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公文寫作與處理教案 上饒市委黨校副校長(zhǎng)上饒市行政學(xué)院副院長(zhǎng)教授上饒市社會(huì)主義學(xué)院副院長(zhǎng)毛成 第一講 公文概述 第一節(jié)公文的概念和特點(diǎn)一 概念公文 通常理解為處理公務(wù)的文書 是指黨政機(jī)關(guān) 企事業(yè)單位和群眾團(tuán)體在進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)時(shí)所形成和使用的具有規(guī)范體式和法定效用的信息記錄 文書 我國現(xiàn)行的公文程式 用于國家行政機(jī)關(guān)的以2000年8月24日發(fā)布的 國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 為準(zhǔn) 用于黨的機(jī)關(guān)的公文以1996年5月3日發(fā)布的 中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例 為準(zhǔn) 二 特點(diǎn)公文的特點(diǎn)是 由法定作者制發(fā) 具有法定的現(xiàn)行執(zhí)行效用 具有規(guī)范的文體 結(jié)構(gòu) 格式 需要履行法定的程序 因此 它具有五個(gè) 性 即政策性 權(quán)威性 工具性 規(guī)范性 時(shí)效性 第二節(jié)公文的分類及常用文種1996年5月 經(jīng)中共中央批準(zhǔn)中央辦公廳印發(fā)正式的 中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例 2000年8月國務(wù)院發(fā)布了新的 國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 現(xiàn)階段公文 文件即以這兩個(gè)東西為準(zhǔn)則 它強(qiáng)調(diào)規(guī)范化 標(biāo)準(zhǔn)化 制度化 目前 對(duì)公文的分類從不同的角度分大致有以下幾類 1 根據(jù)具體公務(wù)活動(dòng)領(lǐng)域分有 通用公文 指黨 政 軍各級(jí)機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體 企事業(yè)單位等社會(huì)組織 在公務(wù)活動(dòng)中普遍使用的公文 專用公文 指在一定專業(yè)機(jī)關(guān) 部門 組織和業(yè)務(wù)范圍內(nèi) 因特殊需要專門使用的文件 諸如外交文件 司法文件 軍事公文等 兩類 2 根據(jù)公文的傳遞方向分有 上行文 下行文 平行文三類 3 根據(jù)公文的內(nèi)容性質(zhì)分有 規(guī)范性公文 領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文 公布性公文 呈請(qǐng)性公文 商洽性公文 證明性公文六類 4 根據(jù)公文內(nèi)容涉及的秘密程度分有 對(duì)外公開的公文 限國內(nèi)公開的公文 內(nèi)部使用的公文 秘密公文 機(jī)密公文 絕密公文六類 5 根據(jù)公文處理時(shí)間的不同要求分有 平件 急件 特急件三類 6 根據(jù)來源 在一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)部可將公文分為收文 發(fā)文兩類 收文指本機(jī)關(guān)收到的來自外部的文件 發(fā)文分兩種 一種是指本機(jī)關(guān)制成發(fā)往外部的文件 一種是由本機(jī)關(guān)制成只供內(nèi)部使用的文件 根據(jù)1996年5月中辦印發(fā)的 中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例 黨的機(jī)關(guān)常用公文文種主要有14種 即 決議 決定 指示 意見 通知 通報(bào) 公報(bào) 報(bào)告 請(qǐng)示 批復(fù) 條例 規(guī)定 函 會(huì)議紀(jì)要 根據(jù)2000年8月國務(wù)院發(fā)布的 國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 行政機(jī)關(guān)常用公文文種主要有13種 1 命令 令 適用于高級(jí)別的行政機(jī)關(guān)依照有關(guān)法律法規(guī)發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章 宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施 獎(jiǎng)懲有關(guān)人員 撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定 2 決定 適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排 獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員 變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng) 3 公告 適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng) 4 通告 適用于公布社會(huì)各有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng) 5 通知 適用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī) 任免干部 傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)的指示 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文 批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文 發(fā)布要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項(xiàng) 6 通報(bào) 適用于表彰先進(jìn) 批評(píng)錯(cuò)誤 傳達(dá)重要精神或者情況 7 議案 適用于各級(jí)人民政府按照法律程序 向同級(jí)人民代表大會(huì)或人大常委會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng) 8 報(bào)告 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作 反映情況 答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問 9 請(qǐng)示 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示 批準(zhǔn)事項(xiàng) 10 批復(fù) 適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng) 11 意見 