辦公室主任年度工作總結(jié)

辦公室主任年度工作總結(jié) 第一章 2010 年工作回顧 2010 年可以說是非常不平凡的一年，在這一年當(dāng)中，中國人經(jīng)歷了很多的事情，有雪災(zāi)、地震、有北京奧運(yùn)會(huì)的成功舉辦、有眼下正在肆虐的金融危機(jī)等等。作為一名普通的中國人，我們的心伴隨著所發(fā)生或正在發(fā)生的事情一起躍動(dòng)；作為一個(gè)有社會(huì)責(zé)任感的企業(yè) 某某汽車集團(tuán)，我們?yōu)閲医?jīng)歷的苦難，默默獻(xiàn)出我們的愛心，為祖國取得的輝煌成就，我們一起喝彩，一起歡呼！ 回顧 2010，我們感慨萬千；回顧 2010，我們倍感驕傲和自豪！ 我想，作為一名普通的員工，我們個(gè)人的 能力非常有限，而回饋社會(huì)最好、最樸素的方式就是做好自己的本職工作。 我現(xiàn)在代表辦公室就 2010 年辦公室的工作情況向各位領(lǐng)導(dǎo)、各位同仁做一個(gè)書面匯報(bào)，請各位領(lǐng)導(dǎo)批評、指正。 一：行政管理工作回顧 我們知道，行政管理的廣度，涉及到一個(gè)企業(yè)的全部運(yùn)作過程；行政管理的深度，又涉及到許多局外人難以想象的細(xì)微末節(jié)；行政管理的重要，是因?yàn)樗穷I(lǐng)導(dǎo)和各部門、眾員工之間的橋梁；行政管理的敏感，是因?yàn)樗婕暗矫總€(gè)人的切身利益。 行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務(wù)。 概括起來說，行政管理在企業(yè)中主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能；其中管理是主干，協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)是根本。究而言之，行政管理的實(shí)質(zhì)就是服務(wù)，我們正是按照這一理念推進(jìn) 2010年辦公室的各項(xiàng)工作的。 1：辦公室人員結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀 辦公室目前有 13 人，其中主任 1 人、文員 1 人、網(wǎng)管員 1 人、司機(jī) 1 人、保潔員 2 人、保安員 3 人、炊事員 3 人、水電工 1 人。 從辦公室人員的結(jié)構(gòu)來看，目前的人員編制相對合理，基本能夠擔(dān)當(dāng)起辦公室的所有工作職能，而且能正常運(yùn)轉(zhuǎn)。 從辦公室員工的文化層次來看，辦公室大專（含）文化程度僅有 3 人，占 23%，初高中（含）以下文化程度有 10 人，占 77%，其中還有 4 人是半文盲。 從年齡結(jié)構(gòu)來看，辦公室 40 歲以下有 2 人，占 15.3%， 40 歲以上有 11人，占 84.7%。 通過以上人員文化層次、年齡結(jié)構(gòu)來看，我們可以看出，辦公室人員結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出文化程度扁低、素質(zhì)不高、年齡老化現(xiàn)象。 要帶領(lǐng)好這樣的一支團(tuán)隊(duì)，而且要保證各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，絕非一件容易的事情。這就需要我們把握好員工的心理需求，真正了解員工所思、所想，真誠坦率，良好溝通，和他們交朋友。 我想，要真正扮演好辦公室主任這樣一個(gè)角色，這就需要辦公室主任首先要 具備“敏于行而慎于言”的素質(zhì)。“敏于行”即要手勤、腿勤、事事勤快，思維敏捷、考慮周全；“慎于言”即要以高度的責(zé)任感管好自己的言語，做好保密工作，盡量做到該講的話要講，不該講的話不講，切忌夸夸其談，言過其實(shí)。其次，要具備先做人，后做事的素質(zhì)。要想成為一名稱職的辦公室主任，必須具備“做人”的優(yōu)秀品質(zhì)。在做好人的基礎(chǔ)上再去認(rèn)真的做事。 