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商務(wù)郵件書寫格式及基本禮儀,制作人:lqj制作日期:2011.3.29,目錄,一、商務(wù)郵件概述二、基本禮儀1、郵件主題2、收件人3、寒暄語4、郵件內(nèi)容5、結(jié)束語6、署名三、注意事項四、郵件常用語句五、布置任務(wù),2,商務(wù)郵件概述,商界人士在使用電子郵件對外進(jìn)行聯(lián)絡(luò)時,應(yīng)當(dāng)遵守一定的禮義規(guī)范,如何正確使用電子郵件,撰寫規(guī)范的商務(wù)Email,順利的進(jìn)行對外聯(lián)絡(luò)。撰寫郵件有三種方式:寫郵件、回復(fù)郵件、轉(zhuǎn)發(fā)郵件。三種方式各有所長,但在撰寫格式方面都分為郵件主題、收件人地址、寒暄語、郵件內(nèi)容、結(jié)束語、署名。,3,目錄,一、商務(wù)郵件概述二、基本禮儀1、郵件主題2、收件人3、寒暄語4、郵件內(nèi)容5、結(jié)束語6、署名三、注意事項四、郵件常用語句五、布置任務(wù),4,郵件主題,必須寫郵件主題在寫商務(wù)郵件的時候,如果不寫郵件主題,有人會認(rèn)為這封郵件不重要。而且甚至有人甚至不看這封郵件。所以在寫商務(wù)郵件的時候最好寫郵件主題。主題要明確、精練與內(nèi)容相關(guān)主題要明確、精練與內(nèi)容相關(guān),表達(dá)出對方需要了解的信息,將郵件內(nèi)容概括為1-2個詞匯,而且可以區(qū)分對同一事物的不同信息,讓人一望即知,以便對方快速了解與記憶。如果郵件比較緊急、重要,最好在郵件名稱的前面注明“緊急”、“重要”。“關(guān)于XX項目的交卷日期”X“您好”,5,收件人,在寫商務(wù)郵件的時候,部分人可能不會寫收件人的公司名稱和部門名稱。但是,為了自己方便尋找郵件及郵件分類,最好注明收件人的公司名稱、部門名稱以及對方的姓名,尤其在給日本客戶發(fā)送商務(wù)郵件時,一定要這么做。例:株式會社,開發(fā)部先生/女士。傳送電子訊息之前,確認(rèn)收信對象是否正確,以免造成不必要的困擾。CC(抄送)與BCC(密送、暗送)在必要和確定的情況下,抄送給相應(yīng)需要知道進(jìn)展情況的人員。督導(dǎo)抄送給直接主管和項目總監(jiān)。在收件人(To)、抄送(CC)和密送(BCC)的地址輸入框內(nèi),可以輸入對方的E-mail地址(當(dāng)有多個地址時用逗號或分號分隔);也可以分別點(diǎn)擊每個輸入框前的藍(lán)色鏈接打開“通訊錄”窗口,選中所需的聯(lián)系人或小組,單擊“確定”按鈕,將所選地址添加到輸入框。需要說明的是,收件人可以看到“抄送CC”中的地址,但看不到“密送BCC”中的地址。如果不希望別人看到一大串的郵箱地址,可以選擇“獨(dú)立發(fā)送”。,6,寒暄語,在寫商務(wù)郵件的時候,需要寫寒暄語。例:承蒙您的關(guān)照。我是XX公司的督導(dǎo)XX,XX項目由我負(fù)責(zé)。,7,郵件內(nèi)容(1),在寫郵件內(nèi)容的時候,郵件內(nèi)容一定不要過多。郵件內(nèi)容超過80個文字時,有的郵件可能不會自動換行。如果1行的郵件內(nèi)容過長,對方讀這封郵件的時候可能會不方便,所以在寫郵件內(nèi)容的時候,每行控制在35字左右。為了使郵件內(nèi)容清晰明了,每56行為一段落,各個段落之間要插入一行空行。在線溝通講求時效,所以電子郵件的內(nèi)容力求簡明扼要,并求溝通效益。稱呼,正文,結(jié)束,署名/簽名四點(diǎn)要盡量完整。稱呼1)如果有收件人的姓名的話,可以讓對方感覺更加友好。2)若知道對方的性別可以用:*先生、*小姐、*女士。3)如果知道對方的身份可以用:*總經(jīng)理、*經(jīng)理、*董事長、總、董、經(jīng)理。,8,郵件內(nèi)容(2),正文做到主題明確,語言流暢,內(nèi)容簡潔。在撰寫正文時還應(yīng)注意以下幾點(diǎn),以示禮貌和尊重,以免造成不必要的困擾。1)在撰寫英文信函時,只對一兩個詞進(jìn)行大寫以示強(qiáng)調(diào),全篇都用大寫是不禮貌的。在撰寫中文的時候,只對部分以示強(qiáng)調(diào)的詞采用加粗等方式。