適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法 12 函 適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作 詢問和答復(fù)問題 請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng) 13 會(huì)議紀(jì)要 適用于記載 傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng) 第三節(jié)公文的功能與效用 一 公文的功能公文的功能在于 能夠有效地傳遞公務(wù)活動(dòng)所需的信息 公文可用于傳達(dá)貫徹方針政策和有關(guān)指令 溝通上下級(jí)機(jī)關(guān) 發(fā)布法規(guī)和規(guī)章 溝通機(jī)關(guān)之間的橫向聯(lián)系 教育干部和群眾 印證有關(guān)事實(shí) 二 公文的效用公文的效用就是指公文的實(shí)際效力和功用 公文有兩個(gè)方面的效用 第一是現(xiàn)行執(zhí)行效用 也就是公文對(duì)受文者以及其他機(jī)構(gòu) 組織和個(gè)人有關(guān)行為的強(qiáng)制影響 第二是歷史效用 是指公文在記錄和印證歷史事實(shí)方面的權(quán)威性作用和影響 第四節(jié)公文的格式與稿本 一 公文的格式公文的格式是指組成公文的各部分文字符號(hào)在載體 紙張等 上排列的規(guī)定 公文格式具有較強(qiáng)的規(guī)范性 規(guī)范的公文格式有利于維護(hù)公文的嚴(yán)肅性 方便對(duì)其進(jìn)行閱讀與傳遞 處理 有利于應(yīng)用各種現(xiàn)代化信息技術(shù)處理與管理公文 目前我國通用公文載體 書寫 裝訂要求的格式一般為 1 公文紙一般采用國內(nèi)通用的16開型 推薦采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型 2 公文紙分為可用以書寫 印刷文字 圖形等符號(hào)的圖文區(qū)與不允 出現(xiàn)任何符號(hào)的白邊區(qū)兩個(gè)區(qū)域 上白邊 天頭 和左白邊 訂口 應(yīng)分別寬于下白邊 地腳 和右白邊 翻口 3 所有文字符號(hào)從上至下 自左而右依次橫寫橫排 少數(shù)民族文字可按其習(xí)慣書寫 排版 正文的行長(zhǎng)應(yīng)與圖文區(qū)寬度相等 即通欄排 左側(cè)裝訂 4 在公文撰寫和印制過程中 各個(gè)組成部分的標(biāo)注編排均需遵循一定的規(guī)范性要求 二 公文書寫各部分的編排次序1 保密等級(jí) 在文稿上 應(yīng)根據(jù)公文實(shí)際的涉密程度 用漢字 絕密 機(jī)密 秘密 分別予以標(biāo)注 并后加 必要時(shí)還應(yīng)注明保密期限 如機(jī)密 5年 在正式發(fā)出的印制本上 保密等級(jí)位于公文首頁圖文區(qū)左上角 一般用3號(hào)或4號(hào)黑體字印刷 2 緊急程度 這是表明對(duì)公文送達(dá)和辦理的時(shí)間要求的標(biāo)志 分別用漢字 特急 急 表示 表明緊急的這些字樣 一般在公文首頁文頭的右上角或左上角 密級(jí)標(biāo)志的下方 可以加蓋印戳或直接印上 有時(shí)也可以在標(biāo)題中標(biāo)明 如 緊急通知 等 3 文頭 在印刷本上 文頭位于公文首頁上端 約占圖文區(qū)面積的1 3弱 以大號(hào)黑體字 黑變體字或標(biāo)準(zhǔn)體 宋體字套色 一般為紅色 但也可根據(jù)需要用其他顏色 印刷 居中排一行 聯(lián)合行文的公文 一個(gè)作者占一行 主辦單位排列在前 4 發(fā)文字號(hào) 發(fā)文字號(hào)是該份公文的代號(hào) 由發(fā)文機(jī)關(guān)統(tǒng)一編列 包括發(fā)文機(jī)關(guān)代字 年份和序號(hào) 如國務(wù)院2009年第一件發(fā)文即標(biāo)作 國發(fā) 2009 001號(hào) 一件公文只有一個(gè)發(fā)文字號(hào) 聯(lián)合行文時(shí)只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào) 在印制本上 發(fā)文字號(hào)位于公文首頁文頭以下 居中 常采用3號(hào)或4號(hào)仿宋體印刷 發(fā)文字號(hào)下應(yīng)居中印一條細(xì)實(shí)線 5 簽發(fā)人 位于發(fā)文字號(hào)的同一行 居右側(cè) 簽發(fā)人 用3號(hào)仿宋體字 后面標(biāo)全角冒號(hào) 冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名 字號(hào)應(yīng)小于標(biāo)題字號(hào) 6 公文標(biāo)題 公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容 一般由發(fā)文機(jī)關(guān) 事由 文種三部分組成 這三部分不能隨便省略 在公布性的公文 如公告 通告 標(biāo)題中 有時(shí)可以省略事由 直接由發(fā)文機(jī)關(guān)和文種構(gòu)成標(biāo)題 但只要出現(xiàn)事由 則 關(guān)于 一詞就不能省略 公文標(biāo)題中除法規(guī) 規(guī)章名稱加書名號(hào)外 一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 公文標(biāo)題中的文種是不可省略的 引用被轉(zhuǎn)發(fā)公文的標(biāo)題時(shí) 如果該公文不是法規(guī) 規(guī)章 也不應(yīng)加書名號(hào) 公文標(biāo)題的位置在紅色反線下空2行 用2號(hào)小標(biāo)宋體字 可分一行或多行居中排布 回行時(shí)要做到詞義完整 排列對(duì)稱 間距恰當(dāng) 7 主送機(jī)關(guān) 位于標(biāo)題以下 從左至右頂格排列 回行繼續(xù)頂格 如主送機(jī)關(guān)不止一個(gè) 則應(yīng)按性質(zhì) 級(jí)別和有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列 中間用頓號(hào)或逗號(hào)分隔 常用3號(hào)仿宋體字印刷 8 正文 正文是公文的核心 用于表達(dá)公文的內(nèi)容 自主送機(jī)關(guān)名稱下一行開始 每自然段左空2字 回行頂格 數(shù)字 年份不能回行 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)占一字格 但不要出現(xiàn)在一行之首 破折號(hào) 省略號(hào)占2字格 中間不能斷開 正文常用3號(hào)仿宋體印刷 9 附件 附件標(biāo)記位于正文之后 在空兩格的地位標(biāo)出 附 的字樣 再分別標(biāo)出附件序號(hào) 標(biāo)題 份數(shù) 每件一行 字體字號(hào)與正文相同 10 作者 位于正文的右下方 一個(gè)機(jī)關(guān)占一行 聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排列在前 常用3號(hào)或4號(hào)楷體字印刷 11 印章或簽署 印章位于正式發(fā)出的印制本正文的右下方 