由于辦公室主任工作接觸面較廣，對外代表著單位的形象，因此，妥善的處理一些事務(wù)顯得非常重要。“做人”反映了一個(gè)人的品質(zhì)，在工作和生活的方方面面，不僅要吃苦耐勞、愛崗敬業(yè)、待人和藹、 與人為善，還要在細(xì)節(jié)上、小事上注意自身的言行。 2：辦公室的日常工作管理 辦公室的日常辦公事務(wù)管理包括日常事務(wù)的計(jì)劃安排、組織實(shí)施、信息溝通、協(xié)調(diào)控制、檢查總結(jié)和獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等方面的管理工作。具體表現(xiàn)在：行政事務(wù)管理、后勤事務(wù)管理、費(fèi)用管理、制度建設(shè)、企業(yè)文化建設(shè)五大方面。 1）行政事務(wù)管理 a：印鑒管理 辦公室充分認(rèn)識(shí)到印章管理的重要性和嚴(yán)肅性，按照集團(tuán)辦公室的要求，加強(qiáng)了印鑒管理。每位印章的管理者都學(xué)習(xí)了集團(tuán)印章管理制度，簽定了印章責(zé)任書。每枚印章都有專人管理，專人負(fù)責(zé)。印章管理人員用印前 ，要求認(rèn)真審核，明確了解用印的內(nèi)容和目的，確認(rèn)符合用印手續(xù)后，在用印本上逐項(xiàng)登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，方可用印。在 2010 年沒有發(fā)生因?yàn)橛糜〔划?dāng)引發(fā)的責(zé)任事故。 b：資產(chǎn)管理 在 2010 年辦公室會(huì)同財(cái)務(wù)部一道先后兩次對公司的固定資產(chǎn)進(jìn)行了盤店。通過盤店，建立起了固定資產(chǎn)臺(tái)帳、低值易耗品臺(tái)帳，真正了解了自己的家底到底有多少。對新購置的固定資產(chǎn)，及時(shí)辦理入庫、出庫手續(xù)，并明確了資產(chǎn)的維護(hù)責(zé)任人。在目前，公司的固定資產(chǎn)做到了領(lǐng)用到人，責(zé)任到人。 c：檔案管理 檔案是公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種有 保存價(jià)值并歸檔集中保存起來的文件材料。它包括收（發(fā)）文件、會(huì)議文件、內(nèi)部文件、會(huì)議紀(jì)要、以及員工個(gè)人資料等等。 辦公室對公司的所有檔案進(jìn)行了分類整理，并建立起檔案目錄，且由專人負(fù)責(zé)管理。隨著檔案數(shù)量增多，有些檔案失去保存價(jià)值，也會(huì)對檔案按相關(guān)規(guī)定和流程及時(shí)進(jìn)行處理。 d：公文管理 對于集團(tuán)下發(fā)的各類文件、通知、精神、制度等等各類公文，辦公室均能做到一文一案，及時(shí)傳遞。每個(gè)文件都建立起紙制檔案和電子版本檔案，歸檔存放，并由專人負(fù)責(zé)保管。收文能做到先簽閱，后督辦完成。發(fā)文能做到按權(quán)限簽批后按流程傳遞。 我們在公文管理中嚴(yán)格把握以下幾點(diǎn)： 1：各部門要有專人負(fù)責(zé)文書處理工作。 2：加強(qiáng)對相關(guān)人員的保密紀(jì)律教育。 3：文書傳遞過程中必須辦理登記、簽收、注銷等手續(xù)，及時(shí)歸檔，以防流失 ）后勤事務(wù)管理 a：食堂管理 目前，食堂供應(yīng)著本店員工、某店員工及客戶的用餐，每天用餐人數(shù)在 160 人到 200 人之間。 在食堂管理方面 ,辦公室本著服務(wù)于員工 ,讓員工滿意的宗旨 ,努力做好食堂的后勤保障工作。在 10 年各項(xiàng)食品費(fèi)用上漲的情況下 ,盡力做好費(fèi)用的控制， 10 年食堂費(fèi)用沒有超標(biāo)。 由于員工來自各地，飲食習(xí)慣不同，加 上員工對伙食質(zhì)量期望較高，而伙食費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)有限，很難滿足方方面面的要求。