2)不要在信件中發(fā)泄不滿,應(yīng)面對面的解決。3)回復(fù)信件時,有必要加上部分的原文,以方便對方了解回信內(nèi)容。4)若摘錄的原文很長,應(yīng)先把回復(fù)內(nèi)容放到前面,原文內(nèi)容在后。5)在收件人明白其意時,可使用俚語或縮寫。6)如果有附件,應(yīng)該在正文處說明附件的內(nèi)容和用途。附件添加演示,附件太大可以用QQ郵箱的超大附件發(fā)送(1G以內(nèi)),9,結(jié)束語,不同的郵件內(nèi)容,最好使用不同的結(jié)束語。1)如果可提供好的選擇,應(yīng)在結(jié)尾處提出。如:請您考慮,有任何需要咨詢,請電話或EMAIL聯(lián)系我。2)最好的結(jié)尾要著眼未來。如:希望我們能夠達(dá)成合作。3)結(jié)尾應(yīng)顯示誠懇:如:感謝您抽空洽談。,10,署名(1),在寫商務(wù)郵件的時候,一定要寫署名。公司統(tǒng)一署名:簽名設(shè)置演示,11,署名(2),在寫商務(wù)郵件的時候,一定要寫署名。公司統(tǒng)一署名:,12,目錄,一、商務(wù)郵件概述二、基本禮儀1、郵件主題2、收件人3、寒暄語4、郵件內(nèi)容5、結(jié)束語6、署名三、注意事項四、郵件常用語句五、布置任務(wù),13,注意事項(1),1、亂碼現(xiàn)在有很多不同的郵件軟件,有的郵件有HTML格式,有的郵件不能正常顯示漢字。在使用郵件軟件的時候請做適當(dāng)?shù)脑O(shè)定之后,再發(fā)送郵件。2、附件最好不要將Word文檔、Excel文檔、圖像等直接添加到郵箱的附件中??赡芤驗閃ord文檔、Excel文檔等的版本不同,對方無法正常使用該文檔。而且,即使Word文檔、Excel文檔等的版本相同,那些文檔中可能有病毒,這樣對方的電腦可能會有感染病毒的危險。附件最好使用誰都能用的文檔。而且添加的附件最好控制在100K左右。超大附件用QQ郵箱發(fā)。3、CC、BCC在發(fā)送商務(wù)郵件的時候,一定要CC或者BCC給相關(guān)人員。督導(dǎo)抄送給直接主管和項目總監(jiān)。4、發(fā)郵件無subject主題,或者隨便找一個以前的郵件直接回復(fù)一下。后果:以前的郵件是針對以前的某一件事情,郵件正文和主題都和現(xiàn)在的事情無關(guān),導(dǎo)致收件人一頭霧水,無法快速辨認(rèn)。,14,注意事項(2),5、郵件下方無簽名(包括人名,公司名字,聯(lián)系方式等)或者只有中文名。建議大家都取一個英文名。后果:導(dǎo)致收件人不知道你是誰?要知道,客戶會接觸,聯(lián)系很多地區(qū)的不同代理,你在一段時間沒有和客戶聯(lián)系后,突然發(fā)過去個郵件,對方很難判斷你是誰?來自什么地方的什么公司?6、郵件的發(fā)件人不要用中文。如聯(lián)想公司張三zhangsan,“聯(lián)想公司張三”很有可能會在買家那里顯示亂碼,哪怕不是亂碼,對方也不一定可以看懂中文。7、客戶如果已經(jīng),把郵件抄送給第二個人,或者抄送給2個人以上(可能是客戶的同事或者主管),你回復(fù)的時候要按“replyall(恢復(fù)全部)”,而不要只回復(fù)發(fā)件的那個人??蛻舭l(fā)郵件的目的是希望多個人了解到目前此事的進(jìn)展情況,你有義務(wù)回復(fù)全部的人。如果是單獨(dú)向客戶反映深圳的執(zhí)行情況,不涉及其他城市代理的話,可以只抄送客戶方的抄送地址,不回復(fù)其他城市代理。,15,注意事項(3),8、回復(fù)客戶郵件的時候要”replywithallhistory”,不要把歷史記錄刪除,否則客戶不知道先前發(fā)生的事情和交流的內(nèi)容。也不要隨意改變郵件的主題。一件事情,一個項目的郵件要保持一個郵件主題。同樣,不應(yīng)該給客戶看到的內(nèi)容需要刪除再發(fā)送。9、不要用晦澀難懂的縮寫,我們不是在發(fā)電報。如hv:have等。以免產(chǎn)生誤解,也不要用俚語。10、如果事情比較復(fù)雜,繁多的話,可以用1234注明。表達(dá)要簡潔,直接,明確。不要把很多事情寫在一段中,顯得非常冗長,沒有條理性。11、不要用過多的感嘆號。你在一個郵件中用了過多的感嘆號,效果是和你一個都不用是一樣的。12、每一段中間要空一行,方便別人閱讀。