應(yīng)上不壓正文 下壓日期 簽署位于正本的末頁 先排出機(jī)關(guān)名稱 簽署者職務(wù) 后空兩格請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)者簽注姓名 12 成文日期 成文日期標(biāo)注在正文右下方稍偏右排一行 年月日必須齊全 不能省略 并一律用漢字書寫 字體字號(hào)與正文同 法規(guī)性公文或經(jīng)會(huì)議討論通過的文件 其產(chǎn)生的法定程序和產(chǎn)生日期用圓括號(hào)括如 標(biāo)注在標(biāo)題下方正中處 通常稱之為 題注 13 注釋 位于公文末頁左下方 每頁說明 名詞術(shù)語 事項(xiàng)等 為一個(gè)自然段 附注有多條時(shí)需有序號(hào) 常用小于正文的4號(hào)或小4號(hào)仿宋體字印刷 14 主題詞 位于公文末頁附注之下 排一行 起首空兩格標(biāo)注 主題詞 字樣 空一格填主題詞 詞間空一格 不加標(biāo)點(diǎn) 常與正文字號(hào)相同 但用黑體字印刷 15 抄送機(jī)關(guān) 位于主題詞以下 所占區(qū)域用兩條與圖文區(qū)寬度相等長(zhǎng)度的平行線作為界線 形成 抄送欄 起首空兩格標(biāo)出 抄送 字樣 如有抄報(bào) 則先標(biāo)出 抄報(bào) 在下一行的同等位置再標(biāo) 抄送 然后 按機(jī)關(guān)性質(zhì) 級(jí)別和有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列抄報(bào)或抄送機(jī)關(guān)名稱 中間用頓號(hào)或逗號(hào)隔開 字體字號(hào)與正文相同 16 印發(fā)說明 位于抄送欄以下公文末頁最下端 在圖文區(qū)與下白邊 地腳 交界處劃一條與抄送欄細(xì)實(shí)線等長(zhǎng)并平行的細(xì)實(shí)線 形成 印發(fā)說明欄 在欄中左邊標(biāo)注承印這份公文的部門 一般是 辦公廳 室 右邊標(biāo)注 某年某月某日印發(fā) 印發(fā)日期一般寫送往印刷廠的日期 字體字號(hào)與正文相同 在印發(fā)說明欄底線下的右側(cè) 用小于正文字號(hào)的5號(hào)或小5號(hào)仿宋體印上 共印 份 三 公文的稿本 公文稿本是公文文稿 文本的統(tǒng)稱 在公文形成過程中 有多種文稿 文本產(chǎn)生 它們?cè)趦?nèi)容 外觀形式 特別是在效用方面有很大不同 1 草稿 是供討論 征求意見 修改審核 審批用的原始的非正式文稿 內(nèi)容未正式確定 不具備正式公文的效用 2 定稿 經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審核并批準(zhǔn)發(fā)出的稿本 擬稿人擬寫的草稿 履行法定生效程序之后 才算最后完成擬寫任務(wù) 草稿成了定稿 定稿是印制公文的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù) 3 正本 正本是根據(jù)定稿按正式規(guī)格印制的供向外發(fā)出使用的正式文本 它代表制文機(jī)關(guān)的法定權(quán)威 具有法定效力和憑證作用 是受文單位的辦事依據(jù) 4 副本 再現(xiàn)正本內(nèi)容及全部或部分外形特征的公文復(fù)制本或者正本的副份 稱為副本 作為正本復(fù)份 與正本同時(shí)印刷 的副本與正本在外形上基本上沒有區(qū)別 這種副本只在送達(dá)對(duì)象和使用目的上與正本有所不同 正本送達(dá)主送機(jī)關(guān) 供對(duì)方直接辦理 副本送抄送機(jī)關(guān)了解內(nèi)容或由本機(jī)關(guān)留存?zhèn)洳?歸檔等 在效用方面均具備正式公文的法定效用 5 存本 存本是發(fā)文機(jī)關(guān)留底存檔的文本 存本作為對(duì)外發(fā)出的正本的樣本 是不向外發(fā)送的 因此可不必蓋印和簽署 其主要作用是用于存檔 且可以用它與定稿對(duì)照并檢查正本發(fā)出后可能出現(xiàn)的問題 如是印制過程中產(chǎn)生的問題 即屬內(nèi)部責(zé)任 通過存本與定稿核對(duì)即可查清 如屬文件發(fā)出后產(chǎn)生的問題 通過存本與定稿核對(duì)即可查清 6 試行本 試行本是規(guī)范性公文正本的一種特殊形式 即試驗(yàn)推行本 在規(guī)定的試驗(yàn)推行期間具有正式公文的法定效用 試行本主要適用于發(fā)文機(jī)關(guān)認(rèn)為公文內(nèi)容待一段時(shí)間的實(shí)踐檢驗(yàn)后可能將予修訂的情況下 試行本的外形特征主要是在公文標(biāo)題中加注稿本標(biāo)記 一般是在文種后用括號(hào)注明 試行 字樣 7 暫行本 法規(guī)性文件正本的一種特殊形式 在暫行推行其內(nèi)具有法定效用 這類公文在標(biāo)題的文種前有 暫行 兩字 如 市鼓勵(lì)外商在 開發(fā)區(qū)投資若干政策的暫行規(guī)定 8 修訂本 規(guī)范性公文正本的另外一種特殊形式 是已發(fā)布生效的公文 經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)重新予以修正補(bǔ)充后再發(fā)布的文本 自修訂本生效之日起 原文本即行廢止 修訂本外形特征與正本相同 但需要做出稿本標(biāo)記 可在標(biāo)題結(jié)尾處標(biāo)作 修訂本 也可在標(biāo)題下做題注 在圓括號(hào)內(nèi)注明 某年某月修訂 9 各種文字文本 是指同一份公文使用不同民族或不同國家的文字印制而成的文本 兩種文本具有同等效力 第二講 公文寫作專題 第一專題公文寫作基本要求公文是一種特殊的文章 寫作過程中除了要遵行一般的寫作通則之外 還需要遵循一些特殊的規(guī)律 公文寫作基本要求就是對(duì)這些規(guī)律的反映 其內(nèi)容是 1 合 法 規(guī)范 合 法 即要求公文的內(nèi)容與形式以及公文形成的程序過程務(wù)必合乎國家法律 法令 方針政策 合乎上級(jí)指示和規(guī)定 與本機(jī)關(guān)其他現(xiàn)行有效文件保持一致 規(guī)范 即要求公文格式 語言表達(dá) 符號(hào)使用均應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定 符合語法規(guī)則與邏輯規(guī)則 不允許 標(biāo)新立異 規(guī)范是公文的一大特點(diǎn) 也是公文的生命 2 求實(shí) 準(zhǔn)確 求實(shí) 即要求公文的內(nèi)容能從實(shí)際出發(fā) 有切實(shí)的客觀針對(duì)性 有利于解決實(shí)際問題 要忠實(shí)地反映情況和問題 不作任何夸大 縮小和虛構(gòu) 準(zhǔn)確 即要求從公文制發(fā)意圖與依據(jù)的反映到每項(xiàng)具體內(nèi)容的表達(dá) 從文種的選擇到概念的使用 以至于每個(gè)符號(hào)的書寫印刷 均必須準(zhǔn)確無誤 不允許有任何欠缺 失當(dāng)或失真 3 合體 完整 合體 首先是文體要正確 務(wù)必使表達(dá)合乎公文這種特定式樣的文章的特殊要求 其次 語言運(yùn)用要得體 符合特定場(chǎng)合 對(duì)象的需要 完整 即要求公文結(jié)構(gòu)完整 不遺漏任何必備的內(nèi)容 