合同管理制度_20111215(定稿).doc

內(nèi)蒙古中服實業(yè)有限公司合同管理制度第一章 總則第一條 為規(guī)范公司合同管理工作，確保公司簽訂的合同合法、有效，降低或避免因合同風(fēng)險帶來的經(jīng)濟損失，根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，特指定本辦法。 第二條 公司對外與法人、其他經(jīng)濟組織和自然人簽訂的合同，除應(yīng)當(dāng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)外，還應(yīng)遵守本制度。第三條 本制度所稱的“合同”是指以明確當(dāng)事人之間民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系為內(nèi)容的法律文件，包括：合同、協(xié)議、合約、訂單等。第四條 本制度所涉及到的全部合同必須采用書面形式。第五條 公司職能部門對外簽訂各類合同時，必須以“內(nèi)蒙古中服實業(yè)有限公司”的名義訂立。第六條 公司訂立的各類合同原則上不得訂立事后合同。未按照本制度規(guī)定而訂立、履行的合同，因此產(chǎn)生的法律責(zé)任由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)。第七條 公司投資性合同及重大合同由法定代表人或授權(quán)委托人負(fù)責(zé)簽署，其他經(jīng)營類合同由法定代表人授權(quán)的總經(jīng)理直接簽署，其他人員無權(quán)簽署合同。第二章 管理職責(zé)第八條 公司各部門應(yīng)確立以總經(jīng)理總負(fù)責(zé)、合同部及相關(guān)責(zé)任人共同監(jiān)控管理的合同管理機制，明確相應(yīng)職責(zé)，對合同進行歸類管理。第九條 公司各業(yè)務(wù)部門、合同管理人員及法律顧問有權(quán)依據(jù)各自職責(zé)對合同進行審核監(jiān)督，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)給予支持配合。第十條 公司合同管理實行承辦人責(zé)任制，承辦人對其職務(wù)行為負(fù)責(zé)并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第十一條 合同部是公司的合同綜合管理部門，其職責(zé)如下：（一）監(jiān)督公司合同管理規(guī)章制度的執(zhí)行。（二）協(xié)同相關(guān)部門參與合同洽談，并進行條款的擬定與修改，提交合同簽署授權(quán)人簽字生效。（三）審查合同條款的合理性和合法性，通知并配合公司法律顧問進行合同審查。（四）管理合同，建立合同檔案備案。（五）配合律師參與合同糾紛的仲裁、訴訟活動。第十二條 合同經(jīng)辦部門的職責(zé)公司合同經(jīng)辦部門包括除合同部以外的其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門。（一）負(fù)責(zé)簽約前對市場及客戶資質(zhì)、資信進行調(diào)查及合同履行能力進行評估。（二）參與合同洽談、論證合同的可行性。（三）檢查合同的履行情況。第十三條 合同審核審批人職責(zé) （一）合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人對合同發(fā)生的合理性、真實性負(fù)責(zé)審核（二）合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人對簽約內(nèi)容與企業(yè)經(jīng)濟利益要求的一致性進行審核，同時對資金使用的合理性、真實性負(fù)責(zé)審核。（三）財務(wù)部按照相關(guān)財務(wù)管理制度及職責(zé)進行資金把關(guān)審核。（四）公司法定代表人或授權(quán)委托的總經(jīng)理對合同條款及資金使用的合理性進行審核，對合同的訂立具有最終決定權(quán)。第十四條 在合同履行過程中，各相關(guān)部門的監(jiān)督職責(zé)：（一）合同經(jīng)辦部門的監(jiān)督職責(zé)1、各合同經(jīng)辦部門對各自負(fù)責(zé)的合同履行進行監(jiān)督、檢查，保證合同按照簽訂的相關(guān)條款執(zhí)行。2、合同履行過程中，如對方發(fā)生違約，應(yīng)立即采取應(yīng)對措施，并向公司負(fù)責(zé)人匯報。3、合同履行時如出現(xiàn)糾紛，在處理過程中，未經(jīng)公司總經(jīng)理授權(quán)，不得向合同對方作出實質(zhì)性答復(fù)或承諾。（二）財務(wù)部門的監(jiān)督職責(zé)1、合同款項符合公司統(tǒng)一的資金調(diào)度計劃。2、按合同條款審核并執(zhí)行結(jié)算業(yè)務(wù)。凡未按合同條款履約的、審核（含驗收）未通過的業(yè)務(wù)，有權(quán)拒絕付款。