13、如果你是初學(xué)者,學(xué)習(xí)模仿以英語為母語的客戶的寫郵件方式也不失為一種有效的方法。,16,目錄,一、商務(wù)郵件概述二、基本禮儀1、郵件主題2、收件人3、寒暄語4、郵件內(nèi)容5、結(jié)束語6、署名三、注意事項四、郵件常用語句五、布置任務(wù),17,郵件常用語句(1),1.Pleaseacceptourthanksforthetroubleyouhavetaken.有勞貴方,不勝感激。2.Weareobligedtothankyouforyourkindattentioninthismatter.不勝感激貴方對此事的關(guān)照。3.Wetenderyouoursincerethanksforyourgeneroustreatmentofusinthisaffair.對貴方在此事中的慷慨之舉,深表感謝。4.Allowustothankyouforthekindnessextendedtous.對貴方之盛情,不勝感謝。5.Wethankyouforthespecialcareyouhavegiventothematter.貴方對此悉心關(guān)照,不勝感激。6.Weshouldbegratefulforyourtrialorder.如承試訂貨,不勝感激。7.Weshouldbegratefulforyourfurnishingusdetailsofyourrequirements.如承賜示具體要求,不勝感激。10.Wearegreatlyobligedforyourbulkorderjustreceived.收到貴方大宗訂貨,不勝感激。11.Weassureyouofourbestservicesatalltimes.我方保證向貴方隨時提供最佳服務(wù)。12.Ifthereisanythingwecandotohelpyou,weshallbemorethanpleasedtodoso.貴公司若有所需求,我公司定盡力效勞。13.Itwouldgiveusagreatpleasuretorenderyouasimilarserviceshouldanopportunityoccur.我方如有機(jī)會同樣效勞貴方,將不勝欣慰。,18,郵件常用語句(2),14.Wesparenoeffortsinendeavoringtobeofservicetoyou.我方將不遺余力為貴方效勞。15.Weshallbeverygladtohandleforyouatverylowcommissioncharges.我方將很愉快與貴方合作,收費(fèi)低廉。16.Wehavealwaysbeenabletosupplythesefirmswiththeirmonthlyrequirementswithoutinterruption.我方始終能供應(yīng)這些公司每月所需的數(shù)量,從無間斷。17.Wetakethisopportunitytore-emphasizethatweshall,atalltimes,doeverythingpossibletogiveyouwhateverinformationyoudesire.我們借此機(jī)會再此強(qiáng)調(diào),定會盡力隨時提供貴方所需的信息。18.Wearealwaysinapositiontoquoteyouthemostadvantageouspricesforhigherqualitymerchandise.我們始終能向貴方提供品質(zhì)最佳的產(chǎn)品,報價最為優(yōu)惠。19.Thisplacesourdealersinahighlycompetitivepositionandalsoenablethemtoenjoyamaximumprofit.這樣可以使我方經(jīng)營者具有很強(qiáng)的競爭力,還可獲得最大的利潤。20.Anyquestions,pleasedonthesitatetoletmeknow有任何問題,歡迎和我們聯(lián)系21.Lookforwardtoyourfeedbacksandsuggestionssoon期待你的反饋和建議22.Feelfreetogiveyourcomments.請隨意擔(dān)出你的建議。大家可以學(xué)習(xí)一

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