以保證公文能完整有效地消除受文者對(duì)特定問題認(rèn)識(shí)上的不確定性 以減少溝通次數(shù) 提高溝通效率 4 簡(jiǎn)明 清晰 簡(jiǎn)明 即要求盡量用最簡(jiǎn)潔的文字 順暢而有條理地明確表達(dá)充實(shí)豐富的內(nèi)容 做到言簡(jiǎn)意賅 清晰 即要求各種文稿上的字跡要清楚 字體要標(biāo)準(zhǔn) 工整 避免因字跡不清 模糊混亂而造成錯(cuò)漏 5 嚴(yán)謹(jǐn) 耐久 嚴(yán)謹(jǐn) 即要求公文的結(jié)構(gòu)必須嚴(yán)密有序 用語務(wù)必周密確切 不生歧義 沒有漏洞 耐久 即要求公文的制成材料應(yīng)持久耐用 以保證公文的有效物質(zhì)存在 使其既能充分發(fā)揮現(xiàn)行的執(zhí)行效用 又能在轉(zhuǎn)化為檔案后 作為歷史記錄發(fā)揮更長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史效用 第二專題行文規(guī)則 行文規(guī)則是關(guān)于正確有效傳遞文件的規(guī)定 也是撰擬公文的指導(dǎo)依據(jù) 遵守行文規(guī)則具有重要意義 行文規(guī)則的主要內(nèi)容包括 根據(jù)機(jī)關(guān)間的工作關(guān)系準(zhǔn)確行文 選擇適宜的行文方式 一般不越級(jí)行文 正確選擇主送 抄送機(jī)關(guān) 明確發(fā)文權(quán)限 不越級(jí)行文 堅(jiān)持 黨政文件分開 聯(lián)合行文時(shí) 作者應(yīng)為 同級(jí) 行文前需就有關(guān)問題協(xié)商一致 嚴(yán)格控制文件數(shù)量 簡(jiǎn)化行文手續(xù) 第三專題文稿書寫規(guī)范 文稿書寫規(guī)范主要涉及 文稿用紙要求 圖文區(qū)的規(guī)定 稿紙的使用 書寫格式要求 字體與各種計(jì)量單位的使用 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用 外文字母書寫 公文中的數(shù)字表示 序號(hào)表示 標(biāo)注格式設(shè)計(jì) 排版 印刷注意事項(xiàng)的要求 文稿的修改 頁碼的標(biāo)注 注釋的處理 公式的處理 文中的表格的編排 第四專題公文寫作的一般步驟 一 公文寫作前的準(zhǔn)備1 明確行文目的和要求 2 確立公文主題 3 選定公文文種 4 占有材料 5 確定具體表達(dá)方式 二 撰擬文稿1 安排好結(jié)構(gòu) 一是確定總體的構(gòu)成 二是確定正文的具體構(gòu)成 解決好組成部分的編排次序 安排各層次 段落間的銜接與轉(zhuǎn)換 處理好開頭和結(jié)尾 2 擬出寫作提綱 3 正式撰擬文稿 三 審核修改文稿的審核修正要認(rèn)真嚴(yán)肅反復(fù)進(jìn)行 要按規(guī)定的程序進(jìn)行 第五專題公文的語言特點(diǎn) 公文語言的主要特點(diǎn)是 莊重 準(zhǔn)確 樸實(shí) 精煉 嚴(yán)謹(jǐn) 規(guī)范 這些特點(diǎn)具體體現(xiàn)在公文詞語 公文語句 公文表達(dá) 公文修辭中 第六專題公文詞語的選擇 在選擇詞語的過程中應(yīng)注意 認(rèn)真辨析詞語的確切含義 使詞語的意義符合客觀實(shí)際 注意分辨詞語的感情色彩 以正確表達(dá)作者的立場(chǎng)觀點(diǎn) 注意詞語聲音和語調(diào)對(duì)語義的影響 以提高表達(dá)效果 注意詞語間的正確搭配 遵循語言法則 注意公文具體使用場(chǎng)合對(duì)詞語風(fēng)格的要求 維護(hù)公文的嚴(yán)肅性及強(qiáng)制執(zhí)行性 注意針對(duì)公文具體收受對(duì)象的特點(diǎn)選詞 以 有的放矢 便于理解和執(zhí)行 注意根據(jù)公文中所涉及的人和事物的特殊性質(zhì)選詞 以獲得更加鮮明直接的表達(dá)效果 注意根據(jù)上下文的需要選詞 以維護(hù)公文的完整有效性 注意根據(jù)文種的不同特點(diǎn)選詞 以保證語言得體而有力 注意詞語的規(guī)范性 以提高公文溝通的效果 擴(kuò)展溝通的范圍 第七專題公文中特殊事物和概念的表達(dá)要求 在對(duì)公文中所涉及的事物和概念進(jìn)行表達(dá)的過程中 除了必須遵循一般的語法規(guī)則 邏輯規(guī)則之外 還必須遵循一些特殊要求 其中特別需要注意 時(shí)間的表達(dá) 空間的表達(dá) 職務(wù) 姓名的表達(dá) 數(shù)量的表達(dá) 范圍的表達(dá) 程度的表達(dá) 語氣 神態(tài)的表達(dá) 第八專題公文修辭 公文修辭在其所追求的效果方面 重準(zhǔn)確鮮明 質(zhì)樸平勻 精練順達(dá) 反對(duì)含糊暖昧 繁冗堆砌 輕浮造作 重內(nèi)在美而不只求形式美 在修辭手法方面 以消極修辭手法為主 以積極修辭手法為輔 重在選詞煉句及章法方面下功夫 審慎使用修辭格 第九專題公文專用詞語 由于表意和表現(xiàn)特殊色彩的需要 公文中有一些出現(xiàn)頻率較高的詞語 這些詞語詞形確定 詞義精確特定 用途穩(wěn)定專門 并為從事公文工作的人們所熟悉 它們就是公文專用詞語 正確地使用公文專用詞語可使寫者順手 讀者便當(dāng) 保證表意精當(dāng)?shù)皿w 理解精確周嚴(yán) 可提高制發(fā)和處理公文的質(zhì)量與效率 依照具體用途的不同 公文專用詞語可被劃分成多種 其中比較常見的有 稱謂詞語 領(lǐng)敘詞語 追敘詞語 補(bǔ)敘詞 承轉(zhuǎn)詞語 祈請(qǐng)?jiān)~語 商洽詞語 受事詞語 感盼詞語 令知詞語 告誡詞語 見解詞語 判定詞語 時(shí)態(tài)詞語 目的詞語 報(bào)送詞語 頒行詞語 核查詞語 結(jié)尾詞語等 第十專題公文中避免歧義的一般方法 歧義是指語句有兩歧或多歧意義 可同時(shí)形成兩種或多種解釋的一種語言現(xiàn)象 在文件中 歧義是一種非常有害的語病 它將使作者與受文者對(duì)文件內(nèi)容無法建立一致的理解 無法實(shí)現(xiàn)溝通目的 因此 必須避免歧義的出現(xiàn) 歧義的出現(xiàn)是有規(guī)律的 消除歧義的主要途徑是語言變換 禁止濫用省略 在語句中增加必要的限定修飾成分 禁用夸張 擬人 反語 雙關(guān)等修辭格 語調(diào)一般不附加語義 必須附加時(shí)用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)作為輔助表達(dá)方式 保證語句含義單一明確 以上下文提供盡可能充分的語言環(huán)境 第四講 常用公文撰擬要點(diǎn) 一 第一節(jié)規(guī)范性文件一 規(guī)范性公文的特點(diǎn)規(guī)范性公文是以強(qiáng)制力推行的用以規(guī)定各種行為規(guī)范的文件 條例 規(guī)定 辦法就是其中具有代表性的部分 與其他類型的公務(wù)文件相比它們具有如下特征 公文內(nèi)容是作者單方面意志的表示 其規(guī)范作用的成立與實(shí)現(xiàn)不以對(duì)方是否同意為前提條件 具有極強(qiáng)的強(qiáng)制約束力 公文所針對(duì)的問題是反復(fù)多次適用的 涉及多數(shù)人而非少數(shù)人的一般的普遍性問題 公文生效程序更為嚴(yán)格和規(guī)范 特別是在審批手續(xù)和正式公布程序方面非常嚴(yán)格 