因此， 10 年員工對食堂的滿意度不高 ,在 09 年辦公室將會(huì)圍繞“端正服務(wù)態(tài)度、提高服務(wù)質(zhì)量”這一指導(dǎo)思想，來提高員工對食堂管理方面的滿意度。 b：員工宿舍管理 目前我店的宿舍是本店員工、某店員工一起居住的，共有大小 6 個(gè)寢室， 26 名員工居住。需要安排住宿的員工都按流程填寫了員工住宿申請單，由辦公室統(tǒng)一安排住宿房間。在宿舍門禁管理、會(huì)客規(guī)定、宿舍安全管理方面，員工都比較配合辦公室的工作。但在宿舍衛(wèi)生管理上，是一個(gè)老大難問題。 由于各住宿 員工公司只配備了一張床，沒有其他配套的生活設(shè)施，再加上住宿員工大部分來自農(nóng)村，生活習(xí)慣不好，因此各寢室顯得雜亂無章，環(huán)境較差。在 2010 年要進(jìn)行重點(diǎn)改善。 c： 5s 管理 車間 5s 管理在售后部及辦公室的共同督促管理下，較以前有很大的改善。員工在作業(yè)過程中，大多數(shù)能按作業(yè)流程規(guī)范作業(yè)，有效的維護(hù)了車間的環(huán)境衛(wèi)生，臟、亂、差現(xiàn)象杜絕了。銷售部在展廳管理方面均能按照主機(jī)廠的要求進(jìn)行布置、陳列。辦公場所環(huán)境衛(wèi)生的清潔方面，辦公室的兩名保潔員也做了很多工作，有效的保證了公司的整體形象和舒適度。 d：網(wǎng)絡(luò)管理 為 保證公司業(yè)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室網(wǎng)管員能做到在第一時(shí)間出現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)故障現(xiàn)場，及時(shí)發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)存在的問題，及時(shí)維護(hù)修理，并建立起維修記錄。對公司 2010 年的經(jīng)營管理數(shù)據(jù)也及時(shí)的刻錄光盤，對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。 3）制度建設(shè) 任何一個(gè)企業(yè)都是把提高經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益視為最終奮斗目標(biāo)，為了實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，企業(yè)都必須建立一套完善的管理方式和方法，這項(xiàng)管理工作主要依靠建立、健全各項(xiàng)規(guī)章制度來實(shí)現(xiàn)。通過制度建設(shè)，規(guī)范員工的行為，為員工的行為選擇提供依據(jù)。 2010 年是集團(tuán)公司的制度年，先后制定、下發(fā)了一系列的規(guī)章制度。辦公室為了 培訓(xùn)方便，制作了制度 ppt 版本，還先后多次組織員工學(xué)習(xí)各項(xiàng)制度，管理人員還進(jìn)行了制度考試。 辦公室在集團(tuán)公司制訂的各項(xiàng)規(guī)章制度上，逐步完善了實(shí)施細(xì)則，先后修訂了辦公用品管理實(shí)施細(xì)則、服務(wù)明星管理辦法、食堂管理辦法、員工臨時(shí)外出登記實(shí)施辦法、員工宿舍管理實(shí)施辦法、個(gè)人績效考核實(shí)施細(xì)則等。辦公室不但狠抓制度的學(xué)習(xí)，也狠抓制度的落實(shí)執(zhí)行。在執(zhí)行過程中有什么疑問，及時(shí)向集團(tuán)辦公室、人力資源部請教、反饋。 4）企業(yè)文化建設(shè) u 積極參加了集團(tuán)公司舉辦的員工聯(lián)歡晚會(huì)。 u 舉辦了我店三周 年慶?；顒?dòng)。 u 組織員工參加了野外拓展訓(xùn)練活動(dòng)。 68 人。其中總經(jīng)理 1 人，占 1%；辦公室 13 人，占 19%；財(cái)務(wù)部 5 人，占 7%；銷售部 11 人，占 16%；售后部 29 人，占 44%；客服部 4 人，占 6%；配件部 5 人，占 7%。 