檔案文件的分類排列與裝訂要求.doc

檔案文件的分類排列與裝訂要求檔案文件分類什么是分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機體系的過程。分類包括：選擇分類方法、制定分類方案、文件歸類等具體內(nèi)容。 （一）分類方法的選擇歸檔文件的分類,一般按照保管期限、年度、機構(gòu)或問題進行分類，并保持分類體系的穩(wěn)定。根據(jù)我區(qū)實際情況，規(guī)定了三種分類方法:（1）凡單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)比較穩(wěn)定健全、職責分工明確的，選擇保管期限年度機構(gòu)分類法；（如區(qū)委、區(qū)政府、區(qū)教委、區(qū)衛(wèi)生局等單位）（2）單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)比較簡單或職能交叉不便按機構(gòu)分類的，應(yīng)選擇保管期限年度問題分類法；（3）單位規(guī)模小，年底形成歸檔文件數(shù)量少的，應(yīng)采用保管期限年度分類法。檔案文件的排列（一）什么是歸檔文件的排列：歸檔文件的排列是指歸檔文件以件為單位,在分類方案的最低一級類目內(nèi)、按照事由結(jié)合時間、重要程度排列。（二）歸檔文件的排列要求（1）同一事由的歸檔文件,按文件形成時間的先后順序排列。（2）不同事由的歸檔文件,按不同事由形成時間的先后順序排列；根據(jù)實際需要,也可按責任者或承辦部門分別集中,或按不同問題分別集中排列。（3）會議文件、統(tǒng)計報表、簡報、刊物、處理信訪及紀檢監(jiān)察案件形成的材料等要分別集中排列。（4）對于未能按規(guī)定時間歸檔,且具有保存價值的文件材料,應(yīng)排列在相應(yīng)類別的最后。檔案文件的裝訂要求（1）歸檔文件裝訂前,必須對不符合要求的文件材料進行必要的修整,對破損的文件予以修裱；對字跡模糊或易退變的文件(永久、長期保存的)要進行復(fù)制,并附于原件后一并歸檔。 （2）對大于A4紙型規(guī)格的報表、圖樣等文字材料,應(yīng)按照A4紙型的尺寸加以折疊,盡量減少折疊層次,折痕處應(yīng)盡量位于字跡之外。 （3）歸檔文件按件裝訂。裝訂時,正文在前,底稿在后；正文在前,附件在后；原件在前,復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時,復(fù)文在前,來文在后；結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。有文件處理單的，應(yīng)放在最前面，可以作為首頁加蓋歸檔章。不同文字的文本，無特殊規(guī)定的中文文本在前，外文文本在后。 （4）裝訂前將“件”內(nèi)的各頁以左上側(cè)對齊，對永久、長期保存的歸檔文件,要去掉金屬物,文件材料薄的（一般掌握在5頁以內(nèi)）用化學膠棒粘貼左上角，文件材料一件較厚的,可采用三孔一線方法在左側(cè)裝訂，對于裝訂成冊不