在效用方面一般均實(shí)行 不溯既往 和 后法推翻前法 的原則 語言運(yùn)用講究高度準(zhǔn)確 概括 簡(jiǎn)潔 通俗 規(guī)范 二 規(guī)范性公文結(jié)構(gòu) 一 總體結(jié)構(gòu)條例 規(guī)定 辦法等規(guī)范性公文一般均包括 文件標(biāo)題 發(fā)布或通過或批準(zhǔn)的日期 章題 必要時(shí)還有節(jié)題 正文 二 正文的結(jié)構(gòu)條例 規(guī)定 辦法等規(guī)范性公文的正文一般均有這樣幾部分內(nèi)容 制定目的 制定依據(jù) 適用范圍 有關(guān)定義 主管部門 具體規(guī)范 獎(jiǎng)懲辦法 施行日期 施行程序與方式 有關(guān)說明等 在寫作實(shí)踐中 上述內(nèi)容多以條文形式表達(dá) 每條還可下分為款 項(xiàng) 目等層次 總則 分則 罰則 附則 三 寫作要求撰寫條例 規(guī)定 辦法等規(guī)范性公文時(shí) 應(yīng)遵循一些特殊的規(guī)律 特別應(yīng)注意 維護(hù)文件的高度一致性 嚴(yán)密性 條理性 簡(jiǎn)明性 穩(wěn)定性 連續(xù)性 尊重條例 規(guī)定 辦法各自的特殊撰寫要點(diǎn) 第二節(jié)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件 一 領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件的特點(diǎn)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文的一般特點(diǎn)是 公文內(nèi)容對(duì)規(guī)定受文者的行為具有強(qiáng)制約束力 有關(guān)下級(jí)機(jī)關(guān)及有關(guān)個(gè)人必須認(rèn)真遵行 公文所針對(duì)的問題帶有一定的隨機(jī)性 涉及特定的問題 特定的人 一般不具有普遍性 有效期一般不長(zhǎng) 時(shí)過境遷公文即失去執(zhí)行效用 與規(guī)范性公文相比生效程序相對(duì)簡(jiǎn)約 除決定 決議等之外 只要發(fā)文機(jī)關(guān)的法定代表對(duì)公文的效用予以確認(rèn) 如簽發(fā) 即為有效 在效用方面 一般 溯及既往 即公文的效力所及不僅針對(duì)成文之后發(fā)生的有關(guān)事物和問題 而且包括成文之前發(fā)生的問題 受文者應(yīng)根據(jù)作者要求糾正有關(guān)偏向 采取措施彌補(bǔ)不足 二 指示指示用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作 闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則 用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作的指示的正文包括三部分內(nèi)容 一是行文的客觀依據(jù)或目的 意義 二是具體的工作任務(wù)與安排 以及指示事項(xiàng)的意義 三是對(duì)落實(shí)指示事項(xiàng)提出具體注意事項(xiàng)和要求 如步驟 方法 時(shí)間安排 期限 政策界限 報(bào)告執(zhí)行情況的方式 時(shí)間等 這三部分內(nèi)容可依以上次序陳述 也可先講事項(xiàng)意義及行文目的 然后分條列項(xiàng)對(duì)每一項(xiàng)具體任務(wù)和要求分別陳述 用于闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則的指示 其正文通常也有三個(gè)組成部分 一是行文依據(jù)或該項(xiàng)工作活動(dòng)的意義 二是對(duì)開展各項(xiàng)活動(dòng)指導(dǎo)原則的規(guī)定 禁止 糾正或倡導(dǎo) 要求以及有關(guān)政策界限 三是在落實(shí)指示事項(xiàng)過程中的具體注意事項(xiàng)和要求等 三 決定領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件的一種 用于對(duì)重要事項(xiàng)和重大行動(dòng)作出安排 決定在實(shí)踐中具有比較廣泛的具體用途 正文的組成也存在很大的差異 常見的組成形式有這樣兒種 第一種最簡(jiǎn)潔 通常只有一個(gè)自然段 幾句話 主要包括的內(nèi)容是 誰 于何處 根據(jù)或?yàn)榱耸裁?確定采取什么行動(dòng)或措施 確定召開會(huì)議 人事任免 設(shè)立機(jī)構(gòu) 參加或脫離組織的決定 以及一部分履行法定審定批準(zhǔn)程序的決定常采用這種形式 第二種比第一種稍復(fù)雜一些 主要有這樣一些內(nèi)容 目的或根據(jù) 對(duì)所針對(duì)事物或問題性質(zhì)的分析 評(píng)價(jià) 有關(guān)措施 實(shí)施的對(duì)象 范圍 方法 注意事項(xiàng)等 用于表彰或處分 命名 撤銷有關(guān)議案或其他公文 以及賦予 剝奪 免除有關(guān)對(duì)象的權(quán)利義務(wù) 能力的決定常采用這種形式 第三種形式則更復(fù)雜一些 主要組成部分有 根據(jù) 目的 意義或原因 分條列項(xiàng)陳述有關(guān)措施的具體內(nèi)容 必要時(shí)在各條項(xiàng)上附加小標(biāo)題 以概括揭示各自的主要內(nèi)容 這部分內(nèi)容通常要寫出 措施的性質(zhì) 種類以及實(shí)施的時(shí)間空間和人員范圍 步驟 方法 條件 組織領(lǐng)導(dǎo)保障 政治思想保障 與其他措施的關(guān)系 有關(guān)的政策界限 執(zhí)行要求等 用于確定實(shí)施重要政策的決定常采用這種形式 第四種形式適用于確定并表明原則立場(chǎng)的決定 其特點(diǎn)是除了以簡(jiǎn)要文字表明自己的立場(chǎng) 觀點(diǎn)之外 還有較多的議論 推理方面的文字 以講清道理 駁斥錯(cuò)誤觀點(diǎn) 四 通知 一 頒發(fā) 轉(zhuǎn)發(fā) 批轉(zhuǎn)公文的通知頒發(fā) 印發(fā) 轉(zhuǎn)發(fā) 批轉(zhuǎn)公文的通知的主要作用分別是完成有關(guān)規(guī)范性公文的發(fā)布生效程序 頒發(fā) 擴(kuò)大一部分公文的有效范圍并使之更加具體化 轉(zhuǎn)發(fā) 使一部分公文升格賦予其在更大范圍產(chǎn)生效用的條件 批轉(zhuǎn) 這三種通知的正文都比較簡(jiǎn)短 最簡(jiǎn)單的形式就是指出誰 經(jīng)誰批準(zhǔn) 為何原因 根據(jù)什么 制定了一個(gè)什么公文 現(xiàn)將公文發(fā) 轉(zhuǎn)發(fā) 給誰 怎樣執(zhí)行 或從何時(shí)開始施行 稍復(fù)雜一點(diǎn)的就是在上述簡(jiǎn)單形式的基礎(chǔ)上 對(duì)被印發(fā) 轉(zhuǎn)發(fā)的公文或其所針對(duì)的事物進(jìn)行評(píng)價(jià)分析 說明意義 指出執(zhí)行中需注意的事項(xiàng) 或者對(duì)這些公文中的規(guī)定 要求等提出補(bǔ)充性意見 這三種通知的標(biāo)題式樣與其他公文稍有不同 一般為 作者 