性別構(gòu)成狀況：男性員工 43 人，占 63%；女性員工 25 人，占 37%。 年齡構(gòu)成狀況： 20 歲以下 1 人，占 1%； 21-30 歲之間 37人，占 55%； 31 歲 -40 歲之間14 人，占 21%； 41-50 歲之間 11 人，占 16%； 50 歲以上 5 人，占 7%。平均年齡 32歲。 文化程度狀況：本科 5 人，占 8%；大專 27 人，占 43%；中專 15 人，占 20%；高中 11 人，占11%；初中（含）以下 10 人，占 18%。 工齡構(gòu)成狀況： 1 年工齡（含）以下 25 人，占 37%； 1-2 年之間工齡 15 人，占 22%； 2-3年之間工齡 10 人，占 15%； 3-4 年之間工齡 11 人，占 16%。 4年以上工齡 7人，占 10%。 中層干部狀況：副經(jīng)理以上員工 6 人，占 9%；主管 6 人，占 9%；員工 56人，占 82%。 售后車間技術(shù)骨干狀況：售后車間共有 23 人，其中車間主管 1 人，占 4%；技術(shù)主管 1 人，占 4%；質(zhì)檢 1 人，占 4%；洗車工 3 人，占 13%；學(xué)徒工 6 人（含實(shí)習(xí)學(xué)生），占 26%；技工 2人，占 9%；技師 9 人，占 40%。 員工流失情況： 2010 年，我司員工流失率為 25.14%。詳細(xì)流失人員情況見表格，流失原因以前也做了一個(gè)詳細(xì)的分析，上報(bào)給了審計(jì)部，下面只做一個(gè)簡述。 2010 年員工流失匯總表 序號(hào) 1 月 2 月 4 月 5 月 6 月 7 月 8 月 9 月 合計(jì) 1 2 3 4 5 合 計(jì) 3 1 1 5 2 3 1 1 17 備注：員工流失率達(dá) 25.14%。 2：人力資源構(gòu)成分析 通過以上數(shù)據(jù)我們可以看出： 1）我司的人員構(gòu)成相對合理，能夠滿足產(chǎn)品銷售、生產(chǎn)經(jīng)營的需要。 2）從年齡構(gòu)成來看，平均年齡 32 歲， 40 歲以下的占 77%。這說明我司是一支年輕的團(tuán)隊(duì)，年輕人接受能力較強(qiáng)，愿意接受新鮮事物，思維比較活躍，富有朝氣和活力。 3）從文化程度的構(gòu)成情況來看，?？埔陨先藛T占 69.12%，公司員工文化程度較高，整體素質(zhì)良好。 4）從工齡情況來看，兩年以上的員工占 41%，三年以上的占 26%，這說明我們的員工流失率（ 25.14%）相對較大。員工流失主要原因在于有些員工好高騖遠(yuǎn)，希望在短時(shí)間內(nèi)獲得成就；有的希望通過個(gè)人創(chuàng)業(yè)實(shí)現(xiàn)自己的人生夢想；有的員工職位滿足程度得不到實(shí)現(xiàn)，例如對加工資、晉升、上司同事的關(guān)系不和諧，當(dāng)這些自認(rèn)為合理但不切合實(shí)際的需求得不到滿足時(shí)，員工流失了；有的員工因?yàn)椴荒苓m應(yīng)集團(tuán)的管理制度而離職。 5）從中層干部的比例來看，主管以上人員占 18%，員工占 82%，說明我們的管理構(gòu)架比較合理，屬扁平式結(jié)構(gòu)，沒有出現(xiàn)“管的人多，干的人少”現(xiàn)象。 6）從售后車 間技術(shù)骨干狀況來看，技術(shù)骨干占 52%，這就有效的保證了整體的技術(shù)水平和維修質(zhì)量。 3：人事行政管理回顧 1）招聘管理 辦公室能按照集團(tuán)招聘管理制度要求認(rèn)真履行招聘義務(wù)，對公司各部門提出的用人需求，按照招聘流程逐級(jí)上報(bào)審批，且能在最短的時(shí)間里能滿足各用人部門需求。在此感謝集團(tuán)人力資源部給予的大力支持。 2）人事檔案管理 在 2010 年辦公室與全體員工都簽定了勞動(dòng)合同，全體員工在入職時(shí)都建立了人事檔案，檔案資料按規(guī)定填寫，并對重要崗位進(jìn)行了從業(yè)背景調(diào)查。 