企業(yè)檔案管理的措施和效果分析.doc

企業(yè)檔案管理的措施和效果分析 文/廣東省湛江農墾局韋海貞 【摘要】本文分析了企業(yè)檔案管理存在的問題，探析了企業(yè)檔案管理的有效措施以及效果，旨在為企業(yè)的檔案管理人員提供一定的參考。 關鍵詞企業(yè)檔案管理；措施；效果 企業(yè)的檔案管理是一項龐大、復雜、繁瑣的工作，尤其是對于一些大型的企業(yè)來說，想要做好企業(yè)的檔案管理工作是相當困難的，這就導致許多企業(yè)的檔案管理工作存在一些問題，亟須采取有效的措施進行處理。因此，文章針對企業(yè)檔案管理措施以及效果的分析具有非常重要的現實意義。 一、企業(yè)檔案管理存在的問題分析 （一）企業(yè)檔案管理部門缺乏先進的軟件設備。目前，我國許多企業(yè)的檔案管理依然采用最基本的檔案管理軟件，即采用局域網的軟件形式，該種軟件的弊端在于不能夠實現跨區(qū)域的管理，導致該種現象的原因是企業(yè)不重視企業(yè)檔案管理工作，同時也沒有投入相應的資金進行軟件建設，導致檔案管理軟件和設施相對落后。 （二）企業(yè)檔案管理制度不健全。企業(yè)檔案管理制度不健全主要表現在以下幾個方面：其一，檔案管理制度不合理；其二，檔案更新不規(guī)范、不及時；其三，檔案管理人員不規(guī)范。這就導致企業(yè)的檔案管理形同虛設。 （三）企業(yè)檔案管理缺乏后續(xù)更新。隨著企業(yè)的發(fā)展，員工數量的增加、企業(yè)高層的變動等，檔案管理工作需要及時更新，但是一些企業(yè)對新進基層員工的檔案管理缺乏效力，管理效果并不理想。 二、企業(yè)檔案管理的有效措施以及結果分析 （一）創(chuàng)建完善的檔案管理制度。企業(yè)在檔案管理過程中，創(chuàng)建完善的檔案管理制度，當制度設定之后，企業(yè)管理者以及所有員工都應該按照制度來處理檔案問題，任何人都不能隨意借用檔案。此外，還應該創(chuàng)建檔案管理委員會，負責檔案的安全保管、借用、更新等工作。通過創(chuàng)建完善的檔案管理制度，能夠有效地約束某些人非法用檔、擅自借檔案或者借用檔案逾期不換的現象，實現檔案管理的條理化和制度化，同時促進企業(yè)檔案的良好發(fā)展，為企業(yè)選用人才提供更可靠的依據，保證企業(yè)能夠人盡其才。 （二）做好檔案的信息化建設。隨著互聯(lián)網技術以及計算機技術等快速地發(fā)展（例如職位識別技術、語音識別技術、密碼計算技術等），在一定程度上增加了文件資料的安全性與保密性。因此，企業(yè)檔案管理應該與時俱進，檔案管理軟件應該不斷地更新，通過借助掃描儀器、計算機等設備實現對檔案管理的網絡化管理，能夠顯著提高檔案管理效率。同時，檔案管理的軟件實現網絡化，即使不在同一個地區(qū)，甚至不在一個國家，通過網絡能夠實現對整個檔案庫的管理，這樣能夠拋開地域的限制，實現檔案資源的共享，實現檔案管理的系統(tǒng)化。目前，我國許多企業(yè)都利用計算機技術、互聯(lián)網技術創(chuàng)建了電子文檔，并且隨著我國以及世界性電子文檔和網絡建設的不斷發(fā)展與改進，世界范圍內的電子檔案信息的共享已經成為一種必然趨勢，檔案資源的利用程度也會隨之實現最大化，從某種程度上表明，這是企業(yè)檔案管理發(fā)展的一種必然結果。 （三）加大資金投入。企業(yè)的檔案管理工作和其他管理一樣，都需要資金的支持，隨著企業(yè)規(guī)模的擴大、人數的增加，企業(yè)的檔案以及相關的信息都在增加，企業(yè)現有的檔案管理設備、儀器以及資金等都不能滿足企業(yè)發(fā)展的實際需求。因此，這就需要企業(yè)增加資金投入，購置一些打印機、掃描儀以及其他功能的設備，這樣不僅能夠降低檔案管理工作人員的工作強度和難度，還能夠為企業(yè)目的性的實現提供可靠的技術支持。此外，企業(yè)的檔案管理水平在一定程度上體現了企業(yè)的總體管理水平，是展現一個企業(yè)精神風貌的窗口，做好企業(yè)的檔案管理工作，能夠將其最大作用發(fā)揮出來。由此可見，加大資金投入力度，對于企業(yè)的發(fā)展具有非常重要的作用，應該引起企業(yè)領導層的重視。 （四）加強培訓，提高檔案管理人員的綜合素質。目前，企業(yè)檔案管理人員分為兼職和專職，對于專職崗位與兼職崗位應該進行明確分工，對于檔案管理人員進行定期的培訓和再教育，一方面學習檔案管理的新理論、新方法，同時還應該學習網絡知識、計算機技術以及使用檔案軟件，此外還應該學習檔案管理的相關法律、法規(guī)，這樣能夠保證每一個檔案管理人員充分、全面地了解檔案法。此外，檔案管理人員還應該加強溝通和交流，這樣能夠相互學習其他檔案管理人員的先進經驗，不斷總結工作經驗，不僅能夠提高檔案管理人員的綜合素質，還能夠提高團隊意識，有效地提高檔案管理效率。此外，通過對檔案管理人員進行合理、明確的分工，能夠保證各司其職，并做好自身的基礎性工作，同時不斷地學習檔案管理的先進理念以及方法，相互交流、溝通以及總結經驗，有利于檔案管理團隊的建設以及提高團隊工作能力。 參考文獻： 1王道英.企業(yè)檔案管理的措施