頒發(fā)或印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)十 原文標(biāo)題 的通知 二 指示性通知指示性通知用于傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要共同執(zhí)行的事項(xiàng) 這種通知的發(fā)送對(duì)象雖不只是下級(jí)機(jī)關(guān) 但因其內(nèi)容為更高層次機(jī)關(guān)的指示精神 因而仍具指示性 指示性通知的正文一般包括 行文的依據(jù) 客觀情況 上級(jí)要求等 或目的意義 上級(jí)指示的精神及其具體化 如政策規(guī)定 工作任務(wù)及安排 執(zhí)行要求及有關(guān)注意事項(xiàng) 如步驟 方法 時(shí)間要求 政策界限 報(bào)告執(zhí)行情況的方式與期限等 后兩部分內(nèi)容常需以分條列項(xiàng)的方式表達(dá) 每條的開端大都以簡(jiǎn)短文字對(duì)主要內(nèi)容加以概括 主題句 其后再予闡述發(fā)揮使之具體化 明確化 三 知照性通知知照性通知用于轉(zhuǎn)達(dá)要求各有關(guān)方面周知 只需要知曉而不要求直接執(zhí)行 的事項(xiàng) 這種通知的發(fā)送對(duì)象更為廣泛 級(jí)別方面的限制也不嚴(yán)格 對(duì)下級(jí)對(duì)平級(jí) 甚至對(duì)一部分上級(jí)均可發(fā)送 知照性通知的正文主要包括 形成該事項(xiàng)的過程 原因 根據(jù) 事項(xiàng)的具體內(nèi)容 性質(zhì) 狀態(tài) 為簡(jiǎn)化正文 有時(shí)以附件 如任免名單 公章印模 組織章程等 對(duì)事項(xiàng)的內(nèi)容作細(xì)致交代 知照性通知所涉及的事項(xiàng)主要是 成立或撤銷機(jī)構(gòu)或組織 啟用或廢止公章 變更一些組織或刊物的名稱 任免干部 出版發(fā)行刊物等 五 通報(bào)表彰性通報(bào)用于表彰好人好事和介紹先進(jìn)典型經(jīng)驗(yàn) 其正文主要有三方面內(nèi)容 先進(jìn)事跡 人物 時(shí)間 地點(diǎn) 過程 結(jié)果 或經(jīng)驗(yàn) 單位及所處的客觀條件 主要作法 規(guī)律性的認(rèn)識(shí)等 評(píng)價(jià)分析 性質(zhì) 意義 經(jīng)驗(yàn)所在及適用的條件情況 經(jīng)驗(yàn)中的不足及其原因等 決定事項(xiàng) 給有關(guān)單位或個(gè)人何種稱號(hào)或其他精神的 經(jīng)濟(jì)的獎(jiǎng)勵(lì) 以及提出一些學(xué)習(xí)先進(jìn)事跡 借鑒吸收典型經(jīng)驗(yàn)方面的要求或號(hào)召等 事故通報(bào)是批評(píng)性通報(bào)的一種 其正文主要包括 事故的概況 時(shí)間 地點(diǎn) 過程 結(jié)果等 對(duì)事故性質(zhì) 原因以及后果的分析說明 提出防止類似事故的原則性要求 措施及各方面應(yīng)記取的主要教訓(xùn) 有時(shí)還包括對(duì)事故責(zé)任者的處理決定 上述內(nèi)容可以直接敘述說明 也可以轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)事故報(bào)告等公文的形式間接轉(zhuǎn)述有關(guān)情況 以這些報(bào)告等為附件 情況通報(bào)用以報(bào)道 傳達(dá)重要情況和有關(guān)精神 其正文有兩種組成方式 其中一種只對(duì)有關(guān)事實(shí)作客觀敘述 另一種除此外還對(duì)情況加以分析說明 有時(shí)還針對(duì)具體問題提出應(yīng)采取何種對(duì)策的指導(dǎo)性意見 六 批復(fù)批復(fù)用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng) 批復(fù)是一種被動(dòng)的指示 是針對(duì)下級(jí)的請(qǐng)示而形成的 其正文主要有三方面內(nèi)容 指明針對(duì)的來文 時(shí)間 發(fā)文字號(hào) 標(biāo)題等 簡(jiǎn)要交代形成答復(fù)意見的過程 應(yīng)對(duì)方請(qǐng)求回答是否同意或批準(zhǔn)對(duì)方要求 或應(yīng)對(duì)方請(qǐng)求提出解決工作問題的指導(dǎo)性意見 如不能批準(zhǔn)時(shí) 需說明理由 只部分同意或批準(zhǔn)時(shí) 除說明理由外還要提出具體修正 補(bǔ)充的意見 應(yīng)對(duì)方請(qǐng)求發(fā)表指導(dǎo)性意見時(shí) 具體寫法可參照指示或指示性通知 常以 此復(fù) 特此批復(fù) 等結(jié)束 有時(shí)也以提出請(qǐng)對(duì)方復(fù)文的要求作結(jié) 如請(qǐng)對(duì)方匯報(bào)有關(guān)情況 答復(fù)有關(guān)疑問等 第三節(jié)公布性文件 一 公布性文件的特點(diǎn)公布性公文的一般特點(diǎn)是 公文一經(jīng)形成即直接公之于眾 無保密要求 受文者不僅包括各種機(jī)關(guān)團(tuán)體等社會(huì)組織 而且包括個(gè)人甚至主要是個(gè)人 所涉及事項(xiàng)性質(zhì)重要且具有普遍意義或重復(fù)發(fā)生的特點(diǎn) 除少部分公文為重要消息只需國內(nèi)或國內(nèi)國外各方面廣泛知曉外 大部分公文對(duì)有關(guān)方面的行為具有強(qiáng)制約束力 要求嚴(yán)格遵守施行 有關(guān)規(guī)范多為政策且是反復(fù)適用的 所涉及的是多數(shù)人和普遍性事務(wù)而非特定具體的人或事 有效適用期限雖不如規(guī)范性公文長(zhǎng) 但比一般的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文要長(zhǎng)遠(yuǎn) 公文公布形式多樣 可直接張貼 廣播 可在報(bào)刊上發(fā)表 二 公告公布性文件的一種 用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng) 在我國政府機(jī)關(guān) 凡重要人物逝世 黨和國家重要領(lǐng)導(dǎo)人出訪 召開重要會(huì)議 頒行重要法律 形成重要決議或決定 出現(xiàn)重要人事變動(dòng) 出現(xiàn)一些為世界矚目的重要事件 形成關(guān)涉國內(nèi)外有關(guān)方面的重要政策或決策并需要直接向國內(nèi)外宣布時(shí) 都可使用公告 公告的正文大都比較簡(jiǎn)短 通常只說明 何時(shí) 何地 為了什么或根據(jù)什么 已經(jīng)或?qū)⒁l(fā)生或形成什么即可 只有少數(shù)文件涉及細(xì)節(jié) 如注意事項(xiàng) 詳盡的政策規(guī)定等 公告常以 現(xiàn)予公告 作結(jié) 文末成文日期之后應(yīng)標(biāo)注 于 地名 三 通告公布性文件的一種 用于在一定范圍內(nèi)公布需由有關(guān)人員遵守或周知的事項(xiàng) 公布需有關(guān)人員周知的事項(xiàng)的通告 主要是使受文者了解重要情況 重要消息 因此 文中不提出直接的執(zhí)行要求 這種通告的正文一般包括 