3、財務(wù)部門認(rèn)為需審核的其他內(nèi)容。第三章 合同訂立、審批程序第十五條 合同訂立程序包括：對市場及客戶資質(zhì)資信調(diào)查審查審核確定簽約方起草合同審核審批正式簽訂。第十六條 合同經(jīng)辦部門對市場及對方資質(zhì)資信調(diào)查的內(nèi)容包括：對擬簽約對象民事主體的基本情況、運營實力、技術(shù)和質(zhì)量指標(biāo)保證能力、市場信譽等方面進行調(diào)查，以確定其是否具有對合同的履約能力和獨立承擔(dān)民事責(zé)任的能力，并查證對方簽約主體的合法身份和企業(yè)資質(zhì)（企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼、稅務(wù)登記證、企業(yè)資質(zhì)證書、開戶許可證等副本原件和授權(quán)委托書的原件，并提供加蓋公章的復(fù)印件）。第十七條 合同經(jīng)辦部門審查審核通過后，由合同部配合相關(guān)負(fù)責(zé)人及專業(yè)人員參與起草或修改合同，并由律師進行合同審查。第十八條 對合同條款進行審核的內(nèi)容包括：簽約條款是否完整；文字表述是否準(zhǔn)確、合法；合同約定的權(quán)利義務(wù)是否明確；數(shù)量、金額等內(nèi)容是否標(biāo)示準(zhǔn)確；合同有關(guān)附件是否齊備等。第十九條 對于合同的審核意見各相關(guān)部門須簽署合同審核審批表（見附件一），作為審查審核過程中的記錄和憑證，由合同部留存并及時歸檔。第二十條 對于經(jīng)審核確認(rèn)簽訂的合同，由總經(jīng)理正式簽訂，合同部加蓋公司印章及騎縫章并及時整理歸檔。第四章 合同的履行第二十一條 合同依法成立后，即具有法律約束效力。合同執(zhí)行部門須積極行使合同所賦予的權(quán)利，履行合同所規(guī)定的義務(wù)。第二十二條 財務(wù)部應(yīng)按照合同約定的數(shù)量、期限和付款方式等內(nèi)容支付合同價款或督促合同經(jīng)辦人催收合同價款。第二十三條 對外付款合同在工程完工后或標(biāo)的物到貨后，合同經(jīng)辦部門組織相關(guān)人員進行驗收，驗收合格的，按合同約定條款進行付款；驗收不合格的，及時按合同約定條款或相關(guān)法律法規(guī)向合同對方提出改進措施或進行退貨索賠。第二十四條 合同履行過程中，需要合同部與合同對方協(xié)商變更合同條款或訂立補充協(xié)議的，按合同訂立審批程序執(zhí)行。第二十五條 簽訂合同后，合同經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)積極、全面履行。如遇合同不能履行或不能完全履行，承辦人應(yīng)當(dāng)及時將有關(guān)情況告知所在部門及上級領(lǐng)導(dǎo)，并采取補救措施，減少損失。第二十六條 遇有不可抗力等因素影響合同履行時，合同執(zhí)行部門應(yīng)當(dāng)及時將有關(guān)情況報告至分管領(lǐng)導(dǎo)，并由承辦人于不可抗力事件發(fā)生當(dāng)日或3日內(nèi)以書面形式通知對方，并收集有關(guān)證據(jù)。第五章 合同的歸檔第二十七條 合同簽訂后，合同部對所簽訂的合同進行收集、歸檔，并對合同中所涉及到的相關(guān)業(yè)務(wù)部門進行合同送達(dá)，相關(guān)部門收到合同后簽字確認(rèn)。第二十八條 合同正式簽訂完成后，由合同部負(fù)責(zé)對合同進行用友V.35系統(tǒng)合同錄入管理，相關(guān)部門按照系統(tǒng)流程進行合同審核確認(rèn)。第二十九條 合同歸檔時原則上確保檔案室及合同部留存原件，各業(yè)務(wù)部門留存復(fù)印件。第三十條 合同部應(yīng)對合同以工程項目、合同種類及合同編號為索引進行整理歸檔，統(tǒng)一保存于固定文件柜中。第六章 附則第三十一條 跨部門合同借閱及查閱規(guī)定按照內(nèi)蒙古中服實業(yè)有限公司檔案管理制度中有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第三十二條 合同簽訂過程中相關(guān)印章的使用按照內(nèi)蒙古中服實業(yè)有限公司印章管理制度中有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第三十三條 本制度由公司合同部負(fù)責(zé)解釋、補充，由總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施。附件一 合同審核審批表 工程類合同名稱簽訂方合 同 部（簽字） 完成時間： 年 月 日工程 部（簽字） 完成時間： 年 月 日預(yù) 算 部（簽字） 完成時間： 年 月 日法律顧問（簽字） 完成時間： 年 月 日副總經(jīng)理（簽字） 完成時間： 年 月 日總經(jīng)理（簽字） 完成時間： 年 月 日 合同