務著手，注重引導，做好主動服務，無償服務。三是發(fā)揮中介作用。要幫助民營企業(yè)規(guī)范檔案，使檔案排列有序，編目規(guī)范。對保管條件欠缺的企業(yè)提供檔案保管的寄存業(yè)務，實現民營企業(yè)檔案工作的服務社會化。 3.民營企業(yè)檔案的規(guī)范管理需要典型示范，逐步推進，分類指導。面對民營企業(yè)量多面廣、地域分散的情況，我們將依托各地工商聯合各行業(yè)協(xié)會組織，建立區(qū)域性或行業(yè)性民營企業(yè)檔案工作協(xié)作組，設置不同區(qū)域和不同行業(yè)的檔案管理協(xié)會。爭取在一個區(qū)域范圍內或同一行業(yè)中以點帶做面，循序漸進，建立和健全全市民營企業(yè)檔案工作。 總之，加強企業(yè)檔案工作，實行多元化的管理模式是檔案行政管理部門探索的新課題。我們要大膽實踐，努力探索出一條具有舟山特色的企業(yè)檔案工作的新路子，推進企業(yè)檔案工作的持續(xù)健康發(fā)展。 參考文獻 1張斌.對我國企業(yè)檔案管理困惑的思考J.北京檔