行文的根據(jù)或目的 有關(guān)消息 情況的具體內(nèi)容 對(duì)象 過程 結(jié)果 原因 主張 有關(guān)政策的內(nèi)容及實(shí)施的時(shí)間 范圍等 結(jié)語 常用結(jié)尾詞 特此通告 等表達(dá) 公布需有關(guān)人員遵守的事項(xiàng)的通告 主要是向受文者交代需要其遵照?qǐng)?zhí)行的政策 措施及其他有關(guān)的行為規(guī)范 應(yīng)遵事項(xiàng)通告的正文主要包括 行文根據(jù)或目的 應(yīng)遵事項(xiàng)的具體內(nèi)容 一般為條文式 對(duì)遵行有關(guān)事項(xiàng)的基本要求和對(duì)違反者的處置辦法 以及公文正式實(shí)施的時(shí)間 有時(shí)也以 特此通告 等結(jié)尾詞作結(jié) 第五講 常用公文撰擬要點(diǎn) 二 第一節(jié)陳述呈請(qǐng)性文件一 陳述呈請(qǐng)性文件的特點(diǎn)陳述呈請(qǐng)性公文的一般特點(diǎn)是 公文的強(qiáng)制執(zhí)行效用僅表現(xiàn)為對(duì)受文者閱處公文的行為有強(qiáng)制性影響 但不能強(qiáng)制對(duì)方執(zhí)行公文的內(nèi)容 行文需滿足諸多條件限制 語言平和 二 請(qǐng)示陳述呈請(qǐng)性文件的一種 用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn) 其正文一般由這樣幾部分組成 行文的依據(jù) 原因 待解決的問題及初步方案 不只一個(gè)方案時(shí)的傾向性意見及理由 行文要求 即請(qǐng)上級(jí)復(fù)文的要求 常用 當(dāng)否 請(qǐng)示 當(dāng)否 請(qǐng)批復(fù) 請(qǐng)審核批復(fù) 妥否 請(qǐng)鑒核批示 等慣用的結(jié)尾詞語表達(dá) 三 工作報(bào)告陳述呈請(qǐng)性文件的一種 用于在日常工作中 根據(jù)需要或要求 向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作 反映情況 答復(fù)詢問 提出建議 其正文主要包括 行文的根據(jù) 應(yīng)要求還是有了情況主動(dòng)匯報(bào) 或概要點(diǎn)明公文所要涉及的情況或問題 陳述具體情況和問題 時(shí)間 地點(diǎn) 人物 背景 經(jīng)過 結(jié)果等 并對(duì)其性質(zhì)進(jìn)行概要分析 建議 要求誰 何時(shí) 做什么 怎樣做 方法 措施 期限 考核指標(biāo)等 如沒有建議則對(duì)有關(guān)工作或問題作概括總結(jié) 分析存在問題的原因 表明努力方向 結(jié)語 有建議的報(bào)告提出批轉(zhuǎn)建議 以上意見 如無不當(dāng) 請(qǐng)批轉(zhuǎn) 單位 執(zhí)行 請(qǐng)上級(jí)指出問題的報(bào)告則為 如有不當(dāng) 請(qǐng)指正 示 其他報(bào)告則以 特此報(bào)告 此報(bào)告 等結(jié)尾詞強(qiáng)調(diào)行文目的 四 調(diào)查報(bào)告調(diào)查報(bào)告用于向上級(jí)機(jī)關(guān)反映調(diào)查研究的結(jié)果 其特點(diǎn)是針對(duì)性強(qiáng) 講求新意 重對(duì) 研究 結(jié)果的反映等 調(diào)查報(bào)告由標(biāo)題 正文 作者 日期組成 正文由導(dǎo)語 主體 結(jié)尾三部分構(gòu)成 導(dǎo)語的具體形式有概述式 主旨直述式 結(jié)論式 設(shè)問式等幾種 主體的結(jié)構(gòu)形式有縱式 橫式 交錯(cuò)式三種 五 總結(jié)報(bào)告總結(jié)報(bào)告用于在某項(xiàng)工作 某階段工作結(jié)束后按照?qǐng)?bào)告制度的規(guī)定或上級(jí)要求 匯報(bào)情況 對(duì)成績(jī) 缺點(diǎn) 經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及有關(guān)工作規(guī)律作檢討分析 匯報(bào)下一步工作計(jì)劃安排 總結(jié)報(bào)告的正文主要包括 工作情況 即做了什么 采用了哪些方法措施 效果怎樣 有哪些成績(jī) 存在哪些問題和不足 主要的經(jīng)驗(yàn)體會(huì) 即對(duì)取得成績(jī)的原因進(jìn)行分析 獲得對(duì)工作規(guī)律性的認(rèn)識(shí) 檢討失敗或失誤的教訓(xùn) 總結(jié)其原因和規(guī)律性 探索防止或減少失誤和失敗的途徑 下一步工作的初步規(guī)劃 設(shè)想 第二節(jié)會(huì)議文件 一 會(huì)議文件的特點(diǎn)會(huì)議文件專門形成或使用于各類會(huì)議 信息傳遞交流過程中存在一個(gè)將文字形態(tài)的信息變換成聲音形態(tài)信息的過程 同一文種的內(nèi)容性質(zhì)也會(huì)因會(huì)議性質(zhì) 內(nèi)容或作者身份的不同而有很大差異 同一文件的上下文部分的內(nèi)容性質(zhì)有時(shí)也將發(fā)生較明顯的改變 二 會(huì)議記錄在會(huì)議進(jìn)行中完成的對(duì)會(huì)議組織狀況和會(huì)議內(nèi)容的原始記錄 經(jīng)履行必要的程序手續(xù) 整理 發(fā)言人或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字 記錄者簽字等 后 會(huì)議記錄可用于查證事實(shí)或指導(dǎo)工作 會(huì)議記錄有兩個(gè)組成部分 一是會(huì)議的組織狀況 會(huì)名 會(huì)址 時(shí)間 出席情況 主持人 記錄人等 二是會(huì)議內(nèi)容 議題 發(fā)言情況 決議決定的內(nèi)容 表決結(jié)果等 根據(jù)內(nèi)容詳略程度的不同 會(huì)議記錄可分為兩種 摘要性記錄與詳細(xì)性記錄 摘要性記錄 只錄發(fā)言要點(diǎn)和議題 結(jié)論 決定決議 表決結(jié)果等 常用于一般性會(huì)議 詳細(xì)性記錄是有言必錄 不僅記下原意還需要記下原話 只有在重要會(huì)議上才采用 作會(huì)議記錄是一項(xiàng)耳 眼 腦 手同時(shí)并用的艱苦勞動(dòng) 要求記錄者有較深厚的基本功 做到 快 準(zhǔn) 全 清 三 會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要用于記載和傳達(dá)會(huì)議的情況與議定事項(xiàng) 議決性會(huì)議紀(jì)要的正文主要包括 導(dǎo)語 概述會(huì)議基本情況 如目的 會(huì)名 會(huì)址 會(huì)期 與會(huì)者 主持人 主要發(fā)言人 報(bào)告人 主要議程 會(huì)議總體效果等 例行性會(huì)議可省略其中的某些內(nèi)容 議決的事項(xiàng) 即與會(huì)各方共同確認(rèn)的在完成一個(gè)共同目標(biāo)過程中各方承擔(dān)和享受的責(zé)任 義務(wù) 權(quán)利 利益 或就某個(gè)問題形成的一致認(rèn)識(shí)等 提出號(hào)召 要求 或提出執(zhí)行議定事項(xiàng)的措施或要求 