3）培訓(xùn)管理 盡管每位員工的成功標(biāo)準(zhǔn)各有 不同，但追求成功卻是每位員工的終極目標(biāo)。因此，培訓(xùn)不僅是員工追逐的個(gè)人目標(biāo)，是員工夢寐以求的福利享受，也是企業(yè)義不容辭的義務(wù)和責(zé)任，更是企業(yè)激勵(lì)員工的頗為有效的激勵(lì)手段。給員工成長的空間和發(fā)展的機(jī)會(huì)，是企業(yè)挖掘員工潛力，滿足員工需求的重要表現(xiàn)。 辦公室根據(jù)各部門的培訓(xùn)需求及企業(yè)的整體需要建立了企業(yè)年度培訓(xùn)計(jì)劃，從基礎(chǔ)的安全培訓(xùn)、企業(yè)文化培訓(xùn)、管理制度培訓(xùn)，到銷售技巧培訓(xùn)、服務(wù)質(zhì)量管理培訓(xùn)、團(tuán)隊(duì)合作培訓(xùn)等等來滿足企業(yè)的需要。 內(nèi)訓(xùn)：辦公室要求各部門在每月底上報(bào)次月的培訓(xùn)計(jì)劃，并負(fù)責(zé)督促檢查各部門培訓(xùn)計(jì)劃的落實(shí)執(zhí)行。各培訓(xùn)部門對培訓(xùn)效果均按實(shí)際情況給予考核、評分，作為績效考核依據(jù)，考試試卷留辦公室存檔。 外訓(xùn)：對于主機(jī)廠或培訓(xùn)機(jī)構(gòu)組織的培訓(xùn)，辦公室按流程操作，先審核培訓(xùn)通知，與被培訓(xùn)員工簽定培訓(xùn)協(xié)議，員工接受培訓(xùn)后進(jìn)行轉(zhuǎn)訓(xùn)，最后方可報(bào)銷差旅費(fèi)用。 4）薪酬與績效管理 以業(yè)績?yōu)閷?dǎo)向，既是公司的經(jīng)營目標(biāo)，也是人力資源管理的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)是：“考核什么，就得到什么”。對股東而言，要的是利潤；對經(jīng)營者來說，要的是業(yè)績；對員工來說，要的是個(gè)人成就和個(gè)人發(fā)展。而這一切的基礎(chǔ)都取決于公司的經(jīng)營業(yè)績。因此，公司對業(yè)績的 考核，對考核目標(biāo)的設(shè)定，對考核標(biāo)準(zhǔn)的選擇，對考核內(nèi)容的要求均嚴(yán)格按集團(tuán)下發(fā)的績效考核管理制度以及考核辦法嚴(yán)格執(zhí)行 條件，加大管理力度和處罰措施。 5：安全管理方面存在隱患 我司目前的監(jiān)控系統(tǒng)由于老化等原因，有些監(jiān)控?cái)z像頭已經(jīng)沒有維修價(jià)值，失去效用，存在安全隱患。 改善措施：本著節(jié)約費(fèi)用的原則，能維修的設(shè)備以維修為主，對的確沒有維修價(jià)值的設(shè)備，采取比較采購方式，更換新的設(shè)備。 第三章 2010 年工作思路 一： 2010 年行政管理工作思路 辦公室不象業(yè)務(wù)部門一樣能給企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，但 它擔(dān)負(fù)著企業(yè)行政管理的組織實(shí)施、具體操作，是行政管理工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。所以，辦公室為達(dá)成 09 年工作目標(biāo)將遵循以下原則： 1：辦公室要依然兢兢業(yè)業(yè)、認(rèn)真細(xì)致地做好種種行政事務(wù)工作，把領(lǐng)導(dǎo)和員工從繁重、瑣碎的行政事務(wù)和生活瑣事中解脫出來。這樣他們就可以集中精力、輕裝上陣，研究市場形勢，考慮公司的發(fā)展，實(shí)施公司的經(jīng)營方針，解決公司所面臨的重大問題，以及專心做好每一筆重要業(yè)務(wù)等等。 2：建立健全和認(rèn)真執(zhí)行集團(tuán)公司的各項(xiàng)管理制度、崗位責(zé)任制度、工作程序、工作流程等，從而建立起辦公室良好的工作秩序。 3：努力 培養(yǎng)出一支高素質(zhì)、高效