證券公司行政印章管理暫行辦法

證券公司行政印章管理暫行辦法 第一章 總則 第一條 為規(guī)范公司行政印章的刻制、使用、管理和停用，特制定本辦法。 第二條 國泰君安證券股份有限公司行政印章是指經批準刊以單位法定全稱的公司、分公司及其它分支機構的行政公章和專用于業(yè)務的人名用章，是行使權力和承擔法律責任的標志。行政公章包括正式印章和專用印章。 其中： （一）正式印章 :指公司章、董事會章、監(jiān)事會章以及公司所屬分支機構印章。 （二）專用印章 :指公司財務專用章、人事專用章、各業(yè)務管理委員會章、董事會辦公室章、總裁辦公室章、監(jiān)事會辦公室章、保衛(wèi) 工作專用章以及分支機構財務專用章、分公司人事專用章等用于指定用途的印章。 （三）人名用章 :指以公司法定代表人、分支機構負責人以個人名義刻制的用于公務的簽名章或印鑒章。 第三條 公司發(fā)布或報送文件使用公司正式印章；分支機構發(fā)布或報送文件由其辦公室統(tǒng)一辦理，使用本單位正式印章。公司各部門與機構簽署業(yè)務合同、協議一律使用公司章；分支機構對外用章按規(guī)定使用分支機構正式印章或公司章。在公司授權的情況下，各分支機構簽署業(yè)務合同協議可使用本機構正式印章。 第四條 公司印章的主管部門為總裁辦，其主要職責是：擬訂行政印章 管理規(guī)章制度，經批準后組織實施；管理公司總部各類印章的申請刻制；對公司各類印章、分公司正式印章管理和使用的監(jiān)督；公司總部各類停用印章及分公司停用的正式印章的封存和銷毀。 第五條 公司會計部是公司總部財務專用章及印鑒章的使用和保管部門，其主要職責是：在授權范圍內使用上述印章并按公司印章管理規(guī)定妥善保管印章。 各分支機構的財務負責人應根據國家財務管理規(guī)定，在公司授權范圍內負責使用和管理其財務專用章及分支機構人名章，按公司印章管理規(guī)定保管相關印章，并接受上級主管部門和分支機構負責人的監(jiān)督。具體監(jiān)督辦法另行制訂。 第六條 分支機構辦公室是該單位的印章綜合管理部門，其主要職責是：管理本單位各類印章的刻制，印章（除財務專用章外）的使用、管理和監(jiān)督；停用專用印章、人名章的封存和銷毀。 分公司辦公室負責對所屬營業(yè)部正式印章的管理和使用進行監(jiān)督。 第七條 印章的使用范圍 （一）國泰君安證券股份有限公司印章： 發(fā)送正式公文、電函、傳真件等； 報送或下達各類業(yè)務計劃、業(yè)務報表、財務報表等； 授權委托書、人事任免、勞動合同、對外介紹等； 簽定重要業(yè)務合同、協議等； 上崗證、先進集體和個人榮譽證書等； 需 要代表本單位加蓋行政公章的其他批件、文本、憑證、材料等。 （二）董事會、監(jiān)事會印章使用根據公司章程規(guī)定的范圍及職權行使。 （三）分公司和營業(yè)部印章使用范圍，為根據公司、分公司的授權用于第七條第（一）款的全部或部分項目。 （四）各業(yè)務管理委員會印章使用范圍 1在其職權范圍內，與公司內部對口業(yè)務部門的電文、通知、函件等工作聯系； 2用于對外工作介紹信和授權范圍內的工作函件等。 （五）其他專用章根據公司有關業(yè)務規(guī)定使用。 第八條 各類印章的規(guī)格、材質、刊文內容和字體 （一）規(guī)格和材質 公司印章、董事會印章 、監(jiān)事會印章，外直徑為 45毫米； 2公司專用章（除財務專用章外）和分公司印章，外直徑為 42毫米； 3分公司人事專用章和營業(yè)部印章，外直徑 40毫米。 以上印章全為圓形，帶五角星，塑質。 4財務專用章、人名章的規(guī)格、材質根據有關主管機關的規(guī)定執(zhí)行。 （二）刊文內容和字體 各級單位印章的部門刊文名稱，應嚴格與有關批準單位所規(guī)定的全稱相一致。 各級單位正式印章刊文名稱，應自左向右環(huán)行。 公司專用章（除財務專用章外），上端單位全稱刊文自左向右環(huán)行，下端專用名稱刊文橫行。 民族自治地方的分公司或營 業(yè)部印章，應當并刊漢字和當地通用的民族文字。 各級印章的印文，必須使用由國務院頒布的簡體字，字體為標準宋體。 第二章 印章的刻制 第九條 印章刻制和更換的申請和審批 （一）公司印章、董事會和監(jiān)事會印章，由公司總裁辦根據有關單位核發(fā)的證、照及有關批準文件制發(fā)。 （二）分公司、營業(yè)部印章，由分公司、營業(yè)部根據有關批準單位核發(fā)的證、照及有關批準文件制發(fā)。 （三）各類專用章應依照本辦法第一章第二條規(guī)定的范圍制發(fā)。公司內部各部門之間信函往來，以部門負責人簽字或內部網上部門信箱為準。若部門因工作需要而要求刻 制印章，應另行申請，限定使用范圍，經公司領導批準后方可刻制。 （四）印章不能繼續(xù)使用的，使用單位應向上級單位提出書面制發(fā)申報。 第十條 印章的刻制 公司總部各類印章由總裁辦到公安機關辦理有關手續(xù)后在公安機關指定的專營單位刻制。 分支機構的各類印章由各分支機構提出申請，經公司總裁辦與相關業(yè)務主管部門同意后刻制，印模交由公司總裁辦和相關業(yè)務主管部門留存。 第十一條 公司總裁辦、分支機構辦公室應指定專人負責印章的刻制。 第三章 印章的頒領及啟用 第十二條 印章的頒領 領取印章時，制發(fā)單位應查驗領取人身份，領用人應在制發(fā)單位的印章登記簿內登記印模并逐項完整填寫。 第十三條 印章的啟用 印章啟用前應以附有印模的正式文件報告主管機關，通知有關單位。舊印章報廢啟用新印章，應速將原印章繳還制發(fā)單位。制發(fā)單位應做好交接記錄，并上報或通知有關部門和有關單位。 第四章 印章的管理和使用 第十四條 印章管理部門 董事會章、法定代表人簽名章由董事會辦公室負責管理；公司章由總裁辦公室負責管理；公司人事專用章由人力資源部負責管理；公司法定代表人印鑒章、財務專用章由公司會計部負責管理 ；各業(yè)務管理委員會印章由各委員會指定專人管理；其他專用章由相應部門專人管理。 分支機構的正式印章由其辦公室負責管理 ；財務專用章、負責人章由會計部負責管理；分公司人事專用章由分公司人事部負責管理。 第十五條 印章的保管 各級單位對印章的保管，應實行印章專人保管、負責人印章與財務專用章分管制度，并嚴格執(zhí)行保管人交接制度。 正式印章、人事專用章啟用前有關部門應將印章保管人員名單報公司主管部門備案。印章使用過程中，保管人員如有變動，應在變動當日內通知公司主管部門。 3分支機構啟用負責人章、財務負責人章前 ，應將該印章保管人員名單分別報上級主管部門和該單位辦公室備案。印章使用過程中，保管人員如有變動，應在變動當日內通知上級主管部門和該單位辦公室。 4印章保管人因故臨時請假，須更換印章保管人。單位領導應指定臨時保管人，并做好交接記錄。 5印章頒發(fā)單位和使用單位均須把已啟用的各類印章印模，批準啟用的有關文件立卷歸檔，永久保存。 6印章應存放在安全、保密處。 第十六條 印章的使用 （一）嚴格執(zhí)行審批制度。除領導核簽批準的文件外，在使用正式印章前必須填寫印章使用申請單 ,進行審批。 1使用董事會章、法定代表 人簽名章須經董事長或其授權委托人批準，由董事會辦公室辦理。 2使用公司章經部門負責人審核，按規(guī)定權限報正、副董事長或正、副總裁審批后交總裁辦公室辦理；經總裁明確授權總裁辦主任的事宜 ,經總裁辦主任審批后辦理。 3使用專用印章由公司主管部門審批辦理； 4公司其他印章、分支機構印章的使用按有關規(guī)定審批辦理。 （二）嚴格執(zhí)行用印登記制度。用印時，印章保管人員必須在印章使用登記簿內做好記錄，并將印章使用申請單存檔，作為用章備查依據，重要文件用章后應同時保留一份原件或復印件備查。 （三）嚴格執(zhí)行保管及程序 制度 1各類印章不得攜帶外出使用。確因工作需要，欲將印章帶出單位使用的，必須經單位主管領導批準。由印章保管人親自到場（兩人以上）監(jiān)印。 2遇有業(yè)務需要急須用印的，印章保管人應事先征得單位主管領導同意，方可用印，但事后必須補辦手續(xù)。 3印章保管人必須嚴格按有關用印規(guī)定和操作程序進行。對無手續(xù)或手續(xù)不全的、不符合用印規(guī)定或違反操作程序的，印章保管人有權拒絕使用印章。 4各類印章使用、保管、審批憑證應按年度裝訂成冊，立卷歸檔保存。 第五章 印章的停用 第十七條 印章內容需要變更或機構終止時，應停止 使用有關印章并予以封存或銷毀。 第十八條 因印章內容變更或機構終止而停止使用印章時，印章管理部門在印章停用五日內，由保管人寫出印章停用說明，經部門領導簽字后上報主管單位。 第十九條 停用的印章，按分級管理原則報批后，由上級主管單位銷毀或封存。 第六章 對違反本規(guī)定行為的處罰 第二十條 對下列違反本管理辦法的行為人員，將給予批評、警告、嚴重警告、記過、記大過、留司察看等紀律處分： （一）印章保管不善，造成印章丟失的； （二）未經有關審批人批準，擅自用印的； （三）超越職權范圍、業(yè)務范圍