消息性會(huì)議紀(jì)要的正文主要包括 導(dǎo)語 就會(huì)議議題與會(huì)各方發(fā)表的認(rèn)識(shí) 意見 提出號(hào)召 希望 展望 或提出一個(gè)新問題 有時(shí)則以向有關(guān)方面致謝 或?qū)ο麓螘?huì)議作出原則性安排作結(jié) 四 會(huì)議報(bào)告會(huì)議報(bào)告用于由領(lǐng)導(dǎo)者代表本機(jī)關(guān)依法定的程序或慣例向權(quán)力機(jī)關(guān) 大都為會(huì)議形式 或有關(guān)代表會(huì)議作工作匯報(bào) 經(jīng)會(huì)議討論通過后 文件的性質(zhì)由陳述性轉(zhuǎn)為領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性 文件中的有關(guān)部分將成為指導(dǎo)有關(guān)方面工作的綱領(lǐng) 會(huì)議報(bào)告的正文由這樣幾部分構(gòu)成 一是開頭 簡(jiǎn)要說明代表誰 報(bào)告什么問題 提出審議要求即可 必要時(shí)則要交代一下根據(jù)什么來作報(bào)告 二是主體部分 具體有四個(gè)組成部分 首先是對(duì)工作情況 形勢(shì)的說明與分析 對(duì)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié) 要求分清工作中的成績(jī)與缺點(diǎn) 主流與支流 其次是指出今后所面臨的任務(wù) 再其次是闡述完成新任務(wù)應(yīng)采取的方針 原則與方法措施 最后是向下級(jí)機(jī)關(guān)或人民群眾等提出要求或號(hào)召 三是結(jié)尾 通常主要為對(duì)未來前景的展望或?qū)ξ募?nèi)容再作一個(gè)概括性總結(jié) 五 開幕詞開幕詞是在大型隆重會(huì)議的開始由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者所作的致辭 開幕詞的主要內(nèi)容包括 宣布會(huì)議開幕 概要說明會(huì)議背景 狀況 人數(shù) 對(duì)象范圍等 介紹會(huì)議的組織過程 會(huì)議目的 中心議題 議程 向與會(huì)者提出希望要求 最后 以預(yù)祝會(huì)議成功的祝愿辭結(jié)束 從一定意義上說 開幕詞就是會(huì)議的簡(jiǎn)要綱領(lǐng) 因此 在撰寫時(shí)應(yīng)注意文字的高度簡(jiǎn)潔明確 字句要鏗鏘上口 講究一點(diǎn)聲調(diào)的和諧配合 同時(shí) 應(yīng)注意使文件有一定的說服力 鼓動(dòng)性 以充分調(diào)動(dòng)與會(huì)者開好會(huì)議的積極性 六 閉幕詞閉幕詞是會(huì)議的結(jié)束語 一般均很簡(jiǎn)短 其主要內(nèi)容為 宣布會(huì)議閉幕 概述會(huì)議任務(wù)的完成情況 會(huì)議成果及其意義 肯定與會(huì)者的積極努力 向?yàn)闀?huì)議做出貢獻(xiàn)的單位或個(gè)人表示謝意 提綱挈領(lǐng)地提出新的工作任務(wù) 提出希望 號(hào)召和要求等 對(duì)閉幕詞的要求 主要是簡(jiǎn)潔流暢 富于鼓動(dòng)性和號(hào)召力 第三節(jié)函 合同 計(jì)劃 一 函函是商洽性文件的一種 用于平行或不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作 詢問和答復(fù)問題 向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn) 函有多種 發(fā)函的正文主要包括 行文的目的和原因 即為什么要提出協(xié)商討論有關(guān)問題或提出請(qǐng)求批準(zhǔn)的事項(xiàng) 需要詢問 商議或批準(zhǔn)的具體問題和事項(xiàng) 向?qū)Ψ浇榻B自己 介紹自己的意愿和方案 陳述有關(guān)理由 依據(jù)和背景材料 提出希望或要求 如 請(qǐng)復(fù)文 請(qǐng)予批準(zhǔn) 望予合作 等 有時(shí)以 此致 特此函告 等結(jié)尾詞作結(jié) 向?qū)Ψ秸?qǐng)求批準(zhǔn)的發(fā)函的正文與請(qǐng)示的組成情況相近 復(fù)函的正文主要包括 指明所針對(duì)的來函 標(biāo)題 文號(hào) 時(shí)間等 答復(fù)詢問 表明態(tài)度 立場(chǎng)和解決問題的辦法 提出疑問 陳述有關(guān)理由 情況 提出希望要求 致謝 有時(shí)以 特此函復(fù) 等結(jié)尾詞作結(jié) 答復(fù)對(duì)方請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)的復(fù)函 其正文組成與批復(fù)相近 二 合同 協(xié)議 合同是一種證明性文件 是由當(dāng)事雙方 或兩方以上 為共同達(dá)到一定目的 明確相互責(zé)任 權(quán)利 利益關(guān)系而簽訂的書面契約 合同主要由這樣幾個(gè)部分構(gòu)成 標(biāo)題 編號(hào) 當(dāng)事各方的名稱 包括簡(jiǎn)稱 正文 作者簽署 用印 鑒證機(jī)關(guān)用印 簽約日期 附件 其他 電話 銀行帳號(hào) 聯(lián)系人等 正文主要包括如下幾方面內(nèi)容 訂約目的 標(biāo)的 各方所共同要求實(shí)現(xiàn)的結(jié)果 各方的權(quán)利 利益 義務(wù) 責(zé)任 違約方面應(yīng)負(fù)的責(zé)任及對(duì)其的制裁措施 文件有效執(zhí)行期限 履約的地點(diǎn)及方式 文件份數(shù)與保管方法 對(duì)有關(guān)附件的說明 名稱 效力 仲裁機(jī)關(guān) 不同文本的效力等 三 工作計(jì)劃工作計(jì)劃用于對(duì)將要進(jìn)行的工作活動(dòng)提出目標(biāo)并安排好實(shí)施步驟 措施和方法 對(duì)實(shí)際工作進(jìn)程具有指導(dǎo)作用 同時(shí)也是總結(jié)衡量任務(wù)完成情況和效果的重要依據(jù) 其主要內(nèi)容包括 提出目標(biāo) 任務(wù)的依據(jù) 對(duì)完成任務(wù)的主客觀條件的分析 工作任務(wù)及要求 指標(biāo) 主要步驟 方法和措施 分工及完成任務(wù)的時(shí)限及其他有關(guān)注意事項(xiàng) 工作計(jì)劃既可用文字?jǐn)⑹鲂问?文章 又可用表格形式 也可兩種形式兼而用之 為使文件切實(shí)發(fā)揮效用 應(yīng)注意充分調(diào)查研究有關(guān)情況和問題 積極穩(wěn)妥地規(guī)定任務(wù)和指標(biāo) 步驟 方法和措施務(wù)求具體而明確 便于檢查和執(zhí)行 文字表達(dá)過程中 一般不作議論 以說明為主 第四節(jié)表格文件的設(shè)計(jì)與填制 一 表格的分類文件的分類表格文件就是以線框與文字相結(jié)合方式記錄信息的文件 它以線框表明字詞的具體含義和組配關(guān)系 可以更加簡(jiǎn)明 直觀 具體地表達(dá)信息 根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn) 可對(duì)表格文件進(jìn)行多種劃分 二 表